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Plantilla Mi manual de usuario

por Atlassian

¿Cómo son los miembros de tu equipo? Usa esto para descubrirlo.

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Plantilla Mi manual de usuario

Te gusta pensar que sabes mucho sobre la gente con la que trabajas. Sabes que tu compañera de escritorio se toma el café solo y que tu jefe se muerde la uña del pulgar cuando está concentrado; pero ¿cuánto sabes realmente sobre los miembros del equipo? ¿Sabes lo que les motiva en el trabajo? ¿La forma en la que prefieren recibir los comentarios? ¿Cuándo creen que se concentran más y son más productivos? Que no cunda el pánico, estamos aquí para ayudarte. Usa esta plantilla de manual de usuario con los miembros de tu equipo para saber cómo son.

Cómo usar la plantilla Mi manual de usuario

Paso 1. Asigna tareas a tu equipo

Para sacar el máximo provecho de este ejercicio, entrega esta plantilla a cada uno de los miembros del equipo y dales tiempo suficiente para que la rellenen de forma individual. Les resultará más fácil elaborar una descripción más precisa de sus preferencias si pueden rellenarla más o menos en una semana en lugar de intentar pasar por las 11 filas de la plantilla (en las que se pregunta por todo, desde las máximas favoritas hasta los mayores retos) en una sola sesión rápida. 

Cuando repartas la plantilla entre los miembros del equipo, asegúrate de proporcionar contexto sobre el motivo por el que vais a hacer esta actividad. No se trata de resaltar los defectos de la gente ni de suscitar dudas; todo lo contrario: es una forma de que todos se conozcan mejor y mejoren la colaboración.

Paso 2. Reúne a tu equipo

Ha llegado la hora de apuntar una reunión de equipo en el calendario. Recuerda a todo el mundo que deben traer su propia plantilla de manual de usuario cumplimentada, ya que será el tema de conversación principal.

El objetivo de esta reunión es dar a todos la oportunidad de compartir lo que han anotado en dicha plantilla. Si el equipo es grande, quizás podríais ahorrar tiempo dividiéndoos en grupos más pequeños. No obstante, si el equipo tiene más bien pocos integrantes, el hecho de mantener una conversación en presencia de todos puede ayudar a que todo el mundo esté en sintonía. Todos los participantes, incluso las personas que no suelen exponer sus preferencias o expectativas, deben exponer lo que han escrito en su manual de usuario. 

Debe ser una conversación abierta. Anima a los miembros del equipo a que se hagan preguntas aclaratorias y a que planteen ideas y observaciones (siempre con educación y profesionalidad, por supuesto) sobre sus propias experiencias al trabajar con esa persona.

Paso 2. Reúne a tu equipo

Paso 3. Proporciona acceso a la información

Los manuales de usuario solo sirven para su propósito cuando tu equipo los usa. No se deberían comentar una vez en una reunión bienintencionada y luego dejar que les salgan telarañas digitales.

Guárdalos en un lugar seguro al que todo tu equipo pueda acceder para consultarlos con facilidad; quizás podrías vincularlos desde la página principal o desde otras página internas del equipo. Estos manuales contienen toneladas de información útil que ayudará a los miembros del equipo a trabajar juntos de forma más eficaz, de modo que debe resultarles fácil disponer de esos datos cuando los necesiten.

Paso 4. Conviértelo en una actividad recurrente

No solo tu equipo seguirá evolucionando, también sus preferencias, y seguro que no quieres que la gente se sienta atrapada en la información que dieron hace dos o tres años.

Cada vez que se incorpore un nuevo miembro, entrégale esta plantilla y pídele que comparta sus datos con el equipo. Al mismo tiempo, puedes dar a los miembros del equipo actual la oportunidad de debatir cualquier actualización reciente de su propio manual de usuario, para que la gente cuente siempre con la información más actualizada sobre cómo comunicarse y colaborar.


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