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盤石なプロジェクト計画立案

計画が必要なときのための優れたメタ計画

青図を描く人々

プロジェクト計画立案とは何でしょうか? それは、期限を守って予算内でプロジェクトを完了するために必要なコスト、スコープ、スケジュールを特定して、優先順位を付けて割り当てるプロセスです。

たとえば、ワッフルを作りたいとします。以前にワッフルを作ったことがあるため、ほぼ即興で作れます (おいしいものを手早く作るための労力を軽視しているわけではありません)。小麦粉、玉子、砂糖、牛乳、バター、鉄板が必要であることは分かっています。でも、誰のために作るのでしょうか? 自分のためですか? それとも牛乳でお腹が緩くなる人とグルテン不耐性のある人を含む 4 人でのパーティーのためですか?

朝食のような日常的なことでも (アプリの構築、オフィスの移動、販売プロセスの改善のような複雑なことを気にしないでください)、少しは事前計画を利用できます。何をすべきかだけでなく、どのように、いつ、なぜすべきかを整理するために、いったんテーブルから離れる必要があります。

プロジェクト計画立案とは

それは、できるだけ迅速かつ完全に仕事を成し遂げるために必要なすべてをじっくりと考えて、整理することです。目標、スコープ、タスク、リソースの把握から、予算とタイムラインの設定まで。これにはすべてが含まれます。そしてこれらが、プロジェクトが滞りなく進行するようにプロジェクトの開始時に行うすべてのことです。

プロジェクト計画立案は、キックオフから終了までプロジェクト全体を注視するプロジェクト管理の 1 つのステージです。プロジェクト管理には、開始、計画立案、実行、モニタリング、終了という 5 つのステージがあります。

また、「戦略的プロジェクト計画立案」についても聞いたことがあるかもしれません。これは、より広範な「プロジェクト計画立案」とは異なります。通常、戦略的プロジェクト計画立案は最上位レベルで行われます。会社の目標と優先順位の設定、業務の改善、および会社のミッション、ビジョン、価値を通じた従業員に対する指針の提示が含まれます。

戦略的プロジェクト計画立案であれプロジェクト計画立案であれ、社内の誰もがたどれる明確でアクセスしやすくわかりやすいロードマップが必要です。

プロジェクト計画の作成方法

リストが記されたクリップボード

お腹が空いてしまうかもしれませんが、ワッフル作りのテスト シナリオに戻りましょう。あなたが「料理の鉄人」であることは知っていますが、挑戦者の Bobby Flay でさえも、素晴らしいディナー体験を提供するには食材以外にもたくさんの要素が関係することに同意するでしょう。


そういった他のすべての要素と具体的な詳細 (ショッピング リストの作成、テーブル セットの選択、ゲストの招待) で、プロジェクト計画が構成されます。プロジェクト アクティビティにとって、プロジェクト計画は信頼できる唯一の情報源です。作成することは難しくありませんが、ある程度の時間と思慮深さが必要です。

1. 誰が、何を、どのように行うかを明確にする。

計画とは、単にタスクと日付を記したものではありません。優れた計画は、いくつかの重要な問いを立てて、答えを文書化することから始まります。

  • 目標と目的は?
  • 関係者は誰か?
  • どれだけの予算か?
  • 成果物は何か?
  • プロジェクト チームのメンバーは誰で、どのような役割を果たすか?
  • 締め切りはいつで、他にマイルストーンはあるか?
  • 成果物に関するフィードバックを提供して、最終的に承認するのは誰か?

このような問いに答えることで、プロジェクトの進捗に伴ってどのようなことが予測されるかに関する概要を全員が把握できるようになります。

2. 何が必要かを把握する

電球

次のステップとして、達成するために何が必要かを判断します。各タスクにどれくらいの労力がかかるか、主導できるのは誰かを考えることから始めます。社外から導入できるリソースやベンダーを考慮します。レビュー プロセスと、リリース前に誰のフィードバックと承認が必要かについても忘れないようします。

当然のように思うかもしれませんが、計画は根拠に基づいて作成してください。すべてのチーム メンバーとベンダーに連絡して、プロジェクトを詳細に調査して同意を得て、割り当てた作業の遂行に対するコミットメントを確認します。全員が自分の役割を確実に果たすようにすることで、不要な不満やストレスの多くを回避できます。

3. 徹底的に調査する

計画の草案を作成する前に、すべての事実を把握しておきます。RFP、作業のスコープ、プロジェクトの概要に目を通して、メモを取ります。徹底的に行ってください。決定事項を文書化して、次のような懸案事項を明確にします。

  • 目標と目的
  • クライアント (またはプロジェクト スポンサー) が期待すること
  • プロジェクト チームの構成と意思決定プロセス
  • その他の関係者と彼らが期待すること


この時点で、潜在的な障害や懸念を特定することも重要です。

  • チームは過去にこのようなプロジェクトをやり遂げたことがありますか? 追加のサポートやトレーニングが必要ですか?
  • プロジェクトの締め切りはいつで、最終納品に影響する可能性のある課題はありますか?
  • クライアントまたはプロジェクト スポンサーはどの程度積極的に対応して、そのスケジュールは全体的な実施時期に影響しますか?

こういった質問は尋ねにくいことが多いですが、前もって検討しておけば後で予期せぬ事態を回避できます。

また、どのようにしたら実際に目標を突破できるか、時間を割いてじっくり考えてください。プロジェクトをリリースすることに加えて、プロジェクトを期待を超える内容にするために他にできることはないでしょうか (先ほどのワッフルの話だったら、上にチョコレート風味の甘いスプレッド (NutellaⓇ) をトッピングします。嫌がる人はいないでしょう)?

4. 概要を作成する

調査と「重要な問いへの答え」が完了したら、プロジェクト計画概要の草案を作成する準備が整います。最初は簡単な概要で構いませんが、次の内容を含める必要があります。

  • 成果物と関連タスク
  • 期間
  • 必要なリソース
  • 想定
  • 承認プロセス

5. チームを再招集する

メッセージの吹き出し

プロジェクト計画の概要をまとめたら、チーム メンバーに連絡して内容を確認してもらいます。チーム メンバーは専門家であり実現する方法を心得ているため、意見を求めることは有益です。

これは、アイデアを示して改善をチームに求める良い機会です。たとえば、実現するためのより迅速な方法や創造的な方法はあるか、承認プロセスは簡略化できるか、他に何か必要か、といったことを相談します。

チームを再招集するもう 1 つの利点は、プロジェクトにオープンでフィードバックを歓迎する雰囲気を加えることです。また、信頼関係を構築して共通の目標に向かって一緒に仕事をすることで、チームを活気付けられます。

6. 詳細化する

チームのメモに追加すると、詳細なプロジェクト計画の草案を作成する準備が整います。(上級者向けのヒント: オンライン プロジェクト計画立案ツールをお試しください) 次の内容を含めます。

  • 自明のことに思えても、クライアント名、プロジェクト名、バージョン番号、納期など、関連するすべてのプロジェクト情報
  • 成果物と開始日および終了日
  • 各タスクの責任者
  • タスクの期間と依存関係
  • タスクの詳細と明瞭なメモ
  • リスクまたは潜在的な障害

あなたとそのチームがこのプロセスに精通するにつれて、プロジェクト計画立案はより効率的になって、プロジェクト計画はより効果が高く説得力のあるものになります。「習うより慣れろ」は、プロジェクト計画の作成でも同じです。

7. 共有して最終的な承認を得る

準備は整いましたか? 完了まであと少しです。最後に、すべてのチーム メンバーおよびベンダーと最終的な計画を共有して、責務と締め切りを自分で再確認できるようにする必要があります。関係者が全体的な目標、成果物、時期、予算に関与していることを確認します。

全員が納得していますか? 全員の同意が得られたら、いよいよ実行です。ただし、慎重で思慮深い事前準備がなければ、このように進みません。

戦略的プロジェクト計画立案による改良

Blueprint

戦略的プロジェクト計画立案の考え方については前に触れましたが、ここではもっと深く掘り下げていきましょう。すべてのプロジェクト計画に大まかな戦略的計画立案が必要なわけではありませんが、この手法は、新しいアイデアを生み出して課題に対する解決策をより適切に把握するために役立ちます。これは、料理を始める前に調理台を片付けるような作業になります。

ビジョン ステートメントとミッション ステートメント

戦略的プロジェクト計画立案の最初のステップは、ビジョン ステートメントとミッション ステートメントを作成することです。ビジョン ステートメントは、組織の最終的な目標を定義します。良いステートメントは、組織が日々何を行っているかだけでなく、その会社にとっての最大の勝利についても述べています。これによって誰もが、自分たちの仕事が及ぼす最大の影響を想像するようになります。

この点を明確にしたビジョン ステートメントの例をいくつか挙げます。

  • Atlassian: 地球上のすべてのチームがソフトウェアの力により、人類を未来へ前進させることに貢献します。
  • アルツハイマー病協会: アルツハイマー病のない世界。
  • テスラ: 電気自動車への世界的な移行を推進して、21 世紀における最も魅力的な自動車会社を創出します。

一方、ミッション ステートメントは、組織が何を、どのように行っているかを述べる、現実的で行動指向のステートメントです。ミッション ステートメントは、会社の「誰が」、「何を」、「なぜ」を明確にすることによって、物事の核心に触れます。

次のミッション ステートメントは、これらすべてを満たしています。

  • メイク・ア・ウィッシュ: メイク・ア・ウィッシュ・インターナショナルの使命は、生命を脅かす病気と闘っている子どもたちの願いを叶えることで、希望と勇気、喜びで人としての経験を豊かにすることです。
  • スターバックス: 人々の心を豊かで活力あるものにするために – 1 人のお客様、1 杯のコーヒー、そして 1 つのコミュニティから。
  • サウスウエスト航空: サウスウエスト航空の使命は、温かさと親しみやすさ、個人としての誇りと企業精神をもって、最高のカスタマー サービスに献身することです。

組織の成長とマイルストーンへの到達に伴い、組織のリーダーはビジョン ステートメントとミッション ステートメントを、1 つのより大きなインスピレーション ステートメントにまとめられるようになります。

目標

ビジョン ステートメントとミッション ステートメントを定めたら、次はそれに関して実際に何をすべきかを把握します。つまり、目標設定を行います。

当然、目標はビジネスの成功に不可欠です。どこに向かっているのかも知らずに目的地に到達するのはかなり難しいことです。目標を作成するときには、ミッション ステートメントとビジョン ステートメントを書いた付箋をモニターに貼り、これらすべてのステートメントを一本化した道筋に揃えるようにします。

目標は、幼い頃から抱き続けていた夢、活気のあるブレーンストーミング (後で詳しく説明します)、財政的なニーズ、または本能的直感によって導き出されているかもしれません。つまり、基本的には何でもよいのです。結果としてさまざまに異なる可能性はありますが、一般的なものは次のとおりです。

  • 生産性の向上
  • 継続的な経費の削減
  • カスタマー サービスの改善
  • ブランド認知度の向上
  • 誰もが同意できるオフィスの温度の把握

ビジネス目標

ビジネス目標は、各自の目標を達成するために実行する必要がある測定可能な行動です。これは、従業員が何を期待されているのか理解するのに役立ちます。

たとえばカスタマー サービスの改善が目標である場合にビジネス目標になるのは、カスタマー サービスのスタッフ増員や、指定された時間内に顧客に折り返し電話することを保証する新しいポリシーの実装などです。

ここで設定した明確かつ確固とした企業目標により、誰もがその企業目標を達成できるよう自分の目標を設定できます。このようにして、使う手段はそれぞれ異なっていても従業員全員が同じ方向を向いて働き、最終的に同じゴールに到達します。

次に、目標と目的を行動計画に変える必要があります。つまり長期的な目標を、具体的で達成可能なマイルストーンに分解する必要があります。そこから、優先順位付けする必要がある毎日のアクティビティを示す詳細なロードマップを作成できます。

優れた行動計画には、物事を達成するために会社にとって必要なすべてのことが詳細に含まれます。たとえば、次のとおりです。

  • 仕事を主導する人
  • 関与するチーム
  • タスクと責務
  • 必要な投資
  • 主要なマイルストーン

時間が経つにつれて、詳細が変更されて進化することがありますが、具体的な計画が整っていることによって、最も難しい作業を担当するチームにもより広範な組織にも明確性と方向性が提供されます。

意思決定

プロジェクトの立ち上げで気持ちが高まっているときに、承認のブラック ホールにはまり込むのは嫌ではありませんか? 単に誰か (誰でもよい) が「これをやろう」と言うのを待つだけという障壁に直面したことは、誰にでもあるでしょう。組織のさまざまなレベルに引き継いで、迅速に意思決定して作業を完了させる権限を付与することで、社内のこういった障壁を回避できます。

特に最終的な決断を下す際には意思決定者はたいていの場合チームのリーダーですが、グループの残りのメンバーが大きな影響力を持っている必要があります。優れた意思決定者は、専門知識や異なる視点を持つチーム メンバーとコラボレーションして意見を歓迎します。また予期せぬ事態に対する計画を立ててプラン B とプラン C を忘れずに作成し、物事がうまくいかない場合に誰もが素早く計画を切り替えられるようにします。

戦略的プロジェクト計画立案による改良

筆記用具

ハンド ブレンダーやワッフル焼き器など、キッチンには頼りになるツールがあります。プロジェクト計画を立案するときには、ブレーンストーミング セッションの開催やガント チャートの作成がより便利でしょう。その理由は次のとおりです。

ブレーンストーミング

ブレーンストーミングは、新しいアイデアを生み出したり問題を解決したりするために使用される、グループ演習です。これは、自発的で創造的なアイデアを促すコラボレーティブな手法です。

ブレーンストーミング セッションを実施するときは、対象分野の優秀な専門家を加えて、驚異的な構想を一瞬で思いつくような自由な発想を持つ人々を引き入れます。アイデアを出し合う前に、オープンな雰囲気を醸し出すための基本原則を設定します。たとえば、他人の意見を批判しない、他人の提案を基に膨らませる、質よりも量を重視するなどです。

ブレーンストーミング セッションの短所は、的外れな提案や実現性のない提案で終わる可能性があることですが、それでまったく問題はありません。セッション終了後、そこで得た内容を一通り確認して、再検討したいものを選択します。

特性要因図

これらの図 (魚の骨図石川ダイアグラムとも呼ばれます) は、手遅れになる前に課題を見つけるために役立ちます。特性要因図は、ある状況につながるすべての要因の間の関係を示します。重要な原因を特定してそれを下位の原因に分解し、可能性のある結果を示します。

特性要因図はリスク管理のための優れたツールですが、可能性や重要度などの主観的要素は含まれません。単に事実だけを対象にします。

クリティカル パス分析

多数のアクティビティが同時に進行する大規模で複雑なプロジェクトでは、クリティカル パス分析が非常に役立ちます。計画の中で最も長期にわたるアクティビティに注目して、これを最初から最後まで完了するために必要な時間を測定し、クリティカル パスを見つけます。クリティカルなタスクとクリティカルでないタスクを把握することで、期限の遅れやプロセスのボトルネックを回避できます。これは、複数の依存関係を持つ大規模なプロジェクトを管理するための優れた手法ですが、小規模なプロジェクトに対しては複雑すぎる可能性があります。

ガントチャート

ガント チャートは、プロジェクトのスケジュールを示す棒グラフの一種です。縦軸にタスク、横軸に時間間隔が示されるため、特定のタスクの計画、調整、追跡に役立ちます。また進捗状況が視覚的に表現されるため、進捗レポートで使用できます。ガント チャートを使用すると、開始から終了までのジョブ全体を見渡して、必要な場合にはプラン B に方向転換することが容易になるため、ほぼすべてのプロジェクトに役立ちます。

プロジェクト計画立案ソフトウェアの活用

プロジェクト計画立案は、長期の手動プロセスになる可能性があります。ありがたいことに、テクノロジー業界はその苦痛を大幅に減らす方法を考え出してくれています。選択できるソリューションはたくさんありますが、悩むことはありません。プロジェクト計画立案ツールに次の必須機能が含まれていることを確認します。

  • プロジェクトの整理、追跡、管理に役立つ堅牢なツール
  • ミーティング議事録から製品要件書まで、あらゆるコンテンツを作成できる柔軟なテンプレート
  • 作業を整理してチームと共有できる直観的なインターフェイス
  • 必要なものを簡単に見つけられる検索機能
  • コラボレーションとフィードバックを促すオープンな共有ワークスペース

これらのプロジェクト計画立案のヒントやコツを使用したいのにどこから始めればいいかわからない場合は、プロジェクト計画テンプレートを指針として正しい方向に勧めます。無料のプロジェクト計画テンプレートをダウンロードして、今後のプロジェクトの定義、管理、追跡に役立てると同時に、関係者に情報を提供し続けます。

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