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意思決定プロセスを習得する: 成功するチームのための包括的ガイド

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あなたがこれまで一緒に働いてきた中で、最も成功したチームについて考えてみましょう。彼らにはどんな共通点がありましたか? 彼らは共通のビジョンとチーム理解の下で、うまく連携できていたようです。そしておそらく、労せずして優れた意思決定をしたのでしょう。チームやプロジェクトの成功には、効果的な意思決定が欠かせません。ただし、それには準備、自信、適切なツールが必要です。

アトラシアンでは、ブレーンストーミングから最終的な意思決定の文書化に至るまで、意思決定プロセスをサポートするナレッジ マネジメント ツールとして Confluence を使用しています。

効果的な意思決定の大切さ

プロジェクトから計画に至るまで、効果的な意思決定を行うには実践が必要であり、それが成功の土台となります。小さくて迅速な決定であれば、ある程度の柔軟性を持たせることはできるかもしれませんが、大きな影響を与える決定を覆すのは困難です。そのため、選択肢、リスク、機会をうまく比較検討する能力は、鍛えて、磨く必要がある筋肉なのです。

どのようなテクニックを選択し、どのように自分のリーダーシップ スタイルを表現するかに関わらず、チーム全体から賛同を得て、将来効率的に複製できる明確なプロセスを設定していることを確認することも重要です。

意思決定の 4 つのタイプ

意思決定プロセスのどこから始めるべきかを把握するには、意思決定の 4 つのタイプを理解し、最も自然に感じられ、目の前の状況に合うものを採用することが役立ちます。4 つのタイプには以下のようなものがあります。

  1. 独裁的: リーダーが主導権を握り、意思決定をします。意思決定のプロセスにおいて、話し合いはほとんど、あるいはまったく行われません。
  2. コンセンサス: リーダーは一切手を出さず、全員の同意が必要なグループのコンセンサスにチームが到達できるようにします。グループはそれぞれの意見や専門知識に基づいて満場一致で決定します。
  3. 民主的: リーダーは意思決定から一歩下がり、多数派がリードする決定にグループが投票するようにします。全員が同意するわけではありませんが、グループのメンバーは決定に従うことに同意します。
  4. 相談的: リーダーはグループからアドバイスや意見を取り入れ、それを最終的な意思決定に生かします。リーダーはグループからアドバイスや提案を受けることもあります。

意思決定プロセスの選択は、その年のマーケティング予算を決定する独裁的な決定のように、明白なものである場合もあります。しかし、チームの日常業務や長期的な仕事に影響を与える決定に関しては、もっと多くの意見を求めることになるでしょう。

たとえば、期限と予算が厳しいクライアントのためにイベントを企画する場合、あなたのグループにはないインサイトが必要になるかもしれません。グループの専門知識が最終的な意思決定に反映され、全員がそこに到達するまで問題なく作業できるように、コンセンサス相談的なアプローチを確立する必要があります。

あなたのチームは、毎週特定の曜日を「ミーティングのない」日として指定したいと考えているかもしれません。あなたのチームは、議論し、コラボレーションして民主的な意思決定をして、それを遵守して前進できます。

意思決定の技法、スタイル、アプローチ

自分の意思決定スタイルを理解したからといって、情報に基づいた意思決定ができなくなるわけではありません。個人的な直感や専門家としての直感を信じることは誰にでもありますが、効果的な意思決定は分析、調査、事実に裏打ちされたものです。PwC が上級管理職を対象に行った調査によると、データ主導型の組織は、データへの依存度が低い組織に比べて、意志決定が改善される可能性が 3 倍高いことがわかりました。

情報に基づいた選択を推進する意思決定モデルは無数にあり、適切な手法を見つけるかどうかは、チームの構成とリーダーシップ スタイルによって決まります。多くのチームは、SWOT 分析を好みますが、これは決定の強み、弱み、機会、脅威の概要を示し、利益とリスクを正確に測定するものです。

スクリーンショット: SWOT 分析テンプレート

Confluence でアトラシアンの SWOT 分析テンプレートを使用する

意思決定プロセスで取るべきステップ

意思決定を行う際に必要な最初のステップは、チームが解決すべき問題を特定することです。Confluence ページを作成し、問題とそれを克服する責任者を可視化します。問題を明確に説明することで、全員がどのような意思決定を行うべきか、またその理由を確実に理解できるようになります。問題の影響はどのようなものでしょうか? ソリューションの成功を確認する目標は何ですか?

次に、問題を細分化します。何が問題を引き起こしたのか、何が解決を妨げているのかを定義する情報やデータを収集します。これには、市場調査、企業データ、個人的なインサイト、トレンド ニュースなどあります。潜在的な解決策のリスクとメリットの概要を示す表を作成し、チームが事前に準備できるようにします。

チームにその概要を確認し、早い段階でフィードバックするよう促すことで、問題を具体化する前に、不足しているギャップや障害を特定できます。また、彼らはあなたの研究に貢献し、あなたが考えていなかったさらなるインサイトを提供してくれるかもしれません。

チームの選択を評価し、フレームワークを使って意思決定を行いなす。グループでの取り組みやさらなる評価が必要な場合もあり、そこでフレームワークが役立ちます。SWOT 分析など、あなたが提案した元のフレームワークが、必要な解決策には十分ではないことがわかるかもしれません。意思決定の透明性を高め、ワークロードも明確になるような、適切なフレームワークを提案するようチームに促します。

意思決定を行ったら、Trello や Jira Work Management などのプロジェクト管理ツールを使用して、それを実装し、テストし、監視します。Confluence で進捗状況を継続して記録し、将来それを参照してパフォーマンスを再現したり反復したりできるようにします。

人気の意思決定フレームワーク

DACI: このフレームワークを利用し、チームと協力してグループで意思決定を行い、Driver (推進者)、Approver (承認者)、Contributors (貢献者)、Informed (報告先) の個人など、プロセス内の役割を特定します。データと背景にある知識を活用して、意思決定を行えるようにします。

問題のフレーミング: チームと協力して、わかりやすく協力的な方法で、問題に対する 1 つの簡潔な解決策を概説した問題の説明を特定します。これにより、チームはアプローチに関して足並みを揃えながら、問題の把握と定義に集中できるようになります。そうすることで、選ばれた関係者を集めて正しい判断を下すことができます。

トレードオフ: 場合によっては、正しい決断を下すために妥協が必要になることがあります。正しい決断を下すために、妥協できることは何でしょうか。プロジェクトを開始する前に、チームと協力して制約、ブロッカー、優先順位を特定すれば、障害が発生する前に決断を下す準備を整えられます。

OKR: 目的を念頭に置いて決定を下しましょう。OKR は継続的な成長を目的として設計されており、プロジェクト期間中に個々の意思決定を下す際の道筋を示す「指針」として機能します。

Confluence での意思決定

どのモデルを選択した場合でも、チームは協力して、Confluence 内で意思決定のフレームワークを構築して文書化できます。DACISWOT 分析デザイン決定テンプレート投票テーブルなどのテンプレートがあります。

スクリーンショット: DACI

テンプレート内で、所有者、貢献者、承認者などの責任を割り当て、ページ内で直接タグ付けできます。チーム メンバーは、オプションの表内でコメントの追加、リンクの共有、ファイルの配布ができるため、チームは貴重なリソースを見つけやすくなり、より多くの情報に基づいた意思決定を行えます。この Confluence ページをガイド ドキュメントとして Atlas にピン留めし、今後のイニシアチブに参加するメンバーに伝えます。

次に、このプロセス ドキュメントを記録として保持し、チーム メンバーや関係者と共有すれば、彼らは意思決定の背後にある理由を理解し、その方法においてサポートできます。ドキュメントが詳細であればあるほど、この成功したプロセスを今後簡単に再現できます。

以下も参照してください

プロジェクトポスターのテンプレート

プロジェクトチームと関係者の連携に役立つ 1 ページのコラボレーション資料です。

プロジェクト計画テンプレート

次のプロジェクトに向けたマイルストーンの定義、スコープ、計画を設定します。

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