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ケース スタディ: Spokeo、イノベーションが生まれる環境を整える

ビジネス慣行を合理化し、データを一元化することで、コラボレーションと業績の向上を実現

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ページ上の人形

イノベーションが生まれる最適な環境を作るためには、日々の業務をスムーズに進められるようにすることです。

2015 年、Spokeo はこのような状態を目指して変革に乗り出しました。デジタル レコードを収集して個人のプロファイルを作成する「人物検索エンジン」を運営している同社は、部門横断的なコラボレーションと生産性を強化するビジネス プロセスの改善を模索していました。同社が見出した解決策は、知識共有ソフトウェアと変更管理テクノロジーを組み合わせたものでした。事実、この組み合わせは作業管理の改善に非常に効果的だったので、Spokeo のリーダーは、新型コロナ ウィルスによって社員がカリフォルニア州パサデナにある本社から在宅勤務に移行するずっと以前から、柔軟な勤務ポリシーを検討し始めていたのでした。

数が多すぎるプラットフォーム

今日までに、Spokeo は 150 億のデジタル レコードから 6 億のプロファイルを作成し、月間 1,500 万人の顧客によって検索されています。皮肉なことに、2010 年代初頭、同社は自社のパッチワークのようなプラットフォームが原因で社内に技術サイロができ、データの発見と共有が困難になっていることに気づきました。技術チームは Jira を使用し、ビジネス チームは Google Docs を好み、人事/文化チームはカスタムのイントラネットを使用していました。「「情報はちゃんとここにあるじゃないか」と言っても、」と、2006 年に Spokeo を設立した CEO の Harrison Tang はふりかえります。「他の人はそれをどうやって見つればよいかわかりませんでした。なぜなら、その情報はさまざまな場所に存在していたからです」

分散型の構造は、情報を求める人々とそれをもう一度伝えたり送信したりしなければならない人々の両方にとって、チーム間のコラボレーションを妨げ、時間を浪費していました。会議が倍増し、同時に中断も増えました。知識の共有にはもっと良い方法が必要であることは明らかでした。

ページ上で働いている人形

情報の透明性を高める

ビジネス慣行の改善は一進一退です。「たとえば、分散化を始めても、その後、現状を包括的に把握できないことに気付く、といった具合です」と Tang は言います。Spokeo の場合、突然ひらめきの瞬間や転機が訪れたことはありませんでした。さまざまなチームが、企業ミッションの中核であるデータの可視性について話し始め、全員が共有する中央リポジトリを作成するときが来たと同意しました。

Spokeo にはドキュメントを多用する文化があり、ソフトウェア エンジニア、データ エンジニア、データ サイエンティストは常にデータの精度を向上させるアルゴリズムを作成しています。一元化されたプラットフォームの選択は Jira と緊密に統合しており、「使いやすい書き込みおよび編集方法」 (Spokeo のデータ サイエンス マネージャー、Leo Qin 談) である必要がありました。ビジネス チームにとって、プラットフォームはドキュメントの利点と Web サイトのいくつかの機能を融合させる必要もありました。これらすべての要件を満たすために、Spokeo の指導者たちは Confluence を選びました。

変化を起こす

切り替えはすべての部門に適用されましたが、Tang は全員がすぐに Confluence に移行するよう要求しませんでした。それは、同社の文化にそぐいませんでした。代わりに、控えめに導入を促しました。「たとえば、ページに「いいね!」したり、コメントしたりします」と彼は言う。「すると、私が読んだことが投稿者に伝わります。Confluence には実際に読んでくれる人がいるのだと気づくと、それが彼らの励みとなってプラットフォームで知識を共有し始めるのです」

導入は有機的に広がりました。最初は、すでに Jira に精通している技術チームでした。次に、文化/人事チームがすべてのページを移行すると申し出しました。これには Tang も喜びました。他のビジネス チームもこのソフトウェアを使い始め、6 か月経たないうちに誰もが Confluence を使用していました。外部トレーニングは不要でした。

並行して、同社はプロセスの合理化を開始しました。ファイルの命名規則を標準化し、スマート リンク を介して Jira チケットを Confluence ページに結びつけて進捗状況を追跡しやすくしました。彼らは、Confluence を企業文化とシームレスに統合する多数の方法を見つけました。たとえば、完成前のドキュメントを共有することも多いため、ステータス マクロを使用して情報が未完成であることを他の人に知らせることに同意しました、と Qin は言います。

非同期コラボレーションが創造性と結果を促進する

Confluence とビジネス プロセスの改善を組み合わせることで、経営幹部が切望するビジネス変革が実現しました。見つからないドキュメントを探すのに時間を浪費していたチームは、すばらしいアイデアを共同で開発するようになりました。実際、Tang は仕事の達成度に非常に満足したため、カリフォルニア州外に住んでいる従業員については、四半期に 1 度出社すればよいことにしました。「Confluence は、私たちが今日行っている非同期およびリモート ワークの結合組織としての役割を果たしています」と Tang は言います。

見つからないドキュメントを探すのに時間を浪費していたチームは、すばらしいアイデアを共同で開発するようになりました

一元化されたシステムは、データの透明性を高め、信頼できる唯一の情報源を作成し、チーム間のコラボレーションを促進するのに役立ちました。「Confluence ページのほとんどは公開されています」と Tang は言います。「そのため、デザインに関するページをマーケティング チームのメンバーが見た場合、コメントを入力して自分の視点を追加できます」。また、このプラットフォームは、手早く疑問を解決するのにも役立ちます。「ある用語の意味がわからないときは、悩む代わりに余白に質問を残せば、きっと誰かが答えてくれます」と Qin は言います。答えはページの本文中に残るので、再び同じ質問が出ることはありません。

この非同期コラボレーションにより、従業員の時間とエネルギーを節約できます。会議が減るため、特定の地域だけでなく、どこからでも優秀な人財を引き付けて維持するのに役立ちます。しかし、同様に重要なのは、時間やタイム ゾーンに関係なくコミュニケーションの流れが続くことです。Tang はよく週末にドキュメントを読み、メカニズムについて非常に技術的な質問をする、と Qin は言います。チーム メンバーは都合の良いときに返信します。「Tang は続けて別の質問をしたり、コメントを解決したりします」と Qin は言います。これは、製品を改善する上で効率的なコラボレーションです。

また、非同期コラボレーションだと対話するタイミングやフィードバックを確認するタイミングを自分で選択できるため、タスクの切り替えによる生産性の低下が最小限に抑えられるという点も、チームに好評です。このアプローチは、ソフトウェア エンジニアや開発者など、頭の中で大量のデータを処理する人々にとって特に重要です。彼らは集中力を保ち、良い仕事を成し遂げることができます。Confluence に移行する前は、突然の質問に答えるために頻繁に中断されることで、思考の流れが失われるリスクがありました。(GitHub の調査では、開発者は中断される頻度が高いほど、生産性が低下し、作業に対する満足感が低下することがわかっています。) 大量の情報を Confluence に置くことで、「誰も邪魔することなく、情報を見つけることができます」と Qin は言います。「開発マネージャーとして、それは望ましい環境です。」

非同期コラボレーションがタスクの切り替えによる生産性の低下を最小限に抑える点が、チームに好評です

作業管理の向上は、Spokeo に大きな恩恵をもたらしました。しかし、アクティブ リスニングする、理由を尋ねる、データで明確にする、革新して学ぶ、協力して達成する、品質にこだわるという 6 つのコア バリューの実現に向けて連携する上でもう 1 つ役立ったのが、一元化です。「知識の共有は、これらの価値を直接反映しています」と Tang は言い、同社の文化にとってデータと情報の透明性はとても重要であると述べています。

Confluence は、情報の発見とエンゲージメントをサポートすることにより、協力とコミュニケーションを継続的に促進し、柔軟性と革新性を高めています。「パンデミックが起こっても、Confluence の使用が増加しただけでした」と Tang は言います。「私は多くのコラボレーションが行われ、多くのコメントが投稿されるのを見てきました。オフィスでの会話が、今は Confluence で行われています。」

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