FOMO e informazioni a confronto: la gestione del sovraccarico delle notifiche
Scopri come impostare gli avvisi in modo che tu (e il tuo team) possiate risparmiare tempo, rimanere informati e migliorare la produttività e la qualità del lavoro, ogni giorno.
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Entrare in contatto con le persone non è mai stato così facile. Basta tirare fuori il tuo cellulare e avrai opportunità apparentemente infinite di inviare e ricevere istantaneamente Mi piace, commenti e messaggi dai tuoi amici, familiari e colleghi. Più lavoriamo a distanza, da remoto, in modalità ibrida, distribuita, in viaggio, a casa con un bambino malato o rispondendo a un'e-mail mentre prepari un caffè, più cerchiamo modi per rimanere in contatto. È così che il lavoro viene svolto nel modo giusto e nascono grandi idee.
Sebbene la gestione della comunicazione tra team interfunzionali sia fondamentale per la condivisione delle conoscenze, non sempre è efficiente o efficace. Le notifiche sono al centro della gestione moderna delle comunicazioni. Oggi un piccolo suono o una piccola icona spesso ci richiede di prendere una decisione mentre passiamo da una notifica a un avviso e nel frattempo la giornata è ormai trascorsa.
Man mano che l'ambiente aziendale si evolve con nuovi modi di lavorare e descrizioni delle mansioni completamente nuove, la gestione del modo in cui inviamo e riceviamo comunicazioni è un campo in continua evoluzione. Il numero e la varietà di piattaforme che utilizziamo per comunicare, sia personalmente che professionalmente, continua a crescere. Possiamo lasciare che siano gli strumenti a gestirci o scegliere come gestirli. Ovviamente una di queste opzioni è più intelligente.
Possiamo lasciare che siano gli strumenti a gestirci o scegliere come gestirli. Ovviamente una di queste opzioni è più intelligente.
Tuttavia, con dispositivi costantemente a portata di mano, sta diventando sempre più difficile fissare dei paletti con gli altri e con noi stessi riguardo alla gestione delle notifiche. Da un lato, non vuoi perderti nessuna informazione quando accade qualcosa di veramente importante. Dall'altro, il costante bombardamento può impedirti di concentrarti sul lavoro che conta davvero.
Quindi, come trovare il giusto equilibrio tra l'essere informati e l'essere sommersi?
Assumi il controllo delle notifiche
Riguardo alle notifiche, devi combattere la paura di perderti qualcosa (FOMO) in modo da poterti concentrare. Perché, in tutta franchezza, hai davvero la necessità di controllare le notifiche subito? A meno che tu non sia un primo soccorritore, probabilmente possono aspettare.
Ecco alcuni modi in cui puoi riuscire a gestire le interruzioni attraverso la gestione delle notifiche con Confluence:
Suggerimento n. 1: scegli una piattaforma "urgente"
Supponiamo che tu stia lavorando a un progetto con un team costituito da molte persone e che ogni volta che qualcuno apporta una modifica a una pagina, ricevi un avviso. A un certo punto, inizi a ignorarli tutti in modo da poter completare il lavoro. In quel caso è probabile che ti perda un aggiornamento importante e ti sembra di non poter mai ignorare un suono di notifica.
Per iniziare a correggere il tiro, crea un piano di comunicazione con il tuo team. Per le urgenze vere, concordate l'uso di una piattaforma specifica, che si tratti di messaggi diretti Slack, messaggistica SMS sul telefono o altro. Usate quel metodo di comunicazione solo per le notifiche che richiedono la tua attenzione immediata. In questo modo puoi evitare di prestare attenzione alle altre piattaforme finché non sarai pronto per effettuare il controllo. La decisione diventa così una scelta consapevole, che probabilmente ti consentirà di completare il tuo lavoro più velocemente perché potrai concentrarti davvero e controllare le notifiche in un secondo momento (anche se dovrai dire addio al ciclo di gratificazione!)
Suggerimento di Confluence: per gli avvisi urgenti o le comunicazioni con persone specifiche, prova a usare la funzione delle menzioni in Confluence. Ogni menzione invia una notifica direttamente solo alla persona/alle persone che hai taggato, non a tutti coloro che osservano la pagina. È un modo efficace per attirare l'attenzione di una persona. Meglio ancora, è contestualizzata con le informazioni pertinenti sulla pagina. In questo modo, la persona alla quale stai inviando la notifica non deve andare a caccia delle informazioni per ottenere tutto ciò di cui ha bisogno per rispondere.
Suggerimento n. 2: fissa i paletti
Dopo aver concordato la modalità di comunicazione da utilizzare per le urgenze reali, tu e i tuoi colleghi potete rilassarvi e concentrarvi, sapendo che riceverete gli avvisi davvero importanti e rimandare la gestione delle altre notifiche. E poi, succede: qualcuno inizia a usare la piattaforma delle urgenze per problemi che non sono urgenti. Devi stabilire degli standard per definire il concetto di urgenza.
È possibile che non tutti siano d'accordo, ma a condizione di fissare i paletti in modo chiaro, puoi chiedere ai tuoi colleghi di rispettarli. Inoltre, se hai dei dubbi su quali siano le preferenze di notifica impostate da un altro utente, puoi sempre chiedere.
Meglio ancora, chiedi al tuo team di preparare un manuale utente, in modo da eliminare tutte le congetture.
Suggerimento di Confluence: con Confluence, puoi disattivare la maggior parte delle notifiche e rimanere comunque informato. Tutti i commenti dei colleghi saranno sulla pagina per quando avrai il tempo di esaminarli. Inoltre, se usi anche Jira, gli aggiornamenti sui relativi ticket saranno anch'essi disponibili nella pagina e nel tuo feed.
Suggerimento n. 3: modifica le impostazioni in base alle tue esigenze
Per alcuni lavori, il numero di notifiche che ricevi potrebbe essere ancora molto elevato, anche dopo aver seguito questi due suggerimenti. In qualità di responsabile di un team di grandi dimensioni o di project manager, ad esempio, potresti avere la necessità di essere sempre informato. È in questa situazione che le impostazioni diventano il tuo migliore alleato. Quale che sia la piattaforma che ti sommerge di avvisi, in genere è possibile personalizzare le notifiche utilizzando i filtri, i raggruppamenti e altri modi per azzittirli un po'. Cerca di dare più importanza agli avvisi che provengono dal tuo capo o di contrassegnare come "importante" un progetto cruciale. Dedica qualche minuto a esplorare le impostazioni delle piattaforme di comunicazione che utilizzi maggiormente e potresti evitare ore di distrazioni e cambi di contesto.
Suggerimenti di Confluence: in Confluence, ci sono diversi modi per personalizzare le notifiche. Ecco alcuni dei nostri preferiti:
- Scegli "Pubblica senza notificare gli osservatori" quando apporti molti aggiornamenti a una pagina in modo da evitare di inviare spam ai colleghi.
- Scegli "only show unread" (mostra solo non lette) per filtrare facilmente le notifiche pertinenti da quelle inutili.
- Puoi anche scegliere di raggruppare le notifiche. Riceverai comunque le e-mail immediate per le notifiche importanti come le menzioni e le nuove pagine, ma quando vengono apportate molte modifiche in un lasso di tempo di dieci minuti, riceverai una sola e-mail.
- Per un numero ancora inferiore di notifiche, puoi optare per un riepilogo giornaliero per avere la certezza di rimanere aggiornato con tutte le informazioni importanti della giornata in un'unica e-mail.
- In alternativa, puoi impostare tutte le notifiche Confluence in modo che vengano inviate a un canale Slack separato e puoi filtrarle per assicurarti che il team riceva solo gli aggiornamenti più importanti.
