Close

Transform teamwork with Confluence. See why Confluence is the content collaboration hub for all teams. Get it free

Come iniziare un progetto in modo perfetto

La guida definitiva per iniziare un progetto con il piede giusto

Esplora argomenti

Cos'è l'avvio di un progetto? La riunione di avvio di un progetto è il primo incontro con il team di progetto e, se del caso, con il cliente del progetto. Questo incontro è il momento in cui si stabiliscono gli obiettivi comuni e lo scopo del progetto.

Iniziare un progetto senza una riunione di avvio è come partire per un viaggio senza un piano concreto. Probabilmente vedrai delle belle cose lungo la strada, ma alla fine della vacanza ti ritroverai con dei viaggiatori stanchi e un album di foto piuttosto scarno. Una buona riunione d'avvio di un progetto è il punto di partenza per una collaborazione di successo e senza intoppi.

Perché tenere una riunione di avvio del progetto?

Essendo il primo incontro tra i membri del team di progetto ed eventualmente il cliente o lo sponsor, la riunione di avvio del progetto è il momento migliore per definire le aspettative e rafforzare il morale del team. Di solito, la riunione di avvio del progetto si svolge dopo che il capitolato d'oneri o il manifesto del progetto sono stati finalizzati e tutte le parti sono pronte a partire.

La riunione di avvio è un'opportunità per orientare il team sul lavoro da svolgere, decidere come tutti lavoreranno insieme e stabilire gli obiettivi comuni del progetto e le scadenze. Pensa a discutere di aspetti come le modalità di comunicazione, la frequenza delle riunioni, le timeline e gli aspetti che potrebbero rallentare il progetto (e come evitarli).

Illustrazione di riunioni

Pianificare la riunione di avvio del progetto

Si dice che chi non si prepara, si prepara a fallire. Non c'è niente di peggio che presentarsi a una riunione con qualcuno che non ha avuto il tempo di prepararsi. Assicurati di evitare di perdere la faccia pianificando bene la riunione di avvio del progetto.

Preparazione

La riunione di avvio di un progetto non dovrebbe essere una "trasmissione di informazioni". Se hai bisogno di condividere informazioni di base in anticipo, fallo su un documento condiviso come una pagina di Confluence. Le riunioni di avvio del progetto devono coinvolgere attivamente il team e tutti coloro che sono interessati o il cui lavoro sarà influenzato dal progetto.

Prepara un ordine del giorno per rendere la riunione efficiente e lineare; prova a stilare una lista delle domande che vuoi porre al tuo team. Ancora meglio, invia loro queste domande prima della riunione, in modo che abbiano il tempo di pensare alle risposte. Prepara delle risposte basate sulle domande che pensi possa avere il tuo team.

Strutturare la riunione

Il modo di strutturare l'ordine del giorno della riunione dipende dal progetto, ma gli elementi chiave dovrebbero includere le 5 W, ovvero Who (Chi), What (Cosa), Where (Dove), When (Quando), Why (Perché) e How (Come):

  • Presentazioni
  • Qual è il contesto del progetto
  • Perché lo fai
  • Qual è l'ambito del progetto
  • Qual è il piano d'azione
  • Chi sta facendo cosa
  • Come lavorerete insieme
  • Che aspetto ha il successo

Assicurati anche di indicare l'ordine del giorno della riunione di avvio del progetto con il tuo team e se ci sono domande o questioni che non sono state discusse.

Qual è la differenza tra una riunione di avvio del progetto con il tuo team e con i clienti?

Può darsi che il progetto che stai per avviare sia interno, come ad esempio il lancio di un nuovo sistema di gestione dei documenti o la creazione di una nuova funzione di design. Oppure stai per avviare un progetto esterno per un cliente. In entrambi i casi, la riunione iniziale ha la stessa funzione di base: è una riunione per definire il tono, lo stile e la visione del progetto nel suo complesso e per stabilire obiettivi, compiti e tempistiche comuni con il tuo team di progetto.

In caso di progetti per i clienti, la riunione di avvio del progetto comprende la presentazione del team che lavora al progetto, la presentazione al cliente delle fasi del progetto e l'accordo su come lavorare efficacemente insieme per portare a termine il progetto con successo. È un'occasione per il tuo team di acquisire una base più solida nel contesto del progetto, di mostrare la propria comprensione e il proprio entusiasmo per il progetto e di gettare le basi per un rapporto di lavoro positivo con il cliente.

Cosa comporta una riunione di avvio?

Hai fatto la tua pianificazione preliminare e sei pronto a iniziare la riunione di avvio del progetto con il tuo team. Ottima organizzazione! Ogni progetto è diverso, ma ti consigliamo di cercare di trattare questi argomenti durante la riunione:

Presentazioni

Dai il via alle danze. Non dare per scontato che tutti si conoscano, quindi fai in modo che ognuno presenti se stesso, il proprio ruolo nel progetto e cosa consegnerà. Punti bonus se riesci a pensare a un rompighiaccio divertente e veloce.

Dichiarazione di lavoro, ambito del progetto, timeline e risultati da ottenere

Tra tutti i punti discussi durante la riunione di avvio del progetto, questo è uno dei più importanti. Serve a chiarire cosa c'è in ballo nel progetto e se tutti sono d'accordo o meno.

Le specifiche di lavoro che hai presentato al cliente descrivono il lavoro che consegnerai e la scadenza.

L'ambito del progetto include una descrizione dettagliata dei risultati del progetto e del lavoro necessario per realizzarli.

La timeline del progetto è una panoramica di ciò che si prevede di consegnare e quando. Può essere dettagliata a seconda delle esigenze del progetto.

I deliverable sono gli elementi effettivi che invierai al cliente e di solito sono annotati nella timeline.

Tracciare l'avanzamento e le milestone e comunicarli

Durante la riunione di avvio, stabilisci una baseline per la condivisione dell'avanzamento con gli stakeholder o il cliente. Puoi utilizzare un report sullo stato di avanzamento per mostrare come il progetto sta procedendo in termini di budget, task, milestone e timeline. Il report sullo stato di avanzamento dovrebbe essere disponibile a tutti gli stakeholder e a tutti coloro il cui lavoro potrebbe essere influenzato dal progetto, per assicurarsi che tutti siano al corrente dei progressi (o dei ritardi). Per i progetti dei clienti, è importante che il cliente sia d'accordo con il livello di dettaglio che riceverà nei rapporti sullo stato di avanzamento per garantire una fatturazione e dei pagamenti più semplici.

Strumenti e metodi

Metti insieme una serie di strumenti di collaborazione che utilizzerai durante il progetto e decidi con il tuo team come usarli per comunicare. Come condividerete i report sullo stato di avanzamento e altri file? Allinearsi fin dall'inizio su questi aspetti ti aiuterà a mantenere la comunicazione di progetto più fluida. Inoltre, è utile assicurarsi che il team o il cliente possano accedere a qualsiasi strumento decidiate di utilizzare per tenervi informati sul progetto. Alcuni strumenti di progetto che potresti utilizzare sono:

  • Un sistema di gestione del lavoro per tenere traccia delle attività in corso. Alcuni esempi sono Jira, Basecamp o Asana.
  • Un sistema di condivisione dei documenti per assicurarsi che tutti, compreso il cliente, abbiano accesso ai documenti e alle informazioni importanti sul progetto. Ad esempio Microsoft Docs, Google Docs o un sistema di gestione dei documenti con strumenti di classificazione e organizzazione integrati come Confluence.
  • Uno strumento di comunicazione come l'e-mail o Slack, in modo che i team possano rimanere in contatto per qualsiasi domanda o necessità che emerga.
    Per facilitare la comunicazione tra i team su progetti interfunzionali, uno strumento come Atlas offre digest automatizzati settimanali per lo stato dei progetti. In questo modo le parti interessate potranno vedere l'avanzamento del lavoro settimana per settimana attraverso un'e-mail o integrazioni con Slack e MS Teams.

Per il lavoro con i clienti, potrebbero esserci altri strumenti a cui dovrai accedere prima di poter iniziare. Pensa a risorse di design come loghi, font o guide di stile, modelli, database, login (a CMS, social, analytics e così via), accesso all'intranet del cliente e i dettagli corretti per la fatturazione.

Gestione dei rischi e dei problemi

Comunica con il tuo team (e con il cliente) come intendi individuare e affrontare i problemi in modo congiunto. Anche con la migliore pianificazione, a volte in un progetto si verificano degli imprevisti. Una buona gestione dei rischi di progetto, sia per i progetti interni che per quelli con clienti esterni, implica che tu e il tuo team identifichiate, analizziate, diate priorità e mitighiate continuamente i rischi che potrebbero ostacolare la realizzazione del progetto nei tempi e nei costi previsti. Ad esempio, i membri del team dovranno tenere sotto controllo le rispettive ore fatturabili e tenere d'occhio i futuri aggiornamenti del software o le modifiche agli strumenti tecnici utilizzati durante il progetto.

È anche opportuno chiedere al cliente, durante la riunione di avvio del progetto, qual è il suo atteggiamento nei confronti di eventuali modifiche, ad esempio per quanto riguarda i margini di manovra nel budget.

Documenta l'avvio del progetto

Se vuoi iniziare a lavorare all'avvio del tuo progetto, ma non sai bene da dove cominciare, un modello di piano di progetto in Confluence può guidarti nella giusta direzione. Prova il nostro modello di piano di progetto gratuito per aiutarti a definire, gestire e monitorare il tuo prossimo progetto e a tenere informati gli stakeholder.

Potrebbe interessarti anche

Project Kickoff icon
Project kickoff template

Bring your team together at the start of a project

Project poster icon
Project poster template

Define your problem, propose a solution and get ready to execute

Enable faster content collaboration for every team with Confluence

Up Next
Project execution