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L'importanza della documentazione (perché è molto più di una formalità)

Poni fine all'accumulo di informazioni e prepara il terreno per una comunicazione aperta.

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Il tuo team sta avviando un progetto che è nuovo per tutti voi. Hai saputo che qualche anno fa la tua azienda ha condotto con successo un'iniziativa simile. Peccato che c'è un piccolo problema: nessun membro del tuo team all'epoca lavorava in azienda.

Le persone che allora facevano parte del team hanno intrapreso altre strade e ora ti stai chiedendo come fare per colmare questa lacuna di conoscenze. È proprio come se provassi a centrare il bersaglio lanciando una freccetta a occhi chiusi.

Ora immagina come sarebbe, invece, se avessi delle risorse da utilizzare, se il team precedente avesse conservato record dettagliati come timeline e piani di progetto, riepiloghi delle riunioni, procedure dettagliate dei processi, schizzi, roadmap e altro ancora.

In tal caso, avresti a disposizione innumerevoli informazioni utili. Anche se alla fine scegliessi di procedere in modo diverso, quanto meno avresti in mano qualcosa di concreto da cui iniziare. All'improvviso il nuovo progetto non sembra così insormontabile.

Questo è solo uno dei tanti esempi che descrivono l'importanza della documentazione per il team. Eppure, nonostante il fatto che situazioni stressanti come queste si verifichino di continuo, molte organizzazioni considerano ancora la documentazione come una formalità opzionale. Secondo un sondaggio BPTrends, solo il 4% delle aziende afferma di documentare con costanza i propri processi.

Solo il 4% delle aziende afferma di documentare i processi

Lo sappiamo: la documentazione è l'ennesima attività da aggiungere all'elenco delle cose da fare del tuo team. Tuttavia, offre una serie di vantaggi che giustificano ampiamente il dispendio di tempo ed energie.

Che cos'è la documentazione interna?

La documentazione interna fa riferimento ai record che la tua organizzazione mantiene e utilizza per informare le decisioni all'interno dell'azienda. Puoi documentare praticamente qualsiasi cosa, dalle programmazioni alle policy importanti, il che significa un'enorme mole di documenti di diversi tipi. Tuttavia, i tipi di documentazione principali sono tre: documentazione del team, documentazione di riferimento e documentazione di progetto.

L'importanza della documentazione (ovvero, perché preoccuparsene?)

È chiaro: sei oberato di lavoro e quindi registrare decisioni, stati e passaggi per la gestione di attività ripetitive probabilmente non è in cima al tuo elenco delle cose da fare.

Tuttavia, quando passi dalla teoria alla pratica, sarai contento di esserti occupato della documentazione. Se un membro del team si assenta inaspettatamente o non sai bene come procedere riguardo a un'iniziativa con cui non hai familiarità, quei record saranno una risorsa indubbiamente utile.

Ti serve aiuto per convincere il tuo team? Ecco alcuni vantaggi chiave che puoi condividere con loro per spiegare perché la documentazione debba essere una priorità per il futuro.

1. Un'unica fonte di riferimento consente di risparmiare tempo ed energie

In base alle stime, il knowledge worker medio trascorre circa due ore e mezza al giorno alla ricerca delle informazioni di cui ha bisogno. Una documentazione efficace include tutte le informazioni indispensabili su un task, un progetto o un team (dagli accessi agli account alle istruzioni dettagliate) in una posizione centralizzata e organizzata. Non occorre più andare a caccia delle informazioni più recenti in e-mail o file scaricati.

Quando assegni un task, pianifichi un nuovo progetto o necessiti dell'intervento di un altro membro del team, la documentazione ti permette di restare operativo senza perdere ore e ore per rintracciare dettagli, credenziali, istruzioni e altro ancora.

Prendere nota dei processi è utile per individuare colli di bottiglia e flussi di lavoro stracarichi, allo scopo di semplificare ulteriormente il modo di operare del tuo team.

2. La documentazione è essenziale per il controllo della qualità e dei processi

Ci sono diversi modi per svolgere il lavoro ed è importante offrire la flessibilità necessaria per farlo nel modo più consono alle sue esigenze del tuo team.

Allo stesso tempo è importante garantire risultati coerenti, soprattutto quando si tratta di produzione regolare. Deve essere presente un certo livello di coesione, in modo da non apparire sciatti o disinformati.

La documentazione favorisce la condivisione delle conoscenze, che consente al tuo team di capire come funzionano i processi e qual è generalmente l'aspetto dei progetti finiti.

Avendo a disposizione queste risorse, i membri del team non devono saper leggere nel pensiero per mantenere la coerenza nei progetti ricorrenti, come i report mensili o le presentazioni trimestrali. Hanno comunque spazio per essere creativi, confermando allo stesso tempo l'esecuzione di tutte le attività indispensabili.

3. La documentazione riduce il lavoro duplicato

Quante volte hai iniziato un nuovo progetto per poi scoprire che era già stato effettuato in precedenza? Le aziende che utilizzano la documentazione per classificare progetti passati, raccogliere ricerche e condividere decisioni ottengono una riduzione delle rilavorazioni che fanno perdere tempo prezioso utilizzabile altrove.

Perché reinventare la ruota quando puoi semplicemente basarti sul lavoro già compiuto? Con la documentazione, puoi fare riferimento al lavoro passato e imparare da esso, invece di ripetere tutto da capo per ottenere gli stessi risultati.

4. Semplifica notevolmente le assunzioni e l'onboarding

Accettare che qualcuno lasci l'azienda è sempre difficile, ma la realtà nel mondo del business è che il team non rimane lo stesso per sempre. Le persone prendono altre strade e tu ne assumerai altre.

Il periodo di onboarding di nuovi membri del team può essere faticoso, sia per il team esistente che per il nuovo dipendente. E, purtroppo, Gallup ha scoperto che solo il 12% dei dipendenti è pienamente d'accordo sulla capacità della propria organizzazione di effettuare l'onboarding di nuove persone in modo eccellente.

Il tuo desiderio è far sì che membri del team abbiano gli strumenti giusti per svolgere al meglio il loro lavoro, invece di sentirsi mandati allo sbaraglio.

Se assegni priorità alla documentazione, avranno a disposizione ogni tipo di guida utile, istruzione e nota cui fare riferimento quando si preparano per il nuovo ruolo. Inoltre, possono utilizzare queste risorse per dare una risposta alle loro domande e iniziare a muoversi in autonomia, invece di essere costretti a rivolgersi a qualcuno del team per ogni singola domanda o criticità.

5. Un'unica fonte di riferimento ottimizza il lavoro di tutti

Al lavoro, abbiamo la tendenza a considerare la conoscenza come valuta corrente. Avere tutte le risposte ci dà un senso di sicurezza, ci fa sentire insostituibili all'interno del team e per questo pensiamo che la condivisione della nostra competenza ci renderà meno importanti.

Non sorprende, pertanto, che da un sondaggio sia emerso che il 60% dei dipendenti ha avuto difficoltà a convincere i colleghi a condividere informazioni vitali per il proprio lavoro.

La documentazione aumenta la conoscenza collettiva di tutte le persone con cui lavori. Quando la condivisione delle informazioni diventa la norma nel team, ti avvali di una maggiore trasparenza e di una cultura più collaborativa e strategica. Prendi decisioni più intelligenti perché le informazioni essenziali non sono "chiuse a chiave" nel disco rigido di una sola persona o, peggio ancora, nella sua testa.

La documentazione è la tua migliore amica

La documentazione permette di superare, insieme ai colleghi, numerosi ostacoli difficili, dalla sostituzione di una persona che si dimette inaspettatamente all'assenza di un dipendente fino alla gestione di un progetto con cui si ha scarsa familiarità.

Per quanto possa sembrare un'attività rigida e formale, definire le priorità della documentazione significa sviluppare una scorta di informazioni su cui tu e il tuo team potrete fare affidamento.

Condividi i vantaggi descritti sopra con i membri del team, trova il modo giusto per incentivarli a documentare ciò che possono (anche offrendo loro una pizza) e dormi sonni tranquilli sapendo che le loro conoscenze diventeranno una risorsa a disposizione di tutti.

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