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Aggiungi un video nella pagina per migliorare la collaborazione e il coinvolgimento

Il video asincrono migliora la condivisione delle conoscenze riducendo al tempo stesso le riunioni e l'affaticamento da schermo

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Che tu sia alla ricerca di un modello ibrido o voglia gestire un'azienda con dipendenti in uffici remoti, la situazione non cambia: i team distribuiti sono sempre gli stessi, così come gli strumenti di comunicazione utilizzati per connettere le persone. Tuttavia, se c'è una cosa che abbiamo imparato è che una giornata piena di videochiamate non è un modo di lavorare ottimale. Gli strumenti di videoconferenza ci hanno forse salvati dalla solitudine nelle prime fasi del lavoro da casa, ma cosa ci salverà dalle videoconferenze?

Lo "stress da Zoom" (o da Skype, Google Meet o altre piattaforme) è un fenomeno fin troppo reale che sta arrivando al culmine. I ricercatori della Stanford University hanno persino ideato una scala del livello di esaurimento e stress da Zoom. Certo, le videoriunioni ci mettono in contatto, ma se sono troppe possono influire negativamente sulla collaborazione e sui risultati dei progetti. Inoltre, durante le chiamate si tende a fare più cose contemporaneamente e se il coinvolgimento vacilla, la produttività scende in picchiata e l'innovazione si ferma.

Ridurre le riunioni non necessarie è un buon inizio. La collaborazione asincrona ai progetti funziona! Tuttavia, a volte è necessario uscire dalla pagina e tornare all'interazione umana. Dopotutto, il tono di voce e i segnali non verbali come le espressioni facciali, i gesti e altre forme di linguaggio del corpo sono fondamentali per trasmettere ciò che vuoi comunicare. Ma l'interazione umana è davvero sempre necessaria per una riunione?

Invece di utilizzare solo il video o solo il testo, prova a combinarli.

Siamo diventati dei grandi sostenitori di tutto ciò che è ibrido, quindi perché non rendere ibride anche le comunicazioni? Invece di utilizzare solo il video o solo il testo, prova a combinarli. Incorpora il video direttamente nel tuo spazio di lavoro per avviare la condivisione delle conoscenze. Il risultato? La felicità di dover partecipare a un minor numero di riunioni e di usufruire dei vantaggi del video, rendendo in tal modo più fluida la comunicazione, rafforzando il coinvolgimento e, in ultima analisi, migliorando l'innovazione. Diamo un'occhiata a come sfruttare al meglio il video per la collaborazione asincrona a progetti.

Video integrato = coinvolgimento senza riunioni di persona

Se sei caduto nella trappola YouTube e ne sei uscito solo due ore dopo c'è un motivo. Lo streaming video è semplicemente divertente. Allora perché non portarlo nell'azienda? Se in una pagina sono disponibili sia il testo che il video su un determinato argomento, il 59% dei dirigenti senior sceglierà il video.

Se in una pagina sono disponibili sia il testo che il video su un determinato argomento, il 59% dei dirigenti senior sceglierà il video.

Certo, in alcuni momenti le videoconferenze sono ancora necessarie. Pensa a una sessione di brainstorming creativa, a un colloquio di lavoro o a una revisione delle prestazioni. Qualsiasi conversazione che richieda delle interazioni dovrebbe svolgersi in tempo reale, di persona o su una piattaforma come Zoom. Dall'altra parte, sono numerose le situazioni in cui puoi evitare la riunione e inviare invece un documento, un testo o un'e-mail. Tuttavia, tra un estremo e l'altro ci sono tante cose. In questi casi, l'integrazione del video asincrono offre diversi vantaggi rispetto alle videoconferenze o alle comunicazioni scritte. I vantaggi per te:

  • La comodità di accedere al video nel momento più consono alle tue esigenze, un aspetto particolarmente importante per i team distribuiti su diversi fusi orari.
  • La capacità di mostrare, anziché raccontare, ad esempio con una demo dal vivo registrata.
  • La possibilità per i membri del team di riferimento di tornare indietro in qualsiasi momento (e di fare una pausa, avanzare rapidamente e procedere in base ai propri ritmi).
  • Un modo per i dirigenti oberati di lavoro di comunicare con i team di tutta l'organizzazione senza sovraccaricare la propria programmazione o dover ripetere gli stessi contenuti in più riunioni.

Inoltre, il video integrato può essere utilizzato in numerosi casi d'uso.

Quando utilizzarlo

Ecco alcune opportunità per ridurre le riunioni virtuali o di persona utilizzando il video per mantenere l'elemento umano.

Revisioni aziendali trimestrali

Quando i membri del team devono prendere nota di tutti i progressi che hanno compiuto negli ultimi 90 giorni, un'eccessiva quantità di dettagli può sembrare scoraggiante. Vai avanti e inserisci tutto nel modello di revisione aziendale per dirigenti di Confluence, poi condividi il tuo entusiasmo con una panoramica di alto livello utilizzando il video integrato. Gli stakeholder ricevono un breve riepilogo da guardare e tutti i dettagli essenziali da leggere, e nessuno in APAC è costretto a rimanere in piedi per una riunione quando arriva il momento di andare a dormire. Inoltre, hai la sicurezza che le informazioni chiave arrivino con la stessa chiarezza che otterresti se effettuassi una presentazione di persona.

Assunzione del dipendente

I neoassunti meritano un caloroso benvenuto, ma è impensabile che il CEO possa effettuare una videochiamata a ciascuno di essi. Potrebbero anche aver bisogno di una panoramica da parte di una persona esperta in un determinato argomento. Inizia elencando le istruzioni di onboarding nel modello di piano di 90 giorni di Confluence, quindi aggiungi i videomessaggi in base alle esigenze. Potrebbe trattarsi del saluto del fondatore, di una spiegazione dell'assicurazione fornita da un esperto in benefit o di qualsiasi contenuto che aggiunga un tocco personale in modo che i dipendenti avvertano un autentico legame con l'organizzazione, anche se non hanno mai messo piede in ufficio.

Formazione tecnica e risoluzione dei problemi

A volte serve una demo per chiarire le tue parole, soprattutto quando un membro del team sta imparando a utilizzare un nuovo software o sta cercando di risolvere un problema tecnico. Il modello di articolo sulla risoluzione dei problemi di Confluence ti consente di condividere un video che mostra agli utenti cosa vedranno sullo schermo insieme a un elenco di istruzioni scritte e link ad altre risorse dell'helpdesk. L'unione di testo e video è una formula vincente in grado di fornire dettagli sufficienti per ridurre i ticket di assistenza e le sessioni di aiuto individuali con il team tecnico, agevolando al contempo la comprensione da parte di membri del personale con vari livelli di abilità tecnologica.

Pianificazione strategica e presentazioni

Pronto a presentare un piano strategico o una proposta nella tua organizzazione? Quando si coinvolgono dirigenti, responsabili di reparto e persino membri del consiglio di amministrazione, che notoriamente sono persone molto impegnate, riuscire a ottenere subito la conferma della loro partecipazione è più facile a dirsi che a farsi, anche virtualmente. Effettuare la presentazione utilizzando il modello di piano strategico di Confluence garantisce il coinvolgimento di tutti gli stakeholder poiché questi possono esaminare i dettagli in un momento comodo per loro. L'aggiunta di un video introduttivo o di un riepilogo incorporato è utile per coinvolgere tutte le persone e ti permette di esprimere il tuo entusiasmo.

Assicurati solo di utilizzare video brevi e pertinenti. Se i video hanno una durata superiore a due minuti si verifica un notevole calo del coinvolgimento. Non è il caso di sostituire una lunga riunione con un lungo video asincrono. Dopotutto, l'obiettivo è quello di risparmiare tempo!

Come aggiungere video alle pagine Confluence

Confluence ti consente di aggiungere praticamente qualsiasi tipo di video al tuo spazio di lavoro. Se il video è contenuto nel tuo computer, carica il file nella tua pagina. Se il video è online, è sufficiente incollare l'URL come testo. Poiché è uno Smart Link, l'URL mostrerà automaticamente l'icona della piattaforma video, in modo che lettori sappiano, ad esempio, che il link porta a un video YouTube. Se lasci lo Smart Link così com'è, il video si aprirà quando si clicca su di esso. In alternativa, puoi incorporare il video direttamente nella tua pagina cliccando sul link in modalità di modifica e selezionando "Display embed" (Visualizza come incorporato).

screenshot del modello di incorporamento dei video

Puoi incorporare un video direttamente nella tua pagina cliccando su un video Smart Link in modalità di modifica e selezionando "Display embed" (Visualizza come incorporato).

Inoltre, Confluence offre numerose integrazioni per semplificare l'intero processo. Ad esempio, l'integrazione di Loom ha un'estensione del browser Chrome facile da usare che ti consente di registrare video senza uscire dalla pagina Confluence. Altre integrazioni utili includono Microsoft Stream per Confluence e l'integrazione avanzata di YouTube e Vimeo. È presente persino un plugin Zoom per quelle situazioni in cui le riunioni sono inevitabili ma desideri salvare le registrazioni per i posteri (e per chiunque non abbia potuto partecipare).

Indipendentemente dal modo scelto, avrai la possibilità di regolare le dimensioni e il posizionamento del frame del video in Confluence in modo da adattarlo al layout della tua pagina.

Innovazione come team distribuito

Il video asincrono consente ai membri del team di interagire nel modo che preferiscono e in base ai propri ritmi, promuovendo sia i rapporti umani che la condivisione produttiva delle conoscenze. Si tratta di una collaborazione progettuale radicata nella comprensione umana che permette ai team di innovare da qualsiasi luogo, il che è esattamente ciò che serve, ora e sempre.

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