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Come creare piani di progetto semplici ed efficaci

Un piano di progetto efficace contiene molto più di una lista delle attività da svolgere e delle scadenze

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La maggior parte delle persone, quando sente parlare di "piano di progetto", immagina una sorta di programma, una lunga lista di attività e scadenze. Tuttavia, questa è solo una piccola parte. Un buon project manager sviluppa un piano che copre non solo il problema che vuole risolvere, ma anche l'ambito, i risultati, i rischi e le dipendenze del progetto, tracciando un percorso che garantisca la buona riuscita del progetto.

Quando non c'è un piano di progetto, i membri del team possono smarrirsi in un labirinto di complessità. Potrebbero non sapere da dove cominciare o, peggio ancora, potrebbero dedicarsi ai propri task senza capire chiaramente come e quando il loro lavoro si inserisce nel quadro generale.

Che cos'è la pianificazione di un sprint?

La pianificazione del progetto corrisponde al processo di definizione degli obiettivi, dell'ambito e delle attività necessarie per completare un progetto. È un aspetto fondamentale della gestione dei progetti che prevede la definizione di obiettivi chiari, l'identificazione delle risorse, la stima dei costi e la creazione di una roadmap al fine di garantire la buona riuscita del progetto.

La pianificazione del progetto pone le basi per un'esecuzione, un monitoraggio e un controllo efficaci. Questo processo consente ai project manager e ai team di allineare il proprio lavoro e le proprie risorse, riducendo l'incertezza e aumentando le possibilità di realizzare un progetto nei tempi giusti e nel rispetto del budget.

Che cos'è un piano di progetto?

Un piano di progetto è il risultato tangibile del processo di pianificazione di un progetto. È un documento completo che delinea gli elementi chiave del progetto, inclusi traguardi e obiettivi, ambito, tempistiche, requisiti di risorse, rischi e dipendenze.

Un piano di progetto funge da tabella di marcia per tutte le parti interessate, fornendo una chiara comprensione dello scopo, delle tappe e dei risultati attesi del progetto. Con questo strumento è possibile nominare i membri del team, specificare gli strumenti necessari per la pianificazione del progetto e descrivere nel dettaglio i passaggi necessari per realizzare un lavoro di successo.

Un piano di progetto ben strutturato non offre solo una guida per l'esecuzione del progetto, ma funge anche da strumento di comunicazione per mantenere tutti informati e allineati durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Vantaggi della pianificazione del progetto

  1. Chiarezza e allineamento: la pianificazione del progetto fornisce una comprensione condivisa degli obiettivi e dell'ambito del progetto, garantendo che tutti i membri del team e le parti interessate siano sulla stessa lunghezza d'onda. Questa chiarezza riduce i malintesi e le aspettative contrastanti.
  2. Allocazione delle risorse: la pianificazione aiuta a identificare e allocare le risorse necessarie, siano esse umane, finanziarie o materiali. In questo modo, è possibile prevedere l'utilizzo delle risorse ed evitare un'allocazione eccessiva.
  3. Gestione del rischio: la pianificazione del progetto consente di identificare e valutare potenziali rischi. Effettuando una previsione dei rischi, il team di progetto può affrontarli e mitigarli in modo proattivo.
  4. Gestione del tempo: un piano di progetto ben strutturato include una timeline con tappe fondamentali e dipendenze tra i task, che semplifica la gestione temporale dei progetti e il rispetto delle scadenze.
  5. Controllo dei costi: stimando i costi del progetto durante la fase di pianificazione del progetto, le organizzazioni possono tracciare e controllare le spese in modo più efficace.
  6. Comunicazione migliorata: il piano del progetto agisce da strumento di comunicazione che tiene informate tutte le parti interessate, assicurando che tutti siano consapevoli dello stato di avanzamento, delle modifiche e dei problemi del progetto.
  7. Garanzia di qualità: la pianificazione può includere standard e processi di qualità per garantire che il progetto produca risultati di alta qualità.
  8. Maggiore responsabilità: attraverso i piani di progetto è possibile designare i titolari delle attività, chiarendo chi è responsabile di task specifici e promuovendo la responsabilità individuale.
  9. Processi decisionali efficienti: la pianificazione aiuta a definire i processi decisionali, in modo che risulti più semplice risolvere i problemi e prendere decisioni critiche man mano che si presenta la necessità durante il progetto.

Processo di pianificazione del progetto (con i passaggi)

Adottare un approccio "passo dopo passo" per la creazione di un piano di progetto potrebbe sembrare come mettere un cappello sopra un altro cappello, ma è fondamentale per creare una strategia solida ed efficace. Prima di immergerti nel processo di pianificazione, prenditi del tempo per riflettere sul tuo team, sulla tua organizzazione, sulle risorse disponibili e sugli obiettivi del progetto. È essenziale promuovere una comprensione condivisa all'interno del team fin dall'inizio della fase di pianificazione del progetto.

Fase 1: pensa al piano del progetto come a una mappa

Mentre disegni la mappa, è utile chiedersi:

  • Qual è la destinazione?
  • Come saprai quando il progetto sarà concluso?
  • Chi sono le persone che seguono la mappa?
  • Quali tappe fondamentali dovrai raggiungere durante lungo il percorso?
  • Quali ostacoli potrebbero incontrare?
  • Sono disponibili percorsi alternativi?

Fase 2: conosci i tuoi stakeholder

Scopri le politiche organizzative, le personalità difficili e i possibili punti di discussione che possono avere un impatto sul processo di gestione del progetto. Larry W. Smith, PMP, Project Manager presso il Software Technology Support Center, sottolinea l'importanza di eseguire un'analisi delle parti interessate. Secondo Smith, tutti i soggetti coinvolti vogliono che il progetto abbia successo; tuttavia, dimenticare di soddisfare le esigenze di una sola parte influente potrebbe rovinare tutto.

Smith consiglia di dedicare del tempo a:

  • Chiarire chi sono le parti interessate nel progetto
  • Capire le loro aspettative e il loro livello di influenza
  • Decidere come incorporare il feedback dei colleghi e degli stakeholder durante l'avanzamento del progetto
  • Mettere in relazione tutte le esigenze e le aspettative con le attività di pianificazione e risposta ai rischi
  • Pianificare coscienziosamente tutte le strategie di comunicazione del progetto

Non si può mai sopravvalutare l'importanza di una comunicazione chiara. Ecco perché Bernie Ferguson, esperto di leadership di progetto di Atlassian, inizia a comunicare con le parti interessate fin dalle prime fasi di un progetto:

"Noi usiamo la tecnica Manifesto del progetto per creare una comprensione condivisa tra i membri del team e le parti interessate. Cosa stiamo facendo? Qual è il valore per i clienti e per l'azienda? Perché pensiamo che questa sia la soluzione giusta? Aspettiamo di ricevere un feedback sulle risposte a tutte queste domande prima di inserire qualsiasi cosa nella roadmap del team". —Bernie Ferguson, Atlassian

Fase 3: smettila di sognare e traccia una cronologia

I project manager spesso commettono l'errore di essere troppo ottimisti. Piuttosto che concentrarsi sul miglior risultato possibile, i project manager dovrebbero considerare i problemi che potrebbero sorgere e il modo in cui influiscono sulle tempistiche di gestione del progetto.

Svolgere la due diligence essenziale, tenere un workshop "pre-mortem" o condurre riunioni individuali con le principali parti interessate è un ottimo modo per identificare potenziali ostacoli.

Puoi abbozzare una timeline chiedendo ad altri project manager quanto tempo è stato necessario per pianificare progetti simili. Organizza una riunione con i membri del team con cui lavorerai per capire quanto tempo richiederanno le attività specifiche del progetto. Usa gli strumenti di gestione dei progetti e cerca negli archivi dei progetti le scadenze dei progetti.

Timeline

Sottolinea l'importanza della comunicazione ribadendone l'importanza. Mantieni tutte le parti interessate informate sui dettagli del progetto perché, dopo tutto, chi non essere sempre al corrente dei nuovi sviluppi? I diagrammi di Gantt semplificati sono un modo comune ed efficace per visualizzare la timeline in una maniera che sia comprensibile per tutti.

Fase 4: recluta amici e colleghi

In qualità di project manager, spetta a te realizzare il piano di progetto (e, in ultima analisi, il progetto). Tuttavia, non devi andare a isolarti in un cubicolo per redigerlo. Mentre sviluppi il piano del progetto, devi coinvolgere tutte le principali parti interessate. Resta in contatto quasi costante. Scoprirai che sono risorse eccellenti.

Raccogliendo i pensieri e le idee dei membri del team, puoi giungere rapidamente a conclusioni significative. La collaborazione in team favorisce un mutuo supporto e, di conseguenza, produce piani di progetto migliori.

In Atlassian utilizziamo dei modelli per ridurre le spese generali associate al processo di pianificazione e per innescare i tipi di discussioni essenziali per le best practice di pianificazione dei progetti. I modelli di piano di progetto sono un modo eccellente per far riflettere le persone su aspetti della gestione del progetto che potrebbero non aver ancora considerato.

Avere un buon elevator pitch per un progetto è una cosa, ma creare un piano solido ed efficace è un tipo di impegno completamente diverso. Ammettiamolo: realizzare una mappa dei rischi e delle dipendenze di un progetto non è un'attività particolarmente divertente. Gli efficaci modelli e le utili istruzioni di Atlassian consentono ai project manager di pensare metodicamente alla creazione del piano di progetto, riducendo le sviste e migliorando la produttività.

Modello Piano progetto

Fase 5: rifletti sugli obiettivi e sull'ambito del progetto

Crea una dichiarazione del problema che descriva, in termini concreti, cosa stai cercando di risolvere. Successivamente, sviluppa un'ipotesi che indichi cosa pensi dovrebbe accadere in seguito alla risoluzione del tuo problema. Quindi, fornisci una breve panoramica del contesto del progetto e tutti i dati o approfondimenti pertinenti che lo supportano. Infine, stabilisci le metriche chiave che utilizzerai per valutare il successo del progetto. È probabile che queste metriche sul successo influenzino vari aspetti del tuo piano, definendone la direzione e il focus.

Chiedi ai membri del team di che cosa hanno effettivamente bisogno, senza focalizzarti su ciò che sarebbe bello avere o non è necessario. Garantire una chiara comprensione dell'ambito del progetto fin dalle prime fasi del processo di pianificazione, compreso ciò che ne è esplicitamente escluso, riduce al minimo il rischio di problemi di comunicazione con le parti interessate. Inoltre, aiuta a determinare la giusta allocazione del tempo per i collaboratori del progetto. Questa chiarezza consente di identificare e gestire più facilmente eventuali modifiche all'ambito del progetto man mano che si presenta la necessità.

Fase 6: anticipa le sorprese

Quasi tutti i piani di progetto includono dettagli su budget, tempistiche e ambito dei progetti. Tuttavia, un piano efficace risponde anche a domande essenziali sul progetto, tra cui:

  • Risorse: che tipo di competenze richiede il progetto? Chi è disponibile? Qual è il budget?
  • Decisioni: chi fornirà i consigli? Chi approverà o disapproverà le richieste?
  • Comunicazioni: chi sarà responsabile della comunicazione dell'avanzamento e degli ostacoli?
  • Rischio: a cosa devono fare attenzione i membri del team? Qual è la procedura per registrare e monitorare le minacce?
  • Revisioni: in che modo raccoglierai i feedback prima della realizzazione del progetto?
  • Approvazioni: chi altro deve approvare il progetto? Chi è il decisore finale?
  • Tempistiche: la programmazione di lavoro dei membri del team si adatta alla timeline del progetto? Come è stata scelta la scadenza?

Non è necessario che il tuo piano entri nei dettagli di ognuno di questi aspetti, ma deve fornire informazioni sufficienti per permetterti di realizzare il progetto senza intoppi e senza troppe sorprese.

Segno di spuntaCheckmarkSuggerimento: usa il metodo DACI per prendere decisioni ponderate sul tuo progetto in modo tempestivo.

Fase 7: scegli un approccio alla gestione del progetto

La maggior parte dei PM sceglie tra un approccio a cascata o un approccio agile alla gestione dei progetti. Un approccio agile fornisce risultati rapidamente attraverso un processo iterativo che valuta continuamente i piani, i requisiti e i risultati del progetto. In questo metodo, consideriamo il tempo e le risorse come elementi fissi.

L'approccio a cascata è un processo lineare e sequenziale che fa avanzare un progetto fase dopo fase, team dopo team. In questo caso, consideriamo l'ambito come un elemento fisso mentre i tempi e le risorse rimangono flessibili.

Fase 8: scrivi e rivedi il tuo piano

Dopo aver risposto a tutte le domande, aver discusso e aver riempito un magazzino di foglietti adesivi, è il momento di scrivere il tuo piano di progetto. Sia per quanto riguarda le parole che scegli, sia per quanto riguarda la formattazione e il design, cerca di mantenere la semplicità.

Ecco alcuni dettagli utili che dovrebbero far parte di qualsiasi piano:

  • Nome del progetto
  • Data di consegna
  • Budget
  • Obiettivi del piano
  • Milestone evidenziate e impatto misurabile previsto
  • Inizio e completamento previsti per ogni task
  • Callout che evidenzino i responsabili dei singoli task
  • Dettagli e note sui task, per chiarire cosa dovrebbe accadere
  • Richiami ai rischi e ai task (o team) che dipendono l'uno dall'altro per evitare ritardi

Quando il piano del progetto è pronto, chiedi a qualcuno che non è ancora stato coinvolto nel processo di scrittura di esaminarlo. Avere un secondo paio di occhi può aiutare a individuare gli errori umani naturali.

Segno di spuntacheckmarkSuggerimento: quando stimi le dimensioni di ogni task, resisti alla tentazione di addentrarti in profondità tra i dettagli. Ricorda che queste sono ipotesi plausibili.

Passaggio 9: condividi il tuo piano in modo che tutti lo vedano!

Quando il piano di progetto è stato finalizzato ed esaminato a fondo, è il momento di condividerlo con le persone attivamente coinvolte e con gli stakeholder che devono rimanere aggiornati. Preparati per l'inizio di un progetto entusiasmante: tutto verrà poi da sé. È indispensabile essere consapevoli che i cambiamenti e le complessità sono parte integrante di qualsiasi progetto, quindi occorre essere pronti a gestirli.

Durante il ciclo di vita del progetto, mantieni alta l'attenzione sul tuo piano. Rimani concentrato sugli elementi principali del progetto, sull'ambito previsto e sulle fasi concordate. Con questo approccio hai la certezza di continuare sulla strada giusta e hai più probabilità di realizzare con successo il tuo progetto, anche nel caso di sviluppi imprevisti.

Esempio di un piano di progetto

Ecco un esempio semplificato di un piano di progetto per una campagna di marketing:

Nome del progetto: Campagna di lancio dei prodotti primaverili

  • Scopi e obiettivi del progetto:
    • Aumentare del 20% la visibilità del marchio.
    • Generare 1.000 lead entro tre mesi.
    • Incrementare del 15% i ricavi provenienti dalle vendite durante la stagione primaverile.
  • Ambito:
    • Creare una serie di materiali di marketing online e offline.
    • Lanciare una nuova linea di prodotti.
    • Portare avanti campagne pubblicitarie digitali.
  • Programmazione del progetto:
    • Fase 1 (mesi 1-2): creazione di contenuti e della strategia per la campagna.
    • Fase 2 (mese 3): lancio ed esecuzione delle attività di marketing.
  • Risorse:
    • Team di marketing (4 membri).
    • Budget di 50.000 dollari per pubblicità e materiali.
  • Rischi:
    • Condizioni meteorologiche imprevedibili che influiscono sugli eventi all'aperto.
    • La concorrenza di mercato porta a guerre dei prezzi.
  • Dipendenze:
    • Completamento dello sviluppo del prodotto (prima del lancio della campagna).
    • Disponibilità di materiale di marketing (prima della pubblicità).
  • Controllo qualità:
    • Sessioni regolari di recensioni e feedback per garantire contenuti di alta qualità.
  • Responsabili dei task:
    • Strategia della campagna: Sarah
    • Creazione di contenuti: John
    • Lancio del prodotto: Emily
    • Campagne pubblicitarie: Mark

Questo piano di esempio comprende gli obiettivi, l'ambito, la tempistica, le risorse, i rischi, le dipendenze e la misura della qualità del progetto, quindi costituisce un prezioso punto di riferimento per gli stakeholder e i membri del team durante la campagna.

Elaborazione di un piano di progetto efficace

Nell'ambito della gestione dei progetti, un piano completo e ben strutturato è la bussola che guida i team e gli stakeholder verso il completamento del progetto. La pianificazione del progetto non consiste soltanto in un elenco di controllo dei task, ma è una procedura complessa con cui si possono definire gli obiettivi del progetto, allocare le risorse, valutare i rischi e preparare una roadmap per una esecuzione efficace del progetto.

Con un approccio ponderato e graduale, i project manager possono fare chiarezza, migliorare la collaborazione e promuovere la flessibilità durante il ciclo di vita del progetto, aumentando in definitiva le possibilità di rispettare tempi e budget.

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