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How to create simple, robust project plans

Great project plans are more than a list of what to do and when

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When most people hear “project plan,” they typically imagine a schedule—a laundry list of what to do and when. But that’s only a tiny part of it. A good project manager develops a plan that covers not only the problem they are trying to solve but also its scope, deliverables, risks, and project dependencies—charting a path to project success.

When there’s no project plan, team members can find themselves lost in a maze of complexities. They might not know where to begin, or even worse, they might dive into their tasks without clearly understanding how and when their work fits into the bigger picture.

Che cos'è la pianificazione di un sprint?

Project planning is the process of defining the objectives, scope, and activities required to complete a project. It’s a fundamental aspect of project management that involves setting clear goals, identifying resources, estimating costs, and developing a roadmap for project success.

Project planning lays the foundation for effective execution, monitoring, and control. This process enables project managers and teams to align their efforts and resources, reducing uncertainty and increasing the chances of delivering a project on time and within budget.

What is a project plan?

A project plan is the tangible outcome of the project planning process. It is a comprehensive document that outlines the project’s key elements, including its goals and objectives, scope, schedule, resource requirements, risks, and dependencies.

A project plan serves as a roadmap for all stakeholders, providing a clear understanding of the project’s purpose, milestones, and expected outcomes. It names team members, specifies necessary project planning tools, and details the steps required to succeed.

A well-structured project plan not only guides project execution but also serves as a communication tool to keep everyone informed and aligned throughout a project’s lifecycle.

Benefits of project planning

  1. Clarity and alignment: Project planning provides a shared understanding of project objectives and scope, ensuring all team members and stakeholders are on the same page. This clarity reduces misunderstandings and conflicting expectations.
  2. Resource allocation: It helps in identifying and allocating the required resources, whether they are human, financial, or material. This optimizes resource utilization and prevents overallocation.
  3. Risk management: Project planning allows for the identification and assessment of potential risks. By planning for risks, the project team can proactively address and mitigate them.
  4. Time management: A well-structured project plan includes a timeline with milestones and task dependencies, making it easier to manage project schedules and meet deadlines.
  5. Cost control: By estimating project costs during a project’s planning phase, organizations can track and control expenses more effectively.
  6. Improved communication: The project plan serves as a communication tool that keeps all stakeholders informed, ensuring that everyone is aware of project progress, changes, and issues.
  7. Quality assurance: Planning can include quality standards and processes to ensure that the project delivers high-quality results.
  8. Increased accountability: Project plans designate task owners, making it clear who is responsible for specific activities, promoting accountability.
  9. Efficient decision-making: Planning helps define decision-making processes, making it easier to address issues and make critical decisions as they arise during the project.

Project planning process (with steps)

Using a step-by-step approach to creating a project plan might seem like putting a hat on a hat, but it’s critical to building a solid and successful strategy. Before diving into the planning process, take some time to reflect on your team, organization, available resources, and project goals. It’s essential to foster a shared understanding with your team right from the beginning of the project planning phase.

Step 1: Think of your project plan as a map

Mentre disegni la mappa, è utile chiedersi:

  • Qual è la destinazione?
  • Come saprai quando il progetto sarà concluso?
  • Chi sono le persone che seguono la mappa?
  • What milestones will they pass along the way?
  • Quali ostacoli potrebbero incontrare?
  • Are there any alternate routes available?

Fase 2: conosci i tuoi stakeholder

Get a read on organizational politics, difficult personalities, and possible debate points that may arise during the project management process. Larry W. Smith, PMP, Project Manager at the Software Technology Support Center, stresses the importance of stakeholder analysis. According to Smith, everyone wants the project to succeed, but forgetting to meet the needs of just one influential stakeholder could derail even the best-laid plans.

Smith consiglia di dedicare del tempo a:

  • Chiarire chi sono le parti interessate nel progetto
  • Capire le loro aspettative e il loro livello di influenza
  • Decidere come incorporare il feedback dei colleghi e degli stakeholder durante l'avanzamento del progetto
  • Mettere in relazione tutte le esigenze e le aspettative con le attività di pianificazione e risposta ai rischi
  • Pianificare coscienziosamente tutte le strategie di comunicazione del progetto

You can't overstate the importance of clear communication. That’s why Bernie Ferguson, Atlassian’s resident project leadership expert, starts communicating with stakeholders in the earliest stages of a project:

“We use the Project Poster technique to build a shared understanding amongst team members and stakeholders. What are we doing? What’s the value to customers and to the business? Why do we think this is the right solution? We get feedback on the answers to all these questions before anything hits the team’s roadmap.” —Bernie Ferguson, Atlassian

Fase 3: smettila di sognare e traccia una cronologia

Project managers often make the mistake of being overly optimistic. Rather than focusing on the best possible outcome, PMs should consider problems that might arise and how they impact the project management timeline.

Performing essential due diligence, holding a “pre-mortem” workshop, or conducting one-on-one meetings with key stakeholders is a great way to identify potential roadblocks.

Consider sketching out a timeline by asking other project managers how long similar projects took to plan. Meet with teams you’ll work with to understand how long specific project tasks will take. Use project management tools and search project archives for old project schedules.


Emphasize the importance of communication by reiterating its significance. Keep all relevant parties informed about the project’s details because, after all, wouldn’t you want to be in the know? Simplified Gantt charts are an effective way of visualizing a project’s timeline so it’s easy for everyone to understand.

Step 4: Recruit friends and colleagues

As the project manager, it’s up to you to deliver the project plan (and, ultimately, the project). But this isn’t about you going off into a cubicle and writing the thing. As you develop the project plan, you must keep all key stakeholders involved. Stay in near-constant contact. You’ll find they’re excellent resources.

By gathering your team’s thoughts and brainstorming ideas together, you can arrive at meaningful conclusions quickly. Team collaboration fosters a sense of communal support and, therefore, yields better project plans.

At Atlassian, we use templates to reduce the overhead associated with the planning process and trigger discussions essential to project-planning best practices. Project plan templates are an excellent way to get people to think about aspects of project management that they may have yet to consider.

Having a good elevator pitch for your project is one thing, but creating a robust and effective plan is an entirely different undertaking. Let’s face it: Mapping out project risks and dependencies isn’t much fun. Atlassian’s powerful templates and helpful prompts allow project managers to think methodically about project plan creation, leading to fewer oversights and enhanced productivity.

Segno di spuntacheckmarkSuggerimento: il nostro modello di piano di progetto è gratuito e può essere utilizzato da chiunque. Non ti chiederemo nemmeno la tua e-mail. Scarica il PDF qui.

Modello Piano progetto

Step 5: Think through goals and project scope

Create a problem statement that defines, in no uncertain terms, exactly what you’re trying to accomplish. Next, develop a hypothesis that states what you think should happen due to solving your problem. Then, provide a brief overview of the project’s context and any relevant data or insights that support it. Finally, establish the key metrics you will use to gauge the project’s success. These success metrics are likely to influence various aspects of your plan, shaping its direction and focus.

Ask your team members what they need, as opposed to what’s nice to have or unnecessary. Establishing a clear understanding of the project’s scope early in the planning process, including what is explicitly excluded, minimizes the risk of stakeholder miscommunication. It also aids in determining the appropriate time allocation for project contributors. This clarity makes it easier to identify and manage any changes in the project’s scope as they arise.

Step 6: Anticipate surprises

Nearly all project plans include details about budgets, project schedules, and scope. But a great plan also answers essential questions about your project, including:

  • Resources: What types of skills does the project demand? Who’s available? What’s our budget?
  • Decisions: Who will make recommendations? Who will approve or disapprove requests?
  • Communications: Who will be responsible for communicating progress and roadblocks?
  • Risk: What should team members watch out for? What’s the process for logging and tracking threats?
  • Reviews: How are you going to gather feedback before the project ships?
  • Approvals: Who else needs to sign off on this? Who is the final decision maker?
  • Timing: Do team members’ work schedules fit the project timeline? How was the deadline chosen?

Non è necessario che il tuo piano entri nei dettagli di ognuno di questi aspetti, ma deve fornire informazioni sufficienti per permetterti di realizzare il progetto senza intoppi e senza troppe sorprese.

Segno di spuntaCheckmarkSuggerimento: usa il metodo DACI per prendere decisioni ponderate sul tuo progetto in modo tempestivo.

Fase 7: scegli un approccio alla gestione del progetto

La maggior parte dei PM sceglie tra un approccio a cascata o un approccio agile alla gestione dei progetti. Un approccio agile fornisce risultati rapidamente attraverso un processo iterativo che valuta continuamente i piani, i requisiti e i risultati del progetto. In questo metodo, consideriamo il tempo e le risorse come elementi fissi.

L'approccio a cascata è un processo lineare e sequenziale che fa avanzare un progetto fase dopo fase, team dopo team. In questo caso, consideriamo l'ambito come un elemento fisso mentre i tempi e le risorse rimangono flessibili.

Fase 8: scrivi e rivedi il tuo piano

Dopo aver risposto a tutte le domande, aver discusso e aver riempito un magazzino di foglietti adesivi, è il momento di scrivere il tuo piano di progetto. Sia per quanto riguarda le parole che scegli, sia per quanto riguarda la formattazione e il design, cerca di mantenere la semplicità.

Ecco alcuni dettagli utili che dovrebbero far parte di qualsiasi piano:

  • Nome del progetto
  • Data di consegna
  • Budget
  • Obiettivi del piano
  • Milestone evidenziate e impatto misurabile previsto
  • Inizio e completamento previsti per ogni task
  • Callout che evidenzino i responsabili dei singoli task
  • Dettagli e note sui task, per chiarire cosa dovrebbe accadere
  • Richiami ai rischi e ai task (o team) che dipendono l'uno dall'altro per evitare ritardi

Quando il piano del progetto è pronto, chiedi a qualcuno che non è ancora stato coinvolto nel processo di scrittura di esaminarlo. Avere un secondo paio di occhi può aiutare a individuare gli errori umani naturali.

Segno di spuntacheckmarkSuggerimento: quando stimi le dimensioni di ogni task, resisti alla tentazione di addentrarti in profondità tra i dettagli. Ricorda che queste sono ipotesi plausibili.

Passaggio 9: condividi il tuo piano in modo che tutti lo vedano!

Quando il piano di progetto è stato finalizzato ed esaminato a fondo, è il momento di condividerlo con le persone attivamente coinvolte e con gli stakeholder che devono rimanere aggiornati. Preparati per l'inizio di un progetto entusiasmante: tutto verrà poi da sé. È indispensabile essere consapevoli che i cambiamenti e le complessità sono parte integrante di qualsiasi progetto, quindi occorre essere pronti a gestirli.

Durante il ciclo di vita del progetto, mantieni alta l'attenzione sul tuo piano. Rimani concentrato sugli elementi principali del progetto, sull'ambito previsto e sulle fasi concordate. Con questo approccio hai la certezza di continuare sulla strada giusta e hai più probabilità di realizzare con successo il tuo progetto, anche nel caso di sviluppi imprevisti.

Esempio di un piano di progetto

Ecco un esempio semplificato di un piano di progetto per una campagna di marketing:

Nome del progetto: Campagna di lancio dei prodotti primaverili

  • Scopi e obiettivi del progetto:
    • Aumentare del 20% la visibilità del marchio.
    • Generare 1.000 lead entro tre mesi.
    • Incrementare del 15% i ricavi provenienti dalle vendite durante la stagione primaverile.
  • Ambito:
    • Creare una serie di materiali di marketing online e offline.
    • Lanciare una nuova linea di prodotti.
    • Portare avanti campagne pubblicitarie digitali.
  • Programmazione del progetto:
    • Fase 1 (mesi 1-2): creazione di contenuti e della strategia per la campagna.
    • Fase 2 (mese 3): lancio ed esecuzione delle attività di marketing.
  • Risorse:
    • Team di marketing (4 membri).
    • Budget di 50.000 dollari per pubblicità e materiali.
  • Rischi:
    • Condizioni meteorologiche imprevedibili che influiscono sugli eventi all'aperto.
    • La concorrenza di mercato porta a guerre dei prezzi.
  • Dipendenze:
    • Completamento dello sviluppo del prodotto (prima del lancio della campagna).
    • Disponibilità di materiale di marketing (prima della pubblicità).
  • Controllo qualità:
    • Sessioni regolari di recensioni e feedback per garantire contenuti di alta qualità.
  • Responsabili dei task:
    • Strategia della campagna: Sarah
    • Creazione di contenuti: John
    • Lancio del prodotto: Emily
    • Campagne pubblicitarie: Mark

Questo piano di esempio comprende gli obiettivi, l'ambito, la tempistica, le risorse, i rischi, le dipendenze e la misura della qualità del progetto, quindi costituisce un prezioso punto di riferimento per gli stakeholder e i membri del team durante la campagna.

Elaborazione di un piano di progetto efficace

Nell'ambito della gestione dei progetti, un piano completo e ben strutturato è la bussola che guida i team e gli stakeholder verso il completamento del progetto. La pianificazione del progetto non consiste soltanto in un elenco di controllo dei task, ma è una procedura complessa con cui si possono definire gli obiettivi del progetto, allocare le risorse, valutare i rischi e preparare una roadmap per una esecuzione efficace del progetto.

Con un approccio ponderato e graduale, i project manager possono fare chiarezza, migliorare la collaborazione e promuovere la flessibilità durante il ciclo di vita del progetto, aumentando in definitiva le possibilità di rispettare tempi e budget.

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