Come creare piani di progetto semplici ed efficaci
Un piano di progetto efficace contiene molto più di una lista delle attività da svolgere e delle scadenze
Cos'è un piano di progetto? Un piano di progetto è il risultato del processo di pianificazione del progetto, in cui un project manager decide, stabilisce le priorità e assegna i task e le risorse necessari per completare un progetto. I piani di progetto indicano i membri di un team, quali strumenti e materiali sono necessari e quali misure devono essere adottate per raggiungere il successo.
Quando la maggior parte delle persone sente parlare di "piano di progetto", immagina una sorta di programma, una lunga lista di attività e scadenze. Tuttavia, questa è solo una piccola parte.
Un buon project manager sviluppa un piano che copre tutto, dal problema che si desidera risolvere all'ambito del progetto, ai risultati finali, fino ai rischi e alle dipendenze, quindi traccia un percorso per completare con successo il progetto.
Senza un piano di progetto, i membri del team non hanno una vision di alto livello di come e quando tutto verrà fatto. Si perdono nella giungla di problemi ed esigenze e spesso non sanno da dove cominciare. Peggio ancora, portano avanti quello che immaginano essere il loro contributo, senza capire appieno come (o quando) il loro lavoro deve inserirsi.
Creare un piano di progetto passo dopo passo
Sembra un po' paradossale seguire un processo passo dopo passo per creare un piano, che è a sua volta un processo passo dopo passo. Ma è la chiave per creare un piano solido e di successo.
Prima di iniziare a redigere un piano, considera tutto ciò che sai sul tuo team, sulla tua organizzazione, sulle tue risorse e su ciò che stai cercando di fare. È importante diffondere una comprensione condivisa con il tuo team fin dall'inizio della pianificazione.
Fase 1: pensa al piano come alla mappa del tuo progetto
Mentre disegni la mappa, è utile chiedersi:
- Qual è la destinazione? Come saprai quando il progetto sarà concluso?
- Chi sono le persone che seguono la mappa?
- Quali sono le milestone che incontreranno lungo il percorso e qual è la distanza approssimativa che le separa?
- Quali ostacoli potrebbero incontrare? Sono disponibili percorsi alternativi?
Fase 2: conosci i tuoi stakeholder
Scopri i problemi di politica organizzativa, le personalità difficili e i possibili punti di discussione che possono avere un impatto sul processo di gestione del progetto.Larry W. Smith, PMP, Project Manager presso il Software Technology Support Center, sottolinea l'importanza di eseguire un'analisi delle parti interessate. Secondo Smith, tutti i soggetti coinvolti vogliono che il progetto abbia successo, ma dimenticare di soddisfare le esigenze di una sola parte influente potrebbe rovinare tutto.
Smith consiglia di dedicare del tempo a:
- Chiarire chi sono le parti interessate nel progetto
- Capire le loro aspettative e il loro livello di influenza
- Decidere come incorporare il feedback dei colleghi e degli stakeholder durante l'avanzamento del progetto
- Mettere in relazione tutte le esigenze e le aspettative con le attività di pianificazione e risposta ai rischi
- Pianificare coscienziosamente tutte le strategie di comunicazione del progetto
L'aspetto della comunicazione non può essere minimizzato. Bernie Ferguson, un mago della leadership di progetto qui in Atlassian, inizia a comunicare con gli stakeholder già nelle prime fasi di un progetto. Ferguson afferma: "Usiamo la tecnica del manifesto di progetto per costruire una comprensione condivisa tra i membri del team e gli stakeholder. Cosa stiamo facendo? Qual è il valore per i clienti e per l'azienda? Perché pensiamo che questa sia la soluzione giusta? Raccogliamo feedback sulle risposte a tutte queste domande prima che qualcosa raggiunga la tabella di marcia del team".
Fase 3: smettila di sognare e traccia una cronologia
Uno degli errori più comuni che i project manager commettono durante la pianificazione è quello di essere eccessivamente ottimisti. Piuttosto che dare per scontata la migliore situazione possibile, prenditi un po' di tempo per pensare ai problemi che potrebbero sorgere e al loro impatto sulla timeline di gestione del progetto. Assicurati di attenerti a una due diligence di base. Organizza un workshop "pre-mortem" o una serie di incontri individuali con i principali attori e stakeholder.
Puoi abbozzare una tempistica chiedendo ad altri project manager quanto tempo è stato necessario per pianificare progetti simili. Puoi incontrare i team con cui sai che lavorerai per capire quanto tempo richiederanno determinate task. Se disponi di uno strumento di gestione dei progetti, controlla gli archivi per trovare le vecchie programmazioni di progetto.
Poi comunica, comunica, comunica. Fai conoscere i dettagli a tutte le parti interessate. Perché, ehi: non vorresti saperlo? I diagrammi di Gantt semplificati sono un modo comune ed efficace per visualizzare la tempistica in modo che sia facile da capire per tutti.
Fase 4: recluta alcuni amici
In qualità di project manager, spetta a te realizzare il piano di progetto (e, in ultima analisi, il progetto). Tuttavia, non si tratta di andare a scrivere in un cubicolo. Mentre sviluppi il piano di progetto, è assolutamente fondamentale che tu riesca a coinvolgere tutte le principali parti interessate. Resta in contatto quasi costante. Scoprirai che sono risorse eccellenti.
Ascoltando ciò che il tuo team ha da dire e discutendo insieme le idee, puoi arrivare a conclusioni intelligenti in modo tempestivo. Questo tipo di collaborazione crea un piano migliore e raccoglie il sostegno complessivo al progetto.
In Atlassian utilizziamo dei modelli per ridurre le spese generali associate al processo di pianificazione e per innescare i tipi di discussioni essenziali per le best practice di pianificazione dei progetti.I modelli di piano di progetto sono un modo eccellente per far riflettere le persone su aspetti della gestione del progetto che potrebbero non aver considerato prima.
Dopotutto, una cosa è avere una buona presentazione del progetto, un'altra è creare un piano robusto: è molto diverso. L'uso di un modello ti spinge a riflettere a fondo su ciò che stai per fare e ti assicura di non aver dimenticato nulla. Inoltre, ammettiamolo: pensare alle dipendenze e ai rischi non è divertente, quindi, a meno che non ci sia una sorta di funzione forzante, è fin troppo facile sorvolare su questi aspetti nel tuo piano.
Suggerimento: il nostro modello di piano di progetto è gratuito e può essere utilizzato da chiunque. Non ti chiederemo nemmeno la tua e-mail. Scarica il PDF qui.
Fase 5: rifletti sugli obiettivi e sull'ambito
Crea una dichiarazione del problema che descriva, in termini concreti, cosa stai cercando di risolvere. Poi sviluppa un'ipotesi che indichi ciò che pensi dovrebbe accadere come risultato del tuo progetto. Quindi, abbozza una spiegazione del background del progetto e dei dati o delle intuizioni che lo supportano. Infine, stabilisci le metriche che utilizzerai per misurare il successo: queste probabilmente informeranno diverse aree del tuo piano.
Chiedi a te stesso e ai membri del tuo team cosa è necessario avere rispetto a ciò che è bello avere o semplicemente non necessario.Concordando l'ambito del progetto in una fase iniziale, compreso ciò che non rientra nell'ambito stesso, si riduce la possibilità di una cattiva comunicazione tra le parti interessate. Saprai quanto tempo chiedere alle altre persone che collaborano al progetto. E sarai in grado di riconoscere facilmente i cambiamenti nello scopo.
Il fenomeno dello scope creep è reale. Il segreto è bilanciare l'ambito, la tempistica e le risorse in modo che nessuno di essi vada fuori controllo.
Fase 6: anticipa (e previeni) le sorprese
Tutti i piani di progetto includono informazioni sul budget, sulla tempistica e sulla portata. Tuttavia, un buon piano risponde anche a domande essenziali sul progetto, tra cui:
- Risorse: di quali competenze ha bisogno e chi è disponibile? Qual è il budget?
- Decisioni: chi contribuirà con raccomandazioni e chi deciderà in ultima istanza?
- Comunicazioni: chi riceverà messaggi sul progetto, quando e in quale formato?
- Rischi: a cosa devono stare attenti i membri del team e qual è il processo di identificazione e monitoraggio dei rischi?
- Revisioni: in che modo raccoglierai i feedback prima della realizzazione del progetto?
- Approvazioni: chi altro deve approvare il progetto? Chi è il decisore finale?
- Tempistiche: la tua programmazione di lavoro si adatta alle tempistiche del progetto? Come hai scelto la scadenza?
Non è necessario che il tuo piano entri nei dettagli di ognuno di questi aspetti, ma deve fornire informazioni sufficienti per permetterti di realizzare il progetto senza intoppi e senza troppe sorprese.
Suggerimento: usa il metodo DACI per prendere decisioni ponderate sul tuo progetto in modo tempestivo.
Fase 7: scegli il tuo stile di gestione del progetto preferito
In qualità di project manager, puoi scegliere un approccio alla gestione del progetto di tipo a cascata o agile. L'approccio agile consente di ottenere risultati in tempi rapidi grazie a task piccoli e iterativi e a un processo che valuta continuamente i requisiti, i piani e i risultati. In questo metodo, il tempo e le risorse sono considerati fissi. Se qualcosa deve essere ceduto, l'ambito del progetto viene ridotto ai soli elementi indispensabili, almeno per quell'iterazione. Altre iterazioni possono essere aggiunte in un secondo momento per completare il progetto con elementi piacevoli.
L'approccio a cascata è un processo più tradizionale, sequenziale (simile a una cascata) e lineare che porta avanti il progetto fase per fase, team per team. In questo caso, lo scopo è considerato fisso, mentre i tempi e le risorse sono flessibili.
Fase 8: scrivi e rivedi il tuo piano
Dopo aver risposto a tutte le domande, aver discusso e aver riempito un magazzino di foglietti adesivi, è il momento di scrivere il tuo piano di progetto. Sia per quanto riguarda le parole che scegli, sia per quanto riguarda la formattazione e il design, cerca di mantenere la semplicità.
Ecco alcuni dettagli utili che dovrebbero far parte di qualsiasi piano, indipendentemente dal formato:
- Nome del progetto
- Data di consegna
- Budget
- Obiettivi del piano
- Milestone evidenziate e impatto misurabile previsto
- Inizio e completamento previsti per ogni task
- Callout che evidenzino i responsabili dei singoli task
- Dettagli e note sui task, per chiarire cosa dovrebbe accadere
- Richiami ai rischi e ai task (o team) che dipendono l'uno dall'altro per evitare ritardi
Quando il tuo piano di progetto è terminato, c'è sempre un momento di trionfo in cui balli sul posto di lavoro dando il cinque a tutti quelli che vedi. Prima di farlo, però, fermati un attimo. Chiedi a qualcuno che non ha partecipato alla stesura di darci un'occhiata.
Suggerimento: quando stimi le dimensioni di ogni task, resisti alla tentazione di addentrarti in profondità tra i dettagli. Ricorda che queste sono ipotesi plausibili, non giuramenti di sangue.
Fase 9: condividi il tuo piano... e tieniti forte😉
Il tuo piano di progetto è finito e corretto. È ora di farlo conoscere alle persone che lavoreranno con te al progetto e alle parti interessate che devono essere informate. Poi preparati al divertimento vero e proprio, a partire da una riunione di avvio del progetto che faccia davvero progredire le cose. Ricorda che ci saranno cambiamenti e sfide, devi solo essere pronto a gestirli.
Qualunque cosa accada, resta in contatto con il tuo piano. Concentrandoti sull'ambito previsto e sulle fasi concordate, riuscirai a portare a termine il tuo progetto.
