So erstellst du einfache, leistungsstarke Projektpläne

Stelle dir folgende Fragen, während du den Plan entwickelst:

• Wo soll es hingehen? Woher weißt du, wann das Projekt vorbei ist?
• Welche Mitarbeiter werden sich an den Plan halten?
• Welche Meilensteine werden sie unterwegs erreichen müssen und wie groß sind die Abstände zwischen ihnen ungefähr?
• Auf welche Hindernisse könnten sie stoßen? Gibt es alternative Routen?

Versuche, etwas mehr über die unüberschaubare Unternehmenspolitik, schwierige Charaktere und mögliche Streitpunkte herauszufinden, die den Projektmanagementprozess beeinflussen könnten. Larry W. Smith, PMP, Projektmanager beim Software Technology Support Center, betont, wie wichtig die Durchführung einer Stakeholderanalyse ist. Laut Smith wünschen sich alle Beteiligten, dass das Projekt erfolgreich ist. Wenn man aber vergisst, die Bedürfnisse von nur einem einflussreichen Stakeholder zu erfüllen, könnte dies für alle das Aus bedeuten.

Smith empfiehlt, sich für Folgendes Zeit zu nehmen:

• Zu klären, wer die Projekt-Stakeholder sind
• Deren Erwartungen und Einfluss zu verstehen
• Zu entscheiden, wie man Feedback von Kollegen und Stakeholdern im laufenden Projekt berücksichtigen kann
• Einen Bezug zwischen sämtlichen Anforderungen und Erwartungen und den Aktivitäten für Risikoplanung und Risikobewältigung herzustellen
• Gewissenhaft alle Kommunikationsstrategien für das Projekt zu planen

Die Bedeutung der Kommunikation muss unbedingt hervorgehoben werden. Bernie Ferguson, ein Experte für Projektleitung bei Atlassian, beginnt schon in frühen Projektphasen damit, mit Stakeholdern zu kommunizieren. Er sagt: "Wir verwenden das Projektposter, damit Teammitglieder und Stakeholder gleich wissen, was Sache ist. Was machen wir? Welchen Wert hat das für die Kunden und das Unternehmen? Warum glauben wir, dass dies die richtige Lösung ist? Wir erhalten Feedback zu den Antworten auf all diese Fragen, bevor etwas in die Roadmap des Teams aufgenommen wird."

Bei der Planung machen Projektmanager häufig den Fehler, zu optimistisch zu sein. Anstatt vom Idealfall auszugehen, solltest du dir Gedanken über potenzielle Probleme machen und ermitteln, wie sich diese auf deinen Projektmanagementzeitplan auswirken können. Stelle sicher, dass du diesen Aspekt sorgfältig prüfst. Halte einen Workshop zu "Horrorszenarien" ab oder führe eine Reihe von Einzelgesprächen mit wichtigen Beteiligten und Stakeholdern.

Du kannst einen vorläufigen Zeitplan entwerfen, indem du andere Projektmanager fragst, wie lange die Planung ähnlicher Projekte gedauert hat. Du kannst dich mit Teams treffen, mit denen du arbeiten wirst, um die Dauer bestimmter Aufgaben herauszufinden. Wenn du ein Projektmanagementtool hast, suchst du am besten in dessen Archiv nach alten Projektzeitplänen.

Und danach heißt es: kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren. Informiere alle Beteiligten über die Einzelheiten. Die würdest du schließlich auch wissen wollen. Vereinfachte Gantt-Diagramme sind eine gängige und effektive Möglichkeit, Zeitpläne zu visualisieren und so für jeden leicht verständlich zu machen.

Als Projektmanager liegt es an dir, den Projektplan (und letztendlich das Projekt) zu erstellen. Diesen schreibst du aber nicht im stillen Kämmerlein. Wenn du den Projektplan entwickelst, solltest du unbedingt alle wichtigen Stakeholder einbeziehen und mit ihnen nahezu ständig in Kontakt bleiben. Du wirst feststellen, dass sie eine hervorragende Informationsquelle sind.

Wenn du auf dein Team hörst und ihr gemeinsam Ideen besprecht, könnt ihr schnell zu cleveren Schlussfolgerungen kommen. Diese Art der Zusammenarbeit trägt zur Verfeinerung des Plans bei und fördert die Unterstützung für das Projekt insgesamt.

Wir bei Atlassian nutzen Vorlagen, um den mit dem Planungsprozess verbundenen Aufwand zu reduzieren und die Diskussionen anzustoßen, die für die Best Practices der Projektplanung unerlässlich sind. Projektplanvorlagen sind eine hervorragende Möglichkeit, um Mitarbeiter dazu zu bringen, über die Aspekte des Projektmanagements nachzudenken, die sie vorher vielleicht nicht berücksichtigt haben.

Schließlich ist es eine Sache, eine gute Kurzpräsentation für ein Projekt parat zu haben, aber eine andere, einen robusten Plan dafür zu erstellen. Die Verwendung einer Vorlage regt dazu an, intensiver darüber nachzudenken, was du tun wirst. Sie sorgt außerdem dafür, dass du nichts vergisst. Und seien wir ehrlich: Das gründliche Nachdenken über Abhängigkeiten und Risiken macht keinen Spaß. Und wenn dich nichts dazu zwingt, ist es allzu einfach, diese Teile deines Plans ein bisschen zu beschönigen.

Tipp: Unsere Projektplanvorlage ist kostenlos und steht allen zur Verfügung. Wir werden nicht einmal nach deiner E-Mail-Adresse fragen. Lade die PDF einfach hier herunter.

Formuliere eine Problemstellung, die konkret aufführt, was genau du zu lösen versuchst. Entwickle dann eine Hypothese dazu, was infolge deines Projekts geschehen sollte. Umreiße als Nächstes den Hintergrund für das Projekt und stelle Daten oder Erkenntnisse bereit, die diesen unterstützen. Dann bestimmst du die Metriken, die du für die Erfolgsmessung verwenden wirst. Diese werden wahrscheinlich auch andere Bereiche deines Plans betreffen.

Frage dich selbst und deine Teammitglieder, was ihr unbedingt haben müsst, was wünschenswert wäre und was schlicht nicht benötigt wird. Wenn ihr euch frühzeitig auf den Projektumfang einigt und auf das, was nicht dazugehört, verringert das die Wahrscheinlichkeit von Fehlkommunikation zwischen den Stakeholdern. So weißt du, wie viel Zeit du von anderen Leuten beanspruchen darfst, die dir beim Projekt helfen. Und du wirst Änderungen am Projektumfang leicht erkennen können.

Scope Creep, also eine schleichende Vergrößerung des Projektumfangs, ist ein echtes Problem. Damit du die Kontrolle nicht verlierst, musst du den Projektumfang, den Zeitplan und die Ressourcen gut aufeinander abstimmen.

Alle Projektpläne enthalten Informationen über das Budget, den Zeitplan und den Umfang. Ein guter Plan beantwortet jedoch auch wichtige Fragen zum Projekt, wie:

• Ressourcen: Welche Fertigkeiten werden benötigt und wer ist verfügbar? Wie hoch ist das Budget?
• Entscheidungen: Wer wird Empfehlungen geben und wer wird letztendlich die Entscheidungen treffen?
• Kommunikation: Wer erhält Benachrichtigungen über das Projekt? Wann und in welcher Form werden sie gesendet?
• Risiko: Worauf sollten Teammitglieder achten und wie sieht der Prozess zur Protokollierung und Verfolgung von Risiken aus?
• Reviews: Wie sammelst du Feedback, bevor das Projekt geliefert wird?
• Genehmigungen: Wer muss das noch abzeichnen? Wer trifft die endgültige Entscheidung?
• Zeitplanung: Ist dein Arbeitsplan auf den Projektzeitplan abgestimmt? Wie hast du deine Projektfrist ausgewählt?

Dein Plan muss nicht im Detail auf jedes dieser Probleme eingehen, er sollte aber genügend Informationen liefern, damit du das Projekt reibungslos und ohne große Überraschungen abwickeln kannst.

Tipp: Verwende die DACI-Methode, um rechtzeitig fundierte Entscheidungen über dein Projekt zu treffen.

Als Projektmanager kannst du die Wasserfall-Methode oder einen agilen Ansatz für das Projektmanagement wählen. Ein agiler Ansatz liefert schnell Ergebnisse mit kleinen, iterativen Aufgaben und einem Prozess, der Anforderungen, Pläne und Ergebnisse kontinuierlich bewertet. Bei dieser Methode gelten Zeitvorgaben und Ressourcen als fix. Falls doch etwas geändert werden muss, wird der Projektumfang – zumindest für diese Iteration – auf das Nötigste reduziert. Später können weitere Iterationen hinzugefügt werden, die dann auch wünschenswerte Elemente enthalten.

Ein Wasserfallansatz ist der herkömmliche sequenzielle (wasserfallartige), lineare Prozess, bei dem das Projekt Schritt für Schritt, Team für Team voranschreitet. Hier gilt der Projektumfang als fix, Termine und Ressourcen sind aber flexibel.

Sobald du alle Fragen beantwortet, alle Diskussionen geführt und einen Haufen Notizzettel angesammelt hast, wird es Zeit, den Projektplan zu schreiben. Gestalte ihn hinsichtlich Wortwahl, Formatierung und Design möglichst einfach.

Hier sind einige nützliche Details, die dein Plan unabhängig vom Format auf jeden Fall enthalten sollte:

• Projektname
• Lieferdatum
• Budgetmittel
• Ziele des Plans
• Hervorgehobene Meilensteine und erwartete messbare Auswirkungen
• Erwartete Starts und Fertigstellungen jeder Aufgabe
• Anmerkungen, die Verantwortliche für einzelne Aufgaben hervorheben
• Aufgabendetails und Hinweise, die verdeutlichen, was passieren soll
• Anmerkungen zu Risiken und Aufgaben (oder Teams), die voneinander abhängig sind, um Verzögerungen zu vermeiden

Die Fertigstellung deines Projektplans ist sicher ein guter Anlass, um durch das Büro zu tanzen und alle Kollegen in Sichtweite abzuklatschen. Bevor du das machst, solltest du aber kurz warten. Bitte jemanden, der nicht am Schreiben des Plans beteiligt war, ihn sich anzusehen.

Tipp: Wenn du den Aufwand für jede Aufgabe abschätzt, solltest du der Versuchung widerstehen, dich zu tief in die Materie einzuarbeiten. Du sollst schließlich nur eine wohl begründete Vermutung anstellen.

Dein Projektplan ist abgeschlossen und wurde Korrektur gelesen. Jetzt solltest du ihn den Leuten vorstellen, die mit dir an dem Projekt arbeiten werden, sowie den Stakeholdern, die du darüber informieren musst. Danach geht es richtig los mit einem Meeting zum Projektstart, das dein Projekt endlich auf den Weg bringt. Vergiss nicht, dass es Änderungen und Herausforderungen geben wird, auf die du gut vorbereitet sein solltest.

Was auch immer passiert, behalte deinen Plan im Auge. Wenn du dich auf den beabsichtigten Umfang und die vereinbarten Schritten konzentrierst, wirst du dein Projekt auch rechtzeitig liefern.