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How to create simple, robust project plans

Great project plans are more than a list of what to do and when

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When most people hear “project plan,” they typically imagine a schedule—a laundry list of what to do and when. But that’s only a tiny part of it. A good project manager develops a plan that covers not only the problem they are trying to solve but also its scope, deliverables, risks, and project dependencies—charting a path to project success.

When there’s no project plan, team members can find themselves lost in a maze of complexities. They might not know where to begin, or even worse, they might dive into their tasks without clearly understanding how and when their work fits into the bigger picture.

Was ist Projektplanung?

Project planning is the process of defining the objectives, scope, and activities required to complete a project. It’s a fundamental aspect of project management that involves setting clear goals, identifying resources, estimating costs, and developing a roadmap for project success.

Project planning lays the foundation for effective execution, monitoring, and control. This process enables project managers and teams to align their efforts and resources, reducing uncertainty and increasing the chances of delivering a project on time and within budget.

What is a project plan?

A project plan is the tangible outcome of the project planning process. It is a comprehensive document that outlines the project’s key elements, including its goals and objectives, scope, schedule, resource requirements, risks, and dependencies.

A project plan serves as a roadmap for all stakeholders, providing a clear understanding of the project’s purpose, milestones, and expected outcomes. It names team members, specifies necessary project planning tools, and details the steps required to succeed.

A well-structured project plan not only guides project execution but also serves as a communication tool to keep everyone informed and aligned throughout a project’s lifecycle.

Benefits of project planning

  1. Clarity and alignment: Project planning provides a shared understanding of project objectives and scope, ensuring all team members and stakeholders are on the same page. This clarity reduces misunderstandings and conflicting expectations.
  2. Resource allocation: It helps in identifying and allocating the required resources, whether they are human, financial, or material. This optimizes resource utilization and prevents overallocation.
  3. Risk management: Project planning allows for the identification and assessment of potential risks. By planning for risks, the project team can proactively address and mitigate them.
  4. Time management: A well-structured project plan includes a timeline with milestones and task dependencies, making it easier to manage project schedules and meet deadlines.
  5. Cost control: By estimating project costs during a project’s planning phase, organizations can track and control expenses more effectively.
  6. Improved communication: The project plan serves as a communication tool that keeps all stakeholders informed, ensuring that everyone is aware of project progress, changes, and issues.
  7. Quality assurance: Planning can include quality standards and processes to ensure that the project delivers high-quality results.
  8. Increased accountability: Project plans designate task owners, making it clear who is responsible for specific activities, promoting accountability.
  9. Efficient decision-making: Planning helps define decision-making processes, making it easier to address issues and make critical decisions as they arise during the project.

Project planning process (with steps)

Using a step-by-step approach to creating a project plan might seem like putting a hat on a hat, but it’s critical to building a solid and successful strategy. Before diving into the planning process, take some time to reflect on your team, organization, available resources, and project goals. It’s essential to foster a shared understanding with your team right from the beginning of the project planning phase.

Step 1: Think of your project plan as a map

Stelle dir folgende Fragen, während du den Plan entwickelst:

  • Wo soll es hingehen?
  • Woher weißt du, wann das Projekt vorbei ist?
  • Welche Mitarbeiter werden sich an den Plan halten?
  • What milestones will they pass along the way?
  • Auf welche Hindernisse könnten sie stoßen?
  • Are there any alternate routes available?

Schritt 2: Lerne deine Stakeholder kennen.

Get a read on organizational politics, difficult personalities, and possible debate points that may arise during the project management process. Larry W. Smith, PMP, Project Manager at the Software Technology Support Center, stresses the importance of stakeholder analysis. According to Smith, everyone wants the project to succeed, but forgetting to meet the needs of just one influential stakeholder could derail even the best-laid plans.

Smith empfiehlt, sich für Folgendes Zeit zu nehmen:

  • Zu klären, wer die Projekt-Stakeholder sind
  • Deren Erwartungen und Einfluss zu verstehen
  • Zu entscheiden, wie man Feedback von Kollegen und Stakeholdern im laufenden Projekt berücksichtigen kann
  • Einen Bezug zwischen sämtlichen Anforderungen und Erwartungen und den Aktivitäten für Risikoplanung und Risikobewältigung herzustellen
  • Gewissenhaft alle Kommunikationsstrategien für das Projekt zu planen

You can't overstate the importance of clear communication. That’s why Bernie Ferguson, Atlassian’s resident project leadership expert, starts communicating with stakeholders in the earliest stages of a project:

“We use the Project Poster technique to build a shared understanding amongst team members and stakeholders. What are we doing? What’s the value to customers and to the business? Why do we think this is the right solution? We get feedback on the answers to all these questions before anything hits the team’s roadmap.” —Bernie Ferguson, Atlassian

Schritt 3: Sei realistisch und arbeite einen Zeitplan aus.

Project managers often make the mistake of being overly optimistic. Rather than focusing on the best possible outcome, PMs should consider problems that might arise and how they impact the project management timeline.

Performing essential due diligence, holding a “pre-mortem” workshop, or conducting one-on-one meetings with key stakeholders is a great way to identify potential roadblocks.

Consider sketching out a timeline by asking other project managers how long similar projects took to plan. Meet with teams you’ll work with to understand how long specific project tasks will take. Use project management tools and search project archives for old project schedules.

Zeitlicher Ablauf

Emphasize the importance of communication by reiterating its significance. Keep all relevant parties informed about the project’s details because, after all, wouldn’t you want to be in the know? Simplified Gantt charts are an effective way of visualizing a project’s timeline so it’s easy for everyone to understand.

Step 4: Recruit friends and colleagues

As the project manager, it’s up to you to deliver the project plan (and, ultimately, the project). But this isn’t about you going off into a cubicle and writing the thing. As you develop the project plan, you must keep all key stakeholders involved. Stay in near-constant contact. You’ll find they’re excellent resources.

By gathering your team’s thoughts and brainstorming ideas together, you can arrive at meaningful conclusions quickly. Team collaboration fosters a sense of communal support and, therefore, yields better project plans.

At Atlassian, we use templates to reduce the overhead associated with the planning process and trigger discussions essential to project-planning best practices. Project plan templates are an excellent way to get people to think about aspects of project management that they may have yet to consider.

Having a good elevator pitch for your project is one thing, but creating a robust and effective plan is an entirely different undertaking. Let’s face it: Mapping out project risks and dependencies isn’t much fun. Atlassian’s powerful templates and helpful prompts allow project managers to think methodically about project plan creation, leading to fewer oversights and enhanced productivity.

HäkchencheckmarkTipp: Unsere Projektplanvorlage ist kostenlos und steht allen zur Verfügung. Wir werden nicht einmal nach deiner E-Mail-Adresse fragen. Lade die PDF einfach hier herunter.

Vorlage: Projektplan

Schritt 5: Denke über Ziele und den Umfang nach

Formuliere eine Problemstellung, die konkret aufführt, was genau du zu lösen versuchst. Entwickle als Nächstes eine Hypothese, die besagt, was deiner Meinung nach passieren sollte, um dein Problem zu lösen. Gib dann einen kurzen Überblick über den Kontext des Projekts und alle relevanten Daten oder Erkenntnisse, die dein Vorhaben unterstützen. Lege abschließend die wichtigsten Kennzahlen fest, anhand derer du den Erfolg des Projekts messen wirst. Diese Erfolgskennzahlen werden wahrscheinlich verschiedene Aspekte deines Plans beeinflussen und dessen Ausrichtung und Ausrichtung prägen.

Frag deine Teammitglieder, was sie brauchen, und nicht, was ganz nett wäre oder unnötig ist. Wenn du dir schon früh im Planungsprozess ein klares Bild vom Projektumfang verschaffst, einschließlich dessen, was explizit ausgeschlossen ist, minimierst du das Risiko von Missverständnissen mit den Stakeholdern. Es hilft dir auch, eine angemessene Zeiteinteilung für Projektmitarbeiter feszulegen. Diese Klarheit macht es einfacher, auf Veränderungen am Projektumfang zu reagieren, sobald sie auftreten.

Schritt 6: Erwarte Überraschungen

Fast alle Projektpläne enthalten Angaben zu Budgets, Projektzeitplänen und Umfang. Ein guter Plan beantwortet jedoch auch wichtige Fragen zum Projekt, wie:

  • Ressourcen: Welche Fähigkeiten erfordert das Projekt? Wer ist verfügbar? Wie hoch ist das Budget?
  • Entscheidungen: Wer wird Empfehlungen aussprechen? Wer wird Anfragen genehmigen oder ablehnen?
  • Kommunikation: Wer wird für die Kommunikation von Fortschritten und Hindernissen verantwortlich sein?
  • Risiko: Worauf sollten Teammitglieder achten? Wie sieht der Prozess zur Protokollierung und Verfolgung von Risiken aus?
  • Reviews: Wie sammelst du Feedback, bevor das Projekt geliefert wird?
  • Genehmigungen: Wer muss das noch abzeichnen? Wer trifft die endgültige Entscheidung?
  • Zeitplanung: Sind die Arbeitspläne deiner Teammitglieder auf den Projektzeitplan abgestimmt? Wie hast du deine Projektfrist ausgewählt?

Dein Plan muss nicht im Detail auf jedes dieser Probleme eingehen, er sollte aber genügend Informationen liefern, damit du das Projekt reibungslos und ohne große Überraschungen abwickeln kannst.

HäkchenCheckmarkTipp: Verwende die DACI-Methode, um rechtzeitig fundierte Entscheidungen über dein Projekt zu treffen.

Schritt 7: Entscheide dich für einen Projektmanagementansatz

Die meisten PMs wählen beim Projektmanagement entweder einen Wasserfall- oder einen agilen Ansatz. Ein agiler Ansatz liefert durch einen iterativen Prozess, der Projektpläne, Anforderungen und Ergebnisse kontinuierlich bewertet, schnell Ergebnisse. Bei dieser Methode betrachten wir Zeit und Ressourcen als fix.

Der Wasserfall-Ansatz ist ein linearer, sequenzieller Prozess, bei dem das Projekt Schritt für Schritt, Team für Team voranschreitet. Hier gilt der Projektumfang als fix, Zeit und Ressourcen bleiben aber flexibel.

Schritt 8: Schreibe deinen Plan auf und überprüfe ihn.

Sobald du alle Fragen beantwortet, alle Diskussionen geführt und einen Haufen Notizzettel angesammelt hast, wird es Zeit, den Projektplan zu schreiben. Gestalte ihn hinsichtlich Wortwahl, Formatierung und Design möglichst einfach.

Hier sind einige nützliche Details, die dein Plan auf jeden Fall enthalten sollte:

  • Projektname
  • Lieferdatum
  • Budgetmittel
  • Ziele des Plans
  • Hervorgehobene Meilensteine und erwartete messbare Auswirkungen
  • Erwartete Starts und Fertigstellungen jeder Aufgabe
  • Anmerkungen, die Verantwortliche für einzelne Aufgaben hervorheben
  • Aufgabendetails und Hinweise, die verdeutlichen, was passieren soll
  • Anmerkungen zu Risiken und Aufgaben (oder Teams), die voneinander abhängig sind, um Verzögerungen zu vermeiden

Wenn dein Projektplan fertig ist, nimm dir einen Moment Zeit und bitte jemanden, der nicht an der Erstellung beteiligt war, ihn zu überprüfen. Ein zweites Paar Augen kann dir helfen, Fehler zu erkennen.

HäkchencheckmarkTipp: Wenn du den Aufwand für jede Aufgabe abschätzt, solltest du der Versuchung widerstehen, dich zu tief in die Materie einzuarbeiten. Du sollst schließlich nur eine wohl begründete Vermutung anstellen.

Schritt 9: Teile deinen Plan mit anderen!

Sobald dein Projektplan fertiggestellt und gründlich geprüft ist, ist es an der Zeit, ihn mit den aktiv beteiligten Personen und den Stakeholdern zu teilen, die auf dem Laufenden bleiben müssen. Bereite dich auf einen aufregenden Projektstart vor, der alles in Bewegung setzt. Sei dir bewusst, dass Veränderungen und Herausforderungen ein integraler Bestandteil jedes Projekts sind, also ist es wichtig, darauf gut vorbereitet zu sein.

Befolge deinen Plan während des gesamten Projektlebenszyklus und überprüfe ihn laufend. Konzentriere dich auf die Kernelemente des Projekts, den beabsichtigten Umfang und die vereinbarten Schritte. Dieser Ansatz stellt sicher, dass du auf Kurs bleibst und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass dein Projekt erfolgreich umgesetzt wird, auch angesichts unerwarteter Entwicklungen.

Beispiel für einen Projektplan

Hier ist ein vereinfachtes Beispiel für einen Projektplan für eine Marketingkampagne:

Projektname: Frühjahrskampagne zur Produkteinführung

  • Ziele und Vorgaben des Projekts:
    • Die Sichtbarkeit der Marke um 20 % erhöhen.
    • 1.000 Leads innerhalb von drei Monaten generieren.
    • Den Umsatz in der Frühjahrssaison um 15 % steigern.
  • Umfang:
    • Eine Reihe von Online- und Offline-Marketingmaterialien erstellen.
    • Eine neue Produktlinie auf den Markt bringen.
    • Digitale Werbekampagnen durchführen.
  • Projektplanung
    • Phase 1 (Monat 1–2): Kampagnenstrategie und Erstellung von Inhalten.
    • Phase 2 (Monat 3): Markteinführung und Marketingeinführung.
  • Ressourcen:
    • Marketingteam (4 Mitglieder).
    • Budget von $50.000 für Werbung und Materialien.
  • Risiken:
    • Unvorhersehbares Wetter, das sich auf Veranstaltungen im Freien auswirkt.
    • Marktwettbewerb führt zu Preiskämpfen.
  • Abhängigkeiten:
    • Abschluss der Produktentwicklung (vor dem Start der Kampagne).
    • Verfügbarkeit von Marketingmaterial (vor der Werbung).
  • Qualitätssicherung:
    • Regelmäßige Bewertungen und Feedback-Sitzungen, um qualitativ hochwertige Inhalte sicherzustellen.
  • Aufgabeninhaber:
    • Kampagnenstrategie: Sarah
    • Erstellung von Inhalten: John
    • Produkteinführung: Emily
    • Werbekampagnen: Mark

Dieser Beispielplan deckt Projektziele, Umfang, Zeitplan, Ressourcen, Risiken, Abhängigkeiten und Qualitätsmaßnahmen ab und ist somit eine wertvolle Referenz für Stakeholder und Mitglieder des Projektteams während der gesamten Kampagne.

Erstellung effektiver Projektpläne

Im Projektmanagement ist ein umfassender und gut strukturierter Projektplan der Kompass, der Teams und Stakeholder zum erfolgreichen Projektabschluss führt. Die Projektplanung ist nicht nur eine Checkliste von Aufgaben, sondern ein komplizierter Prozess, der Projektziele definiert, Ressourcen zuweist, Risiken bewertet und eine Roadmap zur Zielerreichung vorgibt.

Durch einen durchdachten Schritt-für-Schritt-Ansatz können Projektmanager Klarheit, Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit während des gesamten Projektlebenszyklus fördern, was letztlich die Chancen erhöht, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuwickeln.

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