Der optimale Prozess zur Entscheidungsfindung – ein umfassender Leitfaden für Erfolg im Team

Die Bedeutung einer effektiven Entscheidungsfindung

Ob es um Projekte oder um die Planung geht: Effektive Entscheidungen zu treffen erfordert Übung und bildet die Grundlage für euren Erfolg. Während bei kleinen, schnellen Entscheidungen eine gewisse Flexibilität gegeben sein mag, sind Entscheidungen mit großen Auswirkungen schwieriger rückgängig zu machen. Daher ist es wichtig, das Abwägen von Optionen, Risiken und Chancen immer wieder zu trainieren und zu optimieren.

Unabhängig davon, welche Techniken du wählst und wie du deinen Führungsstil einfließen lässt, ist es auch wichtig, die Zustimmung deines gesamten Teams zu gewinnen und sicherzustellen, dass du klare Prozesse eingerichtet hast, die du in Zukunft effizient replizieren kannst.

Techniken, Stile und Ansätze für die Entscheidungsfindung

Ein klarer Entscheidungsstil bildet keinen Widerspruch zu einer fundierten Entscheidungsfindung. Wir haben zwar alle ein gewisses Maß an persönlicher und beruflicher Intuition, der wir vertrauen können, aber effektive Entscheidungen werden durch Analysen, Recherchen und Fakten gestützt. Eine PwC-Umfrage unter Führungskräften ergab, dass datengesteuerte Unternehmen dreimal häufiger Verbesserungen bei der Entscheidungsfindung erzielen als Unternehmen, bei denen Daten eine geringere Rolle spielen.

Es gibt unzählige Entscheidungsfindungsmodelle, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Die passende Technik hängt von der Zusammensetzung deines Teams und deinem Führungsstil ab. Viele Teams bevorzugen eine SWOT-Analyse. SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen). Diese werden in Bezug auf die Entscheidung ermittelt, um Vorteile und Risiken genau abschätzen zu können.

Initiation phase

The initiation phase marks the beginning of a project, with the project manager defining the scope and objectives. During this phase, it’s vital to align stakeholders on common goals and lay the foundation for a successful project.

Next, the project manager creates a project charter, outlining the purpose, goals, and scope of the project. This charter includes the following key information:

• Project purpose and justification
• Main objectives and deliverables
• Key stakeholders and team members

• Initial schedule and budget estimates

The project manager also conducts a feasibility assessment to determine if the project is realistic and worthwhile.

Planning phase

During the planning phase, the project manager develops a detailed project plan and roadmap. This involves determining key scheduling details, resource allocation, and risks that could impact the project. The goal is to create a comprehensive map of how the team will execute the work.

Jira Product Discovery (JPD) helps gather and organize product ideas, features, and solutions, creating custom, up-to-date roadmaps that show which features the team will build, when, and why. JPD helps project managers identify and prioritize ideas or features that will have the most substantial impact on the project's success. 

Execution phase

During the execution phase, the team puts the project plan into action. The project manager plays a key role in coordinating resources, including people, tools, and materials, while also ensuring the team is well-informed about their individual tasks and timelines.

Jira Software (JSW) and Jira Work Management (JWM) offer simplified project tracking and enable seamless project management across both software and business teams, all while accommodating each team's unique working style. Jira Software is an Agile project management tool, while Jira Work Management (JWM) is a collaboration tool that helps teams track work activities.

Jira provides end-to-end management of this critical stage. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, freeing up teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira Software and Jira Work Management, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget. This allows for immediate adjustments to keep the project moving forward.

Monitoring and controlling phase

The monitoring and controlling phase involves regularly checking project progress and team performance to ensure everything adheres to the project plan.

During this phase, the project manager identifies any deviations from the plan and budget, determining the cause to take corrective action. Tools such as status reports, time tracking, budget reports, risk management plans, and stakeholder reviews make it easy to see the most important metrics and milestones. To make changes to the plan, team members should submit a change request for approval. 

Closing phase

The closing phase marks the formal end of a project. During this phase, the focus is on getting final approvals and sign-offs, conducting a post-project review, identifying what went well, determining areas for improvement, and documenting lessons learned. These activities foster a culture of continuous learning and promote accountability and transparency.

Techniken, Stile und Ansätze für die Entscheidungsfindung

Ein klarer Entscheidungsstil bildet keinen Widerspruch zu einer fundierten Entscheidungsfindung. Wir haben zwar alle ein gewisses Maß an persönlicher und beruflicher Intuition, der wir vertrauen können, aber effektive Entscheidungen werden durch Analysen, Recherchen und Fakten gestützt. Eine PwC-Umfrage unter Führungskräften ergab, dass datengesteuerte Unternehmen dreimal häufiger Verbesserungen bei der Entscheidungsfindung erzielen als Unternehmen, bei denen Daten eine geringere Rolle spielen.

Es gibt unzählige Entscheidungsfindungsmodelle, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Die passende Technik hängt von der Zusammensetzung deines Teams und deinem Führungsstil ab. Viele Teams bevorzugen eine SWOT-Analyse. SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen). Diese werden in Bezug auf die Entscheidung ermittelt, um Vorteile und Risiken genau abschätzen zu können.

Wichtige Schritte im Entscheidungsfindungsprozess

Der erste wichtige Schritt beim Treffen einer Entscheidung besteht darin, das von deinem Team zu lösende Problem zu identifizieren. Erstelle eine Confluence-Seite, auf der du das Problem und die für die Lösung zuständigen Personen visualisieren kannst. Eine klare Problembeschreibung sorgt dafür, dass alle wissen, welche Entscheidung getroffen werden muss und welcher Grund dahintersteht. Welche Auswirkungen hat das Problem? Anhand welcher Ziele vergewissert ihr euch, dass die gefundene Lösung ein Erfolg ist?

Anschließend gilt es, Details zum Problem zusammenzutragen. Sammle Informationen und Daten, die zeigen, was das Problem verursacht hat oder eine Lösung verhindert. Dabei kann es sich um Marktforschung, Unternehmensdaten, persönliche Einblicke und Trendnachrichten handeln. Erstelle eine Tabelle, in der die Risiken und Vorteile potenzieller Lösungen aufgeführt sind, um dein Team frühzeitig vorzubereiten.

Bitte dein Team, diese Auflistung zu überprüfen und rechtzeitig Feedback zu geben, damit alle potenziellen Lücken oder Hindernisse identifiziert werden können, bevor du das Problem konkretisierst. Vielleicht kann das Team auch zu deiner Recherche beitragen und dir weitere Einblicke geben, die du nicht in Betracht gezogen hast.

Evaluiere die Optionen deines Teams, und nutze ein Framework, um eine Entscheidung zu treffen. Möglicherweise benötigst du einen Gruppenbeitrag oder eine weitere Evaluierung – und hier kommt dein Framework ins Spiel. Vielleicht stellst du fest, dass das ursprünglich von dir vorgeschlagene Framework (beispielsweise eine SWOT-Analyse) für die erforderliche Lösung nicht gründlich genug ist. Ermutige dein Team, das passende Framework vorzuschlagen, das zu mehr Transparenz bei der Entscheidung beiträgt und auch die Aufgaben des Teams deutlich macht.

Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, solltest du Projektmanagement-Tools wie Trello oder Jira Work Management einsetzen, um diese Entscheidung zu implementieren, zu testen und zu überwachen. Dokumentiere weiterhin deine Fortschritte in Confluence, sodass du in Zukunft darauf zurückgreifen kannst, um deine Leistung zu replizieren oder zu iterieren.

Techniken, Stile und Ansätze für die Entscheidungsfindung

Ein klarer Entscheidungsstil bildet keinen Widerspruch zu einer fundierten Entscheidungsfindung. Wir haben zwar alle ein gewisses Maß an persönlicher und beruflicher Intuition, der wir vertrauen können, aber effektive Entscheidungen werden durch Analysen, Recherchen und Fakten gestützt. Eine PwC-Umfrage unter Führungskräften ergab, dass datengesteuerte Unternehmen dreimal häufiger Verbesserungen bei der Entscheidungsfindung erzielen als Unternehmen, bei denen Daten eine geringere Rolle spielen.

Es gibt unzählige Entscheidungsfindungsmodelle, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Die passende Technik hängt von der Zusammensetzung deines Teams und deinem Führungsstil ab. Viele Teams bevorzugen eine SWOT-Analyse. SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen). Diese werden in Bezug auf die Entscheidung ermittelt, um Vorteile und Risiken genau abschätzen zu können.

Beliebte Frameworks zur Entscheidungsfindung

DACI: Nutze dieses Framework, um in einem Team gemeinsame Entscheidungen zu treffen und dabei Rollen innerhalb des Prozesses zu identifizieren, z. B. Einflussnehmer, Genehmiger, Mitwirkende und informierte Personen. Entscheidungen sollten auf Daten und Hintergrundwissen gestützt werden.

Problemeingrenzung: Arbeite mit deinem Team zusammen, um Problemstellungen zu bestimmen, die eine kurze, verständliche und kollaborative Problemlösung skizzieren. Dadurch kannst du dich darauf konzentrieren, das Problem zu verstehen und zu definieren, während du die Herangehensweise für dein Team koordinierst. Anschließend kannst du eine ausgewählte Gruppe von Stakeholdern zusammenstellen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Kompromisse: Die richtige Entscheidung zu treffen bedeutet manchmal, Kompromisse einzugehen. Welche Abstriche zugunsten der richtigen Entscheidung bist du gewillt zu machen? Identifiziere zusammen mit deinem Team Einschränkungen, Blocker und Prioritäten, bevor du das Projekt startest, um auf Entscheidungen bezüglich möglicher Hindernisse vorbereitet zu sein.

OKRs: Triff deine Entscheidungen mit einem Ziel vor Augen. OKRs sind für kontinuierliches Wachstum konzipiert und können zur Orientierung genutzt werden, wenn du während eines Projekts individuelle Entscheidungen treffen musst.

Entscheidungsfindung in Confluence

Unabhängig davon, für welches Modell du dich entscheidest, kann dein Team das gewünschte Framework für die Entscheidungsfindung in Confluence gemeinsam erstellen und dokumentieren. Wir haben unter anderem Vorlagen für DACI und SWOT-Analysen, eine Vorlage für Designentscheidungen und eine Abstimmungstabelle.

Entscheidungsfindung in Confluence

Unabhängig davon, für welches Modell du dich entscheidest, kann dein Team das gewünschte Framework für die Entscheidungsfindung in Confluence gemeinsam erstellen und dokumentieren. Wir haben unter anderem Vorlagen für DACI und SWOT-Analysen, eine Vorlage für Designentscheidungen und eine Abstimmungstabelle.