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Kollaborative Meetings statt sinnloser Anrufe

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Wenn dein Kalender mit Meeting-Terminen vollgepackt ist und du dazwischen kaum noch Zeit hast, hoffst du, dass all diese Meetings wenigstens einen Sinn haben. Leider zeigen unsere Studien, dass 50 % der Meetings als reine Zeitverschwendung betrachtet werden.

Meetings sind nicht grundsätzlich verkehrt, sie werden nur oft nicht konsequent genug gestaltet. Kollaborative Meetings dagegen erfordern sorgfältige Vorbereitung und sind daher produktiver. "Kollaborativ" bedeutet, dass mehrere Personen, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, interaktiv und in Echtzeit miteinander sprechen. Da der Austausch schon vor dem Zusammentreffen als Team beginnt, haben die Teilnehmer gleich zu Anfang konkretere Ideen und Absichten im Kopf. Das Meeting gestaltet sich so zielgerichteter.

Hier erfährst du, wie dein Team mit den richtigen Tools und Strategien für die Zusammenarbeit sinnlose Meetings vermeiden und effektiver zusammenarbeiten kann.

Kurze, kollaborative Meetings als neuer Standard

Stoppuhr

Die Aufmerksamkeitsspanne in Meetings beträgt etwa 15 bis 20 Minuten. Setze Meetings daher grundsätzlich auf 15 bis höchstens 30 Minuten an, damit erst gar keine Langeweile aufkommen kann.

Das bedeutet keineswegs, dass du nun schneller reden musst. Es geht darum, bewusst mit anderen zusammenzuarbeiten und ihnen zuzuhören. Du kannst Meetings kürzer und produktiver halten, indem du dich schon vorher an dein Team wendest. Mit Tools für die Zusammenarbeit wie Confluence-Seiten könnt ihr die wichtigsten Punkte im Vorfeld asynchron besprechen. Durch diese Vorbereitung können die Teammitglieder im eigenen Tempo Ideen austauschen, sich gegenseitig Kommentare hinterlassen und Agendapunkte ändern, statt all dies im Meeting spontan tun zu müssen. Die Teilnehmer sind also besser organisiert, was Zeit und Diskussionen spart.

Effizientere Besprechungen steigern nicht nur die Produktivität, sondern wirken sich auch positiv auf das Geschäftsergebnis aus. Laut HBR-Meetingkostenrechner kostet ein einziges einstündiges Meeting mit fünf Mitarbeitern, die pro Jahr 60.000 US-Dollar verdienen, das Unternehmen immerhin 210 Dollar. Unsere Studie hat ergeben, dass Mitarbeiter im Schnitt 31 Stunden pro Monat mit unproduktiven Meetings verbringen. Bei einem Jahresgehalt von 60.000 US-Dollar kommen so pro Monat und Mitarbeiter 1.302 Dollar zusammen – und das für völlig unnötige Besprechungen.

Asynchrones Brainstorming als Vorbereitung auf kollaborative Meetings

Chatblasen

Meetings, in denen per Brainstorming geniale Ideen zutage gefördert werden sollen, sind nicht effektiv. Oft haben die Teilnehmer Angst, einen "dummen" Vorschlag anzubringen, der direkt abgelehnt wird. Bei einem echten Brainstorming ergeben sich zudem häufig Diskussionen über Nebenthemen, sodass keine konkreten Ergebnisse zustande kommen. Wenn stattdessen schon vor dem kollaborativen Meeting eine asynchrone Zusammenarbeit stattfindet, können die Teilnehmer ihre Ideen vorab ausarbeiten und strukturieren und sind dann eher bereit, sie mit den anderen in Echtzeit zu teilen.

HBR berichtet, dass mehr als 65 % der Meetings dem Zweck des "Informationsaustauschs", der "Informationssammlung in der Gruppe" oder der "Gruppendiskussion" dienen – was im Prinzip bedeutet, die meisten Meetings könnten einfach durch eine E-Mail ersetzt werden. Doch auch E-Mails sind nicht notwendigerweise die beste Lösung.

Einfach formuliert trägt der Umfang der E-Mail-Kommunikation nicht zu einem effektiven Brainstorming im Team bei. Die Threads verkommen schnell zu einem Wust aus Anhängen und Antworten, aus dem die Teilnehmer mühsam die aktuellen, maßgeblichen Informationen, Aufgaben und Zuständigkeiten herausfiltern müssen. Statt den Weg zu einem produktiven kollaborativen Meeting zu ebnen, spaltet die Agenda dein Team und bringt das Meeting schon im Vorfeld vom Kurs ab.

Ein Tool für die Teamzusammenarbeit kann den Brainstoming-Prozess im Team verbessern, indem es asynchrones Brainstorming ermöglicht: Die Teilnehmer erhalten vorab Informationen zum Brainstorming und können sich zunächst alleine Ideen überlegen.

Diese Art des verlängerten Brainstormings mit gelegentlicher Kommunikation wird manchmal als Kommunikation in Bursts bezeichnet. Sie besteht aus einem wiederholten schnellen Austausch, wobei dazwischen immer wieder Stille herrscht. Du weißt sicher selbst, wie viel klarer dein Kopf ist, wenn du über längere Zeiträume hinweg in Ruhe arbeiten, denken und Herausforderungen betrachten kannst, statt immer nur spontan auf neu entstehende Probleme zu reagieren. Klingt die erste Methode nicht auch viel produktiver und stressfreier?

Räume deinem Team genügend Zeit (mindestens zwei Tage) für das Brainstorming ein – insbesondere, wenn ihr in verschiedenen Zeitzonen arbeitet. Danach kannst du die Brainstorming-Notizen als Ausgangspunkt für die Meeting-Agenda nutzen.

Klare Agenden, die allen Teilnehmern zur Verfügung stehen

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Gut zu wissen: 73 % der Teilnehmer sind während Meetings mit anderen Aufgaben beschäftigt. Klare Agenden halten das Meeting auf Kurs und fördern die Einbindung, weil die Teilnehmer genauer wissen, welche Ziele verfolgt werden und welche Rolle sie dabei spielen. Agenden sind jedoch nur dann sinnvoll, wenn alle darauf zugreifen können. Kollaborative Meetings funktionieren nur mit den passenden Tools. Mit dem Confluence-Modus zur gemeinsamen Bearbeitung wird die Agenda zu einem dynamischen Dokument, an dem die Teammitglieder vor, während und nach einem Meeting zusammenarbeiten können.

Folgendes sollte in jeder Agenda genannt werden:

  • Ziel des Meetings
  • Prägnantes Meeting-Thema
  • Dauer des Meetings
  • Relevante Hintergrundinformationen und Ressourcen für Kontext

Wenn du nicht alle diese Punkte benennen kannst, bist du noch nicht bereit für ein produktives Meeting. Halte anhand des Dokuments für die Zusammenarbeit noch einmal Rücksprache mit deinem Team über den Grund für das Meeting und das angestrebte Ergebnis. Vielleicht könnt ihr das Thema im Rahmen des Dokuments komplett abhandeln und müsst gar kein Meeting mehr einberufen. Falls doch, könnt ihr vorab eure gesammelten Ideen strukturieren. In jedem Fall erspart ihr euch Zeit und unnötige Diskussionen, wenn ihr schon vor dem eigentlichen Meeting strategischer vorgeht.

Zeit zum Planen von Aktionen

Selbst die produktivsten kollaborativen Meetings bewirken wenig, wenn die Zuständigkeiten für die Entscheidungen und Aufgaben aus dem Meeting unklar sind oder nicht weiter verfolgt werden.

Reserviere daher immer die letzten fünf Minuten des Meetings für die Erstellung eines Aktionsplans. Vergiss nicht, dass die Agenda ein dynamisches Dokument ist. Aus den Besprechungsnotizen kannst du die nächsten Schritte ableiten. Mit Confluence-Aufgaben kannst du den Teilnehmern direkt aus der Agenda heraus Verantwortlichkeiten zuweisen. Du kannst sogar Vorlagen erstellen, um die Aufgabenzuweisung zu vereinfachen.

Workflow

Du musst nicht mehr zahllose E-Mails, Notizen und Dokumente durchforsten, um herauszufinden, wer wann woran arbeiten sollte, denn alles befindet sich an einem zentralen Ort und ist für jeden zugänglich.

Keine sinnlosen Meetings mehr

Unternehmen in den USA geben jedes Jahr 37 Milliarden US-Dollar für unnötige Meetings aus. Verschwende kein Geld mehr für unproduktive Besprechungen. Denke stattdessen bewusst darüber nach, wie und warum du dich mit deinem Team triffst. Wenn ihr früh und häufig zusammenarbeitet, müsst ihr eure Kalender nicht mehr mit Meetings vollstopfen. Wahrscheinlich werdet ihr nicht ganz auf Meetings verzichten können, doch ihr könnt sie effektiver und bewusster gestalten und mehr Zeit gewinnen, indem ihr euch seltener trefft.

Mit Confluence kannst du ganz einfach jeden Aspekt eines kollaborativen Meetings verwalten – vom Brainstorming bis zur Erledigung von Aufgaben. Für den Anfang eignet sich der Free-Tarif.

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