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Cómo incorporar reuniones colaborativas y evitar llamadas innecesarias

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El tiempo es un recurso escaso cuando tu agenda parece una partida de Tetris, pero tienes la esperanza de que todo el tiempo que dedicas a las reuniones sirva de algo. Lamentablemente, los estudios que hemos realizado revelan que el 50 % de las reuniones se consideran una pérdida de tiempo.

Esto no significa que todas las reuniones sean improductivas, pero sí que la mayoría no tienen un propósito definido. Por eso, las reuniones colaborativas son más productivas, ya que requieren una preparación previa. Son charlas interactivas en las que participan varias personas que trabajan para lograr un objetivo común en tiempo real. Al iniciar la conversación antes de reunirse en equipo, los asistentes llegan a la reunión con unas ideas y unos objetivos más claros. Esta preparación da como resultado sesiones mejor planificadas.

Veamos cómo puede tu equipo usar herramientas y estrategias de colaboración para acabar con las reuniones infructuosas y trabajar conjuntamente de forma más eficaz.

Las reuniones colaborativas deben ser cortas

cronómetro

En las reuniones, los periodos de concentración disminuyen transcurridos de 15 a 20 minutos. Para evitar caer en el aburrimiento, la duración de las reuniones debe ser, por norma general, de 15 a 30 minutos.

Antes de empezar a hablar, detente, colabora y escucha. Las reuniones pueden ser más cortas y productivas si las preparas con tu equipo antes. Herramientas de colaboración como las páginas de Confluence permiten tratar los aspectos principales de una reunión de forma asíncrona. Preparar la reunión con antelación permite compartir ideas, comentar las aportaciones de los demás y editar los puntos del orden del día al ritmo deseado en lugar de ir sorteándolos en una llamada en directo. Así, en el momento de la reunión, todas las ideas están más organizadas, por lo que se pierde menos tiempo hablando de cosas irrelevantes y se acaba antes.

La eficacia en las llamadas no solo beneficia a la productividad, sino también al balance de resultados. Según la calculadora de costes de reuniones de HBR, una reunión de una hora de duración entre cinco personas que ganan 60 000 $ cada una supone un coste de 210 $ para la empresa. Nuestro estudio revela que los empleados dedican una media de 31 horas al mes a reuniones improductivas. Si el salario es de 60 000 $, esto supone un coste de 1302 $ por persona al mes en llamadas innecesarias.

Organiza lluvias de ideas asíncronas para preparar las reuniones colaborativas

Bocadillos de chat

Las reuniones en las que se pide a los asistentes que hagan una lluvia de ideas para llegar a una conclusión importante son ineficaces debido al freno que supone el miedo al rechazo por haber propuesto una idea estúpida. Además, la lluvia de ideas en tiempo real suele hacer que nos vayamos por las ramas y no sirve de mucho. La colaboración asíncrona que tiene lugar antes de una reunión colaborativa permite que los asistentes desarrollen y organicen sus ideas previamente y esto hace que se sientan más seguros a la hora de compartirlas en tiempo real.

Según HBR, más del 65 % de las reuniones se "celebran para intercambiar conocimientos, proporcionar información en grupo o debatir en grupo", lo que es una forma bonita de decir que la mayoría de las reuniones pueden sustituirse por correos electrónicos. Ahora bien, aunque es cierto que las reuniones para debatir en grupo suelen ser una pérdida de tiempo para los asistentes, el correo electrónico tampoco es la mejor solución.

Básicamente, el correo electrónico no tiene la capacidad necesaria para facilitar la lluvia de ideas eficaz en un equipo. Los hilos de mensajes se convierten rápidamente en un laberinto de archivos adjuntos y respuestas, donde los participantes tienen que descifrar cuál es la información más reciente y pertinente como, por ejemplo, qué se debe hacer (y quién debe hacerlo). En lugar de servir de punto de partida para una reunión colaborativa y productiva, el orden del día divide al equipo y arruina la sesión antes de que empiece.

Una herramienta de colaboración en equipo puede mejorar el proceso de lluvia de ideas de tu equipo al facilitar la comunicación asíncrona, que permite a los miembros disponer de un tiempo de reflexión para dar con ideas más creativas.

A este proceso de lluvia de ideas de mayor duración y con comunicación intermitente a veces se le llama comunicación a ráfagas. Consiste en "comunicaciones a rachas rápidas con periodos de silencio más largos en medio". Piensa en cuanto mejora tu claridad mental cuando dispones de largos periodos de tiempo para trabajar, reflexionar y considerar las situaciones difíciles en lugar de intentar enfrentarte a los problemas a media que surgen, como si estuvieras apagando fuegos. ¿No te parece que la primera opción es más productiva y menos estresante?

Procura que tu equipo tenga tiempo suficiente para la lluvia de ideas (al menos dos días), sobre todo si trabajáis en distintas zonas horarias. Luego, las notas de la lluvia de ideas pueden servir como punto de partida para el orden del día de la reunión.

Crea un orden del día más claro y compártelo con los asistentes

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El 73 % de los empleados hacen otras tareas durante las reuniones. Si defines un orden del día claro, no solo será más fácil que la reunión siga su curso, sino que propiciarás un clima de mayor participación, ya que los asistentes sabrán cuál es el objetivo de la reunión y qué papel desempeñan en ella. No obstante, los órdenes del día solo son eficaces si todo el mundo tiene acceso a ellos: las reuniones colaborativas requieren herramientas de colaboración. Utiliza el modo de edición colaborativa de Confluence para hacer que el orden del día sea un documento dinámico en el que los empleados puedan trabajar conjuntamente antes, durante y después de la reunión.

Todos los órdenes del día deben incluir:

  • El objetivo de la reunión
  • Un tema conciso
  • La duración de la reunión
  • Antecedentes relevantes y recursos para conocer el contexto

Si te cuesta marcar todas estas casillas, es que no estás a punto para organizar una reunión productiva. Vuelve al documento de colaboración para hablar con tu equipo sobre el motivo por el que debe celebrarse la reunión y lo que esperas obtener de ella. Tal vez puedas resolver estas cuestiones en el propio documento y ya no haya necesidad de hacer la reunión. Si no es así, podrás organizar junto con los miembros de tu equipo todas las ideas que tengáis. Sea como sea, pensar de forma más estratégica antes de la reunión en tiempo real te ahorrará mucho tiempo y frustraciones.

Reserva tiempo para programar elementos de acción

Por más productiva que sea una reunión colaborativa, también puede quedar en nada si no se asignan responsabilidades en relación con las decisiones tomadas y las tareas creadas durante la reunión o si no se hace un seguimiento de ellas.

Reserva siempre los últimos cinco minutos de las reuniones para crear un plan de acción. Recuerda que el orden del día es un documento dinámico, así que consulta tus notas de la reunión para definir los pasos siguientes. Usa la sección Elementos de acción de la plantilla Notas de reunión para asignar responsabilidades a los asistentes directamente en la misma página.

Workflow

No es necesario que rebusques entre tus correos electrónicos, tus notas y tus documentos para saber quién realiza cada tarea y cuándo: todo está en una única ubicación a la que pueden acceder todos los miembros del equipo.

Acaba con las reuniones innecesarias

Las empresas estadounidenses gastan 37 mil millones de dólares al año en reuniones innecesarias. Deja de desperdiciar dinero en llamadas improductivas y piensa bien en cómo te vas a reunir con tu equipo y por qué. Adopta estrategias de colaboración rápidamente y con frecuencia y evitarás que tu agenda parezca una mala partida de Tetris. Aunque probablemente no puedas eliminar por completo las reuniones, puedes hacer que sean más eficaces y meditadas, y hacer menos para que los empleados dispongan de más tiempo.

Con Confluence, puedes gestionar fácilmente todos los aspectos de las reuniones colaborativas, desde la lluvia de ideas hasta la finalización de las tareas. ¡Ponte manos a la obra con nuestro plan gratuito!

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