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Cómo puede salvarte el día la gestión del alcance del proyecto

Tiempo, recursos, dinero y mucho más

El alcance del proyecto es todo lo que necesitas para llevar a cabo un proyecto, lo cual incluye las tareas, el tiempo y los recursos. Por lo tanto, la gestión del alcance del proyecto es el proceso consistente en supervisar y controlar todas esas cosas para que puedas llevar a cabo el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Flujo de trabajo complejo


Tienes que hacer una breve parada en el supermercado para comprar huevos.

De camino a la sección de lácteos, recuerdas que te has quedado sin cereales. Por lo tanto, coges una caja. Bueno, vale, dos cajas. Después, te distraes con un estante lleno de velas perfumadas. ¿Por qué no pillas una también? Ah, y luego te das cuenta de que necesitas papel de cocina.

Llegados a este punto, ir cargando artículos hasta la barbilla equilibrándolos a duras penas con tus brazos no es una opción. Se te caen cosas por todas partes, independientemente de lo mucho que te esfuerces por evitarlo.

Haces el ridículo hasta la parte delantera del súper para agarrar un carrito de la compra. Después, lanzas unos cuantos artículos más al interior del carrito en el camino de vuelta a la sección de lácteos para ir a por los huevos (se te habían olvidado, ¿a que sí?).

Antes de que te des cuenta de lo que ha sucedido, en lugar de hacer un alto de cinco minutos en el supermercado, te has tirado una hora de compras. Lo que debería haberte costado 5 $ ha acabado saliéndote por casi 100. Y, para ser sinceros, lo último que necesitabas era otra vela más.

Si lo trasladas al contexto de los proyectos de trabajo, a esto se le conoce como "corrupción del alcance", y es una prueba de por qué merece la pena hacer una lista con antelación para definir y gestionar el alcance del proyecto.

Sí, hay gente que no se distrae con el papel de cocina ni con las velas perfumadas porque no formaban parte de la lista de la compra inicial. Con la gestión del alcance del proyecto, tú también podrás ser una de esas personas.

¿Por qué es importante la gestión del alcance del proyecto?

Es probable que tengas la culpa de haber prolongado mucho más de lo previsto el tiempo que has pasado comprando o de que algún proyecto se dilatara mucho más de lo debido con respecto a los requisitos iniciales. Según el Project Management Institute (PMI), la friolera del 52 % de los proyectos sufren la temida corrupción del alcance.

La cantidad de miembros del equipo, tiempo y dinero de los que dispones no es infinita. Además, si los requisitos de tu proyecto continúan ampliándose, se te acabarán agotando los recursos.

La gestión eficaz del alcance del proyecto te ayuda a cumplir de la forma más estricta posible el plan original y a gestionar tus recursos con mayor eficacia, lo cual te reporta las siguientes ventajas.

1. Cronogramas realistas

En un estudio efectuado por PwC de más de 10 600 proyectos, se observó que solo el 2,5 % de las empresas llevan a cabo sus proyectos con un éxito del 100 %. El resto de ellas incumplen el presupuesto o el plazo original (¡o ambos!).

Gestionar el alcance del proyecto os evitará a tu equipo y a ti retrasaros inaceptables con respecto a la fecha de finalización original. Cuando sabes exactamente qué es lo que hace falta para completar un proyecto, te resulta mucho más fácil establecer un plazo realista que puedas cumplir de verdad.

Vuelve a pensar en la anterior visita al supermercado. Si hubieras sabido que tenías una larga lista de cosas que comprar (y no solo huevos), habrías previsto más tiempo y habrías cogido un carrito de la compra de inmediato, en lugar de pensar que estarías fuera en cinco minutos. Ahora tienes que ajustar el resto de la jornada para compensar esa hora perdida.

2. Presupuestos exactos

Cuesta entender cuánto costará un proyecto si tus requisitos y entregas cambian y evolucionan constantemente.

Definir el alcance te ayuda a fijarte un presupuesto razonable desde el principio, y supervisar el alcance a medida que tu equipo va haciendo progresos te ayudará a atenerte a dicha cifra.

3. Proyectos eficientes

Todos hemos pasado por lo mismo: estar lidiando con un proyecto interminable porque los equipos o los clientes no paran de pedir funciones, ajustes o incorporaciones nuevos. El alcance se expande constantemente y el proyecto se prolonga más y más hasta hacerse insufrible.

Decir "sí" a las cosas nos hace sentir bien, pero los equipos de los proyectos tienden a seguir aceptando solicitudes sin darse cuenta de lo mucho que se han desviado del plan inicial.

Definir y gestionar el alcance del proyecto le permite a tu equipo entregar proyectos de forma eficiente conforme a los requisitos originales, en lugar de dejar que sigan creciendo como una bola de nieve.

En pocas palabras, el alcance (y la declaración de alcance del proyecto que creas) actúa como la piedra angular del proyecto. Es algo a lo que el gestor del proyecto y el equipo pueden recurrir y utilizar para guiar sus decisiones relacionadas con el proyecto.

Pasos para definir el alcance del proyecto

Dado que no puedes predecir el futuro, definir el alcance del proyecto puede antojarse todo un reto. ¿Cómo puede saber alguien desde el primer día todos los requisitos de un proyecto?

Examinemos unos cuantos pasos que puedes seguir para crear una declaración básica del alcance del proyecto.

Imagina que trabajas en una agencia de marketing, y que tu equipo y tú queréis crear una plantilla de cuestionario para la incorporación de todos los nuevos clientes. Así es como habría que definir el alcance:

1. Define los objetivos del proyecto

Todo proyecto tiene un objetivo (para empezar, por eso mismo lo llevas a cabo).

No des por sentado que todos los miembros de tu equipo saben lo que habrá que hacer al final. Definir el objetivo (es decir, ¿qué conseguiremos con este proyecto?) aporta un contexto importante.

En el caso de nuestro proyecto de ejemplo, el objetivo sería el siguiente: crear un cuestionario para nuevos clientes que simplifique la incorporación de estos clientes y garantice que contemos con toda la información necesaria sobre ellos desde el principio.

Señalar el objetivo al principio facilita lo que hagas en el futuro, ya que te permite tener controlado el objetivo principal del proyecto y tomar decisiones con dicho objetivo en mente.

2. Define las entregas del proyecto

Ahora toca determinar el resultado del proyecto. ¿Qué cosa o cosas tangibles vais a crear? En este caso, se trata del cuestionario en línea que se entregará automáticamente a los nuevos clientes en cuanto firmen el contrato, así como una página de destino con más información.

Identificar tus entregas te ayudará a detectar cuándo empieza subrepticiamente a corromperse el alcance.

Si tu equipo y tú empezáis a hablar de lo genial que sería tener también un portal en línea en el que los clientes pudieran enviar materiales de archivo, puedes acordarte de que un portal en línea no forma parte de ninguna de las entregas que incluye este proyecto. Será mejor que os ocupéis de eso por separado cuando hayáis dado carpetazo a este proyecto y tengáis más recursos y espacio en el cerebro que podáis dedicar a hacerlo bien.

3. Define las tareas y actividades del proyecto

Sabes lo que estás creando y por qué. Pasemos a hablar de cómo vas a hacerlo realidad.

En este paso, descompondrás las entregas en tareas y actividades diferenciadas. ¿Qué pasos tienes que dar para producir cada entrega? A esto se le denomina estructura de desglose del trabajo.

Para crear el cuestionario para nuevos clientes, tendrás que hacer lo siguiente:

  • Decidir un texto para el cuestionario y redactar un borrador
  • Introducir el cuestionario en un formulario en línea
  • Crear una página de destino en la que los clientes puedan acceder al cuestionario e informarse al respecto
  • Configurar un correo electrónico automatizado que distribuya el cuestionario

Cuanto más puedas dividir el proyecto en pasos concretos y en los que se pueda trabajar, más fácil te resultará identificar las solicitudes y tareas específicas que no formaban parte del plan original.

Además, este enfoque hace que los proyectos enormes y complejos parezcan mucho más gestionables.

4. Define las exclusiones del proyecto

A la hora de gestionar el alcance, saber lo que no harás es igual de importante que saber lo que sí harás. Piensa en esto: si hubieras escrito "¡no compres velas perfumadas!" en la lista de la compra, la probabilidad de que te atraparan las fragancias habría sido mucho menor. Porque ya sabes que te pierden las velas.

Por muy contraintuitivo que parezca, tienes que hacer una lista de las tareas y entregas que no llevarás a cabo dentro de este proyecto. En tu proyecto para este cuestionario, deberás especificar que no te ocuparás de lo siguiente:

  • Portal en línea en el que los clientes puedan enviar recursos y archivos
  • Secuencia de correos electrónicos de incorporación en varios pasos
  • Cuestionarios personalizados para cada tipo de cliente

Probablemente, habrás oído eso de que la mejor defensa es un buen ataque, y de eso mismo trata este paso. Es como plantar un cartel de "¡Cuidado!" para las cosas que están fuera del alcance y que crees que podrían desviarte de tu objetivo.

5. Define las limitaciones del proyecto

No vais a llevar a cabo este proyecto en el "país de la piruleta". Este proyecto está sujeto a limitaciones reales (presupuestos, plazos y recursos) con las que tendrás que trabajar. Las definirás en este paso.

Estas son algunas de las limitaciones que afectarán a tu cuestionario para clientes:

  • Tiene que estar disponible para el 25 de noviembre de 2020.
  • El presupuesto total del proyecto no puede sobrepasar los 5300 $.
  • El equipo de desarrollo web no estará disponible para crear la página de destino hasta finales de octubre.

Tienes que ser lo más realista posible, así que procura implicar a los miembros de tu equipo en este proceso, ya que ellos podrán aportarte información sobre otras limitaciones con las que tendréis que trabajar.

Declaración de alcance del proyecto y ejemplo

Has garabateado unas cuantas notas, y ya estás en condiciones de aplicar todo esto en una declaración del alcance del proyecto que tu equipo y tú podréis consultar. Procura dejarla en un lugar seguro y accesible para todos (un espacio de trabajo colaborativo para el intercambio de conocimientos como Confluence viene de perlas para esto).

Ya has dejado atrás la mayor parte del trabajo duro, y ahora solo tienes que organizar la información. En la parte superior de la declaración de alcance del proyecto, deberás incluir unos cuantos datos básicos del proyecto como, por ejemplo, los siguientes:

  • Nombre
  • Descripción
  • Plazo
  • Gestor

Aquí tienes un posible resultado de declaración del alcance para el proyecto que hemos puesto de ejemplo:

Declaración de alcance del proyecto

Nombre del proyecto:

Cuestionario para nuevos clientes

Descripción:

Cuestionario automatizado que se entrega a todos los clientes nuevos tras la validación por nuestra parte de un contrato firmado

Plazo:

25 de noviembre de 2020

Gestor/a:

Isabel

Objetivo:

Crear un cuestionario para nuevos clientes que simplifique la incorporación de estos clientes y garantice que contemos con toda la información necesaria sobre ellos desde el principio

Entrega(s):

Cuestionario en línea que se distribuye automáticamente a los nuevos clientes

Tareas: (elementos dentro del alcance)

  • Decidir un texto para el cuestionario y redactar un borrador
  • Introducir el cuestionario en un formulario en línea
  • Crear una página de destino en la que los clientes puedan acceder al cuestionario e informarse al respecto
  • Configurar un correo electrónico automatizado que distribuya el cuestionario

Elementos fuera del alcance:

  • Portal en línea en el que los clientes puedan enviar recursos y archivos
  • Secuencia de correos electrónicos de incorporación en varios pasos
  • Cuestionarios personalizados para cada tipo de cliente

Limitaciones:

  • Tiene que estar disponible para el 25 de noviembre de 2020.
  • El presupuesto total del proyecto no puede sobrepasar los 5300 $.
  • El equipo de desarrollo web no estará disponible para crear la página de destino hasta finales de octubre.

¿Quieres simplificarlo aún más? Nuestra plantilla de planes de proyecto presenta una sección entera dedicada al alcance del proyecto, así como otras secciones útiles (como los hitos y los materiales de referencia) que te ayudarán a que tus proyectos discurran con fluidez.

Utiliza la declaración de alcance del proyecto para no perder de vista tu objetivo

Tanto si se trata de ir al supermercado o de una tarea del trabajo, sabes bien cómo pueden inflarse los proyectos más allá de las expectativas originales. Al definir el alcance del proyecto, tu equipo y tú estaréis bajo control.

Para terminar, aquí tienes de propina unos breves consejos que te ayudarán a definir y gestionar el alcance:

  • Ten la máxima concreción posible: la ambigüedad hace que resulte mucho más difícil entender qué está dentro del alcance y qué está fuera.
  • Habla con tu equipo: no tienes por qué pasar por esto en soledad. Involucrar a tu equipo apuntalará el alcance de tu proyecto a la realidad y te dará puntos de vista alternativos para detectar todo tipo de brechas u obstáculos imprevistos. Utiliza nuestra plantilla de planificación de la capacidad para conocer bien cuál es su disponibilidad y evitar prolongar más de la cuenta su participación.
  • Trabaja hacia atrás: con demasiada frecuencia, las personas tienen un plazo o un presupuesto en mente, y luego definen el alcance para ajustarlo en consecuencia. Los proyectos más fructíferos son aquellos en los que primero se definen los objetivos y las entregas y, a partir de ahí, se establecen el cronograma y el presupuesto.
  • Aprende de proyectos anteriores: la historia es la mejor maestra, y se puede aprender muchísimo de contratiempos y éxitos de proyectos anteriores. Procura hacer una retrospectiva de todos tus proyectos para reunir la máxima cantidad de información útil.

Si te guías por estos consejos y por los pasos anteriores, te centrarás exactamente en lo que tienes que hacer y entregarás proyectos triunfadores de forma más eficiente. No te preocupes: siempre podrás comprar cereales y papel de cocina la próxima vez.

Con el fin de evitar la corrupción del alcance, todo el equipo tiene que poder ponerse al día con lo que este incluye (y lo que no). Mantén la declaración de alcance del proyecto dentro de Confluence, de forma que todo el mundo pueda volver a consultarlo cómodamente.

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