Plantilla de retrospectiva

Antes de poder llevar a cabo una revisión del proyecto, hay que programarla e invitar a las personas adecuadas para que ofrezcan su opinión. Lo ideal sería que esta reunión durase alrededor de media hora e incluyera de cuatro a ocho personas que tengan un interés personal en la mejora del proceso. Si son menos personas, no se obtendrá suficiente información; si son más, será difícil que todos participen en el debate. Anota la fecha y los asistentes al comienzo de la reunión en el espacio provisto en la plantilla.

Antes de comenzar la reunión, piensa en los antecedentes y rellena la sección Contexto para que todos sepan por qué os vais a reunir. Puede ser una visión general del producto que acabas de publicar, con funciones, especificaciones y equipos involucrados, o detalles sobre la mudanza de la oficina más reciente. Destaca brevemente esta sección cuando inicies el debate.

Dedica cinco minutos a hacer hincapié en que todas las opiniones y sugerencias son bienvenidas. Esto ayudará a generar un ambiente en el que los participantes se podrán sincerar y abrir, lo que facilitará que se consigan comentarios útiles. Echa un vistazo al manual de estrategias para obtener más ideas sobre cómo fijar el tono correcto. 

Todas las secciones de la plantilla de retrospectiva tienen un tiempo asignado, y esto tiene un motivo muy claro: quieres que la gente cuente con el espacio suficiente para dar su opinión, pero no con tanto como para que todo el tiempo se vaya en eso. El producto ideal sería un debate completo, pero no uno con muchas tangentes o centrado en incidencias que tu equipo no puede resolver (y mucho menos en 30 minutos).

¿El temporizador está programado para diez minutos? Genial. Ahora empieza preguntando a todos qué debería comenzar a hacer el equipo. Pídeles que escriban sus opiniones directamente en el documento de retrospectiva, que, gracias a Confluence, permite que todos puedan crear y editar contenido a la vez.

No olvides dejar un tiempo para debatir estas ideas antes de que el temporizador empiece a pitar. Como moderador, evita participar en la conversación. Tu trabajo consiste en observar y escuchar las aportaciones, reconocer los temas comunes y agrupar las ideas similares. Esto te ayudará a identificar las mejores opciones para mejorar los procesos y a destacar las medidas que el equipo debería tomar después. 

Ejecuta el siguiente par de secciones de la misma manera: establece un temporizador en diez minutos y pide al grupo que anote lo que el equipo debería dejar de hacer y seguir haciendo.

Reserva cinco minutos al final para concretar los siguientes pasos. Sentirás que va todo demasiado rápido, pero haznos caso, saldrás con muchas ideas con las que trabajar.