Close

Transform teamwork with Confluence. See why Confluence is the content collaboration hub for all teams. Get it free

프로젝트 범위 관리로 시간을 크게 절약하는 방법

시간, 리소스, 돈 등

주제 찾아보기

프로젝트 범위에는 작업, 시간, 리소스 등 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 것이 있습니다. 따라서 프로젝트 범위 관리란 프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 완료할 수 있도록 이 모든 것을 감독하고 규제하는 프로세스입니다.

복잡한 워크플로


계란을 사려면 마트에 들러야 합니다.

유제품 코너로 가는 길에 시리얼을 다 먹었다는 것이 기억납니다. 그래서 시리얼 한 개를 집어듭니다. 좋아요, 두 개를 집어듭니다. 그런 다음 향초가 가득한 코너에 눈길이 갑니다. 향초도 하나 집어듭니다. 휴지도 필요하다는 것이 생각납니다.

이쯤 되니 물건이 너무 많아 팔 위에 쌓아놓고 균형을 잡을 수 없습니다. 아무리 노력해도 물건이 계속 떨어집니다.

부끄러움을 무릅쓰고 마트 입구로 걸어가서 장바구니를 챙깁니다. 그런 다음 장바구니에 몇 개의 물건을 더 넣으며 계란을 담기 위해 유제품 코너로 돌아갑니다(계란을 잊을 뻔 했습니다).

마트에 5분 정도 들른다는 것이 어느새 한 시간짜리 쇼핑이 되고 말았습니다. $5 정도만 지출할 계획이었지만 결국 거의 $100가 되었습니다. 그중에서 향초는 필요하지도 않았습니다.

작업 프로젝트의 맥락에서 보면 이것은 “범위 초과"라고 하며 프로젝트 범위를 미리 정의하고 관리하는 것이 왜 중요한지 보여주는 증거입니다.

휴지나 향초는 처음의 쇼핑 목록에 없었기 때문에 옆길로 새지 않는 쇼핑객도 있습니다. 프로젝트 범위 관리를 사용하면 여러분도 그 중 한 명이 될 수 있습니다.

프로젝트 범위 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?

여러분도 아마 계획에 없던 큰 소비나 초기 요구 사항을 넘어 너무 커진 프로젝트를 겪어 보셨을 것입니다. Project Management Institute(PMI)에 따르면 무려 52%의 프로젝트가 범위 초과를 경험합니다.

팀원, 시간, 돈은 무한하지 않으며 프로젝트 요구 사항이 계속 늘어나면 리소스가 부족해질 것입니다.

효과적인 프로젝트 범위 관리를 통해 원래 계획을 최대한 준수하고 리소스를 더 효율적으로 관리할 수 있으며 그러면 다음과 같은 이점이 있습니다.

1. 현실적인 타임라인

10,600개 이상의 프로젝트를 대상으로 한 PwC의 한 조사에 따르면 프로젝트를 100% 완료하는 것은 회사 중 2.5%에 불과합니다. 나머지는 원래 예산이나 기한을(또는 둘 다!) 놓칩니다.

프로젝트 범위를 관리하면 여러분과 팀이 원래 종료일을 지나지 않도록 방지할 수 있습니다. 프로젝트를 완료하는 데 필요한 것이 무엇인지 정확히 알면 실제로 준수할 수 있는 현실적인 기한을 훨씬 쉽게 정할 수 있습니다.

마트로의 여행을 다시 생각해 보세요. 사야 할 물건이 계란 말고도 많다는 것을 알았다면 5분 만에 장을 다 볼 것이라고 생각하는 것이 아니라 시간을 더 오래 잡고 장바구니를 챙겼을 것입니다. 생각보다 많이 걸린 시간 때문에 이제 남은 하루의 일정을 조정해야 합니다.

2. 정확한 예산

프로젝트의 요구 사항과 산출물이 끊임없이 변화하고 바뀌는 경우 프로젝트의 비용을 파악하기 어렵습니다.

범위를 정의하면 처음부터 합리적인 예산을 정할 수 있으며 팀이 진전을 이루면서 범위를 모니터링하면 수치를 그대로 유지할 수 있습니다.

3. 효율적인 프로젝트

팀이나 고객이 계속 새 기능, 변경 또는 추가를 요청해서 끝나지 않는 프로젝트를 진행하는 상황은 모두 겪어본 적이 있을 것입니다. 범위가 계속 확장되고 프로젝트 기간은 한없이 늘어납니다.

요청에 “예”라고 답하는 것은 기분이 좋지만 프로젝트 팀은 초기 계획에서 얼마나 벗어나는지 깨닫지 못한 채 계속 요청에 동의하는 경향이 있습니다.

프로젝트 범위를 정의하고 관리하면 프로젝트가 눈덩이처럼 불어나는 일 없이 원래의 요구 사항에 따라 효율적으로 프로젝트를 완수할 수 있습니다.

간단히 말해 범위(그리고 여러분이 작성하는 프로젝트 범위 명세서)는 프로젝트의 시금석이 됩니다. 프로젝트 매니저랑 팀은 범위로 돌아와 프로젝트 관련 결정을 내리는 데 범위를 사용할 수 있습니다.

프로젝트 범위를 정의하는 단계

미래는 예측할 수 없기 때문에 프로젝트 범위 정의하는 것은 어려워 보입니다. 프로젝트에 수반되는 모든 것을 첫날부터 어떻게 알 수 있습니까?

기본적인 프로젝트 범위 명세서를 만들 때 사용할 수 있는 몇 가지 단계를 살펴보겠습니다.

마케팅 대행사에서 일하고 있는데 여러분과 팀이 모든 신규 고객의 정보를 얻기 위해 템플릿 형식의 설문지를 만들려는 경우를 상상해 보세요. 다음과 같이 범위를 정의할 수 있습니다.

1. 프로젝트 목표 정의

모든 프로젝트에는 프로젝트를 진행하는 이유인 목표가 있습니다.

팀원 모두가 당연히 최종 목표를 알고 있다고 생각하지 마세요. 목표를 정의하면(즉, 이 프로젝트는 무엇을 달성할 것인지) 중요한 컨텍스트를 얻을 수 있습니다.

예시의 프로젝트에서 목표는 신규 고객의 정보를 얻는 일을 간소화하고 처음부터 필요한 모든 고객 정보를 확보할 수 있도록 새 고객 설문지를 만드는 것입니다.

처음에 목표를 가리키면 프로젝트의 주요 목표를 주시하고 이것을 염두에 두고 결정을 내릴 수 있기 때문에 이후의 단계가 더 쉬워집니다.

2. 프로젝트 산출물 정의

이제 프로젝트의 결과를 결정할 시간입니다. 여러분이 만들고 있는 것은 무엇입니까? 이 경우에는 신규 고객이 계약서에 서명할 때 자동으로 전달되는 온라인 설문지와 자세한 내용을 확인할 수 있는 랜딩 페이지입니다.

산출물을 알아내면 범위 초과가 살금살금 일어나기 시작하는 시점을 파악할 수 있습니다.

고객이 파일 자료를 제출할 수 있는 온라인 포털도 있으면 좋겠다고 이야기하기 시작하면 온라인 포털은 이 프로젝트에 포함된 산출물이 아니라는 것을 기억할 수 있습니다. 그 작업은 프로젝트가 마무리되고 제대로 해내기 위한 더 많은 리소스와 머릿속의 여유가 생기면 따로 해결하는 편이 좋습니다.

3. 프로젝트의 작업 및 활동을 정의

무엇을 왜 만들고 있는지 알고 있습니다. 어떻게 할 것인지 이야기해 보세요.

이 단계에서는 산출물을 별개의 작업과 활동으로 나눕니다. 산출물을 만들어내려면 어떤 단계를 밟아야 합니까? 이것은 작업 분류 구조라고 합니다.

신규 고객 설문지를 만들려면 다음을 해야 합니다.

  • 설문지 카피 결정 및 초안 작성
  • 설문지를 온라인 양식으로 입력
  • 고객이 설문지에 액세스하고 알아볼 수 있는 랜딩 페이지 만들기
  • 설문지를 전달하는 자동 이메일 설정

프로젝트를 구체적이고 실행 가능한 단계로 더 많이 나눌수록 원래 계획에 포함되지 않은 임시 요청과 작업을 식별할 때 더 간단합니다.

게다가 이렇게 하면 복잡한 대규모 프로젝트를 훨씬 더 관리하기 쉽습니다.

4. 프로젝트의 제외 사항 정의

범위 관리에서는 하지 않을 일을 이해하는 것은 실제로 일을 이해하는 것만큼이나 중요합니다. “향초는 사면 안 됨!”이라고 써 두었다면 충동 구매를 했을 가능성은 훨씬 적을 것입니다. 향초를 갑자기 사고 싶어질 것을 알기 때문입니다.

직관적이지 않은 것처럼 보이지만 이 프로젝트의 일부로 완료하지 않을 작업과 산출물을 간략하게 설명하세요. 설문지 프로젝트에서는 다음과 같은 사항은 다루지 않겠다고 작성하세요.

  • 고객이 자료와 파일을 제출할 수 있는 온라인 포털
  • 여러 단계의 온보딩 이메일 순서
  • 고객 유형별 맞춤형 설문지

최선의 공격은 좋은 방어라는 말을 들어 보셨을 것이며 바로 그것이 이번 단계의 핵심입니다. 갑자기 생겨나서 목표에서 벗어나게 만들 수 있다고 생각되는 범위 외 작업에 대해 “조심” 표지판을 게시하는 것과 비슷합니다.

5. 프로젝트의 제약 조건 정의

이 프로젝트는 환상 속의 나라에서 완료하고 있는 것이 아닙니다. 따라야 할 실제 프로젝트 제약 조건(예산, 타임라인, 리소스)이 있습니다. 이 단계에서 제약 조건을 정의합니다.

고객 설문지에는 몇 가지 제약 조건이 있습니다.

  • 2020년 11월 25일까지 시행해야 함
  • 총 프로젝트 예산은 $5,300를 초과할 수 없음
  • 웹 개발 팀은 10월 말까지는 랜딩 페이지를 만들 수 없음

최대한 현실적이어야 하므로 이 과정에 팀원들을 참여시키세요. 팀원도 기타 제한에 대한 의견을 낼 것입니다.

프로젝트 범위 명세서 및 예시

메모를 적어 놓았으며 이제 모든 것을 프로젝트 범위 명세서로로 가져와서 팀원과 함께 참조할 준비가 되었습니다. 모두가 액세스할 수 있는 안전한 곳에 보관하세요(이 작업에는 Confluence와 같은 공동 작업 중심의 지식 공유 작업 영역이 좋음).

힘든 일은 대부분 끝났으며 이제 정보만 정리하면 됩니다. 프로젝트 범위 명세서의 맨 위에는 프로젝트의 다음 요소와 같은 몇 가지 핵심 내용을 포함하게 됩니다.

  • 이름
  • 설명
  • 기한
  • 관리자

예시 프로젝트의 프로젝트 범위 명세서는 다음과 같을 수 있습니다.

프로젝트 범위 명세서

프로젝트 이름:

신규 고객 설문지

설명:

서명된 계약서를 받은 후 모든 신규 고객에게 전달되는 자동 설문지

기한:

2020년 11월 25일

관리자:

Isabel

목표:

신규 고객의 정보를 얻는 일을 간소화하고 처음부터 필요한 고객 정보를 모두 확보할 수 있도록 신규 고객 설문지 만들기

산출물:

신규 고객에게 자동으로 전달되는 온라인 설문지

작업: (범위 내 항목)

  • 설문지 카피 결정 및 초안 작성
  • 설문지를 온라인 양식으로 입력
  • 고객이 설문지에 액세스하고 알아볼 수 있는 랜딩 페이지 만들기
  • 설문지를 전달하는 자동 이메일 설정

범위 외 항목:

  • 고객이 자료와 파일을 제출할 수 있는 온라인 포털
  • 여러 단계의 온보딩 이메일 순서
  • 고객 유형별 맞춤형 설문지

제약 조건:

  • 2020년 11월 25일까지 시행해야 함
  • 총 프로젝트 예산은 $5,300를 초과할 수 없음
  • 웹 개발 팀은 10월 말까지는 랜딩 페이지를 만들 수 없음

더 간단하게 만들고 싶으십니까? 프로젝트 계획 템플릿에는 전체 프로젝트 범위 전용 섹션과 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있는 기타 유용한 섹션(예: 마일스톤 및 참고 자료)이 있습니다.

프로젝트 범위 명세서를 사용하여 보상을 계속 주시하세요

마트 방문이든 직장에서의 작업이든, 프로젝트가 원래의 예상보다 얼마나 불어날 수 있는지 잘 알고 계실 것입니다. 프로젝트 범위를 정의하면 여러분과 팀이 계속 상황을 확인할 수 있습니다.

범위를 정의하고 관리하는 몇 가지 간단한 팁으로 마무리해 보겠습니다.

  • 최대한 구체적으로 작성: 모호하면 무엇이 범위에 포함되고 무엇이 범위를 벗어나는지 이해하기 훨씬 더 어려워집니다.
  • 팀원과 대화: 혼자 할 필요가 없습니다. 팀을 참여시키면 현실적으로 프로젝트 범위를 정하고 또다른 관점을 통해 허점이나 예상치 못한 장애물을 발견할 수 있습니다. 작업 수용량 계획 템플릿을 사용하여 업무 가능 상태를 확인하고 과도한 기간 연장은 피하세요.
  • 거꾸로 일하기: 기한이나 예산을 정해둔 다음 그에 맞게 범위를 정하는 경우가 너무 많습니다. 가장 성공적인 프로젝트에서는 목표와 산출물을 먼저 정의한 다음 이것을 바탕으로 타임라인과 예산을 책정합니다.
  • 이전 프로젝트로부터 배우기: 역사는 최고의 스승이며 과거의 프로젝트 실수와 성공으로부터 많은 것을 배울 수 있습니다. 인사이트를 최대한 수집하기 위해 모든 프로젝트에 대해 회고를 진행하세요.

팁과 위의 단계를 가이드로 삼으면 정확히 해야 할 일에 계속 집중하고 성공적인 프로젝트를 더 효율적으로 완수할 수 있습니다. 시리얼과 휴지는 다음 번에 언제든지 살 수 있으니 걱정하지 마세요.

범위 초과를 피하려면 팀 전체가 무엇이 범위에 포함되는지(그리고 포함되지 않는지)에 대해 스스로 기억을 환기할 수 있어야 합니다. 모두가 쉽게 다시 참조할 수 있도록 Confluence 내에 프로젝트 범위 명세서를 보관하세요.

관련 자료

작업 수용량 계획 템플릿

예상과 우선 순위 지정에서 추측을 줄이세요.

프로젝트 계획 템플릿

다음 프로젝트를 위한 마일스톤을 정의하고, 범위를 지정하며, 계획하세요.

Enable faster content collaboration for every team with Confluence

Up Next
프로젝트 계획