간단한 5단계로 프로젝트 범위를 정의하고 만드는 방법

프로젝트 범위를 정의하는 것은 성공적인 프로젝트 관리의 초석입니다. 이를 통해 목표를 달성하는 데 필요한 작업, 타임라인 및 리소스에 대한 명확한 경계를 설정하여, 팀을 정렬하고 프로젝트를 정해진 시간 및 예산 내에서 계획대로 진행합니다.

달걀을 사러 가게에 갔다가 카트를 가득 채워서 나오는 것처럼, 프로젝트 범위를 관리하지 않고 늘어나게 두면 비용과 작업이 빠르게 불어납니다. 달걀을 항상 식료품점 뒤쪽에 진열하는 이유가 있고 범위 크리프가 모든 규모의 프로젝트에서 흔히 발생하는 위험인 이유가 있습니다.

하지만 처음부터 프로젝트 범위를 명확하게 설정하면 비용이 많이 드는 우회를 피하고 팀이 가장 중요한 것에 집중하게 됩니다.

이 문서에서는 프로젝트 범위, 프로젝트 범위를 작성하는 방법 및 프로젝트 산출물을 계획대로 유지하는 데 필요한 단계를 명확하게 정의합니다.

프로젝트 범위란 무엇입니까?

프로젝트 범위는 포함되는 항목, 제외되는 항목 및 팀이 최종 결과를 제공하는 방법을 지정하여 프로젝트의 경계를 정의합니다. 산출물, 주요 마일스톤 및 제약 조건을 간략하게 설명하는 로드맵 역할을 하여 모두가 시작부터 끝까지 정렬되도록 보장합니다.

프로젝트 범위 기술서는 이 모든 내용을 명확하고 공유 가능한 문서에 포함합니다. '범위'라는 큰 아이디어를 팀이 프로젝트 전반에 걸쳐 실제로 참조하고 따르고 의사 결정을 내리는 데 사용할 수 있는 도구로 전환하는 방법입니다.

프로젝트 범위가 왜 중요합니까?

계획에 없던 큰 쇼핑을 했거나 초기 요구 사항을 넘어서 너무 커진 프로젝트를 겪어 본 팀원이 많을 것입니다. Project Management Institute(PMI)에 따르면 무려 52%의 프로젝트가 범위 크리프를 경험합니다.

팀원, 시간 및 자금은 무한하지 않으며 프로젝트 요구 사항이 계속 늘어나면 리소스가 부족해질 것입니다.

효과적인 프로젝트 범위 관리는 원래 계획에 근접하게 유지하고 리소스 관리를 개선하여 다음과 같은 이점을 얻게 됩니다.

현실적인 타임라인

PwC 조사에 따르면 프로젝트를 100% 성공적으로 완료하는 기업은 전체의 2.5%에 불과합니다. 나머지는 원래 예산이나 마감 날짜를 맞추지 못하거나 둘 다 지키지 못합니다.

프로젝트 범위를 관리하면 프로젝트 관리자 및 팀원이 원래 종료 날짜를 넘어서는 것을 방지합니다. 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 것이 무엇인지 정확히 파악하면 현실적인 마감 날짜를 훨씬 쉽게 정할 수 있습니다.

정확한 예산

프로젝트의 요구 사항과 산출물이 끊임없이 변화하고 바뀌는 경우 프로젝트의 비용을 파악하기 어렵습니다.

범위를 정의하면 처음부터 합리적인 예산을 설정하는 데 도움이 되며, 팀이 프로젝트를 진행하면서 범위를 모니터링하면 예산 범위를 벗어나지 않도록 할 수 있습니다.

프로젝트 효율성 향상

누구나 이런 경험이 있을 것입니다. 팀이나 고객이 계속 새 기능, 조정 또는 추가 사항을 요청해서 프로젝트가 끝나지 않을 것 같이 계속해서 지연되는 상황입니다.

요청에 '예'라고 답하는 것은 기분 좋은 일이지만, 프로젝트 팀은 초기 계획에서 얼마나 벗어나는지 깨닫지 못한 채 계속해서 요청에 동의하는 경향이 있습니다.

프로젝트 범위를 정의하고 관리하면 팀이 원래 요구 사항에 따라 프로젝트를 효율적으로 제공할 수 있습니다. 간단히 말해 범위와 작성한 프로젝트 범위 기술서는 프로젝트의 기준점 역할을 하며 상황이 걷잡을 수 없이 커지는 것을 방지합니다.

프로젝트 범위를 정의하고 작성하는 5개 단계

미래는 예측할 수 없기 때문에 프로젝트 범위를 정의하는 것은 큰 도전 과제입니다. 프로젝트에 수반되는 모든 것을 첫날부터 어떻게 알 수 있겠습니까?

기본적인 프로젝트 범위 기술서를 만들 때 사용할 수 있는 몇 가지 단계를 살펴보겠습니다.

1. 최종 프로젝트 목표 결정

모든 프로젝트에는 프로젝트를 진행하는 이유인 목표가 있습니다.

다른 PMI 조사에 따르면 프로젝트 실패의 37%는 목표와 마일스톤을 제대로 정의하지 않았기 때문인 것으로 나타났습니다. 팀원 모두가 당연히 최종 목표를 알고 있다고 생각하지 마세요.

프로젝트에서 달성할 성과와 같은 목표를 정의하면 중요한 컨텍스트를 얻게 됩니다.

예시 프로젝트에서 목표는 신규 고객의 입력을 간소화하고 처음부터 필요한 모든 고객 정보를 확보할 수 있도록 새 고객 질의서를 만드는 것입니다.

처음에 목표를 명확히 하면 프로젝트의 주요 목표를 주시하고 이것을 염두에 두고 결정을 내릴 수 있기 때문에 이후의 단계가 더 쉬워집니다.

2. 프로젝트 산출물 정의

구체적으로 무엇을 만들 것입니까? 이 경우에는 새로 계약한 고객에게 자동으로 제공하는 온라인 질의서와 자세한 정보를 포함하는 방문 페이지입니다.

초기에 산출물을 식별하면 범위 크리프가 늘어나기 시작하는 상황을 잡아내는 데 도움이 됩니다.

따라서 팀이 고객이 파일을 제출하는 온라인 포털을 추가하자고 제안해도 이 프로젝트의 산출물에는 포함되지 않는다는 점을 기억하세요. 이 프로젝트를 완료하고 리소스를 확보한 후에 별도로 처리하는 것이 가장 좋습니다.

3. 모든 프로젝트 작업 및 활동 식별

이 단계에서는 산출물을 별개의 작업과 활동으로 나눕니다. 이 산출물을 만들려면 어떤 단계를 밟아야 합니까? 이것을 작업 분류 구조라고 합니다.

신규 고객 설문지를 만들려면 다음을 해야 합니다.

• 질의서 결정 및 초안 작성

• 설문지를 온라인 양식으로 입력

• 고객이 설문지에 액세스하고 알아볼 수 있는 랜딩 페이지 만들기

• 설문지를 전달하는 자동 이메일 설정

프로젝트를 구체적이고 실행 가능한 단계로 더 많이 나눌수록 원래 계획에서 제외되는 임시 요청이나 작업을 식별하기가 더 쉬워집니다. 이렇게 하면 복잡한 대규모 프로젝트를 훨씬 더 관리하기 쉽습니다.

4. 명확한 프로젝트 제외 사항 설정

하지 않을 일을 이해하는 것은 할 일을 이해하는 것만큼이나 중요합니다. 직관에 어긋나는 것 같지만 이 프로젝트에서 완료하지 않을 작업 및 산출물을 간략하게 설명하세요.

질의서 프로젝트에서는 다음과 같은 사항은 다루지 않겠다고 명시하세요.

• 고객이 자료와 파일을 제출할 수 있는 온라인 포털

• 여러 단계의 온보딩 이메일 순서

• 고객 유형별 맞춤형 설문지

최선의 공격은 좋은 방어라는 말을 들어 보셨을 것이며 바로 그것이 이번 단계의 핵심입니다. 갑자기 생겨나 목표를 벗어나게 할 것 같은 범위 이외의 요소에 '주의' 표지판을 세워두는 것과 비슷합니다.

5. 프로젝트 제약 사항을 파악하고 자세히 설명

이 프로젝트는 환상 속의 나라에서 완료하고 있는 것이 아닙니다. 따라야 할 실제 프로젝트 제약 조건(예산, 타임라인, 리소스)이 있습니다. 이 단계에서 제약 조건을 정의합니다.

고객 설문지에는 몇 가지 제약 조건이 있습니다.

• 2026년 11월 25일 이전에 시작해야 함

• 총 프로젝트 예산은 $5,300를 초과할 수 없음

• 웹 개발 팀은 10월 말까지는 랜딩 페이지를 만들 수 없음

최대한 현실적이어야 하므로 이 과정에 팀원들을 참여시키세요. 팀원들은 고려해야 할 기타 제한 사항에 대해 의견을 줄 것입니다.

프로젝트 범위 명세서 예시

메모를 작성해 놓았으며 이제 모든 팀원이 참조할 수 있도록 이 모든 내용을 프로젝트 범위 기술서로 정리할 준비가 되었습니다. 이 문서를 모든 팀원이 액세스할 수 있는 안전한 곳에 보관하세요(Jira와 같은 공동 작업용 프로젝트 관리 스페이스가 좋음). 

힘든 일은 대부분 끝났으며 이제 정보만 정리하면 됩니다. 프로젝트 범위 명세서의 맨 위에는 프로젝트의 다음 요소와 같은 몇 가지 핵심 내용을 포함하게 됩니다.

• 이름

• 설명

• 기한

• 관리자

예시 프로젝트의 프로젝트 범위 기술서가 최종적으로 완성된 모습은 다음과 같을 수 있습니다.

시작하는 데 도움이 되는 3개의 프로젝트 범위 템플릿

더 간단하게 만들고 싶으십니까? 프로젝트 범위를 준수하는 데 도움이 되는 여러 무료 템플릿이 있지만, 그중에서 Atlassian이 가장 선호하는 3개의 템플릿은 다음과 같습니다.

1. Jira 프로젝트 보고 템플릿

명확하고 일관된 프로젝트 보고서를 만듭니다. Jira 프로젝트 보고 템플릿은 진행률을 추적하고 타임라인을 설정하며 이해 관계자를 정렬하는 데 도움이 됩니다. 고유한 프로젝트 정보를 입력하고 필요에 따라 템플릿을 사용자 지정하세요.

2. Jira 프로젝트 타임라인 템플릿

종속성, 리소스 및 위험과 같은 중요한 프로젝트 세부 정보를 간소화된 시각적 흐름으로 통합하여 프로젝트 관리를 개선합니다. Jira 프로젝트 타임라인 템플릿은 초기 콘셉트부터 최종 제공까지 명확한 시간 순서의 프레임워크에 따라 작업을 체계화하고 순차적으로 배치합니다.

3. Jira 최상위 수준 계획 템플릿

프로그램 또는 이니셔티브와 같은 대규모 교차 기능 작업을 관리합니다. Jira 최상위 수준 계획 템플릿은 모든 것을 한곳에서 시각화하는 계획을 제공하여 팀은 여러 프로젝트에 걸친 업무를 쉽게 추적하고 보고하며 자신의 업무가 전체 목표에 어떻게 연결되는지 파악할 수 있습니다.

프로젝트 범위 명세서를 사용하여 보상을 계속 주시하세요

프로젝트 범위를 효과적으로 정의하고 관리하려면 정확해야 합니다. 혼동을 피하기 위해 포함되는 항목 및 포함되지 않는 항목을 명확하게 설명합니다.

팀을 참여시키고 팀과 공동 작업하여 범위가 현실적이고 포괄적인지 확인합니다.

목표의 우선 순위를 지정하고 과거 프로젝트를 활용하여 먼저 산출물을 설정한 다음, 타임라인과 예산을 정하고 이전 결과를 검토하여 모범 사례를 파악합니다. Jira에서 범위 기술서를 유지 관리하여 팀이 범위에 포함되는 항목과 포함되지 않는 항목을 쉽게 참조할 수 있도록 합니다.