프로젝트 관리 개선을 위한 프로젝트 타임라인

프로젝트 관리 타임라인이란?

프로젝트 관리 타임라인은 시작부터 완료까지 전체 프로젝트의 일정입니다. 전체 프로젝트를 작은 마일스톤으로 나누고 작업마다 기한이 정해집니다.

여러분과 팀은 타임라인을 통해 개별 작업의 기한뿐만 아니라 전체 프로젝트가 언제 제공될지 확인할 수 있습니다.

1. 모두에게 프로젝트를 개략적으로 보여줌

프로젝트를 열심히 진행할 때 길을 잃기 쉽다는 것을 잘 알고 계실 것입니다. 타임라인을 사용하면 팀이 더 넓은 시야를 확보할 수 있으므로 한 발짝 멀리서 언제 어떤 단계가 진행되는지 확인할 수 있습니다. 개별 작품에 대한 컨텍스트를 파악하여 모든 것이 어떻게 어울리는지 알아볼 수 있습니다.

프로젝트가 시작되기 전에 잠재적인 장애물이나 요구 사항을 사전에 식별할 수도 있습니다.

2. 더 효과적인 리소스 관리

프로젝트에는 장비, 예산, 팀원들의 시간과 같은 리소스가 필요합니다. 필요할 때 모든 것을 사용할 수 있다면 꿈 같은 프로젝트가 되겠지만 계획을 진공 상태에서 진행하는 것은 아닙니다.

PMI가 2018년에 진행한 설문조사에서 응답자 중 21%는 프로젝트 실패의 주요 원인으로 제한된 리소스 또는 리소스 세금을 꼽았습니다.

특정한 작업이 언제 진행되는지 알면 프로젝트 리소스를 더 효과적으로 할당하고 관리할 수 있습니다. 예를 들어 회사의 그래픽 디자이너가 월말까지 웹사이트 디자인 개선 작업에 참여할 수 없다는 것을 알면 그에 따라 계획을 세우면 됩니다.

3. 부담스러운 프로젝트를 관리하기 더 쉽게 만들기

비행기를 먹으려면 어떻게 해야 합니까? 정답은 한 번에 한 입씩입니다.

프로젝트 타임라인은 대규모 프로젝트를 더 실현 가능한 것으로 만들어 줍니다. 타임라인을 정리하려면 프로젝트를 실행 가능한 단계로 나눠야 합니다. 그러면 여러분과 팀은 한 발씩 나아갈 수 있는 로드맵을 얻게 되어 부담감을 갖지 않고 비행기를 먹을 수 있습니다.

도움이 필요하십니까? 할 일 목록 템플릿을 사용하면 그 모든 작업을 적어두고 한꺼번에 너무 많은 일을 포함하지 않도록 할 수 있습니다.

4. 프로젝트를 순조롭게 진행

프로젝트 타임라인의 가장 큰 장점은 순조롭게 진행할 수 있다는 것입니다. 일을 여러 개로 나누면 허점이나 불일치를 찾아내고 진행률을 모니터링하는 것이 더 쉬워집니다. 한 부분이 기한을 지키지 못하면 프로젝트 전체의 일정이 늦어질 위험이 있다는 점을 아실 것입니다.

타임라인이 있으면 누가 무엇을 책임지는지(그리고 기한을) 모두가 볼 수 있기 때문에 팀의 책임 의식도 높아집니다.

소유권의 수준은 중요하며 특히 91%의 직원이 직장에서 더 원하는 것이 소유권이라고 답한 점을 고려하면 더욱 그렇습니다.

프로젝트 관리 타임라인을 만드는 방법

“프로젝트를 완료하는 데 함께 한다”는 태도를 키우는 것부터 팀이 체계적으로 유지되도록 돕는 것까지, 프로젝트 타임라인은 머리 아플 일 없이 프로젝트를 완료하는 데 꼭 필요합니다.

이점은 분명하지만 여전히 답해야 할 중요한 질문이 있습니다. 타임라인을 만들려면 어떻게 해야 합니까? 팀이 최선을 다할 수 있도록 지원하는 프로젝트 타임라인을 만들려면 다음 단계를 따르세요.

1. 프로젝트 범위 이해

저희가 피넛버터 앤 젤리 샌드위치를 만들어 달라는 요청을 드린다고 상상해 보세요. 얼마나 걸릴 것 같습니까? 최대 5분이라고 생각하십니까?

그런데 처음에는 말씀드리지 않았지만 직접 만든 빵으로 만들어 주셨으면 좋겠습니다. 일요일 아침에만 열리는 한 농산물 시장에서 파는 잼도 필요합니다. 테두리는 떼고 샌드위치를 별 모양으로 잘라 주셨으면 합니다. 갑자기 샌드위치를 만드는 과정은 간단하지 않게 되었습니다.

그래서 프로젝트 범위를 이해하는 것이 중요합니다. 프로젝트 범위에는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 것(작업, 시간, 리소스 포함)이 포함됩니다.

처음부터 무엇이 필요한지 파악하면 더 현실적인 타임라인을 만들 수 있을 뿐만 아니라 프로젝트의 요구 사항이 원래 합의된 것 이상으로 확장되는 범위 초과를 사전에 해결할 수도 있습니다. 흔하게 발생하는 문제이며 무료 52%의 프로젝트는 범위 초과를 경험합니다.

범위를 정의하려면 프로젝트에서 다음과 같은 사항을 알아내야 합니다.

• 목표: 프로젝트는 무엇을 달성합니까?
• 산출물: 프로젝트의 결과는 무엇입니까?
• 작업 및 활동: 산출물을 만들어내려면 어떤 단계를 거쳐야 합니까?
• 제외 사항: 프로젝트의 일부로 무엇을 완료하지 않을 것입니까?
• 제약 조건: 어떤 제한이 적용됩니까?

그런 다음 이 내용을 프로젝트 범위 명세서로 가져와서 여러분과 팀이 프로젝트를 진행하는 동안 함께 참조할 수 있도록 하면 됩니다. 뒷주머니에 명세서를 넣어 놓으면 프로젝트의 핵심 부분에 계속 집중하고 다른 모든 것들은 “지금은 안 된다”고 말할 수 있습니다.

2. 프로젝트 작업 파악

타임라인은 전체 프로젝트에 하나의 종료 날짜를 정하는 것이 아니며 프로젝트 전체의 작업에 마일스톤 날짜를 설정해야 합니다.

기술적인 용어로는 작업 분류 구조(WBS)라고 하며 큰 프로젝트를 다른 산출물로 나누는 것입니다. 이렇게 하면 각 산출물에 어떤 작업이 포함되는지 훨씬 쉽게 구분할 수 있습니다.

샌드위치의 예시를 계속하자면 최종 산출물은 부드럽고 쫀득하면서 테두리를 제거한 별 모양의 샌드위치입니다. 맛있겠네요. 하지만 샌드위치를 완성하려면 산출물이 몇 가지 더 필요합니다. 가게에서 산 빵을 사용하지 말아 달라고 요청했기 때문입니다.

• 직접 만든 빵 한 덩어리
• 농산물 시장에서 파는 잼
• 땅콩 버터

이제 각각의 개별 산출물을 이해했으니 각 산출물과 관련된 작업을 더 쉽게 확인할 수 있습니다.

산출물 #1: 빵

• 빵 레시피를 선택합니다
• 빵을 굽는 데 사용할 재료를 삽니다
• 빵을 굽습니다
• 한 시간 동안 빵을 식힙니다
• 빵을 자릅니다

산출물 #2: 잼

• 농산물 시장의 영업 시간과 장소를 찾습니다
• 농산물 시장으로 운전해서 갑니다
• 잼을 삽니다
• 집으로 돌아갑니다

산출물 #3: 땅콩 버터

• 마트를 방문합니다
• 땅콩 버터를 삽니다
• 집으로 돌아갑니다

산출물 #4: 완성된 샌드위치

• 칼 및 기타 주방 용품을 준비합니다
• 빵 한 조각에 땅콩 버터를 바릅니다
• 빵 한 조각에 잼을 바릅니다
• 빵 두 조각을 합칩니다
• 테두리를 제거합니다
• 샌드위치를 별 모양으로 자릅니다
• 접시에 샌드위치를 올려서 제공합니다

모든 단계를 보면 그렇게 간단하지 않습니다.

한 단계도 놓치지 않도록 이 모든 것을 종이에 적고 싶다는 유혹을 받을 수도 있습니다. 그렇게 시작해도 아무 문제가 없지만 여러분은 팀 전체가 이 정보에 액세스할 수 있도록 만들고 싶습니다.

메모, 책임, 세부 사항을 저장하려면 Confluence와 같은 공동 작업 지식 공유 작업 영역을 사용하세요. 그런 다음 팀 전체가 만족스럽게 작업을 진행하고 완료할 수 있도록 Jira 또는 Trello와 같은 프로젝트 관리 도구에 작업을 추가하세요.

3. 각 작업에 예상 시간 할당

산출물과 관련 작업을 작성했지만 아직 시간에 대해 논의하지 않았으므로 아직 타임라인이라고 할 수 없습니다.

이 단계에서 처리해야 할 일은 각 작업에 얼마나 걸릴지 알아내는 것입니다. 각 산출물 아래에 설명한 각 작업을 살펴보고 완료하는 데 필요한 시간을 최대한 예상해 보세요.

프로젝트 팀은 할당된 부분이 보통 얼마나 걸리는지 좀 더 현실적으로 볼 수 있으므로 이 과정에 참여시키세요. 게다가 계획 오류(우리가 무언가를 완료하는 데 얼마나 걸릴지 과소평가하는 경향이 있다는 말)에 빠지기 쉬우며 팀은 이때 꼭 필요한 직감적인 확인을 해줄 수 있습니다.

4. 작업을 순서대로 정리

프로젝트 작업과 예상 시간이 준비되었으면 이제 여러분과 팀이 논리적으로 따라야 할 순서를 정할 차례입니다.

순서를 만들 때 염두에 두어야 할 점이 몇 가지 있습니다.

• 작업 및 리소스 종속성: 리소스(예: 팀원이나 소프트웨어)를 동시에 사용할 수 없거나 어떤 작업이 먼저 완료되기 전에는 완료할 수 없는 작업입니다. 예를 들어 빵을 굽고 얇게 썰기 전까지는 땅콩 버터를 바를 수 없습니다.
• 동시 작업: 동시에 진행할 수 있는 단계로, 미리 파악하면 시간을 절약할 수 있습니다. 빵이 식는 동안 농산물 시장에 가도 될 수 있습니다.

이런 점을 주시하면 현실적이고 효율적인 타임라인을 계획할 수 있습니다.

5. 기한 나열

시간 추정치 자체만으로는 일정이 아니라는 점을 기억하세요. 엄격한 기한을 지정해야 합니다. “이 작업은 세 시간 정도 걸립니다”라고 말하는 것은 “이 작업은 화요일까지 완료됩니다”라고 말하는 것과는 많이 다릅니다.

다행히 시간을 예측하면 프로젝트 작업에 더 현실적인 기한을 정할 수 있습니다.

안전 차원에서 프로젝트가 너무 촉박하지 않도록 약간의 여유 기간을 두세요. 예상치 못한 상황은 발생하기 마련이며 타임라인에 여유를 가지면 나중에 다행이라는 생각이 들 것입니다.

프로젝트가 언제 결승선을 지날지 파악

예상치 못한 상황에 대한 이야기가 나와서 말인데 가끔 세상은 프로젝트 계획에 훼방을 놓고는 하며 모든 것에 대비할 수는 없습니다. 그래도 프로젝트 타임라인은 정해 놓을 만한 가치가 있습니다.

프로젝트 타임라인을 생략하면 팀원들이 각자의 업무량을 관리하는 데 어려움을 겪고 다음에 무엇을 해야 할지 모르고 프로젝트는 반복되는 악몽처럼 보이기 시작합니다.

타임라인을 확정할 필요는 없으며 필요할 때 유연하게 조정하는 것이 좋습니다. 계획을 글자 그대로 고수하지는 않더라도 그 토대를 일찍 마련하면 혼란이 없어지고 책임감이 높아지며 프로젝트가 계속 진행되도록 할 수 있습니다.