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Timeline dei progetti per una migliore gestione dei progetti

Tieni il tuo team aggiornato su ciò che accade e quando

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Calendario di pianificazione

Una timeline per la gestione dei progetti rappresenta un programma dettagliato del progetto. Indica tutte le attività coinvolte e una scadenza per ciascuna di esse, in modo che l'intero team possa vedere quando verranno eseguite le singole fasi e quando l'intero progetto sarà concluso.

Tu e il tuo team state procedendo al rebranding del sito web e tutti si chiedono: quanto durerà questo progetto?

Finirà entro la settimana? Entro il trimestre? Continuerà mentre raccoglierete nuove testimonianze e risorse da includere? Il progetto continuerà a crescere e ad ampliarsi?

Individuare quando un progetto sarà completato e consegnato è difficile e il 48% dei progetti non rispetta la data di conclusione inizialmente prevista. Una tempistica di gestione del progetto può aiutare il team a mantenere la rotta per evitare che i progetti si protraggano nell'eternità.

Che cos'è una timeline di gestione del progetto?

Una timeline di gestione del progetto è un programma dell'intero progetto, dall'inizio al completamento. Suddivide l'intero progetto in attività e tappe più piccole, con una scadenza assegnata a ciascuna di esse.

La tua timeline permette a te e al tuo team di vedere non solo quando i singoli pezzi sono in scadenza, ma anche quando l'intero progetto sarà consegnato.

Che cos'è una timeline di gestione del progetto?

Una timeline di gestione del progetto è un programma dell'intero progetto, dall'inizio al completamento. Suddivide l'intero progetto in attività e tappe più piccole, con una scadenza assegnata a ciascuna di esse.

La tua timeline permette a te e al tuo team di vedere non solo quando i singoli pezzi sono in scadenza, ma anche quando l'intero progetto sarà consegnato.

Perché le tempistiche di un progetto sono importanti?

Le tempistiche del progetto forniscono al tuo team un piano d'azione, aumentano la responsabilità e ti aiutano a evitare potenziali ostacoli. E questo è solo un esempio dei vantaggi offerti dalle timeline di progetto.

1. Offri a tutti una visione di alto livello del progetto

Sai bene che è facile perdersi nei meandri quando si lavora alacremente a un progetto. La timeline permette al tuo team di avere una visione più ampia, in modo da poter avere una panoramica sulle diverse fasi del progetto. Permette loro di contestualizzare i singoli elementi per capire come si incastrano tra loro.

Puoi anche identificare in modo proattivo eventuali ostacoli o requisiti prima che il progetto venga avviato.

2. Gestire le risorse in modo più efficace

Il tuo progetto avrà bisogno di risorse come attrezzature, budget e tempo da parte dei membri del team. I progetti sarebbero un sogno se tutto fosse disponibile nel momento in cui ne hai bisogno, ma non è possibile realizzare un piano dal nulla.

Nell'indagine del 2018 di PMI, il 21% degli intervistati ha citato le risorse limitate o soggette a tassazione come motivo principale del fallimento di un progetto.

Sapere quando si svolgono attività specifiche ti aiuta ad allocare e gestire le risorse del progetto in modo più efficace. Quindi, se sai che il grafico della tua azienda non potrà partecipare alla riprogettazione del tuo sito web fino alla fine del mese, puoi pianificare di conseguenza.

3. Rendi più gestibili i progetti più impegnativi

Come si mangia un bue? Un boccone alla volta.

Le tempistiche dei progetti aiutano a rendere più gestibili i progetti più grandi. Per mettere insieme la tua timeline, dovrai suddividere il progetto in fasi attuabili. In questo modo tu e il tuo team avrete una tabella di marcia da utilizzare per procedere con ordine, così da poter divorare quell'aereo senza essere sopraffatti.

Serve aiuto? Con il nostro modello di lista delle attività potrai annotare tutti i task da svolgere e assicurarti di non mettere troppa carne al fuoco tutta in una volta.

4. Mantieni i progetti sulla rotta giusta

Uno dei maggiori vantaggi di una timeline di progetto è che ti aiuta a mantenere la rotta. Suddividendo il progetto, è più facile individuare eventuali lacune o incongruenze e monitorare i progressi. Se un singolo tassello non rispetta la scadenza, sai che l'intero progetto rischia di essere in ritardo rispetto alla tabella di marcia.

La tua timeline aumenterà anche la responsabilità del team, in quanto tutti potranno sapere chi è responsabile di cosa (e quando lo deve fare).

Questo livello di responsabilità è importante, soprattutto se consideri che il 91% dei dipendenti afferma che la responsabilità è uno degli aspetti più importanti che vorrebbero vedere di più sul posto di lavoro.

Come creare una timeline per la gestione dei progetti

Dal promuovere un atteggiamento del tipo "portiamo a termine questo progetto insieme" all'aiutare il tuo team a rimanere organizzato, una timeline di progetto è un elemento indispensabile per portare a termine i progetti senza disperarsi.

Tuttavia, anche se i vantaggi sono evidenti, resta una questione importante da risolvere: come si fa a crearne una? Segui questi passaggi per redigere una timeline di progetto che aiuti il tuo team a svolgere al meglio il proprio lavoro.

Come creare una timeline per la gestione dei progetti

Dal promuovere un atteggiamento del tipo "portiamo a termine questo progetto insieme" all'aiutare il tuo team a rimanere organizzato, una timeline di progetto è un elemento indispensabile per portare a termine i progetti senza disperarsi.

Tuttavia, anche se i vantaggi sono evidenti, resta una questione importante da risolvere: come si fa a crearne una? Segui questi passaggi per redigere una timeline di progetto che aiuti il tuo team a svolgere al meglio il proprio lavoro.

1. Comprendi l'ambito del progetto

Immagina che ti abbiamo stato chiesto di preparare un panino con burro e marmellata. Quanto tempo pensi che ci vorrà? Cinque minuti al massimo?

Quello che non ti abbiamo detto all'inizio è che lo vogliamo su pane fatto in casa. E deve contenere una marmellata molto specifica, proveniente da un mercato agricolo aperto solo la domenica mattina. E vogliamo che la crosta venga rimossa e il panino tagliato a forma di stella. All'improvviso, preparare quel panino non è più un processo così rapido, giusto?

Ecco perché è fondamentale comprendere l'ambito di un progetto. L'ambito del progetto è tutto ciò che è necessario per completare un progetto, compresi task, tempi e risorse.

L'identificazione di ciò che è necessario fin dall'inizio non solo ti permetterà di creare una timeline più realistica, ma ti aiuterà anche ad affrontare in modo proattivo lo scope creep, ovvero il fenomeno in cui i requisiti del progetto si espandono al di là di quanto originariamente concordato. Si tratta di un problema comune, che riguarda ben il 52% dei progetti.

Collaboration capabilities

Per definire l'ambito, dovrai definire:

  • Obiettivi: che cosa si propone di realizzare il tuo progetto?
  • Deliverable: quale sarà il risultato del tuo progetto?
  • Task e attività: quali sono i passi da compiere per raggiungere questi risultati?
  • Esclusioni: che cosa non verrà completato nell'ambito di questo progetto?
  • Vincoli: quali limitazioni dovrai rispettare?

A questo punto, dovrai inserire questi elementi in una dichiarazione di ambito del progetto che tu e il tuo team potrete consultare man mano che procedete. Con questa dichiarazione a portata di mano, potrai concentrarti sulle parti fondamentali del progetto e dire "non stavolta" a tutto il resto.

2. Identifica i task del progetto

La tua timeline non consiste nel fissare un'unica data finale per l'intero progetto; devi stabilire le date delle tappe fondamentali per i task da svolgere nel corso del progetto.

Volendo essere tecnici, si parla di struttura di ripartizione del lavoro (work breakdown structure, WBS), che suddivide il progetto generale in diversi deliverable. In questo modo è molto più semplice capire quali sono i task legati a ciascun deliverable.

Riprendendo l'esempio del panino, il deliverable finale è un panino butto e marmellata a forma di stella, goloso e senza crosta. Gnam! Ma per arrivare a quel panino finito, ci sono alcuni altri deliverable che dovrai completare (perché ricorda, abbiamo detto che non vogliamo il pane comprato in negozio):

  • Pane fatto in casa
  • Marmellata specifica presa al mercato agricolo
  • Burro

Ora che abbiamo una visione d'insieme di ciascuno dei nostri deliverable, è più facile vedere i task associati a ciascuno di essi:

Deliverable 1: pane

  • Scegliere una ricetta per il pane
  • Acquistare gli ingredienti per preparare il pane
  • Cuocere il pane
  • Lasciare raffreddare il pane per un'ora
  • Affettare il pane

Deliverable 2: marmellata

  • Trovare l'orario e la sede del mercato agricolo
  • Andare al mercato agricolo
  • Acquistare la marmellata
  • Tornare a casa

Deliverable 3: burro

  • Andare al negozio di alimentari
  • Acquistare il burro
  • Tornare a casa

Come creare una timeline per la gestione dei progetti

Dal promuovere un atteggiamento del tipo "portiamo a termine questo progetto insieme" all'aiutare il tuo team a rimanere organizzato, una timeline di progetto è un elemento indispensabile per portare a termine i progetti senza disperarsi.

Tuttavia, anche se i vantaggi sono evidenti, resta una questione importante da risolvere: come si fa a crearne una? Segui questi passaggi per redigere una timeline di progetto che aiuti il tuo team a svolgere al meglio il proprio lavoro.

Come creare una timeline per la gestione dei progetti

Dal promuovere un atteggiamento del tipo "portiamo a termine questo progetto insieme" all'aiutare il tuo team a rimanere organizzato, una timeline di progetto è un elemento indispensabile per portare a termine i progetti senza disperarsi.

Tuttavia, anche se i vantaggi sono evidenti, resta una questione importante da risolvere: come si fa a crearne una? Segui questi passaggi per redigere una timeline di progetto che aiuti il tuo team a svolgere al meglio il proprio lavoro.

Jira timeline.

1. Understand the project scope

Imagine you’re asked to make a peanut butter and jelly sandwich. Initially, it might seem like a quick task. However, if you then specified that you wanted it on homemade bread from a specific recipe, with a unique jelly only available from a particular farmer's market open on Sunday mornings, and requested that the crust be removed and the sandwich cut into a star shape, suddenly, the process becomes more complex and time-consuming.

This analogy highlights the importance of understanding the scope of a project. The project scope encompasses everything needed to complete the project, including tasks, time, and resources. By identifying all requirements from the outset, you can create a more realistic timeline and proactively address scope creep—when project requirements expand beyond the initial agreement. Scope creep is a common issue, affecting 52% of projects.

To define your scope, you'll figure out your project's:

  • Goals: What will your project accomplish?
  • OKRs:  How will you measure the success of your project?
  • Deliverables: What is the output of your project?
  • Tasks and activities: What steps must you take to produce those deliverables?
  • Exclusions: What won't you complete as part of this project? 
  • Constraints: What limitations are you working with? 

Once you have this information, you can consolidate it into a project scope statement. This statement serves as a reference for you and your team throughout the project, enabling you to focus on the essential aspects while setting aside anything that falls outside the scope.

2. Identify your project tasks

Your project timeline shouldn't revolve around a single end date for the entire project. Instead, you must establish milestone dates for various tasks throughout the project.

To get technical, this process is called creating a Work Breakdown Structure (WBS), which involves breaking down your large project into different deliverables. This approach simplifies the identification of tasks associated with each deliverable.

In our PB&J example, the ultimate deliverable is a finished, gooey, crustless, star-shaped PB&J sandwich. However, several other deliverables must be completed to achieve this final product. These might include:

  • Homemade loaf of bread
  • Specific jelly from the farmer's market
  • Peanut butter

Now that we have identified each of our separate deliverables, it's simpler to discern the tasks associated with each one:

Deliverable #1: Bread

  • Choose a bread recipe
  • Purchase ingredients to bake bread
  • Bake bread
  • Give bread an hour to cool
  • Slice bread

Deliverable #2: Jelly

  • Find the time and location of the farmer's market
  • Drive to the farmer's market
  • Purchase the jelly
  • Return home

Deliverable #3: Peanut butter

  • Visit the grocery store
  • Purchase the peanut butter
  • Return home

Deliverable #4: Finished sandwich

  •  
  • Gather a knife and other supplies
  • Spread peanut butter on one slice of bread
  • Spread jelly on another slice of bread
  • Put two pieces of bread together
  • Remove crust
  • Slice the sandwich into a star-shape
  • Put the sandwich on a plate to serve
  •  
  •  

Looking at all those steps, it's clear that the process isn't as straightforward as it may seem. While you might initially be tempted to jot everything down on paper to ensure nothing is overlooked, it's essential to make this information accessible to your entire team.

Consider using a collaborative knowledge-sharing platform like Confluence to store notes, responsibilities, and project details. This allows everyone to create consistent documentation that all teammates can access.

  •  

3. Assign time estimates to each task

You've outlined your deliverables and their associated tasks, but we haven't discussed time yet, so we're not quite at the stage of creating a timeline. In this step, you'll estimate the time required to complete each task. Review the tasks outlined under each deliverable and estimate the time needed for each one.

It's crucial to involve your project team in this process, as they'll have a more realistic understanding of how long their assigned tasks typically take. This collaboration helps guard against the planning fallacy, which suggests that people tend to underestimate the time required for tasks. Your team can provide valuable insights and act as a reality check to ensure your time estimates are accurate.

4. Put your tasks in order

Now that you have your project tasks and time estimates ready, it's time to arrange them in chronological order to establish a logical sequence for you and your team to follow. As you create this sequence, there are a few key considerations to keep in mind:

  • Task and resource dependencies: These are resources or tasks that cannot be used simultaneously or completed until a subsequent task is done. For example, you can't spread the peanut butter until you've baked and sliced the bread.
     
  • Concurrent tasks: Some steps can happen simultaneously, allowing you to save time. For instance, you can run to the farmer's market while the bread is cooling off.

By paying attention to these factors, you can develop a realistic and efficient timeline for your project.

5. List deadlines

It's important to remember that time estimates alone do not constitute a schedule. You must assign firm deadlines to tasks. "This should take three hours" is different from stating, "This task will be completed by Tuesday."

Thankfully, your time estimates will aid in setting more realistic deadlines for your project tasks. To err on the side of caution, include a buffer to ensure you don't cut things too close. Unexpected surprises are inevitable, and you'll appreciate having some flexibility built into the timeline.

Stabilisci quando il tuo progetto verrà completato

A proposito di sorprese, sappiamo che l'universo ha un particolare talento per stravolgere i piani di progetto e non puoi pianificare tutto. Detto questo, vale comunque la pena definire una timeline del progetto.

Ignorare del tutto la timeline di un progetto significherebbe mettere i membri del team in difficoltà nel gestire il proprio carico di lavoro, non sapere cosa fare dopo e trasformare i progetti in incubi ricorrenti.

Non è necessario che la tua timeline sia rigida ed è bene che tu rimanga flessibile per adattarla in caso di necessità. Anche se non ti atterrai alla lettera al tuo piano, creare le basi in anticipo eliminerà la confusione, aumenterà la responsabilità e farà avanzare il progetto.

Un modo per far sì che il tuo team continui a lavorare seguendo le timeline del progetto? Assicurati che abbiano accesso immediato alle informazioni di cui hanno bisogno. Archivia tutte le note, i dettagli e le responsabilità del progetto all'interno di Confluence.

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