Timeline dei progetti per una migliore gestione dei progetti

Che cos'è una timeline di gestione del progetto?

Una timeline di gestione del progetto è un programma dell'intero progetto, dall'inizio al completamento. Suddivide l'intero progetto in attività e tappe più piccole, con una scadenza assegnata a ciascuna di esse.

La tua timeline permette a te e al tuo team di vedere non solo quando i singoli pezzi sono in scadenza, ma anche quando l'intero progetto sarà consegnato.

1. Offri a tutti una visione di alto livello del progetto

Sai bene che è facile perdersi nei meandri quando si lavora alacremente a un progetto. La timeline permette al tuo team di avere una visione più ampia, in modo da poter avere una panoramica sulle diverse fasi del progetto. Permette loro di contestualizzare i singoli elementi per capire come si incastrano tra loro.

Puoi anche identificare in modo proattivo eventuali ostacoli o requisiti prima che il progetto venga avviato.

2. Gestire le risorse in modo più efficace

Il tuo progetto avrà bisogno di risorse come attrezzature, budget e tempo da parte dei membri del team. I progetti sarebbero un sogno se tutto fosse disponibile nel momento in cui ne hai bisogno, ma non è possibile realizzare un piano dal nulla.

Nell'indagine del 2018 di PMI, il 21% degli intervistati ha citato le risorse limitate o soggette a tassazione come motivo principale del fallimento di un progetto.

Sapere quando si svolgono attività specifiche ti aiuta ad allocare e gestire le risorse del progetto in modo più efficace. Quindi, se sai che il grafico della tua azienda non potrà partecipare alla riprogettazione del tuo sito web fino alla fine del mese, puoi pianificare di conseguenza.

3. Rendi più gestibili i progetti più impegnativi

Come si mangia un bue? Un boccone alla volta.

Le tempistiche dei progetti aiutano a rendere più gestibili i progetti più grandi. Per mettere insieme la tua timeline, dovrai suddividere il progetto in fasi attuabili. In questo modo tu e il tuo team avrete una tabella di marcia da utilizzare per procedere con ordine, così da poter divorare quell'aereo senza essere sopraffatti.

Serve aiuto? Con il nostro modello di lista delle attività potrai annotare tutti i task da svolgere e assicurarti di non mettere troppa carne al fuoco tutta in una volta.

4. Mantieni i progetti sulla rotta giusta

Uno dei maggiori vantaggi di una timeline di progetto è che ti aiuta a mantenere la rotta. Suddividendo il progetto, è più facile individuare eventuali lacune o incongruenze e monitorare i progressi. Se un singolo tassello non rispetta la scadenza, sai che l'intero progetto rischia di essere in ritardo rispetto alla tabella di marcia.

La tua timeline aumenterà anche la responsabilità del team, in quanto tutti potranno sapere chi è responsabile di cosa (e quando lo deve fare).

Questo livello di responsabilità è importante, soprattutto se consideri che il 91% dei dipendenti afferma che la responsabilità è uno degli aspetti più importanti che vorrebbero vedere di più sul posto di lavoro.

Come creare una timeline per la gestione dei progetti

Dal promuovere un atteggiamento del tipo "portiamo a termine questo progetto insieme" all'aiutare il tuo team a rimanere organizzato, una timeline di progetto è un elemento indispensabile per portare a termine i progetti senza disperarsi.

Tuttavia, anche se i vantaggi sono evidenti, resta una questione importante da risolvere: come si fa a crearne una? Segui questi passaggi per redigere una timeline di progetto che aiuti il tuo team a svolgere al meglio il proprio lavoro.

1. Comprendi l'ambito del progetto

Immagina che ti abbiamo stato chiesto di preparare un panino con burro e marmellata. Quanto tempo pensi che ci vorrà? Cinque minuti al massimo?

Quello che non ti abbiamo detto all'inizio è che lo vogliamo su pane fatto in casa. E deve contenere una marmellata molto specifica, proveniente da un mercato agricolo aperto solo la domenica mattina. E vogliamo che la crosta venga rimossa e il panino tagliato a forma di stella. All'improvviso, preparare quel panino non è più un processo così rapido, giusto?

Ecco perché è fondamentale comprendere l'ambito di un progetto. L'ambito del progetto è tutto ciò che è necessario per completare un progetto, compresi task, tempi e risorse.

L'identificazione di ciò che è necessario fin dall'inizio non solo ti permetterà di creare una timeline più realistica, ma ti aiuterà anche ad affrontare in modo proattivo lo scope creep, ovvero il fenomeno in cui i requisiti del progetto si espandono al di là di quanto originariamente concordato. Si tratta di un problema comune, che riguarda ben il 52% dei progetti.

Per definire l'ambito, dovrai definire:

• Obiettivi: che cosa si propone di realizzare il tuo progetto?
• Deliverable: quale sarà il risultato del tuo progetto?
• Task e attività: quali sono i passi da compiere per raggiungere questi risultati?
• Esclusioni: che cosa non verrà completato nell'ambito di questo progetto?
• Vincoli: quali limitazioni dovrai rispettare?

A questo punto, dovrai inserire questi elementi in una dichiarazione di ambito del progetto che tu e il tuo team potrete consultare man mano che procedete. Con questa dichiarazione a portata di mano, potrai concentrarti sulle parti fondamentali del progetto e dire "non stavolta" a tutto il resto.

2. Identifica i task del progetto

La tua timeline non consiste nel fissare un'unica data finale per l'intero progetto; devi stabilire le date delle tappe fondamentali per i task da svolgere nel corso del progetto.

Volendo essere tecnici, si parla di struttura di ripartizione del lavoro (work breakdown structure, WBS), che suddivide il progetto generale in diversi deliverable. In questo modo è molto più semplice capire quali sono i task legati a ciascun deliverable.

Riprendendo l'esempio del panino, il deliverable finale è un panino butto e marmellata a forma di stella, goloso e senza crosta. Gnam! Ma per arrivare a quel panino finito, ci sono alcuni altri deliverable che dovrai completare (perché ricorda, abbiamo detto che non vogliamo il pane comprato in negozio):

• Pane fatto in casa
• Marmellata specifica presa al mercato agricolo
• Burro

Ora che abbiamo una visione d'insieme di ciascuno dei nostri deliverable, è più facile vedere i task associati a ciascuno di essi:

Deliverable 1: pane

• Scegliere una ricetta per il pane
• Acquistare gli ingredienti per preparare il pane
• Cuocere il pane
• Lasciare raffreddare il pane per un'ora
• Affettare il pane

Deliverable 2: marmellata

• Trovare l'orario e la sede del mercato agricolo
• Andare al mercato agricolo
• Acquistare la marmellata
• Tornare a casa

Deliverable 3: burro

• Andare al negozio di alimentari
• Acquistare il burro
• Tornare a casa

Deliverable 4: comporre il panino

• Procurarsi un coltello e altri materiali
• Spalmare il burro su una fetta di pane
• Spalmare la marmellata su un'altra fetta di pane
• Unire i due pezzi di pane
• Rimuovere la crosta
• Tagliare il panino a forma di stella
• Mettere il panino su un piatto e servirlo

Guardando tutti questi passaggi, non è così semplice, vero?

Potresti avere la tentazione di scarabocchiare tutto su un foglio di carta per non saltare nessun passaggio. Non c'è niente di male a iniziare in questo modo, ma devi rendere queste informazioni accessibili a tutto il tuo team.

Usa uno spazio di lavoro collaborativo per la condivisione della conoscenza come Confluence per archiviare note, responsabilità e dettagli. Poi aggiungi i tuoi task a uno strumento di gestione dei progetti come Jira o Trello, in modo che tutto il team possa avere la soddisfazione di spostarli e spuntarli.

3. Assegna una stima dei tempi a ciascun task

Hai annotato i tuoi deliverable e i relativi task, ma non si tratta ancora di una timeline perché non abbiamo ancora parlato di tempo.

È proprio di questo che ti occuperai in questa fase: capire quanto tempo richiederà ogni task. Esamina tutti i task che hai delineato in ogni deliverable e cerca di stimare il tempo necessario per portarli a termine.

Coinvolgi i membri del team di progetto in questo processo, in quanto avranno una visione più realistica della durata dei lavori che sono stati loro assegnati. Inoltre, è facile cadere vittima di un errore di pianificazione, perché tendiamo a sottovalutare il tempo necessario per completare un progetto e il tuo team può fornirti un controllo istintivo di cui hai bisogno.

4. Metti in ordine i task

Con le attività del progetto e le stime temporali pronte per l'uso, è ora di iniziare a mettere le cose in ordine in modo che tu e il tuo team abbiate una sequenza logica da seguire.

Presta attenzione a un paio di elementi mentre crei la tua catena di eventi:

• Dipendenze tra task e risorse: si tratta di risorse (come un membro del team o un software) che non possono essere utilizzate contemporaneamente o attività che non possono essere completate fino al termine di una precedente. Ad esempio, non puoi spalmare il burro finché non hai cotto e affettato il pane.
• Attività simultanee: si tratta di passaggi che possono essere eseguiti contemporaneamente e identificarli può farti risparmiare tempo. Ad esempio, puoi andare al mercato agricolo mentre il pane si raffredda.

Tenere d'occhio queste voci significa pianificare una timeline realistica ed efficiente.

5. Elenca le scadenze

Ricorda che le stime temporali da sole non definiscono una programmazione. Devi assegnare scadenze rigide. Dire semplicemente, "dovrebbero volerci tre ore" è molto diverso dal dire, "questo task sarà completata entro martedì".

Fortunatamente, le tue stime temporali ti aiuteranno a fissare scadenze più realistiche per le attività del progetto.

Per sicurezza, prevedi un margine, in modo da non ritrovarti troppo alle strette con il progetto. Le sorprese sono inevitabili e sarai felice di aver inserito nella timeline un certo spazio di manovra.

Stabilisci quando il tuo progetto verrà completato

A proposito di sorprese, sappiamo che l'universo ha un particolare talento per stravolgere i piani di progetto e non puoi pianificare tutto. Detto questo, vale comunque la pena definire una timeline del progetto.

Ignorare del tutto la timeline di un progetto significherebbe mettere i membri del team in difficoltà nel gestire il proprio carico di lavoro, non sapere cosa fare dopo e trasformare i progetti in incubi ricorrenti.

Non è necessario che la tua timeline sia rigida ed è bene che tu rimanga flessibile per adattarla in caso di necessità. Anche se non ti atterrai alla lettera al tuo piano, creare le basi in anticipo eliminerà la confusione, aumenterà la responsabilità e farà avanzare il progetto.