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Padroneggia il processo decisionale: una guida completa per un team di successo

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Pensa ai team di maggior successo con cui hai lavorato: cosa avevano in comune? È plausibile che abbiano lavorato bene insieme con una visione condivisa e una comprensione del team. E probabilmente hanno preso decisioni corrette, apparentemente senza alcuno sforzo. Un processo decisionale efficace è fondamentale per il successo del team e del progetto. Ma richiede preparazione, sicurezza e gli strumenti giusti.

Noi di Atlassian utilizziamo Confluence come strumento di gestione delle conoscenze per supportare i nostri processi decisionali, dal brainstorming alla documentazione delle decisioni finali.

L'importanza di un processo decisionale efficace

Dai progetti alla pianificazione, prendere decisioni efficaci richiede pratica e getta le basi per il tuo successo. Sebbene decisioni piccole e rapide consentano una certa flessibilità, le decisioni di grande impatto sono più difficili da invertire, quindi saper valutare con successo opzioni, rischi e opportunità è un muscolo che deve essere allenato e rifinito.

Indipendentemente dalle tecniche che scegli e da come rappresenti il tuo stile di leadership, è anche importante ottenere il consenso di tutto il tuo team e assicurarti di aver impostato processi chiari che potrai replicare in modo efficiente in futuro.

I quattro tipi di processo decisionale

Quando si tratta di sapere da dove iniziare il processo decisionale, è utile comprendere i quattro tipi di processo decisionale e passare a quello che sembra più naturale e adatto alla situazione in questione. I quattro tipi includono:

  1. Autocratico: il leader prende il controllo e prende le decisioni. Nel processo decisionale è presente poca o nessuna discussione.
  2. Consensuale: il leader fa un passo indietro e lascia che il team arrivi a un consenso collettivo dove tutti devono essere d'accordo. Il gruppo decide all'unanimità in base al proprio contributo e alla propria esperienza.
  3. Democratico: il leader fa un passo indietro rispetto alla decisione e lascia che il gruppo voti su una decisione in cui è la maggioranza a decidere. Non tutti saranno d'accordo, ma i membri del gruppo accettano di rispettare la decisione.
  4. Consultivo: il leader riceve consigli e opinioni dal gruppo e li utilizza per prendere una decisione definitiva. Il leader può ricevere consigli o suggerimenti dal gruppo.

La scelta del tuo processo decisionale può essere ovvia, come una decisione autocratica per determinare il budget di marketing per l'anno. Ma quando si tratta di decisioni che hanno un impatto sul lavoro quotidiano o a lungo termine del nostro team, avrai bisogno di più input da parte loro.

Pianificare un evento per un cliente con scadenze e budget stretti, ad esempio, potrebbe richiedere alcune informazioni che tu potresti non avere, mentre il tuo gruppo sì. Ti consigliamo di adottare un approccio consensuale o consultivo così che le competenze del gruppo vengano implementate nella decisione finale e tutti si sentano a proprio agio con il lavoro che devono fare per arrivarci.

Magari il tuo team vuole fissare un giorno specifico di ogni settimana come giorno designato come "senza riunioni". Il tuo team può discutere e collaborare per giungere insieme a una decisione democratica e rispettarla in futuro.

Tecniche, stili e approcci decisionali

Conoscere il tuo stile decisionale non ti impedisce di prendere decisioni informate. Sebbene tutti abbiamo un livello di intuito personale e professionale di cui fidarci, un processo decisionale efficace è supportato da analisi, ricerche e fatti. Un sondaggio di PwC tra i dirigenti senior ha individuato che le organizzazioni basate sui dati hanno tre volte più probabilità di vedere miglioramenti nel processo decisionale rispetto a quelle che si affidano meno ai dati.

Esistono innumerevoli modelli decisionali che portano a scelte consapevoli e trovare la tecnica giusta dipende dalla composizione della tua squadra e dal tuo stile di leadership. Molti team preferiscono un'analisi SWOT, che delinea i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce della decisione per valutare con precisione benefici e rischi.

Schermata del modello di analisi SWOT

Usa il modello di analisi SWOT di Atlassian in Confluence

Passaggi da seguire nel processo decisionale

Il primo passo che devi fare per prendere una decisione è identificare il problema che il tuo team deve risolvere. Crea una pagina Confluence in cui puoi visualizzare il problema e chi è responsabile della sua risoluzione. Avere il problema chiaramente illustrato garantirà che tutti capiscano quale decisione devono prendere e perché. Qual è l'impatto del problema? Quali sono gli obiettivi che confermeranno il successo della soluzione?

Quindi, suddividi il problema. Raccogli informazioni e dati che definiscano cosa ha causato il problema o impedisce una soluzione. Ciò può includere ricerche di mercato, dati aziendali, approfondimenti personali e notizie di tendenza. Crea una tabella che delinei i rischi e i benefici delle potenziali soluzioni per preparare il tuo team in anticipo.

Incoraggia il tuo team a rivedere lo schema e a fornire feedback nella fase iniziale, in modo che possano identificare eventuali lacune o ostacoli mancanti prima che tu risolva il problema. Potrebbero anche contribuire alla ricerca e fornire ulteriori approfondimenti che non hai preso in considerazione.

Valuta le opzioni del tuo team e utilizza un framework per prendere una decisione. Potresti aver bisogno di un impegno di gruppo o di un'ulteriore valutazione, ed è qui che entra in gioco il tuo framework. Potresti scoprire che il framework originale che hai proposto, come un'analisi SWOT, non è abbastanza completo per la soluzione di cui avrai bisogno. Incoraggia il tuo team a proporre il framework adatto che contribuisca alla trasparenza della decisione e chiarisca anche il loro carico di lavoro.

Una volta presa la decisione, utilizza strumenti di gestione dei progetti come Trello o Jira Work Management per implementarlo, testarlo e monitorarlo. Continua a documentare i tuoi progressi lungo il percorso in Confluence in modo da poterli consultare in futuro per replicare o ripetere le tue prestazioni.

Quadri decisionali più richiesti

DACI: usa questo framework per lavorare in team e prendere insieme le decisioni, identificando i ruoli all'interno del processo tra cui quelli di promotore, approvatore, collaboratore e persona informata. Utilizza i dati e le conoscenze di base per orientare la risoluzione del processo decisionale.

Inquadramento dei problemi: collabora con il tuo team per identificare quali definizioni dei problemi delineano una soluzione rapida in modo comprensibile e collaborativo. In questo modo diventa più facile concentrarsi sulla comprensione e sulla definizione del problema quando coordini il team sull'approccio da adottare. In seguito puoi riunire un gruppo selezionato di stakeholder per prendere la decisione giusta.

Compromessi: a volte bisogna scendere a compromessi per prendere la decisione giusta. A cosa potresti rinunciare per raggiungere questo obiettivo? Collabora con il tuo team per identificare i vincoli, gli ostacoli e le priorità prima di avviare il progetto, in modo da sapere come procedere prima che si verifichino problemi.

OKR: prendi le tue decisioni prefiggendoti un obiettivo. Gli OKR (Objectives and Key Results) sono progettati per una crescita continua e possono funzionare come "stella polare", aiutandoti a rimanere sulla strada giusta ogni volta che prendi una decisione durante un progetto.

Processo decisionale in Confluence

Indipendentemente dal modello che scegli, il tuo team può collaborare per realizzare e documentare il quadro decisionale all'interno di Confluence. Abbiamo modelli per DACI, analisi SWOT, un modello per le decisioni di progettazione, una tabella di votazione e altro ancora.

Screenshot DACI

All'interno del modello puoi assegnare vari ruoli, ad esempio responsabile, approvatore e collaboratore, e taggare le persone coinvolte direttamente all'interno della pagina. I membri del team possono aggiungere commenti, condividere link e distribuire file all'interno della tabella delle opzioni, contribuendo alla fruizione di risorse preziose e allo svolgimento di un processo decisionale più consapevole. Aggiungi questa pagina Confluence ad Atlas, in modo che chiunque prenda parte al progetto possa utilizzarla come documento guida.

In seguito, potrai condividere questa documentazione dei processi con i membri del team e gli stakeholder, in modo che possano capire i motivi alla base delle tue decisioni e supportare la tua strategia. Per assicurare l'efficacia e la ripetibilità di questo processo, crea una documentazione quanto più possibile dettagliata.

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