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Come creare una cultura di condivisione delle conoscenze

Poni fine all'accumulo di informazioni e prepara il terreno per una comunicazione aperta.

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Meeple che infilano una chiave in un lucchetto

Lavori in un team veramente aperto? Oppure i dipendenti della tua azienda sono in competizione tra loro in una sfida all'ultimo sangue che vede vincente chi è in grado di acquisire e accumulare la maggiore quantità di informazioni?

La condivisione delle conoscenze nell'ambiente di lavoro indica il processo di creazione di uno spazio per una comunicazione aperta sui successi, i fallimenti e le lezioni acquisite che interessano tutti i dipendenti. In assenza di un ambiente confortevole che consenta ai membri una condivisione aperta, il risultato effettivo è a rischio.

Una condivisione efficace delle conoscenze avviene quando la cultura e l'infrastruttura tecnica di un'azienda sono allineate verso una comunicazione aperta.

Per ironia della sorte, questi ambienti fluidi e aperti sono il risultato di un processo di implementazione; una condivisione delle conoscenze efficace avviene quando la cultura e l'infrastruttura tecnica di un'azienda sono allineate verso una comunicazione aperta. Pertanto, quando si implementano migliori pratiche di condivisione delle conoscenze, è importante sviluppare una strategia che includa infrastrutture culturali e tecniche.

Semplifica la cultura aziendale per la condivisione delle conoscenze

Sebbene i cambiamenti della cultura aziendale possano richiedere del tempo, l'integrazione delle giuste pratiche di condivisione delle conoscenze nel modo in cui i team, la leadership e i singoli dipendenti lavorano ti porterà nella giusta direzione.

Qual è il rapporto della tua azienda con le informazioni?

Comprendere il modo in cui la tua azienda si relaziona con le informazioni rappresenta un primo passo essenziale per implementare la condivisione delle conoscenze. Poniti queste domande:

  • I team sono incoraggiati a essere riservati oppure a condividere generosamente ciò che stanno imparando?
  • La politica dell'ufficio gioca un ruolo importante per capire chi è al corrente di determinate conversazioni o informazioni?

Queste sono le differenze tra un approccio alle conoscenze chiuso e uno aperto, ed è importante capire qual è la scelta della tua azienda.

In Atlassian, i nostri team condividono apertamente ciò che stanno imparando. Ciò include la divulgazione dei successi e dei fallimenti di progetti sperimentali, la condivisione di dati provenienti da iniziative di ricerca del team e la trasparenza sui risultati positivi e negativi delle campagne o dei lanci di prodotto, in modo che tutti possano crescere e usufruire dei vantaggi delle conoscenze acquisite dal team.

Fumetto di Dilbert sull'accumulo di conoscenze

I tuoi dipendenti tendono ad accumulare informazioni?

Man mano che entri più in sintonia con la cultura del tuo team, è fondamentale stabilire se i dipendenti sono incoraggiati o meno a essere generosi o se tendono invece a custodire gelosamente le informazioni. Se i membri del team ritengono vantaggioso accumulare informazioni, è molto probabile che questo comportamento sia rafforzato dalla cultura aziendale o del team. Puoi contrastare questo atteggiamento sviluppando pratiche che incoraggino una condivisione generosa da parte dei dipendenti.

Riconoscere e promuovere regolarmente il lavoro delle persone all'interno della tua organizzazione possono costituire una potente motivazione per favorire la condivisione delle conoscenze. Inoltre, offrire ai membri del team un senso di responsabilità per i loro progetti è un'attestazione di affidabilità e consente loro di condividere quello di cui hanno bisogno e ciò che stanno imparando.

Prova questa strategia: identifica un progetto o un'attività ricorrente che sai che un membro del team vorrebbe intraprendere e che sia in linea con i suoi punti di forza. Assicurati di comunicare che questa persona ora ha la responsabilità dell'iniziativa ed è autorizzata a prendere decisioni. Definisci il modello di una comunicazione aperta invitando i membri del team a condividere successi, fallimenti, progressi e anche battute d'arresto. Questo approccio normalizza l'idea di condividere responsabilità e conoscenze, consentendo al tempo stesso a un dipendente di compiere il passo successivo nel proprio sviluppo.

Se i membri del team ritengono vantaggioso accumulare informazioni, è molto probabile che questo comportamento sia rafforzato dalla cultura aziendale o del team.

Che tipo di esempio fornisce il tuo modello di leadership?

La trasparenza inizia con la leadership. È importante che i leader capiscano che il modo in cui agiscono sarà inevitabilmente imitato, nel bene e nel male, dalle persone che gestiscono. Essere consapevole di come vieni percepito dal team ti aiuterà a informare le aree in cui potrebbe essere necessario apportare dei miglioramenti. Non è possibile sviluppare una condivisione efficace delle conoscenze senza modellare le pratiche e i comportamenti necessari.

In Atlassian, fondatori e manager a tutti i livelli condividono informazioni relative agli annunci aziendali, ai cambiamenti a livello di team e all'implementazione dei prodotti. I dirigenti si impegnano anche in modo concertato per celebrare il lavoro svolto dai team nel trimestre precedente. Questa cultura della condivisione e della celebrazione a livello di leadership infonde fiducia e trasparenza in tutta l'azienda, inducendo i dipendenti a fare altrettanto.

Prova questo suggerimento: alla fine del prossimo trimestre, organizza una riunione plenaria a livello aziendale in cui fornirai aggiornamenti e parlerai dei risultati ottenuti da alcuni team. Se sei un project manager, alla fine del tuo prossimo grande progetto dedica un po' di tempo per aggiornare i membri del team sui risultati del loro lavoro e parlare dei successi conseguiti.

Progettazione dell'infrastruttura aziendale per la condivisione delle conoscenze

Il concetto di infrastruttura è sintetizzabile in termini di sistemi (sia digitali che fisici) che modellano direttamente e indirettamente il nostro comportamento, quindi è importante progettare ambienti che spingano le persone verso l'apertura anziché allontanarla da essa. Ecco tre aree pratiche in cui l'infrastruttura di un'azienda può aiutare ad allineare i team per una condivisione delle conoscenze migliore:

Seleziona gli strumenti giusti

Uno dei pilastri fondamentali dell'infrastruttura di un'azienda è costituito dagli strumenti tecnici utilizzati per portare a termine il lavoro. Ciò significa trovare la giusta combinazione di software che indirizzi l'azienda verso la condivisione delle conoscenze. I due strumenti che noi utilizziamo per la condivisione delle conoscenze sono Confluence (che sorpresa!) e Slack.

Pagina Confluence dal titolo "Results from our first localized marketing campaign"

Confluence

Utilizziamo Confluence per i blog interni, la condivisione di informazioni, la riduzione delle riunioni, la creazione di documenti sulla strategia e la pianificazione, e l'aggiornamento reciproco riguardo a successi, fallimenti e lezioni apprese in tutta l'azienda. Manteniamo tutto i contenuti aperti per impostazione predefinita invece di bloccare l'accesso con autorizzazioni automatiche, affinché ogni dipendente possa accedere alle conoscenze collettive dell'azienda.

Slack

Combinando Slack con Confluence, abbiamo eliminato la dipendenza dall'e-mail (che spesso rallenta o interrompe i processi di comunicazione aperti). In Slack possono avvenire rapidi scambi di comunicazioni, quindi il feedback successivo viene contestualizzato su Confluence per i posteri. L'utilizzo di Slack come strumento di chat principale consente una condivisione immediata delle conoscenze e la loro sintesi in Confluence assicura che tali informazioni non vadano mai perse.

Questi sono gli strumenti che funzionano efficacemente in Atlassian. Trovare gli strumenti più adatti a te è fondamentale per la produttività del tuo team.

Ridefinizione delle riunioni per migliorare le relazioni tra le persone

Le riunioni sono una realtà in qualsiasi ambiente di lavoro, ma ci sono alcuni modi pratici per ridefinirne le strutture allo scopo di migliorare i rapporti tra le persone, la condivisione e l'apertura. Ti consigliamo di iniziare le tue riunioni sempre con una conversazione informale, ad esempio parlando di ciò che le persone hanno fatto nel fine settimana o del nuovo ristorante provato la sera prima.

Lo sviluppo di pratiche come questa consente ai membri del team di riconoscere il lato umano della collaborazione. La condivisione a livello personale si rifletterà sullo stile di lavoro e sul livello di comfort reciproco delle persone nel gruppo.

Prova questo suggerimento: dedica 10 minuti a una strategia rompighiaccio all'inizio della riunione. Far sì che i membri del team possano divertirsi e conoscersi un po' è utile per farli sentire più rilassati e a proprio agio durante la discussione di lavoro successiva.

Organizza lo spazio di lavoro in ufficio in modo da favorire la condivisione

Una delle cose più pratiche che puoi fare per promuovere la condivisione delle conoscenze è quella di valutare il tuo spazio fisico. È angusto, chiuso o limitante? Questo potrebbe influire sulla capacità delle persone di entrare in relazione e condividere le proprie conoscenze in modo significativo.

Ti consigliamo di riorganizzare o progettare lo spazio dell'ufficio in un'ottica di trasparenza. Ciò consente ai dipendenti di tenere riunioni veloci negli spazi comuni, imparare da persone con cui normalmente non interagiscono e partecipare a conversazioni immediate.

Questi cambiamenti piccoli ma efficaci rappresentano dei modi semplici per migliorare la dinamica del team e far sì che i tuoi dipendenti si sentano a proprio agio. Una buona collaborazione inizia con la fiducia nei compagni di squadra e una cultura di condivisione delle conoscenze è garanzia di successo.

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