Riunioni del team di cui nessuno avrà paura
Suggerimenti per rendere le riunioni utili
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Abbiamo tutti sentito lamentele sulle riunioni. Sono improduttive. Occupano il nostro tempo. Sono noiose e ci distolgono dalle cose su cui dovremmo lavorare.
Eppure, secondo un'indagine, i professionisti passano il 21% del loro tempo lavorativo in riunione. E sai cosa è ancora peggio? Gli stessi intervistati ritengono che almeno un quarto del tempo dedicato alle riunioni sia totalmente sprecato. Non c'è da stupirsi che la maggior parte di noi si lamenti quando ne vede arrivare un'altra sui propri calendari già pieni.
Il punto è che le riunioni del team sono una parte necessaria del mondo del lavoro. Se le pianifichi e le gestisci nel modo giusto, puoi aiutare il tuo team a generare idee, risolvere problemi e raggiungere gli obiettivi.
Quindi la domanda che sorge spontanea è: come si fa a gestire una riunione efficace in modo che la magia possa davvero accadere? Come puoi fare in modo che questa riunione sia un uso produttivo del tempo del tuo team, e non un'altra parte della loro giornata lavorativa che fa rabbrividire?
Questa guida ti spiega cosa devi sapere per ottenere il massimo dalle tue riunioni del team (nel dubbio, portare delle ciambelle non fa mai male).
Quando è necessaria una riunione di team e quando no
A tutti noi è capitato di uscire da una riunione e pensare, "Beh, poteva bastare un'e-mail!"
Un modo per evitare le lamentele sulle riunioni è quello di assicurarsi di essere effettivamente pronti a inserire qualcosa nell'ordine del giorno e non solo perché si pensa di dover fare una chiacchierata.
Come puoi capire in che punto dello spettro ti trovi? Usa i segnali che seguono per fare una diagnosi della tua situazione e stabilire se una riunione del team è davvero necessaria.
Pianifica una riunione se...
1. Hai un obiettivo chiaro.
Ogni riunione deve avere una mission o un obiettivo chiari, altrimenti non ha senso riunirsi. Cosa speri di ottenere? Vuoi risolvere un problema? Pianificare una timeline? Discutere di una problematica? Fare brainstorming su un'idea? Assicurati di poter indicare un risultato chiaro prima di mettere in agenda una riunione. Se è così, programmala.
2. Hai creato un ordine del giorno.
Una volta stabilita la mission, non dovrebbe essere un segreto: informa il resto del team su ciò che discuterai e su ciò che stai cercando di ottenere. La trappola più grande in cui cade chi organizza una riunione è quella di lavorare a ritroso. Prenota una riunione e poi cerca di capire dove organizzarla. Al contrario, è più intelligente pianificare prima un ordine del giorno e poi prenotare l'orario della riunione in modo che corrisponda ad esso. Hai già pronto l'ordine del giorno? Programma la riunione.
3. Occorre sapere esattamente chi devi invitare.
Non c'è niente di peggio che essere costretti a partecipare a una riunione che non ha assolutamente nulla a che fare con te. Questo è un altro motivo per cui è utile disporre di un ordine del giorno pianificato: sapere di cosa vuoi discutere ti permette di sapere chi devi invitare. Quindi, se sai esattamente chi merita di sedersi a quel tavolo, probabilmente hai una solida conoscenza di tutti gli altri aspetti. Sei giustificato a programmare un orario.
Salta una riunione se...
1. Devi solo condividere delle informazioni.
Hai solo bisogno di aggiornare un progetto o di far sapere a tutti che hai cambiato il menu della gita di gruppo, passando dalla pizza ai tacos? Hai un breve aggiornamento o un'informazione basata sui fatti che probabilmente non porterà a una discussione continua? Ecco a cosa serve l'e-mail o una piattaforma di messaggistica istantanea. È molto più veloce che riunire tutti; inoltre, le persone hanno qualcosa a cui fare riferimento nel caso in cui se ne dimentichino. Ci sono alcune eccezioni a questa regola: pensa alle riunioni aziendali e alle riunioni dei dirigenti.
2. Organizzi una riunione solo perché devi farlo.
Questo potrebbe sembrare dolorosamente ovvio quando lo leggi per iscritto, ma accade più spesso di quanto pensi, soprattutto nel caso di riunioni regolarmente programmate o ricorrenti. Questi spazi costanti sul calendario hanno la tendenza a trasformarsi in gloriose sessioni di recupero o aggiornamenti di stato, piuttosto che in conversazioni produttive. Quindi, se hai una riunione ricorrente nel calendario del tuo team, assicurati di rivalutarla spesso per assicurarti che ne valga davvero la pena.
3. Non hai le idee chiare.
Hai già pronto il materiale di supporto, come un brief creativo, una slide deck o qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno per far capire il tuo punto di vista? Hai già pianificato l'ordine del giorno e sei pronto a condividerlo? Se non è così, è troppo presto per prenotare la riunione. Certo, potresti avere un po' di tempo libero per mettere insieme questi elementi dopo aver fissato una data. Tuttavia, spesso ci vuole più tempo del previsto per mettere insieme questi aspetti e certo non vorrai che il giorno della riunione arrivi quando ancora ti manca metà di quello che ti serve.
Come organizzare una riunione del team che permetta di raggiungere gli obiettivi prefissati
Ok, hai un obiettivo, un ordine del giorno e una lista di invitati e sei sicuro che la tua riunione sia indispensabile. Ora, come puoi assicurarti che si svolga senza intoppi? Metti in gioco queste strategie.
1. Inquadra la riunione intorno al tuo ordine del giorno.
Non vorremmo sembrare un disco rotto e probabilmente avrai già capito l'importanza di un ordine del giorno per una riunione del team di successo. Tuttavia, secondo quanto rilevato, il 63% delle riunioni non ha un ordine del giorno pianificato.
Non far parte di questa statistica. Un ordine del giorno è sorprendentemente semplice da preparare (e ne vale la pena). Nella sua forma più elementare, si tratta di un breve documento che elenca i seguenti punti:
- Data e ora della riunione
- Obiettivo della riunione
- Reparti o persone presenti
- Argomenti da discutere
- Chi condurrà la discussione su ogni argomento
- Quanto tempo sarà assegnato a ciascun argomento
Non avrai bisogno di altro. Mettere nero su bianco e condividere questo punto prima della conversazione conferirà alla tua riunione la necessaria struttura (per non parlare della gestione del tempo).
2. Invia i documenti di supporto in anticipo.
A volte è facile sprecare il tempo prezioso di una riunione, soprattutto se si passano i primi 10 minuti a far capire a tutti di cosa si parlerà.
Per evitare che ciò accada, condividi l'ordine del giorno e tutti gli altri documenti di supporto (come brief creativi, timeline, slide deck, grafici, report e altro ancora) con tutti i partecipanti almeno un giorno lavorativo prima della riunione prevista.
In questo modo, tutti hanno il tempo di rivedere ed elaborare il succo della riunione e possono arrivare al tavolo con le domande e i suggerimenti migliori.
3. Gestisci le divagazioni.
Cosa potrebbe portare la tua riunione fuori strada? Argomenti casuali e divagazioni che non hanno nulla a che fare con l'obiettivo della riunione. È davvero necessario confrontarsi su come pronunciare il cognome di un cliente in questo momento?
Copri questa voragine prima che l'intero team ci cada dentro. Invece di partecipare alla conversazione, dì al team che prenderai nota del problema in modo da poterlo affrontare in un altro momento.
A volte questo metodo viene chiamato "metodo del parcheggio", in quanto si mette da parte l'argomento per un po' mentre si continua a seguire l'ordine del giorno.
4. Stabilisci questa regola: non sono ammessi schermi.
Affinché una riunione sia produttiva, tutti devono essere concentrati e impegnati. Questo è impossibile se tutti i partecipanti rimangono incollati ai loro schermi rispondendo alle e-mail o scorrendo Instagram.
A meno che i partecipanti non abbiano bisogno dei loro dispositivi per la discussione o per le attività che hai programmato, chiedi loro di lasciarli sulla scrivania. Potresti anche considerare l'idea di mettere un cestino di raccolta fuori dalla sala riunioni per ricordare ai partecipanti la nuova regola. In questo modo, tutti voi potrete concentrarvi su ciò che conta di più: la conversazione.
5. Osserva l'orologio.
Per cominciare, è importantissimo che le riunioni inizino e finiscano in orario. Questo non solo dimostra il rispetto della programmazione di tutti, ma significa anche sfruttare al meglio i minuti a disposizione. Pensala così: se inizi con cinque minuti di ritardo una riunione di mezz'ora, hai già perso il 17% del tempo trascorso insieme. Caspita!
Oltre all'orario di inizio e di fine, è facile perdere di vista i minuti in cui la conversazione entra nel vivo. Avere delle fasce orarie designate nell'ordine del giorno è sicuramente d'aiuto, ma in realtà devi guardare l'orologio e attenerti a quel piano.
Temi di non poterlo fare mentre stai conducendo la discussione? All'inizio della riunione, assegna un cronometrista che possa darti dei suggerimenti amichevoli quando ti stai avvicinando alla fine del tempo assegnato.
6. Riassumi e condividi.
L'ordine del giorno è importante, ma lo è anche il riepilogo della riunione. Dopo la conversazione, riassumi i punti chiave in un documento o in un'e-mail e invialo a tutte le piattaforme di riunione (e a chiunque altro debba essere informato). Il riepilogo della riunione deve includere
- Brevi note sugli argomenti trattati
- Elementi di azione e persone a cui sono stati assegnati (con le date di scadenza)
- Eventuali punti "parcheggiati" su cui tornerai in seguito
Mettere tutto per iscritto assicura che tutti abbiano ben chiari i passi successivi e che non ci siano dubbi su ciò di cui avete parlato e su ciò che avete deciso di fare. Inoltre, il riepilogo ti fornisce un registro a cui puoi fare riferimento durante la riunione successiva per assicurarti che nulla vada perso di vista.
