Archiviazione e tracciamento dei documenti con Confluence

Il tuo team interfunzionale gestisce tonnellate di documenti di progetto all'interno del suo flusso di lavoro. Che si tratti di contratti, proposte, brief creativi e strategie, il team accede quotidianamente a una moltitudine di informazioni importanti e confidenziali. È necessario controllare chi può archiviare, visualizzare e modificare questi documenti. Confluence serve proprio a questo.

Attraverso restrizioni e autorizzazioni di pagina, puoi controllare chi ha accesso ai tuoi spazi Confluence, alle pagine e a qualsiasi file incorporato o documento allegato. Ma c'è una differenza tra restrizioni e autorizzazioni.

• Restrizioni di pagina: per impostazione predefinita, le pagine Confluence possono essere visualizzate e modificate. Tuttavia, se necessario, puoi limitare la visualizzazione, la modifica o entrambe le cose. Gli amministratori possono modificare le restrizioni a livello di singola pagina o a livello di pagina principale (le pagine subordinate erediteranno le restrizioni).

• Autorizzazioni: le autorizzazioni vengono concesse a livello globale o di spazio. Gli amministratori di Confluence assegnano le autorizzazioni globali a livello di sito. Per esempio, stabiliscono se un collega può creare uno spazio o persino accedervi. Le autorizzazioni a livello di spazio determinano le impostazioni di accesso per diversi gruppi e singoli utenti. Per esempio, stabiliscono la capacità di visualizzare, aggiungere, modificare ed eliminare i contenuti all'interno di uno spazio.

Pensa agli spazi Confluence come a una casa: tutti possono ricevere da te la chiave della porta d'ingresso (autorizzazioni), ma ciò non significa necessariamente che abbiano accesso a tutte le stanze (restrizioni di pagina).

Quando usi Confluence come sistema di tracciamento dei documenti, potrebbe capitarti di limitare molte pagine per utenti diversi. Potresti dover chiudere e proteggere la documentazione per la conformità HIPAA o proteggere documenti come i bilanci o le schede dei dipendenti. Se ti trovi a impostare una serie di restrizioni differenti per diversi utenti della pagina nel tuo sistema di gestione dei documenti, puoi prendere in considerazione la possibilità di creare un nuovo spazio dedicato a questi file sensibili. Una volta che hai creato un nuovo spazio con restrizioni, puoi assegnare le autorizzazioni solo agli stakeholder che hanno bisogno dell'accesso anziché limitare singoli utenti.

Grazie alla cronologia della pagina e alle visualizzazioni di confronto delle pagine in Confluence, ottieni il meglio del tracciamento dei documenti insieme a un audit trail delle modifiche alla pagina. Il sistema invia anche notifiche di follow-up a chiunque segua la pagina.

La cronologia della pagina Confluence ti consente di monitorare e confrontare le modifiche e le revisioni tra le diverse versioni della pagina e, se necessario, ripristinare le versioni precedenti. Questo livello di controllo delle versioni non solo ti dà la possibilità di visualizzare la pagina e apportare modifiche con facilità, ma fornisce anche un livello di trasparenza a tutti coloro che hanno accesso alla pagina.

Quando visualizzi una versione specifica di una pagina Confluence, puoi utilizzare le seguenti funzioni:

• Versione attuale: visualizza la versione più recente della pagina.
• Confronta con la pagina attuale: confronta le differenze tra la versione più recente della pagina e la pagina che stai visualizzando.
• Ripristina questa versione: ripristina il contenuto di una versione precedente della pagina.
• Visualizza la cronologia della pagina: consulta la lista delle revisioni e delle versioni della pagina.

• Precedente e successiva: guarda le versioni precedenti o successive delle pagine.

Sebbene non sia possibile vedere le singole modifiche apportate da ogni persona autorizzata a una pagina specifica, puoi vedere i nomi delle persone che hanno contribuito a una particolare versione di una pagina.

Secondo McKinsey, i dipendenti trascorrono (o, per meglio dire, sprecano) il 20% della giornata a cercare e raccogliere informazioni. Tempo che potrebbero dedicare ad attività più produttive.

Una delle funzioni principali di Confluence è una funzione di ricerca integrata fornita da Atlassian Intelligence (AI). La ricerca basata sull'IA in Confluence non si limita ad aiutare gli utenti a trovare la documentazione pertinente. Essa impara dalla tua organizzazione. I nomi o gli acronimi univoci dei progetti diventano parte del database consultabile. In base alle tue esigenze, queste informazioni possono rimanere accessibili o inaccessibili grazie all'abilitazione completa delle autorizzazioni.

Quando gli utenti effettuano una ricerca in Confluence, la piattaforma cerca contenuti in tutti gli spazi di lavoro (inclusi quelli personali), le descrizioni degli spazi, i profili personali, la posta e le pagine. Le funzioni di ricerca e tracciamento analizzano anche il contenuto di alcuni file allegati, come PDF, documenti Microsoft Word, presentazioni PowerPoint e fogli di calcolo Excel. I risultati che vengono mostrati agli utenti si basano sulle autorizzazioni di Confluence in loro possesso, pertanto vedranno solo i contenuti a cui hanno accesso.

Gli utenti possono affinare la ricerca utilizzando filtri interattivi. Possono effettuare ricerche utilizzando i seguenti parametri:

• All'interno di uno spazio: lo spazio in cui si trova il membro del team sarà visualizzato in alto per impostazione predefinita, ma gli utenti possono trovare contenuti all'interno di uno spazio diverso o in una lista di spazi.
• Da una persona specifica: il filtro "collaboratore consente agli utenti di trovare contenuti modificati, creati, commentati o aggiornati da persone specifiche. Quando gli utenti iniziano a digitare un nome utente, Confluence mostrerà i possibili risultati in tempo reale.
• Per tipo di contenuto: il filtro "tipo" mostrerà solo i risultati correlati a tipi di contenuti specifici, come pagine, commenti, profili utente o post del blog.
• Entro un periodo di tempo prestabilito: il filtro "data" mostrerà solo il contenuto che è stato modificato, creato, commentato o aggiornato per ultimo entro un determinato periodo di tempo.
• Con un'etichetta specifica: il filtro "etichetta" mostrerà solo il contenuto con un'etichetta specifica. Per utilizzare questa funzione di tracciamento dei file, i membri del team possono iniziare a digitare il nome dell'etichetta e selezionarla da una lista di potenziali etichette.

• All'interno di una categoria di spazio: gli amministratori degli spazi possono organizzare gli spazi in categorie in base alla posizione dei membri del team, all'argomento e ai reparti. Gli utenti possono sfogliare le possibili categorie all'interno della directory degli spazi o iniziare a digitare il nome di una categoria per trovare i documenti all'interno di un gruppo di spazi correlati.

Puoi anche utilizzare le opzioni di ricerca avanzate di Confluence per aggiungere altri filtri come l'intervallo di date, il creatore, il titolo o la pagina precedente. Se sei alla ricerca di una soluzione software di tracciamento dei documenti intuitiva, la funzione di ricerca di Confluence è un ottimo punto di partenza.

La tua azienda gestisce molte parti mobili (individui, gruppi, progetti e file) e hai bisogno di uno spazio di lavoro per i team che possa tenere il passo. Con Confluence, ottieni molto più di una piattaforma di conoscenza e collaborazione: hai anche uno strumento olistico di tracciamento e archiviazione dei documenti.

Prova Confluence oggi stesso e scopri come la tua scelta in un sistema di gestione dei documenti può aiutarti a proteggere i dati vulnerabili della tua organizzazione, far risparmiare tempo prezioso al tuo team e migliorare i profitti della tua azienda.