Padroneggia il processo decisionale: una guida completa per un team di successo

L'importanza di un processo decisionale efficace

Dai progetti alla pianificazione, prendere decisioni efficaci richiede pratica e getta le basi per il tuo successo. Sebbene decisioni piccole e rapide consentano una certa flessibilità, le decisioni di grande impatto sono più difficili da invertire, quindi saper valutare con successo opzioni, rischi e opportunità è un muscolo che deve essere allenato e rifinito.

Indipendentemente dalle tecniche che scegli e da come rappresenti il tuo stile di leadership, è anche importante ottenere il consenso di tutto il tuo team e assicurarti di aver impostato processi chiari che potrai replicare in modo efficiente in futuro.

Tecniche, stili e approcci decisionali

Conoscere il tuo stile decisionale non ti impedisce di prendere decisioni informate. Sebbene tutti abbiamo un livello di intuito personale e professionale di cui fidarci, un processo decisionale efficace è supportato da analisi, ricerche e fatti. Un sondaggio di PwC tra i dirigenti senior ha individuato che le organizzazioni basate sui dati hanno tre volte più probabilità di vedere miglioramenti nel processo decisionale rispetto a quelle che si affidano meno ai dati.

Esistono innumerevoli modelli decisionali che portano a scelte consapevoli e trovare la tecnica giusta dipende dalla composizione della tua squadra e dal tuo stile di leadership. Molti team preferiscono un'analisi SWOT, che delinea i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce della decisione per valutare con precisione benefici e rischi.

Initiation phase

The initiation phase marks the beginning of a project, with the project manager defining the scope and objectives. During this phase, it’s vital to align stakeholders on common goals and lay the foundation for a successful project.

Next, the project manager creates a project charter, outlining the purpose, goals, and scope of the project. This charter includes the following key information:

• Project purpose and justification
• Main objectives and deliverables
• Key stakeholders and team members

• Initial schedule and budget estimates

The project manager also conducts a feasibility assessment to determine if the project is realistic and worthwhile.

Planning phase

During the planning phase, the project manager develops a detailed project plan and roadmap. This involves determining key scheduling details, resource allocation, and risks that could impact the project. The goal is to create a comprehensive map of how the team will execute the work.

Jira Product Discovery (JPD) helps gather and organize product ideas, features, and solutions, creating custom, up-to-date roadmaps that show which features the team will build, when, and why. JPD helps project managers identify and prioritize ideas or features that will have the most substantial impact on the project's success. 

Execution phase

During the execution phase, the team puts the project plan into action. The project manager plays a key role in coordinating resources, including people, tools, and materials, while also ensuring the team is well-informed about their individual tasks and timelines.

Jira Software (JSW) and Jira Work Management (JWM) offer simplified project tracking and enable seamless project management across both software and business teams, all while accommodating each team's unique working style. Jira Software is an Agile project management tool, while Jira Work Management (JWM) is a collaboration tool that helps teams track work activities.

Jira provides end-to-end management of this critical stage. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, freeing up teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira Software and Jira Work Management, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget. This allows for immediate adjustments to keep the project moving forward.

Monitoring and controlling phase

The monitoring and controlling phase involves regularly checking project progress and team performance to ensure everything adheres to the project plan.

During this phase, the project manager identifies any deviations from the plan and budget, determining the cause to take corrective action. Tools such as status reports, time tracking, budget reports, risk management plans, and stakeholder reviews make it easy to see the most important metrics and milestones. To make changes to the plan, team members should submit a change request for approval. 

Closing phase

The closing phase marks the formal end of a project. During this phase, the focus is on getting final approvals and sign-offs, conducting a post-project review, identifying what went well, determining areas for improvement, and documenting lessons learned. These activities foster a culture of continuous learning and promote accountability and transparency.

Tecniche, stili e approcci decisionali

Conoscere il tuo stile decisionale non ti impedisce di prendere decisioni informate. Sebbene tutti abbiamo un livello di intuito personale e professionale di cui fidarci, un processo decisionale efficace è supportato da analisi, ricerche e fatti. Un sondaggio di PwC tra i dirigenti senior ha individuato che le organizzazioni basate sui dati hanno tre volte più probabilità di vedere miglioramenti nel processo decisionale rispetto a quelle che si affidano meno ai dati.

Esistono innumerevoli modelli decisionali che portano a scelte consapevoli e trovare la tecnica giusta dipende dalla composizione della tua squadra e dal tuo stile di leadership. Molti team preferiscono un'analisi SWOT, che delinea i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce della decisione per valutare con precisione benefici e rischi.

Passaggi da seguire nel processo decisionale

Il primo passo che devi fare per prendere una decisione è identificare il problema che il tuo team deve risolvere. Crea una pagina Confluence in cui puoi visualizzare il problema e chi è responsabile della sua risoluzione. Avere il problema chiaramente illustrato garantirà che tutti capiscano quale decisione devono prendere e perché. Qual è l'impatto del problema? Quali sono gli obiettivi che confermeranno il successo della soluzione?

Quindi, suddividi il problema. Raccogli informazioni e dati che definiscano cosa ha causato il problema o impedisce una soluzione. Ciò può includere ricerche di mercato, dati aziendali, approfondimenti personali e notizie di tendenza. Crea una tabella che delinei i rischi e i benefici delle potenziali soluzioni per preparare il tuo team in anticipo.

Incoraggia il tuo team a rivedere lo schema e a fornire feedback nella fase iniziale, in modo che possano identificare eventuali lacune o ostacoli mancanti prima che tu risolva il problema. Potrebbero anche contribuire alla ricerca e fornire ulteriori approfondimenti che non hai preso in considerazione.

Valuta le opzioni del tuo team e utilizza un framework per prendere una decisione. Potresti aver bisogno di un impegno di gruppo o di un'ulteriore valutazione, ed è qui che entra in gioco il tuo framework. Potresti scoprire che il framework originale che hai proposto, come un'analisi SWOT, non è abbastanza completo per la soluzione di cui avrai bisogno. Incoraggia il tuo team a proporre il framework adatto che contribuisca alla trasparenza della decisione e chiarisca anche il loro carico di lavoro.

Una volta presa la decisione, utilizza strumenti di gestione dei progetti come Trello o Jira Work Management per implementarlo, testarlo e monitorarlo. Continua a documentare i tuoi progressi lungo il percorso in Confluence in modo da poterli consultare in futuro per replicare o ripetere le tue prestazioni.

Tecniche, stili e approcci decisionali

Conoscere il tuo stile decisionale non ti impedisce di prendere decisioni informate. Sebbene tutti abbiamo un livello di intuito personale e professionale di cui fidarci, un processo decisionale efficace è supportato da analisi, ricerche e fatti. Un sondaggio di PwC tra i dirigenti senior ha individuato che le organizzazioni basate sui dati hanno tre volte più probabilità di vedere miglioramenti nel processo decisionale rispetto a quelle che si affidano meno ai dati.

Esistono innumerevoli modelli decisionali che portano a scelte consapevoli e trovare la tecnica giusta dipende dalla composizione della tua squadra e dal tuo stile di leadership. Molti team preferiscono un'analisi SWOT, che delinea i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce della decisione per valutare con precisione benefici e rischi.

Quadri decisionali più richiesti

DACI: usa questo framework per lavorare in team e prendere insieme le decisioni, identificando i ruoli all'interno del processo tra cui quelli di promotore, approvatore, collaboratore e persona informata. Utilizza i dati e le conoscenze di base per orientare la risoluzione del processo decisionale.

Inquadramento dei problemi: collabora con il tuo team per identificare quali definizioni dei problemi delineano una soluzione rapida in modo comprensibile e collaborativo. In questo modo diventa più facile concentrarsi sulla comprensione e sulla definizione del problema quando coordini il team sull'approccio da adottare. In seguito puoi riunire un gruppo selezionato di stakeholder per prendere la decisione giusta.

Compromessi: a volte bisogna scendere a compromessi per prendere la decisione giusta. A cosa potresti rinunciare per raggiungere questo obiettivo? Collabora con il tuo team per identificare i vincoli, gli ostacoli e le priorità prima di avviare il progetto, in modo da sapere come procedere prima che si verifichino problemi.

OKR: prendi le tue decisioni prefiggendoti un obiettivo. Gli OKR (Objectives and Key Results) sono progettati per una crescita continua e possono funzionare come "stella polare", aiutandoti a rimanere sulla strada giusta ogni volta che prendi una decisione durante un progetto.

Processo decisionale in Confluence

Indipendentemente dal modello che scegli, il tuo team può collaborare per realizzare e documentare il quadro decisionale all'interno di Confluence. Abbiamo modelli per DACI, analisi SWOT, un modello per le decisioni di progettazione, una tabella di votazione e altro ancora.

Processo decisionale in Confluence

Indipendentemente dal modello che scegli, il tuo team può collaborare per realizzare e documentare il quadro decisionale all'interno di Confluence. Abbiamo modelli per DACI, analisi SWOT, un modello per le decisioni di progettazione, una tabella di votazione e altro ancora.