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In che modo la pianificazione delle risorse consente ai progetti di funzionare senza intoppi

Il tuo segreto per evitare stress, colli di bottiglia e conflitti

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La pianificazione delle risorse è il processo di determinazione delle risorse (come persone, software, attrezzature e budget) di cui hai bisogno per portare a termine un progetto, per poi allocarle in modo da ottenere la massima efficienza

Il tuo team vuole fare una sessione di brainstorming improvvisata. Prendete i laptop e vi dirigete nella grande sala conferenze del vostro ufficio. Ops! Sembra che ci sia già una riunione in corso.

Ti dirigi in fondo al corridoio verso uno spazio più piccolo. Anche lì c'è un team accampato. Sono lì da ore? Sembra che si siano praticamente trasferiti.

Ok, va bene. Tutto il team si avvicina ai tavoli della sala ristoro, ma ci sono troppe persone intente a scaldarsi il pranzo o prendere un caffè. Il tuo giro turistico in ogni angolo dell'ufficio continua.

Se questa situazione ti sembra familiare (e siamo pronti a scommettere che lo è), allora hai già avuto modo di capire cosa succede quando le risorse non vengono pianificate e gestite in modo adeguato. Nel migliore dei casi è frustrante. E nel peggiore? Può far deragliare completamente i tuoi progetti.

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Cos'è la pianificazione delle risorse?

Ecco l'importanza della pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti. La pianificazione delle risorse consiste nel determinare ciò di cui hai bisogno per un progetto, in modo da assicurarti e allocare questi elementi in modo efficiente.

Sebbene il termine "risorse" possa far pensare a materiali tangibili, è importante notare che anche elementi come i membri del team e persino il denaro contano come risorse del progetto.

In genere, le risorse rientrano in una delle seguenti categorie:

  • Persone
  • Budget
  • Strumenti e software
  • Attrezzature e spazi

Prima di iniziare a lavorare a un progetto, devi individuare tutto ciò di cui hai bisogno per portarlo a termine. Successivamente, ti assicurerai non solo di poter ottenere queste risorse, ma anche di poterle ottenere esattamente quando ne hai bisogno.

L'importanza della pianificazione delle risorse

Inspira per tre secondi e poi espira per altri tre, perché stiamo per rivedere il nostro esilarante esempio della sala riunioni.

Quando il tuo team era pronto a sedersi e a mettere insieme le proprie idee per una rapida sessione di collaborazione, ti mancava una risorsa fondamentale: lo spazio. Eravate pronti a lavorare, ma non sapevate dove andare.

Questo ha portato a numerosi intoppi per qualcosa che avrebbe dovuto essere semplice. Vediamo alcune delle insidie che si verificano quando si trascura la pianificazione delle risorse (al di là delle tue occhiate pacatamente aggressive dalla finestra a chi monopolizza la sala riunioni).

1. Creare piani di progetto accurati

Il tuo piano di progetto descriverà in dettaglio quali passaggi devi intraprendere per completare il progetto e quando verrà eseguita ciascuna di queste fasi. Questi traguardi sono impossibili da pianificare se non sai quali risorse hai a disposizione.

Ad esempio, se il tuo piano di progetto dicesse che devi completare la grafica per la tua presentazione entro la fine di questa settimana, ma non ti rendessi conto che il tuo grafico è impegnato in un altro progetto fino alla fine del mese prossimo?

Quando non verifichi la disponibilità delle risorse, i tuoi piani di progetto risultano imprecisi, le tue scadenze sono solo supposizioni e aggiungi un sacco di stress inutile affidandoti alla fortuna e sperando di avere ciò di cui hai bisogno.

2. Evita i colli di bottiglia

Pianificare le tue risorse ti aiuta anche a evitare ritardi inutili. Quando più persone o progetti hanno bisogno della stessa risorsa contemporaneamente, non c'è alcuna garanzia che sarai tu a ottenerla.

Certo, potresti arrivare prima. Ma potrebbe anche non succedere. Se non vinci questa gara, la timeline dell'intero progetto dovrà essere posticipata.

Pensa: se avessi prenotato una sala conferenze in anticipo, avresti evitato di girovagare per tutto l'ufficio e di sbirciare goffamente nelle sale riunioni e avresti potuto dedicarti subito a un brainstorming produttivo.

3. Gestisci la capacità

4. Realizza progetti di maggior successo

Questo ci porta al più grande vantaggio di tutti: più progetti vincenti.

Un report del Project Management Institute (PMI) ha rilevato che la dipendenza da risorse e risorse tassate erano due delle cause più comunemente citate di fallimento di un progetto. Si è persino classificata davanti ad altre questioni come l'inesperienza dei project manager e la procrastinazione dei membri del team.

Pianificare ciò che ti serve, quando ti serve e come lo otterrai significa che tu e il tuo team sarete attrezzati per portare a termine progetti di successo, con molto meno stress.

Processo di pianificazione delle risorse: come ottenere ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno

Non è possibile prevedere il futuro, il che rende la pianificazione delle risorse più che impegnativa. Come puoi sapere tutto ciò di cui il tuo progetto avrà bisogno?

Ti spieghiamo una semplice formula che puoi utilizzare per pianificare e gestire le risorse in modo efficace. La tua infruttuosa ricerca di uno spazio vuoto per le riunioni si ferma qui.

Appunti con firma

Passo 1: individua le risorse di cui hai bisogno

Inizia facendo un elenco di tutto ciò di cui hai bisogno per completare il progetto. In particolare per progetti enormi e interfunzionali, questo può essere difficile da fare. Prendi un blocco di carta e una penna e inizia a scrivere le risorse più ovvie.

Dopo aver chiarito i punti più semplici, pensa al tuo progetto in diverse fasi o sezioni. Ad esempio, il webinar che stai creando inizierà con una scaletta dei contenuti, il che significa che hai bisogno di qualcuno del team dei contenuti e di un esperto in materia. Continua a muoverti attraverso le fasi del progetto, annotando le risorse necessarie al momento.

Temi di aver tralasciato qualcosa? Chiedi a qualche altro membro del team di rivedere l'elenco. Soprattutto se questo ha già portato a termine progetti simili, sarà in grado di segnalare le risorse che hai trascurato.

Una volta completato l'elenco, metti ordine nel caos raggruppando le risorse nelle categorie che abbiamo menzionato prima: persone, software, attrezzature e budget.

Fase 2: individua le risorse che hai a disposizione

Hai la tua lista completa di tutto ciò che ti serve. Ora devi rispondere a questa domanda: quali risorse hai già?

Per semplificare il tutto, prendi due evidenziatori diversi. Useremo il colore verde per le risorse a cui hai già accesso e il colore rosa per le risorse che devi ottenere.

Inizia con le risorse verdi. Scorri la lista ed evidenzia le risorse che già possiedi. Forse hai un abbonamento a un software di videoconferenza per ospitare il tuo webinar una volta terminato. Segnalo in verde.

Poi? Evidenzia quelle che non hai con l'evidenziatore rosa. Non hai un grafico per creare le diapositive della presentazione.

Ripeti l'operazione fino a quando tutto ciò che è presente nella lista è verde o rosa.

Fase 3: raccogli le risorse di cui hai bisogno

Diamo un'occhiata più da vicino alle risorse rosa. Si tratta di elementi di cui hai bisogno per il tuo progetto, ma a cui non hai già accesso.

Anche i team più rudimentali hanno bisogno di risorse, quindi è il momento di capire come fare per ottenerle.

Sai che non hai un grafico interno per creare le slide del webinar. Affiderai il lavoro a un'agenzia o ad un freelance? Utilizzerai uno strumento gratuito come Canva per fare del tuo meglio? Cerca di capire bene come soddisfare ognuna di queste esigenze e scrivi la soluzione nella tua lista.

Fase 4: delinea le dipendenze dalle risorse

È ora di rivolgere la nostra attenzione alle risorse verdi. Uno degli errori più grandi che si possono commettere è quello di pensare, "Bene, abbiamo queste risorse, siamo a posto".

Non sei l'unico a lavorare su progetti e non devi limitarti a constatare l'esistenza delle risorse, ma devi comprenderne la disponibilità. Questo ti aiuterà ad allocarle in modo realistico al tuo progetto.

La disponibilità delle risorse non è sempre ovvia. Per capirla, dovrai:

  • Parlare con i membri del team necessari per capire quali sono le loro capacità a breve termine (ad esempio, il team dei contenuti non può occuparsi della scaletta del tuo webinar fino al mese prossimo).
  • Contattare gli altri reparti che utilizzano le tue stesse risorse per capire se hanno già richiesto una risorsa e quando (ad esempio, il team di vendita sta utilizzando il software di videoconferenza questo mese per dei video informativi, ma tu potrai averlo il mese prossimo).
  • Comprendere l'ambito del tuo progetto e prevedere le future necessità di risorse in modo da poter creare un cuscinetto (ad es. il team di sviluppo web avrà bisogno di creare una landing page per il webinar alla fine del progetto, ma è meglio che tu ti metta d'accordo con loro fin da ora).

Come per qualsiasi altra cosa, ci sarà da sperimentare, provare e sbagliare. Tuttavia, il fatto che tu abbia cercato di pianificare le tue risorse significa che ci saranno meno intoppi per te e per il tuo progetto.

Fase 5: crea il tuo piano di progetto

Ora che hai un quadro completo e tutte le informazioni, puoi costruire il tuo piano di progetto sulla base di un accesso realistico alle risorse. Ricorda che i migliori piani di progetto sono creati in base alle tue risorse, piuttosto che cercare di comprimere le risorse in un piano esistente.

Dovrai spostare i pezzi del puzzle. Se sai che il software per le videoconferenze non sarà disponibile prima del mese prossimo, allora saprai che non potrai ospitare il webinar prima di allora (come minimo).

Quando tracci le fasi del tuo piano di progetto, elenca le risorse necessarie per quella parte del progetto sotto ogni fase. Sarà utile anche specificare quando avrai finito con quella risorsa, in modo che gli altri possano pianificarne l'utilizzo dopo di te.

In che modo il software può aiutare a pianificare le risorse

Sopra abbiamo descritto un approccio piuttosto manuale alla pianificazione delle risorse. Possiamo affermare che funziona bene.

Tuttavia, quando si tratta di individuare, allocare e massimizzare le risorse, non basta utilizzare degli evidenziatori. Un software può aiutarti a:

  • Visualizzare i progetti all'interno dell'organizzazione
  • Identificare le sovrapposizioni tra le risorse
  • Adattare i piani di progetto e i requisiti delle risorse in tempo reale
  • Gestire i carichi di lavoro e la larghezza di banda dei membri del team
  • Accedere a dati e report per definire i futuri piani di progetto e i requisiti di risorse

Sta a te decidere se preferire un foglio di calcolo, un software o il fidato blocco note. Tuttavia, sappi che un software di pianificazione delle risorse offre numerosi vantaggi (e può risparmiarti un fastidioso crampo alla mano).

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