Come ridurre la quantità di riunioni con Confluence
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La maggior parte delle riunioni sono una perdita di tempo. Ecco, l'abbiamo detto! Questo fatto non dovrebbe essere uno shock per chiunque abbia partecipato (anche sognando ad occhi aperti, facendo tutt'altro o addirittura dormendo) a una riunione apparentemente inutile.
Quante riunioni hai tenuto oggi che in realtà erano solo aggiornamenti di stato o riunioni regolari senza ordine del giorno? Le ricerche dimostrano che il 67% dei lavoratori afferma che il troppo tempo trascorso in riunione li distrae dallo svolgere il proprio lavoro, e questo ha un costo: le aziende statunitensi sprecano 399 miliardi di dollari in riunioni inutili. Quindi, se sappiamo che le riunioni sono spesso una perdita di tempo (e di denaro), perché continuiamo a programmarle?
Se a frenarti è l'incertezza su come ridurre le riunioni, non temere! Ci siamo rivolti alla community di Atlassian per raccogliere best practice, soluzioni e consigli per diventare un gruppo di lavoro libero dalle riunioni.
Opta per la collaborazione asincrona in Confluence
SUGGERIMENTI PER SOSTITUIRE LE RIUNIONI CON LA COLLABORAZIONE ASINCRONA IN CONFLUENCE
- Utilizza la raccolta di modelli Project management per mantenere il tuo team informato e allineato mentre collabori a un progetto.
- Usa la macro Task Report per aggiungere, assegnare e visualizzare i task.
- Usa la macro Decision Report per tenere traccia delle decisioni prese dal tuo team.
- Usa le macro per aggiungere informazioni sull'avanzamento, come grafici e roadmap di Jira, alle tue pagine di Confluence.
- "Per coloro che utilizzano Jira e Confluence per tenere traccia del lavoro e raccogliere le informazioni, il mio miglior consiglio per ridurre le riunioni è quello di dedicare del tempo alla creazione di pagine informative di Confluence con l'uso di macro e dashboard di Jira. Offrire ai colleghi un hub consente di risparmiare molto tempo e di affrontare con sicurezza il lavoro assegnato sapendo che le risorse a cui fanno riferimento sono le più recenti e valide". – Andrew Kendris, Atlassian Community leader
Scegli uno strumento di comunicazione
"Mettete in chiaro qual è il vostro [metodo di comunicazione] preferito e che siete felici di essere disturbati tramite esso, soprattutto se si tratta di una domanda o di una conversazione che potrebbe salvarvi [da una riunione]". – Nic Brough, Atlassian Community leader
Stabilire un'unica origine di riferimento per un team può aumentare la chiarezza, far risparmiare tempo e persino evitare riunioni, garantendo che tutti siano adeguatamente informati. Allo stesso modo, definire degli standard per la comunicazione minimizza la confusione e favorisce un maggiore allineamento. Con un numero apparentemente infinito di modi per contattare i colleghi, è importante stabilire dei punti di riferimento per la comunicazione.
SUGGERIMENTI PER SEMPLIFICARE LA COMUNICAZIONE
- Usa il Team Playbook for Stakeholder Communications di Atlassian per stabilire un piano di comunicazione per il tuo team che identifichi la frequenza, il pubblico e i canali per comunicare i tipi di informazioni.
- Utilizza gli strumenti di gestione del lavoro e di collaborazione come fa Karen Lewis, membro della Community di Atlassian, il cui team era solito organizzare una sessione di aggiornamento della tabella di marcia una volta per ogni Sprint per tenere il team informato sui progressi, ma che ora incoraggia i membri del team a fare riferimento al link della tabella di marcia di Jira.
- Visualizza e aggiorna le pagine di Confluence in cui si svolgono le conversazioni del tuo team integrando i tuoi strumenti di comunicazione preferiti con Confluence.
- Rispondi ai commenti e visualizza in anteprima i link a Confluence in Slack con l'app Confluence for Slack.
- Acquisisci note durante la riunione e pubblicale direttamente su Confluence da una riunione di Microsoft Teams con l'app Microsoft Teams for Confluence.
- Sbarazzati delle noiose riunioni sullo stato utilizzando gli obiettivi con Confluence, come fa Jonathan Nolen, membro della Atlassian Community. Il suo team utilizza Confluence per i contenuti di lunga durata, come lo sviluppo di idee, l'aggiornamento delle guide e la comunicazione delle politiche e gli obiettivi per le comunicazioni di stato settimanali e di breve durata.
Resta al passo con il modello di note per le riunioni settimanali
"Cerchiamo di fare riunioni solo per portare a termine i progetti... superare una questione, chiedere aiuto per un problema,prendere una decisione, ecc. [Se] non abbiamo un ordine del giorno, di solito la riunione viene cancellata". – Brant Schroeder, Atlassian Community leader
Il modello di note delle riunioni settimanali semplifica la stesura dell'ordine del giorno, la revisione dei verbali delle riunioni passate, l'identificazione dei punti d'azione e la tracciabilità dei risultati, offrendo ai team uno spazio per collaborare in modo asincrono, perché le riunioni siano brevi e mirate.
SUGGERIMENTI PER COLLABORARE ALLE NOTE DELLA RIUNIONE IN CONFLUENCE
Organizzare le note delle riunioni per l'accessibilità
"Abbiamo pagine di verbali per diversi tipi di riunioni (ad es. stato del cliente, sviluppo interno) e queste sono organizzate in istanze cronologiche utilizzando delle intestazioni". – Jared Olson, Atlassian Community member
Le note della riunione sono utili solo se sono facilmente consultabili. Crea un sistema per organizzare le note delle riunioni in base all'obiettivo, al tipo di riunione o ad altre caratteristiche chiave, in modo che i membri del team possano trovarle rapidamente e facilmente.
SUGGERIMENTI PER ORGANIZZARE LE NOTE DELLA RIUNIONE
- Organizza le pagine, gli allegati e persino gli spazi con etichette di parole chiave come il tipo di riunione.
- Usa la macro Albero delle pagine per visualizzare le pagine correlate, ad esempio tutte le note di riunione di un progetto.
- Usa la macro Indice per aiutare i lettori a trovare rapidamente le informazioni riassumendo i contenuti e collegandoli ai titoli delle pagine.
- Collega a parti specifiche di una pagina di Confluence (non solo ai titoli) con la macro Ancoraggio.
Limitare la durata delle riunioni
SUGGERIMENTI PER LIMITARE LA DURATA DELLE RIUNIONI
- Dedica la metà del tempo che solitamente dedichi a una riunione (ad esempio 30 minuti invece di un'ora).
- Riduci al minimo le deviazioni creando e condividendo ordini del giorno per riunioni puntuali e ben definite.
- Modifica le impostazioni del calendario per ridurre la durata predefinita delle riunioni di cinque o dieci minuti.
Accetta solo le riunioni necessarie
"Se stiamo facendo una riunione, non puoi svolgere il lavoro necessario per portare avanti il progetto". – Andrew Kendris, Atlassian Community leader
Può sembrare semplice, ma se tutti lo mettessero in pratica, non passeremmo 31 ore al mese in riunioni improduttive. Cerchiamo quindi di migliorare la tua routine per non programmare le riunioni.
Come? Infrastrutture. Stabilisci un sistema che spinga chi richiede e chi invita a valutare la necessità di una riunione prima di metterla in calendario. L'utilizzo di un modulo o di un modello di richiesta di invito incoraggia tutte le parti a pensare in modo critico se la collaborazione asincrona possa o meno raggiungere lo stesso risultato. Inoltre, aiuta a normalizzare il rifiuto degli inviti alle riunioni a favore della collaborazione asincrona.
SUGGERIMENTI PER VALUTARE LA NECESSITÀ DI UNA RIUNIONE
- Dave Liao, Atlassian Community leader, suggerisce: "Quando qualcuno cerca di fissare un appuntamento con te, fagli compilare un breve modulo di richiesta per l'incontro. Deve essere in grado di spiegare cosa vuole in poche frasi e cosa spera di ottenere dalla riunione. L'ideale sarebbe risolvere la richiesta in modo asincrono!"
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Un modulo o un modello include l'obiettivo e gli scopi della riunione, ciò che i partecipanti devono preparare in anticipo e i link alle informazioni di riferimento necessarie. Se i richiedenti non sono in grado di compilare il modulo, rimanda l'inserimento dell'orario nel calendario.
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Stabilisci un giorno senza riunioni
SUGGERIMENTI PER RITAGLIARE DEL TEMPO PER UN LAVORO APPROFONDITO
- Valuta bene le opzioni per scegliere il giorno della settimana da dedicare alle riunioni: ci sono prove a favore del lunedì senza riunioni, mentre altri sostengono la necessità di una pausa a metà settimana o di un tempo per concludere e prepararsi per la settimana successiva il venerdì.
- Non limitarti a un solo giorno alla settimana: inserisci regolarmente nel tuo calendario del tempo per il lavoro profondo, in modo che gli altri lo vedano, non lo programmino e, si spera, inizino a perpetuare l'abitudine!
SUGGERIMENTI PER TROVARE IL TEMPO DI SOCIALIZZARE PER I TEAM
- Prendi spunto dal libro di Atlassian sulle migliori attività o rituali di team building virtuale che hanno dimostrato di mantenere il tuo team in contatto.
- Adotta sostituti virtuali della socializzazione informale in ufficio, come le chiacchierate al caffè.
- Il team di Jimmy Seddon, Atlassian Community leader, ha adottato "una chiamata Zoom aperta di 30 minuti in cui i [membri del team] possono entrare o uscire per chiacchierare con le persone prima di iniziare la giornata di lavoro".
Dedica del tempo per socializzare al di fuori delle riunioni