Che cos'è l'automazione dei processi aziendali (BPA)?

Non abbiamo paura di affermare che viene dedicato troppo tempo al lavoro amministrativo. 

Tra invio di aggiornamenti sullo stato, ricerca di approvazioni, assegnazione di task e comunicazione degli aggiornamenti agli stakeholder, rimane a malapena tempo per la vera e propria innovazione o per le attività di miglioramento.

Con l'introduzione dell'automazione dei processi aziendali (BPA) per i task di routine il tuo team può raggiungere il massimo potenziale e si possono ridurre i costi. Con la BPA, il tuo team si può concentrare sulle iniziative strategiche, migliorando il livello del service desk IT e i processi complessivi di gestione dei progetti.

 I project manager possono automatizzare tutto, dalle assegnazioni dei task ai report di conformità, senza dover scrivere una sola riga di codice. Inoltre, anche se forse non è una novità per tutti, ci sono suggerimenti sui processi da seguire per avere un impatto reale.

Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?

L'automazione dei processi aziendali utilizza la tecnologia e gli strumenti per semplificare e automatizzare task o processi ricorrenti che le aziende di solito gestiscono manualmente. Automatizza i processi ripetitivi che coinvolgono più fasi utilizzando sistemi di gestione IT.

La BPA consente di migliorare l'efficienza aziendale, ridurre gli errori e liberare risorse umane di valore da dedicare ad attività più strategiche. Questo ti consente di ottimizzare i flussi di lavoro per la gestione degli imprevisti e l'evasione delle richieste, o per assicurarti che i rischi siano mitigati.

Invece di affidarsi a task manuali che richiedono tempo e sono soggette a errori, l'automazione dei processi aziendali utilizza strumenti e software per gestire questi processi automaticamente.

Questo accelera il processo, garantendo un'esecuzione precisa e coerente di ogni passaggio. Che si tratti di automatizzare la creazione dei ticket di assistenza, indirizzare le richieste ai team appropriati o generare report regolari, la BPA migliora l'efficienza complessiva del servizio IT, riducendo il lavoro manuale.

Quali processi aziendali può automatizzare un'azienda?

L'automazione di processi aziendali specifici può migliorare significativamente l'efficienza e la precisione. Identificare i processi da automatizzare è fondamentale per garantire un lavoro efficace e mirato.

Ecco i processi aziendali critici ideali per l'automazione:

• Task ad alto volume: l'automazione dei task ad alta frequenza, come l'immissione di dati e la generazione di report, può far risparmiare tempo e ridurre gli errori umani come gli errori di battitura.

• Task con limiti di tempo: puoi semplificare i processi aziendali che richiedono un'esecuzione tempestiva, come il monitoraggio degli avvisi del sistema o l'invio di notifiche automatiche. L'automazione garantisce risposte rapide e previene i ritardi.

• Task che coinvolgono più persone: automatizza i task aziendali che richiedono il coordinamento tra i vari membri del team, come i flussi di lavoro di approvazione o i processi tra team. Ciò migliora la collaborazione e accelera il completamento dei task e le consegne puntuali.

• Processi di supporto: automatizza i task di supporto di routine, come i backup del sistema, per lasciare al personale più tempo per attività più strategiche e migliorare l'efficienza del service desk.

• Task che richiedono audit trail: questi task includono processi che richiedono registrazioni dettagliate ai fini della conformità e dell'audit, come le transazioni finanziarie.

• Task poco frequenti: l'automazione è efficace per task poco frequenti ma necessari, come la manutenzione periodica del sistema o i controlli di conformità. Ciò garantisce un completamento coerente senza supervisione manuale.

Come funziona l'automazione dei processi nelle aziende

L'automazione dei processi aziendali nei progetti segue un modello semplice basato su alcuni meccanismi chiave come i seguenti: 

• Trigger: l'evento che dà il via all'automazione, ad esempio il completamento di un task, l'avvicinarsi di una scadenza o una modifica dello stato. 

• Regole: le condizioni che determinano cosa dovrebbe accadere quando si attiva un trigger, ad esempio "se un task viene contrassegnato come completato, allora comunicalo al project manager".

• Azioni: ciò che viene effettivamente eseguito automaticamente, ad esempio l'invio di una notifica, l'assegnazione di un nuovo task o l'aggiornamento di un campo. 

• Flussi di lavoro automatizzati: sequenze di trigger, regole e azioni che funzionano insieme per gestire interi processi dall'inizio alla fine. 

Questi elementi si combinano per creare flussi di lavoro automatizzati che collegano alla perfezione task, team e dati del progetto. Alcuni esempi potrebbero essere:

• Quando un task termina, inizia automaticamente il successivo.

• Quando viene raggiunta una milestone, gli stakeholder ricevono una notifica automatica.

• Quando vengono identificati dei rischi, vengono inoltrati automaticamente gli avvisi alle persone giuste. 

L'automazione funziona in background, creando un flusso di esecuzione fluido che garantisce l'avanzamento dei progetti senza bisogno di interventi manuali costanti.

Esempi di automazione dei processi aziendali

Quali task specifici possono trarre vantaggio dall'automazione? Ecco alcuni esempi reali: 

• Gestione degli imprevisti: un sistema automatizzato può creare ticket di assistenza per i problemi segnalati, assegnarli in base alla gravità e avvisare i membri del team pertinenti, riducendo i tempi di risposta e migliorando l'efficienza della risoluzione.

• Adempimento delle richieste di assistenza: l'automazione dei processi aziendali può elaborare le richieste rapidamente, verificare tutte le approvazioni necessarie e inviare agli utenti notifiche sullo stato, riducendo significativamente i tempi di elaborazione.

• Gestione delle modifiche: gli strumenti di automazione possono gestire le richieste, monitorare il processo di approvazione ed implementare le modifiche secondo una programmazione predefinita, riducendo al minimo le interruzioni e migliorando il controllo.

• Onboarding e offboarding: l'automazione dei processi aziendali può gestire la creazione di account, assegnare l'attrezzatura necessaria e gestire le autorizzazioni di accesso durante l'onboarding. Può anche disattivare gli account e recuperare le risorse aziendali durante l'offboarding, garantendo coerenza e sicurezza.

Vantaggi degli strumenti di automazione aziendale

Gli strumenti BPA offrono una serie di vantaggi che possono migliorare significativamente le prestazioni operative del tuo team. Questi strumenti includono un software di gestione del flusso di lavoro che automatizza i task di routine o le piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti che gestiscono l'immissione dei dati e il monitoraggio dei lead. 

I principali vantaggi degli strumenti di automazione aziendale includono:

1. Maggiore efficienza

Gli strumenti di automazione aziendale aumentano significativamente l'efficienza semplificando i task ripetitivi. Riducono lo sforzo manuale e minimizzano l'errore umano. 

Ad esempio, i sistemi automatizzati di gestione dei ticket in ambito IT aiutano a velocizzare i tempi di risposta e risoluzione dei problemi. Questo consente di risolvere i problemi in modo più rapido ed efficace, con conseguente aumento della soddisfazione del cliente.

2. Processo decisionale migliorato

Il software di gestione delle risorse aziendali integra e sincronizza vari processi aziendali, dati interdipartimentali, metriche delle prestazioni e altro in un'unica posizione per creare un'unica origine di riferimento.

Oltre a rendere queste risorse prontamente disponibili, fornisce a team e responsabili informazioni in tempo reale e basate su dati relative all'utilizzo delle risorse e alle prestazioni di un'azienda per un processo decisionale più informato sulla pianificazione dei progetti.

Strumenti come la funzionalità di pianificazione della capacità in Jira aiutano i responsabili a prendere decisioni informate e strategiche sull'allocazione delle risorse. Questo strumento aiuta a calcolare la capacità del team rispetto al lavoro previsto.

Ciò consente di determinare in modo realistico cosa i team possono realizzare entro una determinata scadenza e quali risorse hanno a disposizione.

3. Precisione e coerenza migliorate

La coerenza è fondamentale. Ecco perché viene implementata l'automazione del flusso di lavoro per aiutare i team a seguire con coerenza procedure e processi standardizzati, aumentando la precisione.

Riducendo la probabilità di errori nella gestione dei dati e nella fornitura dei servizi, i sistemi automatizzati aiutano a mantenere la coerenza e l'affidabilità nelle operazioni IT.

4. Riduzione dei costi

I processi automatizzati aiutano ad abbassare i costi operativi riducendo al minimo la necessità di manodopera manuale e personale di supporto esteso. Inoltre riducono i tempi di inattività e i costi associati a inefficienze ed errori, portando a operazioni più efficienti in termini di costo.

5. Migliore allocazione delle risorse

Gli strumenti di automazione consentono una pianificazione e un'allocazione delle risorse migliori. L'automazione dei task di routine e amministrativi consentirà di concentrarti su task e iniziative strategiche di maggior valore. 

L'uso ottimale delle risorse assicura che le persone dedichino tempo ad attività che favoriscono la crescita e l'innovazione piuttosto che a task ripetitivi.

Semplifica task e flussi di lavoro con l'automazione dei processi aziendali

Il percorso verso un'automazione di successo inizia con processi ad alto impatto. Cerca di capire quali task richiedono più tempo, causano maggiore frustrazione o creano i colli di bottiglia più importanti.

L'adozione dell'automazione dei processi aziendali può rivoluzionare il modo in cui gestisci i servizi IT, migliorando l'efficienza, l'accuratezza e l'efficacia in termini di costi.

Sfrutta al massimo le automazioni di Jira per assegnare automaticamente i ticket, inoltrare i problemi o inviare notifiche in base a trigger predefiniti. Jira riduce il lavoro manuale e garantisce tempi di risposta più rapidi.

Inoltre, usa strumenti come Jira Service Management, progettati appositamente per i servizi IT, per semplificare i flussi di lavoro e ottimizzare l'uso delle risorse. Che si tratti di task di routine, come la gestione degli imprevisti, l'evasione delle richieste di assistenza e la gestione delle modifiche, puoi semplificare e automatizzare le operazioni del tuo servizio IT.