Come gestire più progetti: trucchi e suggerimenti per il multitasking professionale

Raggiungere il traguardo di un progetto può essere già abbastanza difficile. Ma se poi si devono gestire più progetti? Sarebbe come se cercassi di vestirti mentre scrivi un'e-mail e ti lavi i denti. Il tutto a occhi chiusi.

Quando si gestiscono diversi progetti, ci sono innumerevoli elementi in sospeso (task, scadenze, dipendenze e obiettivi finali) da organizzare e monitorare per evitare confusione e assicurarsi di non trascurare nulla.

Per tenere traccia di tutta questa serie di task, tempistiche di progetto, stakeholder e obiettivi diversi (e spesso contrastanti) serve già di per sé un grande sforzo mentale.

Si tratta di una sfida classica nella gestione dei progetti. La situazione si complica ulteriormente quando il lavoro è distribuito su strumenti disgiunti o gestito senza un modo chiaro per stabilire le priorità e monitorare lo stato di avanzamento nei vari team.

È qui che entra in gioco la gestione del lavoro. Invece di considerare ogni progetto come un silo, i flussi di lavoro aiutano i team ad associare le mansioni quotidiane a risultati più ampi, mantenendo visibilità, allineamento e slancio su più iniziative simultanee.

Come gestire più progetti: 5 consigli per non perdere la calma

Ti proponiamo alcune strategie per destreggiarti tra più progetti senza soccombere alla pressione. 

Questi suggerimenti sono pensati per aiutarti a gestire più progetti contemporaneamente, facendo sì che il lavoro sia visibile, ordinato secondo priorità e connesso nei diversi team e flussi di lavoro.

1. Adotta un approccio proattivo alla pianificazione della capacità

Pianificare e programmare un progetto è relativamente semplice, dal punto di vista della capacità. È quando ci sono più progetti concomitanti che si rischia di accumulare involontariamente troppo carico, soprattutto se non c'è una visione condivisa del lavoro all'interno dei vari team.

Dopotutto, raggiungere l'obiettivo finale di un progetto potrebbe non sembrare una grande impresa… Finché non ti rendi conto di avere altri tre task con la stessa scadenza.

Non ti basteranno tutti i suggerimenti e i trucchi del mondo, se a monte il carico è troppo elevato. Ecco perché una proattiva pianificazione della capacità è cruciale. Aiuta a trovare il tempo, l'energia e le risorse che servono per svolgere un lavoro di qualità, senza portarti al burnout.

Jira aiuta i team a pianificare la capacità in modo più realistico fornendo visibilità in tempo reale sul lavoro tra progetti e flussi di lavoro. Invece di fare supposizioni su chi è sottoposto a un carico eccessivo, i team possono vedere dove si sta accumulando il lavoro e adeguarsi in anticipo.

Con Jira, i team possono:

• Visualizzare il lavoro su più progetti utilizzando timeline e roadmap

• Monitorare le dipendenze per identificare i colli di bottiglia prima che diventino bloccanti

• Monitorare la distribuzione del carico di lavoro per evitare scadenze non rispettate e il burnout

Quando si gestiscono più progetti, non è possibile pianificare in modo efficace senza avere il quadro completo e tale visibilità si rivela particolarmente utile nella pianificazione della capacità.

2. Mantenere una (super)organizzazione

Il lavoro su più progetti contemporaneamente richiede molto tempo ed energia mentale. L'ultima cosa che vuoi è scavare nei thread di posta elettronica, cercare file o mettere insieme aggiornamenti da conversazioni sparse.

Se lavori in modo confuso, saranno confusi anche i progetti. Ecco perché hai bisogno di un sistema centralizzato in cui raccogliere task, file, conversazioni, timeline e proprietà.

Jira funge da unica origine di riferimento per il lavoro. Ogni task viene monitorato come un ticket, collegato a iniziative e flussi di lavoro più ampi, in modo che nulla vada perso o duplicato.

Con Jira, i team possono:

• Suddividere il lavoro in ticket gestibili che si relazionano a obiettivi più grandi

• Allegare progetti, documentazione e discussioni direttamente ai ticket

• Personalizzare i flussi di lavoro per riflettere il modo in cui viene effettivamente svolto il lavoro

• Tenere traccia dell'avanzamento di più progetti senza perdere il contesto

Quando tutto si trova in un unico posto, rimanere organizzati non sarà più una questione di memoria, ma di slancio.

3. Assegnare le priorità a task e progetti

Quando gestisci più progetti contemporaneamente, decidere quale sarà il lavoro successivo da svolgere può sembrare opprimente. Un'efficace definizione delle priorità fa la differenza tra un avanzamento costante e una continua lotta alle emergenze. 

E non si tratta solo di urgenza. Puoi assegnare le priorità al lavoro in base a:

• Scadenze: cosa scade prima

• Dipendenze: quale lavoro sblocca gli altri

• Impegno: associazione dei task al tempo e all'energia disponibili

• Impatto: concentrarsi sul lavoro che fa avanzare gli obiettivi chiave

Con il giusto strumento di gestione dei task e dei progetti il tuo team può assegnare le priorità con chiarezza rendendo visibili le dipendenze, i bloccanti e lo stato in tutti i progetti. Invece di affidarsi all'istinto, il tuo team può vedere come si connette il lavoro e cosa richiede davvero attenzione prima di tutto il resto.

Cerca funzionalità essenziali come il collegamento dei ticket, i campi delle priorità e le visualizzazioni tra progetti che semplificano l'allineamento dei task quotidiani con flussi di lavoro e obiettivi aziendali più ampi. Se la definizione delle priorità sembra ancora oscura, framework come Eisenhower Matrix possono essere d'aiuto. 

L'abbinamento di questi framework con uno strumento centralizzato di gestione dei progetti rende molto più facile concentrarsi sul lavoro giusto al momento giusto.

4. Utilizzare i modelli

Quando più progetti richiedono la tua attenzione, non serve reinventare la ruota, perché perderesti tempo ed energia.

I modelli aiutano a standardizzare il lavoro ripetibile consentendo così ai team di procedere più rapidamente. Con i modelli puoi migliorare la coerenza, ridurre gli errori ed eliminare i processi decisionali non necessari, soprattutto quando i progetti seguono schemi simili.

Assicurati che i modelli di gestione dei progetti operino su più livelli, dalle impostazioni del progetto ai tipi di ticket e ai flussi di lavoro. In questo modo è più facile avviare nuove iniziative in linea con i flussi di lavoro esistenti fin dal primo giorno.

I team possono utilizzare i modelli per:

• Standardizzare le strutture e i flussi di lavoro dei progetti

• Assicurarsi che non vengano persi passaggi importanti

• Accelerare l'onboarding di nuovi progetti o membri del team

• Mantenere la coerenza tra team e iniziative

I modelli possono sembrare limitati, ma quando devi destreggiarti tra più progetti, danno stabilità e questo consente di risparmiare tempo. 

Vuoi iniziare con un modello gratuito? Esplora tutte le opzioni disponibili nella raccolta di modelli Jira! 

5. Eseguire i task in batch

Quando lavori a più progetti, hai la tentazione di passare da un task all'altro non appena vengono visualizzati. Ma il continuo cambio di contesto può ridurre la concentrazione e rendere estenuante anche un lavoro semplice.

Prova, invece, a raggruppare task simili, indipendentemente dal progetto a cui appartengono. Ad esempio, potresti dedicare un blocco di tempo alle revisioni, alla pianificazione o agli aggiornamenti dello stato.

 Con Jira è semplice lavorare con i task in batch perché puoi filtrare e raggruppare i ticket per tipo, priorità o stato su più progetti. In questo modo, puoi mantenere la concentrazione mentre procedi su più flussi di lavoro.

Destreggiarsi fra più progetti come un giocoliere

La gestione di un singolo progetto è più semplice. Ma la maggior parte dei team non lavora in questa realtà. Devono bilanciare contemporaneamente più iniziative, risorse condivise e priorità concorrenti.

Ecco perché i team di successo vanno oltre il semplice monitoraggio dei task e adottano la gestione dei flussi di lavoro. Con Jira, i team possono mantenere la visibilità, allineare le priorità e portare avanti il lavoro, anche quando la complessità aumenta.

Alcuni giorni sembra di essere al circo dove ti esibisci con gli occhi bendati destreggiandoti fra e-mail da scrivere e diverse altre attività. Ma con flussi di lavoro chiari, priorità intelligenti e il sistema giusto, la gestione di più progetti diventa molto più gestibile e molto meno caotica.