Che cos'è l'avvio del progetto? Passaggi chiave, deliverable e suggerimenti

PUNTI CHIAVE

• Ogni progetto ha bisogno di una chiara giustificazione della propria esistenza prima dell'inizio delle attività dettagliate.

• L'avvio del progetto è la prima fase del ciclo di vita del progetto stesso, nella quale i team valutano se vale la pena portare avanti il progetto e ne definiscono lo scopo a livello generale.

• Il risultato di questa fase è l'identificazione di deliverable fondamentali, come il business case, la valutazione della fattibilità, l'elenco degli stakeholder e la carta del progetto.

• L'avvio del progetto non sostituisce la pianificazione. Al contrario, offre alla pianificazione il contesto e l'approvazione di cui ha bisogno per andare avanti.

• Spesso, i team che saltano la fase di avvio si imbattono poi in problemi di cattivo allineamento, confusione sull'ambito e fatica sprecata.

Nella maggior parte dei casi, l'esito negativo dei progetti non è legato alla cattiva esecuzione, ma a errori iniziali di approvazione. L'avvio del progetto è la prima delle fasi di gestione del progetto e serve a prevenire il fallimento. È il momento in cui i team decidono se vale la pena portare avanti il progetto prima di dedicare tempo, budget e persone alla pianificazione dettagliata.

Prosegui nella lettura per scoprire in cosa consiste l'avvio di un progetto, chi ne è responsabile, perché è importante e come affrontarlo.

In cosa consiste l'avvio del progetto?

L'avvio del progetto è la prima fase del ciclo di vita del progetto, nella quale i team valutano l'importanza e la fattibilità del progetto stesso, ne definiscono lo scopo e individuano quali persone devono essere coinvolte, il tutto prima che inizi la pianificazione dettagliata. Durante questa fase, i team delineano l'ambito del progetto in senso ampio, individuano i rischi iniziali e sviluppano una comprensione condivisa sufficiente per decidere se il progetto deve andare avanti.

Avvio e pianificazione del progetto a confronto

Queste due fasi sono correlate, ma hanno finalità diverse. Ecco un confronto:

L'avvio del progetto risponde alla domanda "Dobbiamo occuparcene?" mentre la pianificazione del progetto risponde alla domanda "Come lo facciamo?".

Chi è responsabile dell'avvio del progetto?

L'avvio del progetto non è sempre di competenza dello stesso ruolo. La decisione su chi deve coordinare il progetto dipende dalle dimensioni del progetto, dalla struttura dell'organizzazione e da chi sponsorizza il lavoro. Ecco i ruoli che vengono più comunemente coinvolti:

• Coordinatore progetto o sponsor: spesso è la persona che promuove l'idea del progetto e ottiene il consenso iniziale o i finanziamenti necessari per andare avanti.

• Project manager: in genere coordina le attività di avvio, redige la documentazione iniziale e mantiene tutto organizzato mentre il progetto prende forma.

• Stakeholder interfunzionali: rappresentanti dei team interessati che danno il loro contributo con punti di vista su fattibilità, impatto o priorità organizzative.

• Esperti in materia: persone con conoscenze specialistiche che aiutano a valutare se l'idea del progetto è realistica e tecnicamente valida.

• Team di progetto: principali collaboratori che potrebbero anche non coordinare l'avvio, ma il cui input aiuta a definire l'ambito e a far emergere le sfide fin dall'inizio.

Perché l'avvio del progetto è importante?

Saltare l'avvio del progetto può far risparmiare tempo all'inizio, ma quasi sempre comporta costi maggiori in seguito. Ecco perché:

Chiarisce perché esiste il progetto

L'avvio aiuta i team a definire il problema, l'opportunità o l'obiettivo alla base del progetto, in modo che tutti comprendano il "perché" prima di essere coinvolti nel "come".

Conferma se vale la pena portare avanti il progetto

La creazione di un business case e la conduzione di uno studio di fattibilità durante l'avvio aiutano i team a evitare di dedicarsi a compiti che potrebbero non offrire abbastanza valore o potrebbero non essere realistici.

Allinea tempestivamente gli stakeholder

Identificare gli stakeholder durante l'avvio del progetto e coinvolgerli prima che i piani diventino dettagliati riduce la probabilità di sorprese o resistenze nelle fasi finali.

Crea una base per la pianificazione del progetto

L'avvio fornisce alla pianificazione il contesto e l'autorizzazione che servono. Senza questi aspetti, i team spesso passano alla pianificazione delle risorse e alla programmazione senza avere un quadro chiaro dello scopo effettivo del progetto.

Cosa succede durante l'avvio del progetto? 5 passaggi chiave

Le specifiche dell'avvio del progetto variano a seconda del progetto stesso, ma la maggior parte dei team segue un insieme di attività simile. Ecco cinque passaggi comuni:

1. Definizione del progetto a livello generale

I team stabiliscono lo scopo, gli obiettivi e l'ambito più ampio del progetto durante l'avvio. L'obiettivo è rispondere alle domande appropriate in modo sufficientemente tempestivo da guidare il resto del processo. Vale la pena analizzare in questa fase i seguenti aspetti:

• Quale problema, opportunità o esigenza intende affrontare questo progetto?

• Perché questo progetto viene proposto proprio ora?

• Qual è l'obiettivo finale del progetto?

• In cosa consisterebbe il successo del progetto a livello generale?

• A chi è destinato il progetto o quali persone ne saranno interessate?

• Che cosa rientra nell'ambito a grandi linee?

• Che cosa è chiaramente fuori ambito in questa fase?

• Ci sono già vincoli o requisiti principali noti?

• In che modo questo progetto è collegato alle priorità più ampie dell'azienda o del team?

• Cosa deve ancora essere chiarito prima che il progetto possa andare avanti?

2. Creazione del business case

I team valutano perché il progetto è importante e quale valore potrebbe offrire. Un business case efficace collega il progetto a un'esigenza reale e fornisce agli stakeholder informazioni sufficienti per valutare se l'investimento è giustificato.

3. Valutazione della fattibilità

I team valutano se il progetto è abbastanza realistico da poter andare avanti, esaminando la fattibilità tecnica, la disponibilità delle risorse, le aspettative in termini di tempistiche e gli eventuali vincoli che potrebbero influire sulla consegna.

4. Identificazione degli stakeholder chiave

I team identificano quali sono le persone coinvolte, interessate o responsabili del successo del progetto. Un grafico RACI può aiutare a chiarire i ruoli fin dall'inizio, in modo da ridurre la potenziale confusione al momento dell'inizio della pianificazione e dell'esecuzione.

5. Creazione di una carta o di un brief del progetto

Spesso i team formalizzano il progetto con una carta o un brief che autorizza il lavoro a un livello generale. Questo documento descrive lo scopo, l'ambito, gli stakeholder e i vincoli del progetto identificati durante l'avvio. Un modello di carta del progetto può rendere questo passaggio più rapido e coerente.

Deliverable essenziali per l'avvio del progetto

In genere, l'avvio del progetto produce una piccola serie di deliverable che aiutano gli stakeholder a decidere se il progetto deve procedere. Ecco cosa fa ciascuna:

Suggerimenti per una fase di avvio del progetto più fluida

Anche i team più esperti possono incontrare difficoltà durante l'avvio se trattano questa fase come una formalità invece che come un momento decisionale. Questi suggerimenti possono essere di aiuto:

• Valutare attentamente il motivo alla base del progetto: è bene chiedersi se il progetto risolve un problema reale e comprovato o se è solo una reazione a un'ipotesi o a una richiesta che non è stata esaminata a fondo.

• Cercare tempestivamente le eventuali dipendenze non evidenti: spesso i progetti sembrano semplici finché i team non identificano altri sistemi, approvazioni o processi da cui dipendono. Far emergere questi aspetti durante l'avvio evita costose sorprese durante l'esecuzione del progetto.

• Allinearsi sui criteri decisionali prima che il progetto prenda slancio: i team dovrebbero concordare fin dall'inizio gli aspetti che determinano se vale la pena portare avanti il progetto, che si tratti di valore atteso, urgenza, valore strategico o requisiti in termini di risorse.

• Considerare le deliverable di avvio come strumenti decisionali, non come mere formalità: documenti come il business case, la valutazione di fattibilità o il brief di progetto dovrebbero aiutare gli stakeholder a decidere più chiaramente se procedere, rivedere il progetto o metterlo in pausa. Se nessuno fa riferimento a queste deliverable, significa che non sono state definite correttamente.

• Fare attenzione a chi pensa subito alla soluzione: spesso i team passano direttamente a una soluzione preferenziale prima di aver definito completamente il problema. L'avvio è il momento giusto per rallentare e assicurarsi che la definizione del problema sia solida.

• Definisci il successo in termini aziendali, non solo di progetto: un progetto che viene completato nei tempi stabiliti e senza sforare il budget previsto, ma che non incide su una metrica significativa, non ha avuto davvero successo.

• Evita che l'ambito iniziale si espanda troppo rapidamente: un certo affinamento dell'ambito è naturale durante le fasi iniziali, ma una crescita incontrollata può creare problemi al progetto in seguito.

Domande frequenti sull'avvio del progetto

Quanto dura di solito la fase di avvio del progetto?

La durata dell'avvio del progetto dipende dalle dimensioni, dalla complessità e dai rischi del progetto. Una piccola iniziativa interna potrebbe concludersi in pochi giorni, mentre un grande progetto interfunzionale potrebbe richiedere settimane di conversazioni con gli stakeholder e di analisi sulla fattibilità.

Un progetto può avanzare senza una fase di avvio formale?

Alcuni progetti più piccoli possono avanzare con un avvio "light", tuttavia la fase non può essere saltata completamente, perché si rischia di causare confusione in seguito. Anche un breve riepilogo dello scopo, dell'ambito e degli stakeholder può evitare disallineamenti.

Quali sono i segnali che indicano che un progetto non è pronto per uscire dalla fase di avvio?

Alcuni segnali comuni che indicano che il progetto non dovrebbe uscire dalla fase di avvio sono: 

• Il team non riesce a definire con chiarezza quale problema sta risolvendo il progetto

• Gli stakeholder hanno opinioni contrastanti sullo scopo o sui risultati previsti

• Ci sono dipendenze non risolte, come approvazioni in sospeso o responsabilità non chiare

• Nessuno ha valutato se il progetto sia fattibile con le risorse e le tempistiche attuali

L'avvio del progetto è solo per i progetti grandi o complessi?

Niente affatto. Anche per un piccolo progetto è utile chiedersi "perché lo stiamo facendo?" e "chi occorre coinvolgere?". La differenza sta nel livello di formalità richiesto dal processo. Un'iniziativa di grandi dimensioni potrebbe richiedere un business case dettagliato e un'analisi degli stakeholder, mentre un progetto più piccolo potrebbe richiedere solo un breve riepilogo scritto e una rapida conversazione di allineamento.

La fase di avvio può cambiare l'ambito di un progetto?

Sì. Uno degli obiettivi dell'avvio è mettere in discussione le supposizioni iniziali e restringere l'ambito in base a ciò che i team apprendono attraverso l'analisi di fattibilità e le conversazioni con gli stakeholder. È meglio modificare l'ambito durante l'avvio che al momento della consegna.

Getta le basi per ottenere risultati migliori per il progetto

L'avvio offre ai team la possibilità di definire il problema, valutare se vale la pena portare avanti il lavoro, allineare gli stakeholder e documentare lo scopo del progetto prima che abbia inizio la pianificazione dettagliata. Quando questa fase viene svolta bene, il resto del progetto ha una direzione più chiara, un coinvolgimento maggiore e meno sorprese lungo il percorso.

Confluence rende più semplice gestire l'avvio del progetto in un'unica posizione. Le pagine e i documenti dinamici possono supportare le carte e i brief di progetto, le tabelle possono organizzare gli stakeholder o i dettagli dell'ambito, i modelli possono standardizzare la documentazione delle riunioni di avvio del progetto e le lavagne possono aiutare i team a sviluppare le idee prima di formalizzarle.

Dopo il completamento del lavoro preliminare, Jira può aiutarti a proseguire trasformando le idee approvate in ticket tracciati, collegando la documentazione iniziale del progetto alla consegna e offrendo ai team un passaggio di consegne più chiaro, dall'avvio alla pianificazione, fino all'esecuzione. Inizia a usare Confluence e Jira per supportare il tuo prossimo progetto, dalla fase di ideazione iniziale fino al completamento del lavoro.