Chiusura del progetto: best practice per completare correttamente un progetto

• La chiusura del progetto è la fase finale in cui i team concludono formalmente il lavoro, confermano i risultati e documentano gli esiti.

• Serve ad assicurarsi che nulla rimanga incompiuto, evitando che rimangano approvazioni, passaggi di consegne e task in sospeso.

• Un solido processo di chiusura prevede che si prenda nota delle lezioni apprese per migliorare i progetti futuri.

• La chiusura non si limita al completamento, ma serve anche a finalizzare la documentazione, trasferire la responsabilità e fornire un accesso a lungo termine alla conoscenza relativa al progetto.

La chiusura del progetto viene spesso considerata un passaggio finale rapido. Tuttavia, svolge un ruolo fondamentale nel determinare come i team concludono il lavoro e si preparano per i passaggi successivi. Senza una chiusura dei progetti strutturata, possono rimanere questioni in sospeso e responsabilità poco chiare e possono andare perse alcune informazioni.

In questa guida spiegheremo cos'è la chiusura del progetto, cosa succede durante questa fase e come chiudere i progetti in modo efficace. Ti mostreremo anche come la chiusura si inserisce nelle fasi di gestione del progetto più ampie e perché è essenziale per favorire il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine.

Cos'è la chiusura del progetto?

La chiusura del progetto è il processo di completamento formale di un progetto. In questa fase si conferma che tutto il lavoro è stato consegnato, si finalizza la documentazione, si attribuiscono le responsabilità e si annotano le lezioni apprese.

Anche se molti team considerano un progetto "concluso" una volta che il lavoro è completato, il processo di chiusura garantisce che anche tutto ciò che riguarda il lavoro venga finalizzato, compresi report e approvazioni, in modo che i team futuri possano accedere alle lezioni apprese.

Cosa succede durante la chiusura del progetto?

Durante la chiusura, i team passano dall'esecuzione del progetto attiva alla revisione finale, fino al passaggio di consegne e all'archiviazione. Dal completamento dei task del progetto si passa a fornire agli stakeholder tutto ciò di cui hanno bisogno.

Questo processo risolve tutte le questioni aperte e fornisce ai team un resoconto chiaro dei risultati del progetto. Tra le attività comuni di chiusura del progetto vi sono:

• Approvazioni finali

• Passaggio di consegne agli stakeholder o ai responsabili a lungo termine

• Chiusura della documentazione del progetto

• Archiviazione dei materiali e dei registri del progetto

• Lezioni apprese e informazioni acquisite tramite retrospettive

Molti team usano i modelli di retrospettiva per organizzare rapidamente materiali, documenti e informazioni per i progetti futuri. Per iniziare, puoi usare il modello di retrospettiva di Confluence gratuitamente. 

Puoi anche combinare questo modello con Loom per registrare e trascrivere le riunioni, così da avere tutto in un unico documento.

Dove si colloca la chiusura nel ciclo di vita del progetto?

La chiusura è la fase finale del più ampio ciclo di vita del progetto e arriva dopo il completamento di tutte le altre fasi. Le cinque fasi del ciclo di vita sono:

• Avvio del progetto

• Pianificazione progetto

• Esecuzione del progetto

• Monitoraggio dei progetti

• Chiusura del progetto

Ogni fase porta verso la chiusura. Tuttavia, è la chiusura che garantisce che il progetto sia davvero completato e non solo consegnato.

Perché un solido processo di chiusura del progetto è importante

Chiudere correttamente un progetto non significa solo contrassegnare il lavoro come completato. Questo processo aiuta i team a definire i dettagli finali, annotare informazioni utili e creare un archivio chiaro del progetto.

Un solido processo di chiusura del progetto consente ai team di:

• Chiudere il lavoro con meno questioni in sospeso: i team possono confermare che task, approvazioni e passaggi di consegne in sospeso siano risolti prima della fine del progetto.

• Ridurre la confusione al termine del progetto: una chiusura chiara aiuta gli stakeholder a capire che cosa è stato completato, che cosa è stato approvato e chi è responsabile dei passaggi successivi.

• Prendere nota delle lezioni apprese per i lavori futuri: i team possono documentare cosa ha funzionato, cosa ha causato ritardi e cosa deve cambiare la prossima volta.

• Creare una documentazione del progetto affidabile: la documentazione finale consente di consultare più facilmente le decisioni, i risultati e i materiali di supporto in futuro.

• Migliorare i progetti futuri: quando le informazioni raccolte durante chiusura sono facili da reperire, i team futuri possono evitare ostacoli ricorrenti e basarsi su ciò che ha funzionato.

Chiusura del progetto e completamento del progetto

Spesso i termini "completamento del progetto" e "chiusura del progetto" vengono usati in maniera intercambiabile, ma non sono la stessa cosa. Mentre il completamento si occupa della conclusione dei deliverable, la chiusura garantisce che tutto ciò che riguarda quei deliverable sia finalizzato e accessibile. La tabella seguente illustra nel dettaglio le differenze chiave.

Come chiudere un progetto in 6 passaggi

Un solido processo di chiusura del progetto non deve per forza essere complicato. Questi sei passaggi aiutano i team a chiudere i progetti in modo chiaro e coerente:

1. Conferma che i deliverable siano stati completati

Inizia verificando che tutti i deliverable del progetto concordati siano stati completati e soddisfino le aspettative.

I team devono confermare che:

• I deliverable sono completi

• Le modifiche richieste sono state implementate

• Il lavoro sia allineato con l'ambito del progetto originale

• I deliverable siano pronti per la revisione o l'approvazione

È importante ricordare che completare qualcosa non significa necessariamente averlo concluso. Il progetto potrebbe comunque richiedere approvazioni, documentazione e passaggi di consegne prima di poter essere completamente chiuso.

2. Risolvi i task e le approvazioni in sospeso

Prima di chiudere il progetto, occupati di tutto ciò che potrebbe impedire una conclusione fluida.

Tra le questioni in sospeso più comuni possono esserci:

• Approvazioni finali in attesa di completamento

• Fatture finali o task amministrativi

• Rischi aperti o problemi irrisolti

• Modifiche o aggiornamenti dell'ultimo minuto

• Domande in sospeso da parte degli stakeholder

Questo passaggio non lascia dipendenze residue che potrebbero causare confusione dopo la chiusura del progetto.

3. Assegna il lavoro alle persone giuste

La chiusura di un progetto spesso comporta il passaggio di responsabilità a un altro team o a un'altra persona, ad esempio uno stakeholder, un membro di un team operativo o un responsabile del supporto a lungo termine.

Un passaggio di consegne efficace prevede:

• Responsabilità e ruoli chiari

• Accesso a sistemi, strumenti o file

• Documentazione di supporto

• Contesto per formazione o onboarding

• Aspettative o passaggi successivi definiti

Le funzionalità di assegnazione intelligente di Jira ti consentono di assegnare i ticket ai membri del team più adatti più rapidamente, mentre mentre gli strumenti asincroni come Loom permettono ai team di registrare spiegazioni guidate e semplificano la condivisione del contesto senza che sia necessario pianificare altre riunioni.

Ad esempio, comunicare chiaramente con i principali stakeholder garantisce che tutte le persone coinvolte capiscano che cosa è stato consegnato e quali sono i passaggi successivi.

4. Esamina i risultati e prendi nota delle lezioni apprese

Prima di chiudere completamente il progetto, prenditi del tempo per riflettere su come è andata. Questo passaggio è fondamentale per migliorare i lavori futuri.

Ecco una serie di domande che i team devono porsi:

• Cosa ha funzionato bene?

• Che cosa ha causato ritardi o confusione?

• Che cosa faremmo diversamente la prossima volta?

• Che cosa dovrebbero sapere i team futuri?

Condurre una retrospettiva strutturata, come le retrospettive di progetto, aiuta i team a trasformare le esperienze in informazioni utili per agire. Oppure usa un modello gratuito per le lezioni apprese per documentare chiaramente ogni aspetto critico di un progetto precedente.

5. Documenta lo stato finale del progetto

La documentazione di chiusura fornisce un quadro completo di come si è concluso il progetto. In questo modo, sarà più facile consultare i risultati e le decisioni in futuro.

La documentazione finale può includere:

• Report o riepiloghi di chiusura

• Approvazioni finali

• Decisioni e risultati chiave

• Metriche delle prestazioni collegate agli obiettivi del progetto

• File e materiali di supporto

Molti team usano aree di lavoro condivise come Confluence per organizzare riepiloghi di chiusura, lezioni apprese e materiali correlati in un unico posto. L'uso di una knowledge base strutturata aiuta a centralizzare e standardizzare questo processo.

6. Archivia e chiudi formalmente il progetto

Il passaggio finale consiste nell'organizzare e archiviare i materiali del progetto, quindi contrassegnare ufficialmente il progetto come concluso. I team devono archiviare:

• File e deliverable finali

• Registri delle decisioni

• Documentazione e report

• Registrazioni o procedure dettagliate

• Dati di supporto e metriche

Gli strumenti di gestione dei progetti aiutano i team a concludere formalmente il lavoro. Ad esempio, i team possono usare una programmazione generale integrata per garantire che le timeline del progetto siano finalizzate e che tutto il lavoro venga completato.

Chiudere i task e contrassegnare il progetto come completato assicura che i sistemi riflettano accuratamente il suo stato finale. Ma strumenti come Rovo aiutano i team futuri a trovare rapidamente la conoscenza archiviata e le lezioni apprese.

Checklist di chiusura del progetto

Prima di chiudere ufficialmente un progetto, usa una checklist per confermare che il lavoro, le approvazioni, il passaggio di consegne e la documentazione siano completati. Ciò aiuta i team a evitare di trascurare dettagli e ad assicurarsi che il progetto sia completamente concluso.

Come minimo, la checklist di chiusura del progetto deve confermare quanto segue:

Chiudi i progetti con maggiore chiarezza e coerenza

Nel complesso, la chiusura del progetto garantisce che il tuo lavoro sia completo, che il team sia allineato e che le tue informazioni siano conservate.

Seguendo un processo di chiusura strutturato, i team possono migliorare la responsabilità e rendere i progetti futuri più efficienti. Garantisce inoltre che preziose conoscenze non vadano perse una volta completato il lavoro.

Strumenti come Jira possono aiutarti a gestire i task di chiusura e le approvazioni, mentre Confluence offre uno spazio centralizzato per documentare i risultati e le lezioni apprese. 

Loom favorisce passaggi di consegne chiari tramite la comunicazione asincrona, mentre Rovo aiuta i team a riscoprire la conoscenza acquisita nei progetti passati quando ne hanno bisogno. Vuoi vedere come funzionano insieme tutti questi strumenti? Scopri di più sulla Teamwork Collection di Atlassian

Domande frequenti sulla chiusura del progetto

Come fai a sapere se un progetto è pronto per essere chiuso?

Un progetto è pronto per essere chiuso quando tutti i deliverable sono completi, le approvazioni sono state ricevute, i task in sospeso sono stati risolti e la responsabilità è stata trasferita in modo chiaro. I team devono confermare inoltre che la documentazione finale sia completa e che gli stakeholder abbiano compreso gli eventuali passaggi successivi.

Chi è responsabile della chiusura del progetto?

In genere, è il project manager a guidare il processo di chiusura, ma spesso ha bisogno della collaborazione di stakeholder, membri del team e responsabili operativi. Il project manager verifica che i task, le approvazioni, i passaggi di consegne e la documentazione siano completati prima che il progetto venga chiuso formalmente.

Quanto tempo dovrebbe richiedere la chiusura del progetto?

I tempi di chiusura variano a seconda delle dimensioni e della complessità del progetto. Un progetto più piccolo potrebbe richiedere solo una rapida chiusura, mentre un'iniziativa più ampia potrebbe richiedere più tempo per finalizzare la documentazione, raccogliere le approvazioni e completare il passaggio di consegne. 

I team devono concedersi tempo a sufficienza per esaminare il lavoro e risolvere eventuali questioni rimaste in sospeso.

Quali sono alcune deliverable importanti per la chiusura del progetto?

Le deliverable di chiusura più comuni includono i report finali, la documentazione, le approvazioni, i materiali archiviati e le informazioni raccolte durante una revisione post-implementazione. I team possono anche creare note per il passaggio di consegne, log delle decisioni e riepiloghi dei risultati finali che possono servire come riferimento futuro.

Che cosa succede dopo la chiusura del progetto?

Dopo la chiusura, i team possono trasferire le deliverable al team delle operazioni o di assistenza e usare ciò che hanno imparato per migliorare la pianificazione futura. Inoltre, i materiali del progetto archiviati offrono ai team futuri un contesto utile sulle decisioni prese in passato e sui risultati ottenuti.