Come gestire lo slittamento dell'ambito: suggerimenti per project manager

PUNTI CHIAVE

• Per slittamento dell'ambito si intendono le attività non approvate che allargano l'ambito ma per le quali non sono previsti tempi, budget o risorse.

• Generalmente si tratta di task piccoli e ragionevoli, che però si accumulano facendo sforare i tempi e i costi.

• La soluzione non è dire sempre di no, ma implementare una baseline chiara e un controllo delle modifiche dell'ambito per mettere in evidenza i compromessi.

• Tieni traccia delle modifiche nel registro e rivedi l'ambito ogni settimana per individuare tempestivamente eventuali deviazioni.

Se il piano del tuo progetto continua a crescere ma la scadenza rimane sempre la stessa, non stai adottando un approccio flessibile: stai guardando l'ambito slittare in tempo reale.

Lo slittamento dell'ambito si verifica quando i requisiti di un progetto si espandono oltre l'accordo originale senza che le tempistiche, il budget o le risorse vengano modificati di conseguenza. 

Perché è importante?

L'ambito è legato agli altri due elementi deltriplice vincolo, ossia tempo e costi. Se ne modifichi uno, quasi sicuramente influenzerai l'altro.

Se non argini lo slittamento dell'ambito, hai un alto rischio di non riuscire nel progetto e di sforare il budget. Ciò può avere un impatto su qualsiasi progetto in qualsiasi momento, indipendentemente dal settore. 

Segui questa guida per imparare a individuare tempestivamente lo slittamento dell'ambito, controllare le modifiche evitando che si crei il caos e allineare gli stakeholder sui compromessi di ogni nuova richiesta.

Che cos'è lo slittamento dell'ambito?

Lo slittamento dell'ambito è l'espansione incontrollata degli obiettivi, dei task o dei deliverable di un progetto oltre il piano originale. Si verifica in genere quando vengono aggiunti nuovi requisiti a un progetto senza una revisione o un'approvazione adeguata.

Spesso questo fenomeno porta con sé ritardi nella consegna del progetto, aumento dei costi ed esaurimento delle risorse. Tuttavia, una gestione efficace dell'ambito limita significativamente i rischi e i tempi di ritardo, in modo che i progetti rimangano in carreggiata.

Come si manifesta lo slittamento dell'ambito nella gestione dei progetti?

Lo slittamento dell'ambito nella gestione dei progetti in genere si manifesta come l'espansione di tre elementi:

1. Slittamentodell'ambito quando compaiono più funzionalità, deliverable e piccole richieste. 

2. Allungamentodella programmazione quando più lavoro richiede ulteriore tempo per il completamento del progetto.

3. Aumento del budget quando servono più tempo, risorse o fornitori, con conseguente aumento dei costi.

Quando l'ambito del progetto si espande oltre l'accordo iniziale, a causa di modifiche non controllate o di problemi nella gestione dei requisiti, lo slittamento dell'ambito può verificarsi:

1. Dopo la discovery, quando gli stakeholder vedono le prime bozze e vogliono apportare dei "piccoli" miglioramenti.

2. Durante la build o l'esecuzione, quando emergono dei vincoli e le soluzioni alternative creano del lavoro aggiuntivo.

3. Vicino al traguardo, quando i casi limite o le rifiniture finali diventano improvvisamente indispensabili.

È importante notare che lo slittamento dell'ambito raramente si presenta come una richiesta drastica. In genere, si tratta di una serie di aggiunte che sembrano ragionevoli.

Quali sono le cause dello slittamento dell'ambito?

Una definizione poco chiara dell'ambito è una delle cause più comuni dello slittamento dell'ambito. Dei limiti di progetto vaghi o con dettagli insufficienti aprono le porte a interpretazioni errate e modifiche incontrollate.

Ecco le cause più significative dello slittamento dell'ambito quando hai dei requisiti poco chiari o deboli: 

Comunicazione insufficiente con gli stakeholder

Quando i vari team non condividono la stessa definizione di "completato", ognuno interpreta i requisiti a modo suo e le rilavorazioni si trasformano silenziosamente in nuovo lavoro. I problemi di comunicazione si verificano in genere quando mancano gli strumenti per rendere le conversazioni fluide o facili da trovare.

La comunicazione via e-mail può essere una delle principali cause di slittamento dell'ambito, poiché i messaggi si perdono oppure i requisiti non vengono compresi pienamente a causa del continuo cambio di contesto.

Una soluzione semplice può essere adottare una knowledge base che faccia da origine di riferimento centrale per tutta la documentazione del progetto. Con questi strumenti, la comunicazione sarà più centralizzata.

Volendo, puoi fare un passo in più fornendo una video registrazione dello schermo fatta con Loom per tenere gli stakeholder sempre aggiornati. Con le trascrizioni fatte con l'IA, poi, è semplicissimo inserire automaticamente il contenuto nell'ambito del progetto o nei documenti con i requisiti.  

Obiettivi del progetto poco chiari

Se gli obiettivi del progetto non sono chiari o sono troppo semplicistici, diventa difficile valutare le nuove richieste rispetto a una metrica di successo chiara. Senza degli obiettivi del progetto definiti, è difficile determinare quali richieste supportino effettivamente gli obiettivi generali.

Spesso i team non capiscono correttamente cosa devono consegnare. Puoi risolvere questo problema chiedendo conferma agli stakeholder e allineandoti con loro prima di iniziare il lavoro.

Tuttavia, se inizi queste conversazioni senza avere degli obiettivi di progetto precisi, apri le porte a possibili interpretazioni errate e allo slittamento dell'ambito.

Troppi stakeholder

Quando un progetto coinvolge troppi stakeholder, ogni persona apporta le proprie idee, priorità e aspettative. 

In questi casi, il mantra "non esistono idee sbagliate" non è poi così utile. Più stakeholder (con le rispettive opinioni) spesso comportano cambiamenti frequenti, nuove richieste o modifiche che espandono l'ambito del progetto.

Senza un processo chiaro per gestire feedback e approvazioni, questi input contrastanti possono rapidamente sopraffare il team di progetto. Di conseguenza, il progetto potrebbe espandersi oltre i suoi obiettivi originali, rendendo difficile rispettare la programmazione e il budget.

Stabilisci dei ruoli chiari e un'autorità decisionale fin dall'inizio per evitare che gli stakeholder sovraccarichino il team di lavoro. Prova a usare un modello per definire ruoli e responsabilità per redigere l'ambito del progetto.

Processo di controllo delle modifiche inefficace

Se le modifiche possono essere introdotte in modo informale (Slack, richieste quando ci si incontra negli spazi condivisi, "riusciresti a…"), rischi lo slittamento dell'ambito anche avendo un buon piano iniziale.

Implementare un processo formale di controllo delle modifiche e una gestione dei requisiti efficace è essenziale per contenere lo slittamento dell'ambito e prevenire modifiche non autorizzate all'ambito del progetto.

6 best practice per identificare ed evitare lo slittamento dell'ambito

Stabilire un ambito chiaro all'inizio del progetto è essenziale per prevenirne lo slittamento. Ma quando emergono nuove richieste, come fai a individuare rapidamente i rischi più significativi?

Di seguito indichiamo alcuni metodi che ti aiutano a identificare e prevenire lo slittamento dell'ambito prima che sia troppo tardi.

1. Implementa le riunioni standup

Sebbene le riunioni stand up siano comuni nello sviluppo software, anche altri tipi di team hanno rapidamente compreso i vantaggi degli incontri giornalieri o settimanali. Per i progetti più grandi che coinvolgono più reparti, Bruce Templeton, sviluppatore e team leader di Atlassian, utilizza le riunioni scrum-of-scrum.

Questo tipo di riunione stand-up multi-team consente di identificare più rapidamente le modifiche all'ambito. Lo scrum-of-scrum, infatti, apre le porte alla condivisione delle conoscenze e fa emergere tempestivamente problemi importanti che potrebbero comportare uno slittamento dell'ambito.

Se hai bisogno di aiuto per documentare gli elementi chiave di queste riunioni, puoi utilizzare un modello gratuito per riunione stand-up giornaliera per tenere traccia di tutte le decisioni, in tutti i team.

2. Scrivi una dichiarazione sull'ambito concisa

Fai in modo che i requisiti e i passaggi successivi non lascino spazio a interpretazioni. Assicurati che la dichiarazione sull'ambito sia piuttosto breve, in modo che gli stakeholder la leggano effettivamente e possano trarne le informazioni chiave.

Una dichiarazione formale sull'ambito o SOW (Scope Of Work) deve delineare tutti i deliverable, le milestone e i limiti del progetto, oltre a elencare esplicitamente ciò che non rientra nell'ambito per prevenire incomprensioni e slittamenti dell'ambito.

La tua migliore difesa è una baseline dell'ambito che le persone possano effettivamente usare come riferimento.

3. Elenca i deliverable e le esclusioni in modo chiaro

Senza un ambito del progetto dettagliato, non ci sarà un controllo chiaramente definito e pre-approvato di ciò che è incluso e di ciò che non è incluso nei deliverable del progetto. Questa chiarezza su "cosa è incluso e cosa è escluso" è importante, poiché lo slittamento dell'ambito spesso si insinua attraverso presupposti non dichiarati.

Assicurati che l'ambito del progetto includa i seguenti elementi:

• Deliverable. Elencare i requisiti e i deliverable del progetto (ad esempio schermate del flusso di onboarding, checklist, sequenze di e-mail, articoli di aiuto aggiornati ed eventi di analisi) consente a tutti di capire cosa è incluso e cosa è escluso.

• Esclusioni. Includi elementi come modifiche ai prezzi, migrazioni della fatturazione, nuove integrazioni o riprogettazioni delle impostazioni dell'account per chiarire le cose fin da subito.

4. Stabilisci gli obiettivi SMART del progetto

È necessario definire i criteri di successo come obiettivi SMART chiari e misurabili per indicare il completamento dei deliverable e garantire la buona riuscita del progetto. Ti ricordiamo che per SMART si intende:

• Specifici (Specific): cosa cambia

• Misurabili (Measurable): come saprai che ha funzionato

• Raggiungibili (Achievable): entro i vincoli

• Pertinenti (Relevant): collegati ai risultati aziendali

• Definiti nel tempo (Time-bound): entro quando

Se hai bisogno di aiuto per definire gli obiettivi nel dettaglio, usa un modello di obiettivi SMART per fornire un framework strutturato per consolidare la collaborazione al progetto e stabilire come garantirai la buona riuscita del progetto.

5. Ottieni l'approvazione degli stakeholder fin dall'inizio

Ottenendo l'approvazione dallo sponsor del progetto e dai principali stakeholder garantirai l'allineamento fin dall'inizio. Una baseline dell'ambito approvata non impedisce delle modifiche, ma le rende esplicite.

Collega l'ambito della baseline al lavoro stesso. Con gli strumenti di gestione Agile dei progetti, puoi collegare il brief del progetto agli epic e successivamente ai criteri di accettazione.

La visibilità sulle informazioni sugli epic aiuta a evitare che le approvazioni si perdano nei vari thread di e-mail. Le approvazioni devono essere chiare e visibili a tutte le persone coinvolte, e una dashboard centralizzata semplificherà la vita a tutti.

6. Segui un processo di controllo delle modifiche

Non previeni lo slittamento dell'ambito dicendo "no" a tutto. Lo previeni assicurandoti che le modifiche siano visibili, valutate e approvate, con compromessi chiari.

I processi di controllo delle modifiche ti aiutano a rispettare un piano specifico ogni volta che sopraggiunge una nuova richiesta. Ecco un semplice processo di controllo delle modifiche che puoi seguire:

1. Invia la richiesta di modifica. Specifica cosa bisogna modificare e perché è importante in quel momento. Assicurati che la richiesta abbia un responsabile e una chiara motivazione aziendale.

2. Valuta l'impatto. Stima l'impatto sulla programmazione per determinare cosa cambia o slitta, oltre all'impatto sul budget o sulle risorse, ad esempio attraverso nuovi costi, nuovo personale da assumere o nuove opportunità.

3. Prendi la decisione di compromesso. Decidi se approvare, rifiutare o rimandare una richiesta o se fare uno scambio all'interno dell'ambito (ad esempio: "Puoi aggiungere X solo se elimini Y"). Ricorda che nessuna richiesta può essere accolta senza un compromesso.

4. Registra la decisione. Prendi nota di chi l'ha approvata, quando e perché. In questo modo creerai un senso di responsabilità ed eviterai che la stessa discussione si ripeta in seguito.

5. Aggiorna il piano e il sistema di registrazione. Se approvata, aggiorna la baseline dell'ambito e la timeline del progetto. Crea un backlog e aggiungi le comunicazioni con gli stakeholder in modo che il progetto rispecchi la realtà.

Impedisci ai progetti di allontanarsi degli obiettivi a causa dello slittamento dell'ambito

Ne siamo consapevoli: lo slittamento dell'ambito è una sfida concreta che colpisce anche i progetti pianificati nel migliore dei modi. Modifiche non approvate, ritardi e aumento dei costi introducono rischi che impediscono al progetto di raggiungere gli obiettivi. 

Definendo chiaramente gli obiettivi del progetto, stabilendo processi di gestione delle modifiche strutturati e mantenendo una comunicazione aperta con gli stakeholder, i team possono ridurre al minimo il rischio di slittamento dell'ambito. 

Strumenti come Jira aiutano i team ad applicare in modo proattivo la gestione dell'ambito per mantenere in carreggiata i progetti e garantire il pieno raggiungimento dei risultati previsti. Scoprilo di persona e prova Jira gratuitamente oggi stesso.

Slittamento dell'ambito: domande frequenti

Come rispondi quando qualcuno chiede "ancora una cosa"?

Prima di discutere della richiesta, riporta l'attenzione sull'ambito della baseline. In questo modo, la conversazione rimarrà ancorata a quanto concordato in origine. Usa un linguaggio come:

• "Ecco gli obiettivi concordati in base all'ambito originale."

• "Ecco quale sarebbe l'effetto della nuova richiesta."

Fai in modo che l'ambito sia ben visibile nel System of Work, anziché nascosto in un documento. In Jira, spesso i team individuano tempestivamente gli slittamenti dell'ambito attraverso report come i grafici burn-down, che mostrano i task aggiunti in corso d'opera.

Come giudichi se vale la pena introdurre una modifica?

Esegui un breve controllo dell'impatto per ogni richiesta prima che venga approvata. I progetti più lunghi sono particolarmente vulnerabili, perché le piccole aggiunte si accumulano rapidamente e si trasformano in ritardi e sforamenti del budget.

Assicurati di valutare le richieste di modifica facendoti le seguenti domande:

• Questa modifica cambia il risultato a cui puntiamo?

• Cambia la scadenza?

• Aumenta l'impegno richiesto, i costi o i rischi?

• Cosa siamo disposti a sacrificare per fare spazio?

Come si può evitare che l'accettazione porti a un'espansione incontrollata?

Se accetti una richiesta, cedi qualcosa in cambio. Dire di sì senza proporre uno scambio normalizza lo slittamento dell'ambito. Di seguito sono elencate alcune soluzioni possibili.

• Cedi o posticipa il lavoro meno significativo

• Riduci l'ambito in un'altra area della stessa milestone

• Sposta la scadenza con l'approvazione degli stakeholder

• Aggiungi risorse (solo quando è giustificato e pianificato)

Come tieni al corrente gli stakeholder senza discussioni infinite?

Sostituisci le discussioni ad hoc con un processo di revisione formale e semplice. Le riunioni brevi e strutturate di revisione delle modifiche sono più efficaci che tornare sulla stessa decisione in più thread di chat.

Comunica i compromessi in un linguaggio semplice:

• Se aggiungiamo X, spostiamo la data o eliminiamo Y.

In genere gli stakeholder accettano i compromessi quando l'impatto è concreto e documentato. Tuttavia, senza un linguaggio di compromesso rigoroso, lascerai spazio a dubbi e ad aggiunte all'ambito che influiranno immancabilmente sulle scadenze.