Ambito del lavoro: strategie di creazione e gestione

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Se la gestione dei progetti è una complessa danza tra timeline, risorse e obiettivi, l'ambito del lavoro è la coreografia che fa muovere tutti in armonia. Riduce al minimo i rischi, favorisce la collaborazione e garantisce che tutti gli stakeholder siano allineati nella loro comprensione degli obiettivi e delle aspettative del progetto.

Questo articolo risponde alla domanda "Qual è l'ambito del lavoro?" e spiega come crearne uno passo passo (suggerimento: usa un modello di piano di progetto). Illustra inoltre come avere un ambito del lavoro possa ridurre al minimo i rischi e migliorare la comunicazione.

Comprensione dell'ambito del lavoro

Nella pianificazione del progetto, l'ambito del lavoro definisce quali task fanno parte del progetto e quali non ne fanno parte, e indica a tutti coloro che vi lavorano la rotta da seguire. L'ambito del progetto fa chiarezza nello sviluppo di un piano di progetto, perché definisce aspettative e limiti, garantendo così l'allineamento tra i vari stakeholder del progetto.

Componenti chiave di un ambito del lavoro

L'ambito del lavoro prende in esame gli obiettivi generali che il progetto raggiungerà, cosa produrrà e quando le risorse appropriate lo produrranno.

I seguenti componenti chiave dell'ambito del lavoro forniscono i dettagli e le specifiche granulari essenziali per il successo del progetto. Descrivono i traguardi generali, gli obiettivi specifici, i risultati finali, i ruoli, le responsabilità e le timeline che scandiscono l'esecuzione del progetto.

Obiettivi e risultati finali del progetto

Gli obiettivi e i risultati finali del progetto sono i traguardi specifici e i risultati tangibili che il progetto punta a raggiungere. Forniscono uno scopo e una direzione chiari per il progetto. La loro definizione garantisce che tutti i membri del team del progetto comprendano gli obiettivi e i risultati attesi. Usa un modello di ambito del lavoro per ottimizzare questo processo.

Supponiamo che il progetto sia una riprogettazione di un sito web. L'obiettivo è migliorare l'esperienza utente. I risultati finali potrebbero includere un layout e una struttura del sito web riprogettati, contenuti aggiornati e una migliore navigazione.

Inclusioni ed esclusioni

Per evitare lo slittamento dell'ambito, specifica cosa include il progetto, come le aspettative in merito ai task, alle responsabilità e alle risorse necessarie. Inoltre, spiega cosa non include il progetto. Questa chiarezza elimina l'ambiguità e mantiene il progetto sui giusti binari.

Per questo progetto ipotetico, le inclusioni potrebbero essere la reattività mobile, la creazione di contenuti e i test di garanzia della qualità. Le esclusioni potrebbero essere gli aggiornamenti continui dei contenuti o la registrazione del dominio.

Limiti e vincoli del progetto

L'ambito del lavoro dovrebbe definire dei limiti da rispettare, come quelli del budget, delle risorse e delle linee guida del marchio.

Ad esempio, si può stabilire che la riprogettazione del sito web non debba superare un budget di 30.000 dollari e che il team, composto da un project manager, un web designer, uno sviluppatore e un autore di contenuti, debba utilizzare determinate combinazioni di colori e una messaggistica specifica.

Presupposti del progetto

I progetti spesso si basano su determinati presupposti sull'ambiente, sulle risorse o sulle condizioni. Esprimi questi presupposti per gestire le aspettative e ridurre i rischi associati a modifiche impreviste.

Quando si riprogetta un sito web, i presupposti più comuni possono includere i seguenti.

  • Disponibilità dell'infrastruttura server e dei servizi di hosting
  • Compatibilità del sistema di gestione dei contenuti
  • Dati e risorse accessibili per la migrazione

Timeline e milestone

Stabilisci una timeline del progetto con milestone e scadenze chiave per rispettare la tabella di marcia del progetto e in linea con i suoi obiettivi e risultati finali. Le milestone sono indicatori di avanzamento che aiutano il team a monitorare il percorso verso il completamento del progetto.

Ecco di seguito un esempio di timeline con milestone per la riprogettazione di un sito web.

  • Settimane 1-4: avvio del progetto, progettazione e sviluppo del layout del sito web
  • Settimane 5-8: creazione e sviluppo dei contenuti
  • Settimane 9-12: esecuzione di test e debug, lancio del sito web

Come creare un ambito del lavoro

Richiedi il contributo degli stakeholder chiave durante la creazione dell'ambito del lavoro. Ricorda: la collaborazione è il collante, perché garantisce chiarezza e trasparenza, assicura l'allineamento con gli obiettivi aziendali e favorisce la comprensione condivisa tra stakeholder.

Ecco come creare un solido ambito del lavoro.

  1. Raccogli informazioni: chiedi il contributo dei vari membri del team e degli stakeholder, dai clienti ai project manager, sui dettagli, sui requisiti e sugli obiettivi essenziali del progetto.
    Suggerimento dell'esperto: crea una pagina di Confluence con un modello preconfigurato per la raccolta dei requisiti dei clienti. Quando i clienti lo compilano, Confluence organizza automaticamente le informazioni a cui il team di progetto può poi accedere. I team possono anche progettare i propri modelli in base al modo in cui collaborano. Inoltre, le pagine di Confluence si integrano con Jira Software e Jira Work Management, il che rende più semplice promuovere il controllo dei documenti e rimanere allineati come team durante l'intero processo.
  2. Definisci obiettivi e risultati finali: assicurati che i membri del team e gli stakeholder siano sempre allineati.
    Suggerimento dell'esperto: definisci gli obiettivi del progetto suddividendoli in storie utente e task all'interno di Jira Software. In questo approccio Agile alla gestione dei progetti, le storie utente rappresentano gli obiettivi del progetto di alto livello e i task rappresentano gli specifici risultati finali. Assegnali ai membri del team appropriati e usa le board Jira per visualizzare l'avanzamento.
  3. Specifica inclusioni ed esclusioni: questo aiuta a prevenire equivoci e slittamento dell'ambito nel corso del progetto.
    Suggerimento dell'esperto: crea task in Jira Work Management o Jira Software per monitorare le modifiche e gli aggiornamenti all'ambito del progetto. Registra come task in Jira le richieste di funzioni non incluse nell'ambito.
  4. Stabilisci limiti e vincoli: tutti gli stakeholder dovrebbero conoscere i limiti di budget, i vincoli di risorse e altri fattori esterni.
    Suggerimento dell'esperto: crea una pagina o una sezione dedicata di Confluence per documentare il budget e le risorse del progetto.
  5. Crea dei presupposti: discuti di come i presupposti potrebbero influire sull'ambito del progetto. Questa chiarezza evita potenziali problemi in futuro.
    Suggerimento dell'esperto: collega ai ticket corrispondenti di Jira le pagine di Confluence che documentano i presupposti.
  6. Crea una timeline: una timeline condivisa aiuta a rispettare la tabella di marcia del progetto.
    Suggerimento dell'esperto: crea ticket per le milestone del progetto e per i singoli task in Jira Software o Jira Work Management. Assegna responsabili, date di scadenza e dipendenze. Usa uno strumento di roadmap come Jira Software che includa funzioni per creare diagrammi di Gantt per i tuoi progetti.

Vantaggi di un ambito del lavoro ben definito

Un ambito del lavoro ben definito è il pilastro del progetto e offre una serie di vantaggi, tra cui i seguenti.

  • Rischi ridotti al minimo grazie una documentazione chiara: il team di progetto può affrontare in modo proattivo le sfide, riducendo la probabilità di ticket imprevisti che potrebbero far deragliare il progetto.
  • Migliore comunicazione tra i membri del team e gli stakeholder: un ambito del lavoro dettagliato è un punto di riferimento centrale per tutte le informazioni relative al progetto.
  • Migliore collaborazione all'interno del team di progetto: il team può allineare le proprie attività, lavorare in modo coeso e contribuire con le proprie competenze a un chiaro obiettivo.
  • Allocazione efficiente delle risorse: i project manager possono assegnare i membri del team giusti a task specifici, allocare risorse di budget e gestire facilmente le timeline.
  • Limiti chiari per evitare lo slittamento dell'ambito: impedisci modifiche o aggiunte non autorizzate, permettendo così al progetto di rispettare la tabella di marcia e il budget.

Esempi di ambito del lavoro

Ecco di seguito un esempio di ambito del lavoro per l'ipotetico progetto di riprogettazione del sito web preso in esame in questo articolo.

Progetto di esempio: riprogettazione del sito web per XYZ Corporation

Obiettivi e risultati finali del progetto

  • Obiettivo: riprogettare il sito web di XYZ Corporation per migliorare l'esperienza utente
  • Risultati finali:
    • Layout e struttura del sito web riprogettati
    • Contenuti aggiornati, inclusi testo e immagini
    • Integrazione di un sistema di gestione dei contenuti (CMS) intuitivo
    • Implementazione di un design reattivo per la compatibilità mobile
    • Navigazione del sito e interfaccia utente (UI) migliorate

Inclusioni

  • Riprogettazione e sviluppo del sito web
  • Creazione e migrazione dei contenuti
  • Integrazione con CMS
  • Reattività mobile
  • Ottimizzazione per i motori di ricerca
  • Garanzia della qualità e test

Esclusioni

  • Eventuali funzioni aggiuntive non specificate in questa dichiarazione di lavoro
  • Aggiornamenti continui dei contenuti dopo il lancio
  • Hosting e registrazione del dominio (gestiti separatamente dal cliente)

Limiti e vincoli del progetto

Budget: 50.000 dollari

  • Timeline: 12 settimane dall'avvio del progetto al lancio del sito web
  • Risorse: un project manager, un web designer, uno sviluppatore e un autore di contenuti
  • Il sito web deve rispettare le linee guida del marchio esistenti del cliente

Presupposti del progetto

  • Il cliente fornirà tutti i contenuti e le immagini necessari
  • Il cliente non apporterà modifiche sostanziali all'ambito del progetto dopo l'approvazione
  • Il cliente eseguirà i test UAT (User Acceptance Testing, test di accettazione degli utenti) prima del lancio

Timeline e milestone

  • Settimane 1-4: avvio del progetto, progettazione e sviluppo del layout
  • Settimane 5-8: creazione e sviluppo dei contenuti
  • Settimane 9-12: esecuzione di test e debug, lancio del sito web

Ecco un altro esempio di un team responsabile di un progetto di sviluppo software. Il seguente ambito del lavoro guida un progetto di miglioramento software, assicurando che tutti gli stakeholder comprendano chiaramente gli obiettivi, i limiti e le aspettative del progetto.

Progetto di esempio: miglioramento del software CRM (Customer Relationship Management, gestione delle relazioni con i clienti)

Panoramica del progetto: il progetto mira a migliorare ed espandere il software CRM esistente per perfezionare la gestione delle relazioni con i clienti, ottimizzare i processi e aumentare l'efficienza. Include sia miglioramenti dell'interfaccia utente del front-end che quelli delle funzionalità del back-end.

Obiettivi e risultati finali del progetto

  • Sviluppa una dashboard intuitiva con funzioni di visualizzazione dei dati per un maggiore coinvolgimento degli utenti.
  • Implementa la funzionalità di notifica automatica via e-mail per i follow-up dei clienti.
  • Crea una versione dell'applicazione mobile del CRM per i team di vendita sul campo.
  • Integrazione con fonti di dati esterne per aggiornamenti in tempo reale.
  • Miglioramento dei controlli degli accessi degli utenti e delle funzioni di sicurezza.

Inclusioni

  • Progettazione e sviluppo dell'interfaccia utente e delle funzioni.
  • Test e controllo qualità.
  • Documentazione delle nuove funzioni e funzionalità.
  • Formazione e assistenza per gli utenti durante l'implementazione.

Esclusioni

  • Qualsiasi approvvigionamento o aggiornamento dell'hardware.
  • Modifiche significative all'infrastruttura.

Confini e vincoli del progetto

  • Completamento del progetto entro il budget e la sequenza temporale assegnati.
  • Il progetto deve essere compatibile con l'infrastruttura IT esistente.
  • Il team di progetto deve lavorare con l'attuale struttura del database CRM.

Presupposti del progetto

  • L'attuale licenza del software CRM include i miglioramenti.
  • Disponibilità delle risorse server necessarie per l'espansione del software.
  • Disponibilità dei dati utente necessari per l'integrazione.

Sequenza temporale e milestone

  • Avvio del progetto: 1 gennaio.
  • Completamento della progettazione dell'interfaccia utente: 28 febbraio.
  • Completamento dello sviluppo dell'app per dispositivi mobili: 14 aprile.
  • Test di integrazione: 12 giugno.
  • Completamento e lancio del progetto: 7 luglio.

Gestisci l'ambito di lavoro con Jira Software

Un ambito di lavoro ben concepito è essenziale per una gestione di successo dei progetti. Riduce al minimo i rischi, migliora la comunicazione e promuove un'allocazione efficiente delle risorse. Jira Software, Jira Work Management e Confluence possono semplificare ulteriormente il processo di gestione dei progetti con solide funzioni di monitoraggio dei task, collaborazione e report.

  • Monitoraggio dei task: Jira Software consente ai project manager di creare, assegnare e monitorare i task relativi all'ambito di lavoro. I membri del team possono aggiornare facilmente lo stato dei task, garantendo una visibilità in tempo reale sull'avanzamento del progetto. Il monitoraggio dei task riduce al minimo le possibilità di scadenze non rispettate e consente di svolgere il progetto nella programmazione prevista.
  • Collaborazione: la collaborazione è il fulcro di questi strumenti. Jira Work Management e Jira Software consentono ai membri del team e agli stakeholder di comunicare, condividere aggiornamenti e discutere di questioni relative ai progetti su una piattaforma centralizzata. Confluence offre anche un ambiente collaborativo per la creazione e la condivisione della documentazione del progetto.
  • Funzioni di report: i report sono fondamentali per monitorare lo stato e le prestazioni del progetto. Jira Software e Jira Work Management forniscono funzionalità integrate di creazione di report che consentono ai project manager di generarne di vari tipi, tra cui report sull'avanzamento, grafici burn-down e riepiloghi degli sprint. Tali report forniscono approfondimenti preziosi su come il progetto si allinea all'ambito di lavoro, contribuendo a identificare potenziali ticket o aree di miglioramento. Confluence consente la creazione di una documentazione completa del progetto a cui i team possono accedere e condividere per la creazione dei report.

Ambito di lavoro: domande frequenti

Come gestire lo slittamento dell'ambito?

Lo slittamento dell'ambito scaturisce da modifiche, aggiunte o funzioni non approvate introdotte durante l'esecuzione del progetto. Queste comportano ritardi nella sequenza temporale e un aumento dei costi. Per gestire lo slittamento dell'ambito:

  1. Definisci con trasparenza le aspettative del progetto in un ambito di lavoro.
  2. Implementa un processo di controllo delle modifiche.
  3. Mantieni una comunicazione aperta con gli stakeholder.
  4. Documenta tutte le modifiche e le approvazioni.

Quali sono i rischi di un ambito di lavoro poco chiaro?

Alcuni rischi comuni di un ambito di lavoro poco chiaro includono:

  • Slittamento dell'ambito. Senza un ambito di lavoro ben definito, non si dispone di un chiaro punto di riferimento per valutare l'impatto delle modifiche sulla sequenza temporale e sul budget.
  • Confusione tra i membri del team. Senza una definizione precisa del responsabile dei vari task, i membri del team potrebbero sovrapporre gli impegni, perdere tempo in lavori non necessari o non rispettare le consegne più importanti. Ciò può interrompere il flusso di lavoro, ostacolare la collaborazione e causare frustrazione tra i membri del team.
  • Ritardi nel completamento del progetto. Quando emergono nuovi requisiti o aspettative, i confini del progetto si ampliano. Ciò spesso si traduce in ritardi dovuti all'adeguamento al lavoro aggiuntivo entro i tempi inizialmente previsti.

Quali sono le sfide nella gestione dell'ambito di lavoro?

La gestione dell'ambito di lavoro presenta diverse sfide durante il ciclo di vita di un progetto.

  1. Allineare gli stakeholder agli obiettivi del progetto: prospettive e aspettative diverse possono complicare il processo.
  2. Raccogliere requisiti completi con grande attenzione ai dettagli: informazioni mancanti o poco chiare possono portare a interpretazioni errate ed errori.
  3. Gestione dei vincoli delle risorse: il project manager deve essere flessibile e riallocare le risorse quando necessario.

Un efficace processo di controllo delle modifiche aiuta a gestire le modifiche dell'ambito mantenendo una comunicazione aperta. Questo processo aiuta a prevenire le interpretazioni errate e a favorire la collaborazione tra i membri del team e gli stakeholder.

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