Per i team di sviluppo software Agile, disporre di una comprensione coerente dell'ambito e del contesto del prodotto è fondamentale. I prodotti già rilasciati nel mercato hanno spesso un lungo backlog di storie utente ancora da sviluppare. I team Agile sfruttano il backlog di prodotto quando pianificano gli sprint e la condizione del backlog ha un ruolo importante nel successo complessivo del prodotto.
In poche parole, il raffinamento del backlog consiste nel mantenere aggiornato il backlog di prodotto. Le riunioni di raffinamento del backlog, note anche come "sessioni", sono gli eventi che consentono a un team di aggiornare e preparare il backlog per uno sprint imminente.
Il backlog di prodotto può essere corposo e difficile da gestire; tuttavia, per una buona gestione dei progetti Agile, è essenziale padroneggiare le riunioni di raffinamento del backlog.
Questo articolo fornisce strategie comprovate per condurre riunioni di raffinamento del backlog che consentano di avere un backlog aggiornato, pulito e organizzato. Spiega perché le sessioni di raffinamento del backlog sono importanti e come condurle in modo efficiente; inoltre, offre suggerimenti utili che sono il frutto di quanto i team Agile hanno imparato lungo il percorso.
Lo scopo delle sessioni di raffinamento del backlog
Una riunione di raffinamento del backlog è l'evento durante il quale un team di progetto si riunisce per rivedere, aggiornare e pulire il proprio backlog di prodotto. È fondamentale in qualsiasi metodologia Agile in quanto definisce in modo chiaro il carico di lavoro del team per gli sprint futuri. Queste riunioni hanno lo scopo di mantenere un backlog di elementi pari a due sprint, in modo che il team abbia sempre nuovo lavoro e possa dedicarsi a nuove attività quando i requisiti cambiano.
«Tuttavia, è importante ricordare che le riunioni di perfezionamento del backlog non riguardano solo la revisione di nuovi lavori, ma anche la rimozione degli elementi di backlog che non sono più necessari», spiega Mark Cruth, Modern Work Coach di Atlassian. «Se hai la tentazione di «annullare» una riunione di perfezionamento del backlog perché non ci sono nuovi lavori, prova a chiederti se c'è del lavoro nel backlog che il team dovrebbe prendere in considerazione di rimuovere e presenta quelle story nella riunione di perfezionamento».
In una riunione di raffinamento del backlog, come nella pianificazione sprint, gli owner di prodotto e i membri del team di sviluppo discutono di ogni elemento del backlog, ne chiariscono i requisiti e ne valutano la priorità e la complessità, ottenendo un elenco di elementi definiti in modo più chiaro e attuabili su cui lavorare.
Conducendo regolarmente sessioni di perfezionamento del backlog, il team può garantire che il processo di sviluppo rimanga Agile e in grado di rispondere alle esigenze e priorità in continuo cambiamento. Ambienti così dinamici richiedono strumenti di collaborazione e monitoraggio dei progetti come Jira Software, che con la sua funzione di backlog aiuta i manager a effettuare queste modifiche per i loro team.
Come condurre una riunione di raffinamento del backlog efficiente
La gestione dei progetti Agile inizia con riunioni efficienti di raffinamento del backlog. I passaggi riportati di seguito ti aiuteranno a creare un processo fluido e ripetibile che riunisca le persone giuste, stabilisca le aspettative e le priorità, valuti gli elementi e definisca i passaggi successivi.
1. Rivedi e definisci le priorità degli elementi del backlog
Prima che possa aver luogo la riunione di raffinamento del backlog, l'owner di prodotto deve condurre una revisione iniziale degli elementi del backlog di prodotto esistenti (ad esempio storie utente, funzioni o attività) e rimuovere quelli che non sono più pertinenti. Man mano che il prodotto si evolve e i requisiti delle funzioni cambiano, alcuni elementi non sono più idoneo alla visione del progetto. L'owner di prodotto dovrebbe inoltre implementare il feedback delle revisioni degli sprint precedenti ed eliminare gli elementi che il team decide di rimuovere.
L'owner di prodotto dovrebbe quindi definire le priorità di tutti gli elementi che rimangono nel backlog, sapendo che potrebbero cambiare man mano che il team prende decisioni su ogni elemento durante la riunione.
«Infine, l'owner di prodotto dovrebbe inviare la lista delle story che vorrebbe rivedere al team almeno 24 ore prima», suggerisce Mark Cruth. «Ciò consente al team di esaminare la lista e preparare le domande. In questo modo, eviti di perfezionare la story più volte».
2. Crea e condividi l'ordine del giorno della riunione
Come ogni riunione in un contesto di gestione dei progetti, un ordine del giorno è essenziale per mantenere le discussioni sull'argomento. Gli owner di prodotto possono creare l'ordine del giorno delle riunioni di raffinamento del backlog e collaborare con i membri del team pertinenti, consentendo loro di fornire feedback tempestivi e stime dei tempi sugli elementi, nonché di prepararsi per gli argomenti imminenti.
Lo scopo principale dell'ordine del giorno è far sì che il team resti concentrato sugli elementi del backlog selezionati e completi con successo le attività di raffinamento entro l'orario stabilito per la riunione. Il modello di ordine del giorno delle riunioni di Atlassian semplifica la preparazione dell'ordine del giorno, l'acquisizione degli appunti e la condivisione degli elementi di azione per i team Agile, fornendo un formato predefinito per i verbali delle riunioni.
3. Assicurati che siano presenti i partecipanti necessari
Poiché le riunioni di raffinamento del backlog possono comportare discussioni complesse e a volte durare un'intera ora, è fondamentale invitare solo i partecipanti necessari.
Chi dovrebbe partecipare alla riunione di raffinamento del backlog? Una sessione tipica richiede la presenza dei seguenti membri del team:
- L'owner di prodotto
- Membri del team di sviluppo (team Scrum)
- Lo sponsor del progetto
- Il facilitatore della riunione (Scrum Master)
- Un product manager (opzionale)
4. Stabilisci il momento giusto per la riunione
Il momento migliore per la riunione dipende dalla durata degli sprint e dalla complessità del progetto. Se un team organizza sprint settimanali, il project manager dovrebbe tenere una sessione settimanale di raffinamento del backlog. Se gli sprint durano due settimane, il project manager dovrebbe pianificare una sessione ogni due settimane. Se gli sprint durano più di due settimane, le sessioni bisettimanali sono comunque le migliori per aiutare il team a prepararsi al cambiamento delle priorità o a problemi imprevisti.
Quale che sia la decisione presa dal team, punta a riunioni di un'ora per gestire l'intero backlog, assicurati che il product manager le pianifichi in calendario e che il facilitatore delle riunioni fissi delle timebox rigorose per evitare perdite di tempo.
«È importante ricordare che le riunioni di perfezionamento dei backlog possono essere asincrone», aggiunge Mark Cruth. «Prendi in considerazione l'idea che i membri del team esaminino le story da soli, lasciando domande, e di utilizzare la sezione commenti di Jira per completare una story».
5. Valuta la storia utente
Affinché un team Agile possa valutare con successo la complessità di un elemento, deve avere una comprensione condivisa della storia utente. Le storie utente sono spiegazioni informali dello scopo di una funzione dal punto di vista del cliente.
La riunione di raffinamento del backlog è il momento in cui vengono esaminate le storie utente esistenti e si valuta se sono ancora pertinenti per il progetto. È anche il momento in cui si aggiungono nuove storie utente in base a nuove informazioni raccolte o si suddividono storie utente più grandi in storie più piccole. Il miglioramento continuo delle storie utente è una parte importante del processo Agile perché consente al team di identificare opportunità di migliorare il prodotto in modo incrementale.
Identifica i passaggi successivi e il follow-up
Durante una riunione di raffinamento del backlog il team identificherà gli elementi da includere nello sprint e rimuoverà il resto. In alcuni casi, una sessione può rivelare più elementi del backlog che hanno la stessa priorità, ma il team potrebbe non disporre di tempo sufficiente per completarli tutti. Le carte Agile Planning Poker sono uno strumento utile per decidere quali elementi portare avanti e quali mettere da parte per il prossimo sprint.
Al termine della riunione, invia i verbali della riunione a tutti i partecipanti e assicurati che comprendano la priorità degli argomenti discussi. Suddividere lo sviluppo in elementi di azione utilizzando uno strumento come Jira Software aiuta a mantenere l'attenzione sui componenti critici del backlog. Il backlog con priorità diventa quindi il fulcro della prossima sessione di pianificazione sprint.
I vantaggi di condurre sessioni produttive di raffinamento del backlog
Se condotte correttamente, le riunioni di raffinamento del backlog di prodotto migliorano l'efficienza complessiva e la produttività del team, e garantiscono il completamento del progetto. Le sezioni seguenti descrivono alcuni dei vantaggi delle sessioni di raffinamento del backlog.
Backlog ottimizzato
Queste sessioni servono a riordinare e ottimizzare il processo. Mantengono il backlog di prodotto focalizzato e pulito, e assicurano che sia privo di elementi non pertinenti.
Comprensione condivisa
Poiché queste riunioni richiedono che il team discuta dettagliatamente ogni elemento, il team e gli stakeholder sviluppano una comprensione condivisa di ciò che il lavoro richiede e degli elementi a cui dare priorità.
Pianificazione sprint efficace
I partecipanti alla riunione possono porre domande e fornire il proprio feedback, semplificando le riunioni di pianificazione sprint. Inoltre, la comprensione condivisa del progetto rende la pianificazione sprint più semplice e veloce.
Collaborazione migliorata
I membri del team hanno background e punti di vista diversi sulle priorità e sul tempo necessario per il completamento degli elementi. La riunione di raffinamento consente ai membri di condividere le proprie opinioni, aiutandoli a concordare priorità e scadenze.
Potenziamento del team
I membri del team che partecipano alle riunioni di raffinamento si assumono la responsabilità dello sprint e, per estensione, del progetto e del lavoro necessario per completarlo. Il risultato è un team potenziato che si considera responsabile del risultato di ogni sprint.
Suggerimenti per riunioni di raffinamento del backlog efficaci
Ci sono molti suggerimenti e strategie per condurre riunioni di raffinamento del backlog. Tuttavia, le best practice riportate di seguito si sono rivelate utili per i team Agile a livello globale.
Applica la metodologia DEEP al backlog
Roman Pichler e Mike Cohn hanno usato per la prima volta l'acronimo DEEP per delineare modo per strutturare un backlog e massimizzarne l'utilità. Ecco i quattro elementi di un backlog DEEP:
- Detailed appropriately (Dettagliato in modo appropriato): rendi utili gli elementi aggiungendo dettagli.
- Emergent (Emergente): aggiungi, modifica o rimuovi elementi del backlog in base a nuove informazioni sul progetto o al cambiamento dei requisiti del progetto.
- Estimated (Stimato): per ogni elemento fornisci una stima del tempo.
- Con priorità: dai priorità agli elementi dello sprint posizionando quelli con il valore più elevato in cima all'elenco.
Usa una definizione di "pronto" per ogni elemento
La definizione di "pronto" (DoR) indica una serie di criteri concordati per indicare se un elemento del backlog è pronto per essere lavorato dal team. Il DoR assicura che il team comprenda cosa comporta il lavoro e possa stimare il tempo necessario per eseguirlo.
Separa gli elementi in blocchi gestibili
Una buona regola pratica per suddividere il lavoro è quella di assicurarsi che ogni il completamento di ogni elemento del backlog non richieda mai più di mezzo sprint. Per uno sprint di una settimana, un elemento che richiederà quattro giorni per essere completato potrebbe far deragliare la programmazione e andrebbe suddiviso in due elementi più piccoli, ciascuno della durata di due giorni.
Suddividi le sessioni di raffinamento
Le prime riunioni per il raffinamento del backlog possono richiedere diverse ore. Per mantenere il team concentrato e ottimizzare i tempi delle riunioni con sponsor, responsabili di prodotto e altri stakeholder, suddividi le sessioni in due o più sessioni, idealmente della durata di un'ora ciascuna. Ciò consente ai partecipanti di avere il tempo necessario per esaminare gli elementi del backlog e capire come si inseriscono nell'insieme del progetto.
«Il perfezionamento del backlog è un processo continuo», afferma Mark Cruth. «Non sentirti in obbligo di aspettare la riunione ufficiale per esaminare e perfezionare il lavoro. Se perfezioni solo gli elementi di backlog durante la riunione di perfezionamento, scoprirai che il perfezionamento del backlog è un'attività lunghissima».
Semplifica le riunioni di raffinamento del backlog con Jira Software
Le riunioni per il raffinamento del backlog di prodotto sono essenziali e determinano un backlog di prodotti gestito adeguatamente e con priorità. Tuttavia, queste riunioni possono richiedere molto tempo ed essere fonte di confusione, soprattutto se non utilizzi gli strumenti giusti per creare il backlog, registrare le decisioni e condividerle con il team.
La funzione backlog di Jira Software semplifica la collaborazione con i membri del team per il raffinamento del backlog. Puoi aggiungere commenti e dettagli a ogni elemento, assegnare task ai membri del team, ed elencare gli elementi e definirne le priorità in base al valore o al rischio. Jira Software semplifica l'ottimizzazione delle riunioni di raffinamento del backlog e migliora il processo complessivo di gestione dei progetti. Scopri come può migliorare l'efficienza del tuo team.
Riunione di backlog grooming: domande frequenti
Con che frequenza devono svolgersi le sessioni di raffinamento del backlog?
La frequenza delle riunioni di raffinamento del backlog dipenderà dal ciclo di sprint del tuo team. La frequenza media è settimanale per gli sprint che durano una settimana. Per gli sprint che durano due o più settimane, una riunione ogni due settimane ti aiuterà a gestire il backlog.
Che durata devono avere le riunioni di raffinamento del backlog?
Non esiste una durata fissa per una riunione di raffinamento del backlog perché questa dipende dalla complessità del progetto e dalla dimensione del backlog di prodotto. Tuttavia, è buona norma dedicare due ore alle prime riunioni. Una volta avviato un progetto, spesso le riunioni di raffinamento durano un'ora e diventano più brevi man mano che gli sprint avanzano.
Come prepararsi per una sessione di raffinamento del backlog?
L'owner di prodotto è il principale responsabile della preparazione per una sessione di raffinamento del backlog. Dovrebbe dare priorità agli elementi in base al valore, aggiungere i dettagli necessari agli elementi con la massima priorità e preparare l'ordine del giorno della riunione. I membri del team devono leggere l'ordine del giorno e preparare domande e feedback sugli elementi elencati.