Il backlog grooming è essenziale affinché qualsiasi team Agile possa iterare continuamente i propri prodotti o servizi. Questo perché il backlog è costituito da correzioni, miglioramenti e nuove funzioni. "Con troppi perfezionamenti introdurrai delle perdite nel processo", afferma Mark Cruth, Modern Work Coach di Atlassian. "Con troppo poco tempo la pianificazione non sarà efficace".

Il backlog grooming Agile comporta le seguenti attività: 

• scelta delle storie utente da seguire nel prossimo sprint;

• eliminazione dal backlog delle storie che non sono pertinenti per gli obiettivi attuali del team; 

• aggiunta di storie basate sulle esigenze attuali dei clienti, che cambiano continuamente; 

• stima delle sequenze temporali e dei risultati finali;

• suddivisione in task più piccoli delle storie utente che sono troppo grandi per essere gestite.

Una riunione di raffinamento del backlog consente al team e agli stakeholder di concordare le priorità strategiche dei task. L'obiettivo finale è un backlog aggiornato in linea con le esigenze dei clienti e del business, che migliori complessivamente la gestione Agile dei progetti e prepari il team per il prossimo sprint.

Un backlog gestito adeguatamente offre molti vantaggi ai team Agile che vogliono migliorare continuamente i loro processi. Alcuni dei numerosi vantaggi del backlog grooming includono: 

• Miglioramento della pianificazione sprint: un backlog organizzato e con le priorità definite semplifica notevolmente la pianificazione dello sprint successivo. Il tuo team sarà in grado di scegliere meglio gli elementi per lo sprint. 

• Miglioramento del lavoro di squadra: il backlog grooming coinvolge tutti i membri del team, migliorandone in tal modo la comunicazione e favorendo la collaborazione. 

• Garanzia di un lavoro efficace: quando rivedi continuamente il backlog e dai priorità agli elementi importanti, gli sprint del team saranno maggiormente focalizzati sui task necessari.

Il processo di backlog grooming coinvolge l'owner di prodotto, il project manager e il team, il cui scopo è definire le priorità degli elementi del backlog in modo che siano in linea con le esigenze dei clienti e del business. Facciamo un passo alla volta:

1. Raccolta e analisi dei dati

Raccogli quanti più dati possibile, come il feedback dei clienti, le informazioni sui test degli utenti e l'analisi dell'utilizzo. Cerca di capire quali sono i punti in cui gli utenti si bloccano o abbandonano. Questi punti di attrito diventeranno elementi del backlog. Può essere utile fare leva sulle precedenti esperienze di sprint, i cui dati ti aiuteranno a dare priorità ai task da gestire per primi. 

Ciò dovrebbe fare parte in modo naturale del processo aziendale. Con ogni probabilità molte di queste informazioni sono già disponibili grazie ai dati sul successo dei clienti, all'assistenza e al controllo di qualità.

2. Classificazione degli elementi del backlog

Raggruppa i punti di attrito e classificali correttamente nel backlog.

Elenca le storie utente, le richieste di funzioni, le nuove funzioni, il feedback dei clienti e i bug nel backlog.

3. Ridefinizione delle priorità degli elementi del backlog

La ridefinizione delle priorità si applica agli elementi del backlog in base al valore del cliente, pertanto gli elementi che offrono il massimo valore hanno la massima priorità. L'assegnazione di un punteggio alle opportunità è solo una delle numerose opzioni disponibili per ridefinire le priorità del backlog. Utilizza la ricerca degli utenti per capire quali sono le loro aspettative e assegna un punteggio agli elementi in base a tale metrica. 

Indipendentemente dal metodo utilizzato, la ridefinizione delle priorità è un'attività di grooming continua e regolare. Le revisioni degli sprint rappresentano una buona opportunità per ridefinire le priorità durante uno sprint attivo.

4. Creazione dello sprint

Una volta assegnata la priorità agli elementi del backlog, puoi creare uno sprint basato sugli elementi che hanno la massima priorità. Usa i suggerimenti dell'ultimo sprint per stabilire quali elementi includere. 

È utile avere un backlog di almeno due settimane di sprint. Un elenco più lungo consente al team di creare una roadmap migliore per il prodotto, semplificando la creazione di ogni sprint.

Per un backlog grooming efficace non occorre procedere per tentativi ed errori, piuttosto, «dovrebbe essere un rituale stabilito dal tuo team per fornire un feedback sul potenziale lavoro», afferma Mark Cruth. «Inizia con una cadenza settimanale in cui il responsabile del backlog incontra il team per esaminare i task imminenti e regola la frequenza secondo necessità».

ma si possono seguire alcune best practice: 

• Conduci riunioni di raffinamento del backlog efficaci: i project manager dovrebbero tenere queste riunioni spesso, utilizzando un'agenda dettagliata delle riunioni, come quella contenuta in questo modello di agenda delle riunioni, in modo da svolgerle senza intoppi. Le riunioni dovrebbero durare dai 45 ai 60 minuti e i project manager dovrebbero avere il ruolo di Scrum master. 

• Sfrutta DEEP: utilizza i criteri DEEP, che è l'acronimo di Detailed appropriately (Dettagliato in modo appropriato), Estimated (Stimato), Emergent (Emergente) e Prioritized (Con priorità) per definire le priorità del backlog. Questo metodo è adattabile, contiene numerosi dettagli e include stime accurate per gli elementi ad alta priorità. 

• Sfrutta la definizione di "completato": la definizione di "completato" fornisce al teamuna serie chiara di criteri per stabilire se un task è pronto per uno sprint.

• Preparati per il backlog grooming: raccogli le informazioni fornite dai dati sul successo dei clienti, dall'assistenza, del controllo qualità e dal team. Queste informazioni, insieme alle informazioni degli sprint precedenti, guideranno il processo di grooming. 

• Usa più sprint; suddividi il lavoro in parti gestibili con sprint più piccoli invece di cercare di completare il lavoro in un unico sprint. 

• Richiedi l'input dei membri del team: i membri del team avranno le migliori informazioni pratiche sul prodotto e sugli sprint. Usa queste conoscenze per gestire il backlog.

Il backlog grooming è un'attività essenziale che offre vantaggi a qualsiasi azienda. Un backlog adeguatamente gestito offre un'opportunità di miglioramento e iterazione continui, e fornisce al tuo team un elenco di priorità per la pianificazione degli sprint di lavoro. 

Jira semplifica l'affinamento del backlog. Puoi creare un backlog e condividerlo con l'intera azienda in modo facile. Tutto il tuo team avrà un'unica origine di riferimento riguardo a tutto il lavoro, che lascerà poco spazio all'ambiguità su quali siano le priorità.

Oltre alla manutenzione dei backlog, Jira offre altri vantaggi. Scelto da milioni di team software ad alte prestazioni, Jira consente di organizzare il lavoro, mantenere l'allineamento e creare prodotti migliori con facilità. Jira semplifica la comunicazione tra i team software e i loro partner interfunzionali, migliorando la collaborazione. Monitora senza sforzo i progetti in ogni fase del ciclo di vita dello sviluppo, mantenendo allineati i membri del team e gli stakeholder. Poi, man mano che il prodotto diventa più complesso e il team cresce, crea flussi di lavoro e processi scalabili.

Chi è il responsabile del processo di backlog grooming?

Il backlog grooming è un'attività collaborativa che coinvolge l'intero team di progetto. Tuttavia, la gestione di una riunione di raffinamento del backlog può essere di competenza di un owner di prodotto, di un product manager, e/o di uno Scrum master.

Chi partecipa di solito alle sessioni di backlog grooming?

A queste riunioni dovrebbe partecipare l'intero team interfunzionale. La sua esperienza combinata può aiutare a creare storie utente più efficaci. La riunione dovrebbe includere almeno i seguenti membri del team: 

• Responsabile della sessione: può essere l'owner di prodotto, il project manager o lo Scrum master. 

• Rappresentante del team di prodotto: dispongono di una profonda conoscenza del prodotto che puoi sfruttare durante queste riunioni. Si tratta delle persone che contribuiscono alla creazione e alla gestione del prodotto.  

• Team di distribuzione: i team leader possono rappresentare il team se questo è numeroso. 

• Rappresentanti del controllo qualità: questo team conosce tutti i bug e può aggiungere informazioni su ciò che richiede attenzione immediata. I tester del controllo qualità e/o il loro supervisore sono candidati ideali per questa attività. 

Quali sono le differenze tra il backlog grooming e la pianificazione sprint?

La differenza principale risiede nel focus e nella tempistica. Il backlog grooming è focalizzato sull'intero prodotto e sulla relativa roadmap, che è un'attività di pianificazione a lungo termine. La pianificazione sprint considera solo i requisiti per lo sprint successivo, quindi è un'attività di pianificazione a breve termine. 

Quanto durano le sessioni di backlog grooming?

Le sessioni di backlog grooming dovrebbero essere brevi e frequenti. Si consiglia di limitare le sessioni di backlog grooming a 60 minuti, ma il tempo può variare in base al team e all'azienda. Indipendentemente dalla durata, è fondamentale rispettare l'ordine del giorno, in modo da non far deragliare la riunione.