Il processo di miglioramento continuo: passaggi chiave, metodologie e vantaggi

Il miglioramento continuo è un processo ininterrotto che prevede l'analisi delle prestazioni, l'identificazione delle opportunità e l'applicazione di cambiamenti incrementali a processi, prodotti e personale. Analizzando e perfezionando i processi, la tua azienda può risparmiare tempo e offrire un prodotto complessivamente migliore.

Perché il miglioramento continuo è importante per la crescita dell'organizzazione

Le organizzazioni che adottano metodologie di miglioramento continuo ottengono un vantaggio significativo sulla concorrenza. Se i team rivedono puntualmente i processi e apportano cambiamenti incrementali, l'efficienza aumenta in maniera naturale. 

Task che un tempo richiedevano ore possono essere completati in pochi minuti, mentre i colli di bottiglia che rallentavano interi progetti svaniscono. Un altro vantaggio significativo consiste nei miglioramenti qualitativi. 

Il perfezionamento costante del metodo di lavoro consente alle aziende di offrire prodotti e servizi migliori ai clienti, il che spesso comporta un aumento della soddisfazione dei clienti, della fidelizzazione e delle entrate. 

Quando i dipendenti partecipano a iniziative di miglioramento, anche il loro grado di coinvolgimento aumenta. Se hanno voce in capitolo su come svolgere il lavoro e vedono che i loro suggerimenti vengono implementati, i membri del team si sentono più partecipi al successo dell'azienda. 

In questo modo si crea un ciclo positivo in cui i dipendenti coinvolti contribuiscono con più idee, che a loro volta possono migliorare ulteriormente i processi e il morale dell'organizzazione. 

L'integrazione del miglioramento continuo nella routine di lavoro implica l'adozione di strumenti e pratiche che ti aiutino a pensare con una mentalità incentrata sul miglioramento. Gli strumenti più efficaci nell'ottica del miglioramento continuo sono quelli che vanno di pari passo con il tuo lavoro concreto.

1. Il principio di PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Lo strumento Plan-Do-Check-Act (PDCA) è tra i più utilizzati nel modello di miglioramento continuo.

• Nella fase di pianificazione (Plan) si individua un'opportunità di cambiamento e si definisce come realizzarla. Durante la fase di esecuzione ("Do"), il cambiamento viene introdotto su piccola scala.

• La fase di test e controllo (Check) consiste nell'usare i dati per analizzare i risultati del cambiamento e determinarne l'impatto.

• Durante la fase di azione (Act) si apporta il cambiamento su scala più ampia e si continuano a valutare i risultati. Se l'esito di una fase non è positivo, basta ricominciare da capo.

I team software eseguono i cicli PDCA quando lanciano nuove funzionalità attraverso il cosiddetto "flagging", ovvero il processo di distribuzione di una nuova funzionalità a un piccolo sottoinsieme di clienti reali nell'ambito di un test limitato. 

Tale test serve a determinare se i clienti che vi hanno partecipato hanno avuto più successo di quelli che non hanno usato la nuova funzione. Dopo aver verificato i dati degli utenti, i team implementano la funzione per tutti i clienti

2. Analisi dei 5 perché

Sembra che i bambini abbiano ragione quando continuano a chiedere ai genitori: "Perché?" Quella dei 5 perché è una tecnica di analisi della causa principale molto diffusa, in cui il continuo domandarsi "perché?" consente di scoprire la causa principale in cinque domande o meno. 

3. Kaizen e Kata

Chi cerca la massima flessibilità può basare i propri processi sulle metodologie di miglioramento Kata e Kaizen. Kata è un processo in quattro fasi per creare soluzioni a problemi dinamici, mentre i dieci principi di Kaizen forniscono un framework per promuovere una cultura basata su piccoli miglioramenti continui. Insieme, incoraggiano i team a sperimentare, imparare e perfezionare il loro approccio nel tempo.

L'utilizzo di un modello di board Kanban per monitorare l'avanzamento in queste quattro fasi aiuterà il tuo team a rispettare la tabella di marcia.

4. Produzione Lean

La produzione Lean si basa sui principi Lean, che eliminano gli sprechi di tempo e risorse per garantire che i progetti vengano completati e consegnati in tempo. La metodologia Lean si basa su cinque principi chiave:

1. Definire il valore

2. Mappare il flusso di valore

3. Creare un flusso

4. Stabilire un sistema di pull

5. Cercare la perfezione

Amazon è un ottimo esempio di miglioramento dei processi Lean. Gli spazi di lavoro sono organizzati in modo da massimizzare la produttività e i prodotti venduti o spediti da Amazon sono imballati e pronti per la spedizione.

Un altro esempio di metodologia Lean è il modo in cui Adidas utilizza la spedizione diretta in negozio per consentire ai clienti di accedere a una vasta gamma di scarpe mantenendo al contempo un inventario più piccolo in ogni negozio. In pratica, se un cliente desidera un paio di scarpe specifico non presente in magazzino, Adidas può spedirlo direttamente a quel negozio.

Puoi utilizzare un software di gestione dei progetti Lean per usufruire di questi vantaggi nella tua azienda. 

5: gestione totale della qualità (TQM)

Per Gestione totale della qualità (Total quality management, TQM) si intende un approccio di miglioramento continuo che aumenta la soddisfazione dei clienti e il coinvolgimento dei dipendenti.

Facendo in modo che tutti contribuiscano al miglioramento della qualità, le aziende possono ridurre gli errori e migliorare i processi essenziali. Il concetto alla base del miglioramento continuo è ridurre al minimo gli errori e semplificare i processi per migliorare la qualità.

6. Agile

La metodologia Agile è un metodo di gestione dei progetti che suddivide i progetti più grandi in porzioni più piccole, note come sprint. Dopo ogni sprint, il team conduce una retrospettiva sprint per apportare modifiche e miglioramenti allo sprint successivo. 

La gestione dei progetti Agile si basa sulla collaborazione e sull'adattabilità in base ai risultati e al feedback ottenuti. I team che adottano strumenti Agile possono monitorare lo stato di avanzamento in modo più efficace e prendere decisioni basate sui dati sui futuri aspetti da migliorare. 

Monitorando le metriche Agile come i tassi di burndown e velocity, le organizzazioni possono identificare schemi ripetuti e ottimizzare il flusso di lavoro per ottenere risultati migliori.

7. Metodo Kanban

Il metodo Kanban aiuta i team a visualizzare i flussi di lavoro, evitare di sovraccaricarsi e aumentare l'efficienza. Fondamentalmente, i principi Kanban ruotano attorno alla visualizzazione del flusso di lavoro, inclusi backlog dello sprint, lavoro corrente e lavoro finito. 

Questo ti aiuta a mantenere un flusso di lavoro costante senza sovraccaricarti o restare indietro rispetto alle scadenze. Esistono quattro metriche Kanban essenziali che devi conoscere:

1. Lead time

2. Durata ciclo

3. Lavoro in corso

4. Capacità effettiva

Come azienda, un ciclo di miglioramento continuo può aiutarti ad apportare modifiche in grado di aumentare la soddisfazione, l'efficienza e la qualità generale dei dipendenti. Ecco alcuni dei principali vantaggi del processo di miglioramento continuo.

Semplifica le operazioni per migliorare l'efficienza

Quando hai molto lavoro, risparmiare un po' di tempo fa una grande differenza. Il miglioramento continuo ti consente di semplificare i processi per aumentare la produttività, il che significa che puoi fare di più nella stessa quantità di tempo.

Coinvolge i dipendenti attraverso la partecipazione attiva

Consentendo ai dipendenti di partecipare al processo di miglioramento continuo, puoi accrescere l'interesse del tuo team e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Nel 1951 Toyota ha lanciato il Creative Idea Suggestion System per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti attraverso il miglioramento continuo.

Riduci gli sprechi semplificando i processi

Le metodologie di miglioramento continuo come quella Lean riducono gli sprechi eliminando ciò che è superfluo nei singoli processi. Se riesci a ridurre un processo a pochi semplici passaggi, puoi risparmiare tempo e fare di più.

Riduce i costi eliminando le inefficienze

L'eliminazione e la semplificazione dei processi inefficienti può farti risparmiare sui costi. Applicare i principi Lean alla produzione significa risparmiare tempo e risorse durante l'intero processo di produzione. Il miglioramento della gestione della catena di fornitura può ridurre i costi di stoccaggio e spedizione, aumentando i profitti.

Migliora la qualità del prodotto e del servizio attraverso la ridefinizione dei processi

Per miglioramento continuo si intende la pratica di perfezionare costantemente piccoli processi che, nel tempo, rafforzano il tuo prodotto o servizio complessivo. Semplificando i processi e facendo di più con meno risorse, puoi fornire prodotti e servizi migliori a ogni cliente.

L'implementazione del miglioramento continuo non richiede una modifica completa dei processi esistenti. In sostanza, l'obiettivo è sviluppare un approccio che crei slancio nel tempo e apporti cambiamenti duraturi in tutta la tua organizzazione. 

Passaggio 1: identifica le opportunità di miglioramento attraverso dati e feedback

Il primo passo in ogni processo di miglioramento continuo è determinare dove apportare le modifiche. Raccogli dati dalle fonti chiave, come le operazioni, i clienti e i dipendenti. 

Dai dati operativi potrebbe emergere che alcuni task richiedono costantemente più tempo del previsto, mentre dai feedback dei clienti potresti scoprire punti deboli nel servizio che fornisci. Ricorda di non trascurare le informazioni fornite dal tuo team. 

Chi si occupa di svolgere il lavoro spesso individua problemi che alla direzione possono sfuggire. Verifica se in queste informazioni ci sono degli schemi ripetuti. 

I clienti lamentano sempre lo stesso problema? Alcuni processi creano immancabilmente colli di bottiglia? Questi problemi ricorrenti sono obiettivi di miglioramento ideali, poiché risolverli avrà un impatto significativo sulle tue prestazioni complessive. 

Fase 2: stabilisci obiettivi chiari e misurabili per favorire la responsabilità e la motivazione

Una volta individuato il problema da risolvere, devi farti un'idea precisa di quello che per te è il successo. Obiettivi di progetto vaghi come "migliorare il servizio clienti" non rappresentano un obiettivo chiaro a cui puntare. 

È invece opportuno stabilire traguardi specifici, come "ridurre i tempi di risposta dei clienti da 24 ore a 8 ore" o "ridurre i difetti del prodotto del 20% nel prossimo trimestre".

Assicurati che gli obiettivi siano effettivamente raggiungibili con le risorse a tua disposizione. Gli obiettivi inarrivabili demotivano il team e sono l'anticamera dell'insuccesso. 

Crea un legame diretto tra gli obiettivi di miglioramento e le priorità aziendali, così che tutti capiscano perché il lavoro che svolgono è importante e come si inserisce nel quadro generale dell'azienda.

Fase 3: progetta iniziative di miglioramento concrete e in linea con gli obiettivi

A questo punto si passa alla pianificazione, cioè quando devi capire con esattezza come raggiungere gli obiettivi prefissati. Questa fase potrebbe comportare l'esecuzione di piccoli esperimenti, la modifica dei processi esistenti o l'adozione di nuovi strumenti e sistemi. 

È importante definire nel dettaglio come procedere, chi sono i responsabili dei vari aspetti e quali sono le scadenze da rispettare. Non cercare di risolvere tutti i problemi in una volta. 

Scegli alcune iniziative ad alto impatto che tocchino direttamente i problemi individuati nella prima fase. Assegna una responsabilità chiara a ciascuna iniziativa e verifica di avere tutte le risorse necessarie prima di cominciare.

Fase 4: introduci piani di miglioramento e ottimizza le strategie in base agli approfondimenti

È il momento di passare all'azione. Comincia a mettere in pratica i piani, ma non dare nulla per scontato. 

Tieni d'occhio l'andamento della situazione e confronta i risultati effettivi con gli obiettivi stabiliti in precedenza. Se qualcosa non va come previsto, non avere paura di correggere l'approccio.

Alla base del miglioramento continuo c'è la sua natura iterativa: provi una soluzione, vedi come funziona e apporti modifiche in base a quanto appreso. A volte il primo tentativo non va a segno, ma è normale.

Fase 5: standardizza i miglioramenti per stabilire SOP definitive e garantire la coerenza

Una volta dimostrata l'efficacia di un miglioramento, devi fare in modo che venga recepito. Ciò significa documentare in modo chiaro il nuovo processo affinché tutti sappiano qual è il modo giusto di lavorare. 

Crea procedure operative standard e assicurati che il team possa consultarle quando ha bisogno di assistenza. L'obiettivo è non ricadere nelle vecchie abitudini. 

Spesso, quando i miglioramenti non vengono documentati e standardizzati in maniera adeguata, i team tornano a seguire le prassi abituali. Fai in modo che i cambiamenti efficaci diventino parte della routine, poi ricomincia tutto da capo per trovare una nuova opportunità di miglioramento.

Il miglioramento continuo è un elemento fondamentale della metodologia Agile e Jira è progettato appositamente per i team Agile. Backlog e sprint consentono di suddividere progetti di grandi dimensioni in parti più piccole. Grazie alle board Scrum o Kanban, puoi organizzare questi progetti in segmenti ancora più facili da gestire. 

Esistono varie tipologie ticket in Jira, come bug, task e sottotask, che rispondono a diverse esigenze di progetto. I flussi di lavoro personalizzabili consentono di mappare Jira al tuo flusso di lavoro esclusivo, mentre gli approfondimenti in tempo reale permettono di comprendere meglio le metriche relative a velocity, produttività e di altro tipo.

Puoi anche importare in Jira dati da piattaforme di terze parti, così da avere una visione completa dei dati e delle informazioni pertinenti che sono ricavate da altri sistemi a cui il tuo team si affida. 

Vuoi saperne di più su come Jira può aiutarti a focalizzarti sul miglioramento continuo e ad apportare le modifiche necessarie per continuare a lavorare in modo Agile? Prova le board Scrum di Jira oggi stesso.

Quali sono alcune best practice per il miglioramento continuo?

Esistono diversi modi per far funzionare il miglioramento continuo nella tua azienda. Ecco alcune best practice:

• Comunica le informazioni con costanza

• Acquisisci e convalida i vantaggi

• Concentrati sulle metriche che influiscono sulla tua attività

• Acquisisci idee per il miglioramento

• Usa un imbuto delle idee

• Esegui verifiche settimanali dei progetti

Coinvolgere tutti è un ottimo modo per mantenere il miglioramento continuo nel tempo. Puoi formare i nuovi dipendenti sul miglioramento continuo e utilizzare un programma di miglioramento continuo per consentire loro di proseguire la carriera.

Qual è un esempio di miglioramento continuo?

Amazon è uno dei più chiari esempi di miglioramento continuo nel settore. L'azienda ha adottato la metodologia Lean per ottimizzare i magazzini e semplificare il processo di spedizione. Inoltre, ha un approccio unico incentrato sulla soddisfazione dei clienti a lungo termine piuttosto che sui guadagni a breve termine.

Apple conduce ricerche approfondite sugli utenti per scoprire quali aspetti dei suoi prodotti piacciono e non piacciono alle persone. Questa ricerche aiutano a migliorare continuamente i prodotti, aggiungendo nuove funzioni che assicurano che Apple rimanga un nome di spicco nel campo della tecnologia.

Qual è l'obiettivo principale del miglioramento continuo?

L'obiettivo principale del miglioramento continuo è trasformare l'azienda attraverso piccoli cambiamenti incrementali, che andranno ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, la produttività, l'efficienza e la soddisfazione dei clienti. Se ritieni che ci siano sempre possibilità di crescita, puoi scoprire nuove opportunità di sviluppo e migliorare l'attività.