A lack of transparent workflows can cause confusion, missed deadlines, and reduced productivity, hindering business goals. By exploring Agile workflows and examples, you can optimize operations, improve team coordination, and enhance project outcomes, fostering a collaborative culture. These workflow diagram examples serve as visual guides that illustrate the step-by-step processes involved in various business functions, making it easier to understand and implement effective workflows.
Questo articolo illustra casi d'uso ed esempi di automazione del flusso di lavoro e spiega come Jira semplifica i flussi di lavoro per migliorare il successo aziendale. Inoltre, approfondisce gli esempi dei flussi di lavoro in Jira e come li semplifica per migliorare il successo aziendale. Grazie agli esempi di flusso di lavoro in Jira, le aziende possono constatare come i flussi di lavoro personalizzabili e adattabili contribuiscano a gestire i task, a monitorare gli avanzamenti e a raggiungere gli obiettivi in diversi reparti e progetti.
Che cos'è un flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro è una sequenza definita di task e attività progettata per raggiungere un obiettivo specifico. Questo semplifica i processi, migliora l'efficienza e garantisce la coerenza tra le varie operazioni all'interno di un'organizzazione. Implica l'esecuzione e la revisione sistematiche di task in modo che i team possano collaborare in modo efficace, monitorare gli avanzamenti e ottenere i risultati previsti riducendo al minimo errori e ridondanze.
Esempi di flussi di lavoro includono:
- Gestione dei progetti
- Il ciclo di vita di sviluppo del software
- Campagne di marketing
- Progetti di progettazione
- Task relativi alle risorse umane, come le assunzioni, l'onboarding e la valutazione delle prestazioni
- Creazione di contenuti
- Progettazione di pagine web
- Monitoraggio dei bug IT
- Elaborazione degli ordini di vendita
- Gestione dell'assistenza clienti
Onboarding di nuovi dipendenti
Importanza dei flussi di lavoro efficienti
L'efficienza dei flussi di lavoro è un fattore fondamentale per le aziende, in quanto consente di semplificare i processi, ridurre le ridondanze e gli errori umani massimizzando la produttività e assicurando che i task vengano portati a termine in modo preciso ed efficiente.
Questo approccio strutturato alla gestione dei task consente ai team di collaborare in modo efficace, di ottimizzare l'allocazione delle risorse e di rispettare le scadenze in modo coerente. Migliora l'efficienza operativa complessiva e agevola il processo decisionale basato sui dati e il miglioramento continuo, garantendo risultati migliori dei progetti e un crescente successo aziendale.
Casi d'uso dei flussi di lavoro
I flussi di lavoro migliorano la gestione dei progetti, il servizio clienti, i processi interni e la collaborazione tra i team in vari scenari aziendali.
Jira, grazie ai suoi modelli personalizzabili e ai flussi di lavoro adattabili, soddisfa le esigenze specifiche di diversi team e progetti, rendendolo lo strumento ideale per ottimizzare i flussi di lavoro tra i reparti. Che si tratti di sviluppo software, marketing, progettazione o risorse umane, le funzioni di Jira, come i modelli di progetto personalizzabili, l'automazione del flusso di lavoro e gli strumenti di collaborazione, contribuiscono a semplificare i processi, a migliorare l'efficienza e a ottenere risultati migliori.
Gestione dei progetti
La semplificazione dei processi di gestione dei progetti migliora la collaborazione tra i team, il monitoraggio degli avanzamenti e il rispetto delle scadenze grazie a una comunicazione chiara, a ruoli ben definiti e a strumenti di monitoraggio dei task.
Sviluppo software
L'intero ciclo di sviluppo del software comprende fasi di pianificazione, progettazione, codifica, test, distribuzione e manutenzione. Metodologie come Agile e Scrum contribuiscono a semplificare i flussi di lavoro di sviluppo del software. Questi framework favoriscono l'avanzamento iterativo, la flessibilità e la collaborazione, ottimizzando lo sviluppo del prodotto e aiutando i team a raggiungere i propri obiettivi.
Il modello di monitoraggio dei bug è uno strumento fondamentale in questo processo poiché aiuta i team a creare log, definire priorità e risolvere i bug del software in modo efficace.
Marketing
I flussi di lavoro di marketing migliorano la pianificazione delle campagne, la creazione di contenuti, l'esecuzione della strategia e l'analisi. Ottimizzano i task, le risorse e le decisioni basate sui dati per un'esecuzione immediata.
Progettazione
I flussi di lavoro di progettazione favoriscono lo sviluppo del prodotto, dall'idea alla sua realizzazione. Migliorano la collaborazione tra i team e incorporano i feedback per ottenere un miglioramento continuo e funzionalità superiori.
Risorse umane
I flussi di lavoro delle risorse umane semplificano le assunzioni, l'onboarding, la valutazione delle prestazioni e la gestione delle ferie standardizzando e automatizzando i task. Ciò garantisce la conformità e aiuta a gestire l'intero ciclo dei dipendenti.
Esempi di flussi di lavoro aziendali
I flussi di lavoro aziendali integrano varie operazioni, come la gestione Agile dei progetti, lo sviluppo software, il marketing, la progettazione e le risorse umane, migliorando la produttività. Ecco alcuni esempi di flussi di lavoro aziendali:
Campagna di marketing
- Definizione degli obiettivi: fissa obiettivi chiari.
- Ricerche di mercato: comprendi i destinatari e la concorrenza.
- Identificazione dei destinatari: personalizza la messaggistica in base ai destinatari e seleziona i canali appropriati.
- Creazione di contenuti e materiali: produci contenuti che suscitino l'interesse dei destinatari.
- Promozione: diffondi la campagna di marketing su vari canali per ottenere il massimo impatto.
- Monitoraggio le metriche delle prestazioni: monitora gli avanzamenti e l'efficacia della campagna.
- Analisi dei risultati: ottieni approfondimenti e comunica i futuri impegni in materia di ottimizzazione.
Lancio del prodotto
- Roadmap: stabilisci un piano di lancio del prodotto che ne delinei la visione, le funzioni principali e le milestone.
- Approvazione del progetto: crea e porta a termine la progettazione del prodotto tramite le necessarie iterazioni e l'approvazione degli stakeholder.
- Comunicazione tra team e clienti: garantisci una comunicazione chiara e coerente tra i membri del team e gli stakeholder durante tutto il processo di lancio.
- Analisi dei dati: configura sistemi per raccogliere e analizzare i dati e comunicare così il processo decisionale e misurare il successo del lancio.
- Creazione di report: sviluppa report per monitorare gli avanzamenti e condividere approfondimenti con il team e gli stakeholder.
- Notifiche automatiche: implementa avvisi automatici per aggiornare il team sul completamento dei task e sugli sviluppi del progetto.
- Allineamento tra marketing e vendite: coordinati con il marketing e le vendite per garantire una messaggistica coerente e per assicurarti che il team di vendita disponga delle informazioni e dei materiali necessari.
- Feedback dei clienti: raccogli e incorpora il feedback dei clienti durante e dopo il lancio per perfezionare il prodotto e migliorare i progetti futuri.
Creazione di contenuti
- Ideazione: genera idee in base a ricerche sui destinatari, alle tendenze e agli obiettivi del contenuto.
- Pianificazione: delinea il contenuto, definisci gli obiettivi e fissa le scadenze.
- Assegnazione: distribuisci i task tra i membri del team, come writer, progettisti ed editor.
- Produzione di contenuti: scrivi, progetta e produci i contenuti.
- Revisione e modifica: rivedi i contenuti per verificarne la qualità, l'accuratezza e l'allineamento agli obiettivi.
- Approvazione: ottieni l'approvazione finale dagli stakeholder o dai project manager.
- Pubblicazione: rilascia i contenuti sulle piattaforme desiderate.
- Promozione: condividi e promuovi i contenuti tramite social media, e-mail di marketing e altri canali.
- Monitoraggio delle prestazioni: monitora il coinvolgimento, la portata e altre metriche pertinenti.
- Analisi e feedback: analizza i dati sulle prestazioni e raccogli i feedback per il futuro miglioramento dei contenuti.
Progettazione di pagine web
- Wireframing: crea bozze della struttura e del layout delle pagine web.
- Prototipazione: crea un prototipo cliccabile per simulare l'interazione dell'utente.
- Progettazione visiva: intervieni sul design, inclusi i colori, i caratteri tipografici e le immagini.
- Codifica: sviluppa il sito web utilizzando HTML, CSS, JavaScript e altre tecnologie.
- Test: controlla il sito web per verificarne l'usabilità, l'accessibilità e la compatibilità tra browser.
- Distribuzione: lancia il sito web su un server ad accesso pubblico.
- Cicli di feedback iterativi: raccogli feedback e apporta le modifiche necessarie per migliorare il sito web.
Monitoraggio dei bug IT
- Identificazione: individua e documenta eventuali bug del software.
- Report: invia report dettagliati del bug, inclusi i passaggi per riprodurlo, i risultati previsti rispetto a quelli effettivi e screenshot e log pertinenti.
- Valutazione: valuta e assegna priorità al bug in base alla gravità, all'impatto e alla complessità.
- Assegnazione: assegna il bug allo sviluppatore o al team più appropriato per la sua risoluzione.
- Risoluzione: documenta il processo di correzione del bug, che può comportare codifica, test e revisione.
- Verifica: testa il software dopo la correzione per assicurarti che non si siano aperti nuovi ticket.
- Chiusura: contrassegna il bug come risolto e chiudi il ticket di monitoraggio dei bug una volta verificato.
Ordine di vendita
- Posizionamento: i clienti ordinano tramite piattaforme di e-commerce, e-mail, telefono o di persona.
- Revisione e conferma: il team di vendita verifica l'accuratezza dell'ordine e conferma la disponibilità del prodotto.
- Generazione degli ordini di vendita: un ordine di vendita formale specifica i prodotti, la spedizione, i prezzi e i termini di consegna.
- Evasione degli ordini: il magazzino o il reparto inventario preleva, imballa e prepara l'ordine per la spedizione.
- Spedizione: il reparto logistico spedisce l'ordine all'indirizzo del cliente, fornendo un numero di tracciamento.
- Fatturazione e pagamento: il cliente riceve una fattura e paga secondo i termini concordati.
- Assistenza post-vendita: il servizio clienti risponde al feedback e alle domande e risolve i ticket dopo la consegna.
Assistenza clienti
- Avvio della richiesta del cliente: il cliente contatta l'assistenza tramite telefono, e-mail, chat o social media.
- Generazione di ticket: un sistema automatico crea un ticket di assistenza con i dati del cliente e una descrizione del ticket stesso.
- Assegnazione del ticket: un agente dell'assistenza riceve un ticket in base all'esperienza o alla disponibilità.
- Indagine sul problema: l'agente assegnato indaga sul ticket, raccogliendo, se necessario, ulteriori informazioni dal cliente.
- Risoluzione e risposta: l'agente risolve il ticket e comunica la soluzione al cliente fornendo chiare istruzioni sulla procedura.
- Follow-up: l'agente contatta di nuovo il cliente per confermare la risoluzione e raccogliere feedback.
- Chiusura del ticket: il ticket viene chiuso dopo la conferma del cliente o dopo un determinato periodo di inattività.
- Analisi e feedback: il team di assistenza analizza i ticket risolti per individuare ticket comuni e feedback per migliorare prodotti e servizi.
Onboarding di nuovi dipendenti
- Preboarding: compila i documenti necessari e dai il benvenuto al nuovo dipendente prima della sua entrata effettiva in azienda.
- Orientamento nel primo giorno: presenta il nuovo assunto ai colleghi, organizza un tour dell'ufficio e avvia il processo di onboarding aziendale.
- Definizione degli obiettivi per la prima settimana: stabilisci obiettivi di 30, 60 e 90 giorni e avvia una formazione basata sui ruoli.
- Controlli dopo 30, 60 e 90 giorni: esamina gli avanzamenti, offri feedback e assegna task relativi ai ruoli per un successo precoce.
- Revisione semestrale: valuta la capacità del dipendente di lavorare in modo indipendente e fornisci formazione o risorse aggiuntive, se necessario.
- Supporto e sviluppo continui: offri supporto e opportunità di sviluppo continui per un'integrazione efficace nella cultura e nel ruolo aziendali.
Jira migliora il processo di onboarding dei dipendenti organizzando i task, fornendo nuovi modelli di onboarding dei dipendenti con elenchi di controllo composti da un massimo di 55 elementi e semplificando il flusso di lavoro generale.
Assunzione di dipendenti
- Ricerca di candidati: identifica i potenziali candidati tramite offerte di lavoro, social media, agenzie di reclutamento e segnalazioni dei dipendenti.
- Scrematura dei curriculum: esamina i curriculum inviati per selezionare i candidati in base ai requisiti e alle qualifiche lavorative.
- Conduzione di interviste: organizza e conduci interviste con i candidati selezionati per valutare competenze, esperienza e idoneità culturale.
- Fare offerte di lavoro: seleziona i candidati più adatti ed estendi le offerte di lavoro, comprese le condizioni di negoziazione, se necessario.
- Onboarding: una volta che il candidato accetta l'offerta, avvia l'onboarding per integrare il nuovo assunto nell'azienda.
Approvazione delle spese
- Invio delle spese: i dipendenti inviano le note spese con la documentazione necessaria, come ricevute e una descrizione delle spese.
- Revisione automatica: il sistema verifica automaticamente che l'invio sia conforme alle politiche aziendali in materia di spese.
- Revisione manageriale: il report viene indirizzato al responsabile appropriato per la revisione e l'approvazione. Il responsabile potrà approvare, rifiutare o richiedere informazioni aggiuntive.
- Elaborazione: il responsabile inoltra le spese approvate all'ufficio contabilità o finanziario per l'elaborazione.
- Rimborso: l'ufficio finanziario elabora il rimborso, che il dipendente riceverà tramite il metodo di pagamento designato.
Valutazione delle prestazioni
- Definizione degli obiettivi: stabilisci le aspettative prestazionali con il dipendente all'inizio del periodo di valutazione.
- Monitoraggio continuo: traccia e documenta regolarmente gli avanzamenti e le prestazioni del dipendente nel corso dell'anno.
- Raccolta di feedback: raccogli feedback da varie fonti, come autovalutazioni, revisioni tra pari e valutazioni dei manager.
- Riunione di revisione: conduci una revisione formale delle prestazioni per discutere dei risultati, delle sfide e delle aree di miglioramento del dipendente.
- Pianificazione dello sviluppo: crea un piano di sviluppo con azioni specifiche per il dipendente per migliorare le prestazioni e raggiungere gli obiettivi.
- Documentazione: finalizza e documenta la valutazione, compresi gli obiettivi concordati e i piani di sviluppo per il prossimo periodo.
Semplifica i flussi di lavoro con Jira
La gestione di più progetti, stakeholder e scadenze può essere complessa. I flussi di lavoro semplificano le operazioni, migliorano la collaborazione e promuovono un'esecuzione tempestiva, aumentando la produttività. Un software di gestione del flusso di lavoro, come Jira, aiuta i team a pianificare, definire e monitorare l'avanzamento del progetto in tempo reale, adattando la gestione dei progetti alle esigenze di qualsiasi team.
Jira offre modelli di progetto flessibili, flussi di lavoro personalizzabili e regole di automazione per adattarsi alle varie esigenze del progetto. Fornisce funzionalità specializzate tramite l'integrazione con altri strumenti. Le caratteristiche principali includono:
- Board: usa le board per la gestione visiva dei task.
- Ticket: suddividi grandi quantità di lavoro in task più gestibili chiamati "ticket".
- Sequenze temporali: con le sequenze temporali, i team possono coordinare facilmente progetti e dipendenze.
-
Dashboard: visualizza una visione consolidata degli avanzamenti e dei risultati con le dashboard.
Esempi di flussi di lavoro: domande frequenti
Quali sono i diversi tipi di flussi di lavoro?
I quattro tipi di flusso di lavoro principali sono i flussi di lavoro sequenziali, paralleli, con macchine a stati e basati su regole. I flussi di lavoro sequenziali facilitano la progressione lineare dei task, mentre quelli paralleli consentono di svolgere i task contemporaneamente. I flussi di lavoro con macchine a stati sono basati sugli eventi e gestiscono processi complessi con più stati, mentre i flussi di lavoro basati su regole si adattano in base a condizioni specifiche.
Quali sono le cinque fasi di un flusso di lavoro?
Le cinque fasi del flusso di lavoro sono avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e completamento. L'avvio identifica le necessità del task e la pianificazione delinea le fasi e le risorse. L'esecuzione svolge le attività, il monitoraggio supervisiona e regola il processo e il completamento finalizza i task e valuta i miglioramenti futuri.
In che modo le aziende creano flussi di lavoro?
Le aziende stabiliscono i flussi di lavoro identificando i processi che richiedono una struttura, definendo le fasi e progettando il layout. Quindi, implementano software di gestione come Jira e promuovono un'ottimizzazione continua in base al feedback e all'analisi delle prestazioni.