Che cos'è una riunione stand-up e suggerimenti per organizzarne una

In questo articolo, spiegheremo come gestire efficacemente i bloccanti e forniremo altri trucchi e suggerimenti che utilizziamo in Atlassian. Vogliamo aiutarti a migliorare le tue riunioni stand-up (e il tuo programma Agile in generale).

La riunione stand-up giornaliera è un breve incontro quotidiano finalizzato a discutere l'avanzamento e identificare i bloccanti. Si definisce "stand-up" perché, dal momento che le persone partecipano in piedi, tendenzialmente ha una durata molto breve.

Per i team software, una riunione stand-up è molto simile all'abbraccio di una squadra sportiva. Come nel football americano e nel rugby, la squadra si stringe prima di ogni partita. Questo abbraccio ha una funzione strategica: mantiene la squadra informata, connessa e calibrata durante tutto il gioco. Per i team software, la riunione stand-up è molto simile all'abbraccio di una squadra. Conosciuta anche con il nome di Scrum quotidiano, rafforza il senso di appartenenza comune per fare in modo che tutti conoscano il panorama e i progressi del team.

In altre parole, una riunione stand-up è una riunione quotidiana che coinvolge il team principale: owner di prodotto, sviluppatori e lo Scrum Master. Il programma di questa riunione è unico per ogni team, ma qui in Atlassian utilizziamo tre semplici domande per definire la struttura:

• Su cosa ho lavorato ieri?

• Su cosa lavorerò oggi?

• Quali problemi stanno bloccando il mio lavoro?

Queste domande mettono in evidenza i progressi e aiutano a segnalare i bloccanti del team. Inoltre, quando tutti condividono il proprio contributo nei progressi raggiunti, il team si consolida. Il rafforzamento quotidiano della condivisione dei successi e dei piani individuali rende tutti entusiasti del contributo complessivo del team all'organizzazione.

A livello individuale, è importante entrare nella riunione stand-up della giornata sapendo già cosa dirai. Questo è fondamentale per il successo della riunione e il coinvolgimento dei partecipanti. In Atlassian, tutti utilizzano le board Jira per rimanere aggiornati sui propri progetti con i filtri rapidi. Due ottimi filtri che possono essere usati insieme per prepararsi alle riunioni stand-up sono "Solo i miei ticket" e "Aggiornati di recente". Quando questi due filtri vengono usati insieme, mostrano i ticket assegnati a te e quelli che sono stati aggiornati nell'ultimo giorno.

Le riunioni stand-up non sono di un unico tipo. In Atlassian, ogni team sviluppa una riunione stand-up personalizzata per coinvolgere tutti. Non ne esistono due esattamente uguali.

Vediamo ora cosa rende una riunione stand-up di successo e analizziamo alcuni dei nostri esempi.

1. Scegli un orario che va bene per tutti: in Atlassian, la maggior parte delle riunioni stand-up per i team che lavorano nello stesso ufficio si svolgono tra le 9 e le 10 del mattino. Così i membri del team hanno il tempo di ottenere il contesto per la giornata e non sono obbligati ad alzarsi prima del solito. Per i team distribuiti in diverse aree geografiche, scegli un orario che va bene per tutti. Ad esempio, il team Jira Service Management è sparso tra San Francisco e Sydney e le loro riunioni stand-up si svolgono alle 15:30 (ora di San Francisco). Certo, una riunione pomeridiana è inusuale, ma è un ottimo modo per rimanere in contatto con i colleghi di tutto il mondo a Sydney.

2. Mantieni la riunione stand-up efficiente: molti team di Atlassian cronometrano ufficiosamente le proprie riunioni affinché le persone restino concentrate e le riunioni siano efficienti. Assegna questo compito sempre a una persona diversa per fare in modo che tutti partecipino. Assicurati che ciascuna riunione stand-up non abbia una durata superiore a 15 minuti. Il tuo team è molto piccolo? Organizza riunioni ancora più brevi.

3. Gioca a palla: il team Jira lancia una palla tra i membri del team per mantenere tutti impegnati. Nessuno può lanciare la palla a una persona vicina o a una che se n'è già andata. Estraniarsi è impossibile! Se non hai provato questa tecnica, è un'ottima soluzione per coinvolgere tutti.

4. Rendi la riunione stand-up parte integrante della retrospettiva del team: le riunioni stand-up fanno parte di molte culture Agile, ma ciò non significa che il team non possa discutere la propria efficacia durante le retrospettive. Alcuni team Atlassian si incontrano ogni giorno, altri tre volte a settimana. Il team Jira discute regolarmente di come migliorare le riunioni stand-up per il team nelle retrospettive. Se il team non trae beneficio da una riunione stand-up, parlatene insieme e apportate qualche modifica. Anche le riunioni stand-up sono Agile!

I membri dei team Atlassian provengono da tutto il mondo: alcuni lavorano in uno dei nostri 12 uffici, altri da remoto. Sfruttiamo le riunioni stand-up per mantenere tutti connessi nelle diverse aree geografiche. La nostra euristica per i team remoti è semplice: se un membro del team lavora da remoto, tutto il team è da considerarsi remoto. Questo discorso si applica alle riunioni stand-up e a tutte le cerimonie del team.

Ai team distribuiti suggeriamo che ogni membro del team partecipi a una riunione stand-up video dal proprio computer. Se tutti si trovano nel proprio spazio dedicato e partecipano alla stessa videochiamata, il team può garantire condizioni di parità. Ciascun membro del team può vedere, ascoltare e acquisire le stesse informazioni contemporaneamente.

Dai un'occhiata al nostro modello Riunione da remoto.

Immagina un team di otto persone, con cinque membri in una sala conferenze e tre remoti, che partecipano a una videochiamata. Questa situazione rappresenta una sfida per i membri del team remoti che vorrebbero catturare le conversazioni secondarie, il linguaggio del corpo e i gesti che non sempre si possono cogliere tramite videochiamata. Per non parlare della sfida di intervenire in un gruppo numeroso. Se tutti e otto i membri del team si collegano dai propri dispositivi, nessuno perde dinamiche importanti.

• Rendi visibili i membri del team: in Trello, i team utilizzano la vista "Brady Bunch" durante le videochiamate. In questo modo, tutti i membri del team sono ben visibili e non ci si connette esclusivamente con la persona che sta parlando. Zoom, così come altre piattaforme di conferenza, fornisce questa funzionalità.
• Fai riferimento alla tua board Scrum: raccogliersi "intorno" alla board Scrum del tuo team può essere un modo efficace per mantenere tutti sulla stessa pagina. La tua board di lavoro può aiutarti a visualizzare tutte le storie utente e gli elementi di lavoro man mano che i membri del team condividono su cosa stanno lavorando e dove si sono bloccati.
• Adotta un approccio aperto alle riunioni stand-up asincrone: sono la soluzione migliore per i team senza orari di lavoro sovrapposti. I team possono accedere a Slack o commentare la propria board di lavoro per condividere gli aggiornamenti man mano che vanno online. Con l'integrazione di Slack e Jira Software, potrai comunicare tutte le informazioni che desideri ottenere da una riunione stand-up. Aggiungere una faccina che fa l'occhiolino e un tocco di personalità alle riunioni stand-up asincrone contribuisce a mantenere tutti coinvolti.

Le riunioni stand-up costituiscono solo una parte di un programma Agile sano. Al pari di altre cerimonie Scrum, come la pianificazione dello sprint, le revisioni degli sprint e le retrospettive, le riunioni stand-up richiedono tempo e iterazione per funzionare al meglio. Non aver paura di apportare miglioramenti adatti al tuo team e al tuo programma. Infine, non dimenticare di divertirti!