Come scrivere un brief di prodotto che tenga allineati i team

Punti chiave

• Un brief di prodotto è un breve documento di pianificazione che descrive ciò che un team sta valutando di sviluppare, perché è importante, a chi è destinato e cosa resta ancora da definire.

• I brief di prodotto sono utili soprattutto all'inizio della pianificazione o dell'esplorazione del prodotto. 

• Un buon brief non risponde a tutte le domande, ma crea una comprensione condivisa per consentire agli stakeholder di discutere le opportunità e decidere come procedere.

• I migliori brief di prodotto collegano un chiaro problema del cliente a risultati aziendali misurabili.

• Gli strumenti centralizzati offrono a ogni stakeholder una posizione per rivedere, aggiungere commenti e mantenere l'allineamento durante tutto il processo del brief.

Realizzare la cosa sbagliata è costoso. Ma è costoso anche realizzare la cosa giusta per i destinatari sbagliati o senza avere ben chiari gli obiettivi da raggiungere. 

Un brief di prodotto aiuta i team a evitare situazioni di questo tipo creando allineamento prima che chiunque scriva una riga di codice o simuli una singola schermata. È assolutamente fondamentale nelle fasi iniziali della pianificazione del prodotto ed è ideale come punto di partenza per i team.

Questo articolo spiega che cos'è un brief di prodotto, cosa dovrebbe includere, in cosa si differenzia dagli altri documenti di pianificazione e come scriverne uno che aiuti davvero il tuo team ad andare avanti.

Che cos'è un brief di prodotto?

Un brief di prodotto è un documento di pianificazione conciso che spiega cosa un team sta valutando di realizzare, perché è importante, a chi è destinato, quali risultati dovrebbe favorire e quali informazioni devono ancora essere verificate. 

Viene creato verso l'inizio della fase di pianificazione o di esplorazione del prodotto, spesso addirittura prima che si prenda la decisione formale di realizzare qualcosa. Un brief di prodotto scritto bene è utile per i team di prodotto, progettazione, marketing, vendita e assistenza e per la leadership. 

Il brief non deve necessariamente contenere tutti i dettagli tecnici o rispondere a ogni domanda aperta. L'obiettivo è creare un allineamento tale da permettere agli stakeholder di determinare le opportunità e come procedere.

Qual è lo scopo di un brief di prodotto?

Un brief di prodotto aiuta i team a prendere decisioni migliori sul prodotto prima di impegnare le risorse. È in questo documento che emergono i presupposti, si pongono le domande e si raggiunge (o non si raggiunge) un accordo sul fatto che valga la pena portare avanti un'idea.

Ecco gli scopi principali di un brief di prodotto:

• Allineare gli stakeholder sul problema e sull'opportunità: prima che qualcuno inizi a progettare o sviluppare, un brief offre a tutto il team una visione condivisa del problema che il prodotto deve risolvere e del motivo per cui è importante farlo proprio in questo momento.

• Chiarire cosa sta realizzando il team e perché: un brief trasforma un'idea da un concetto vago in qualcosa di abbastanza concreto su cui è possibile discutere, effettuare valutazioni e agire.

• Acquisire ipotesi, domande aperte e rischi: mettere per iscritto ciò che non sai è importante quanto mettere per iscritto ciò che sai. Un brief mette in risalto ciò che non è certo e offre al team degli aspetti da affrontare prima che il lavoro abbia inizio.

• Creare un punto di riferimento condiviso per la definizione delle priorità: quando più idee richiedono attenzione, un brief offre agli stakeholder degli aspetti coerenti da mettere a confronto. I team possono usare Jira Product Discovery per raccogliere le idee, le informazioni e il feedback in un'unica posizione prima di decidere cosa portare avanti.

• Aiutare i team a decidere come procedere: un brief dovrebbe aiutare a decidere se un'idea deve passare a un backlog di prodotto, a una roadmap o a un documento completo sui requisiti del prodotto (PRD).

Che cosa dovrebbe includere un brief di prodotto?

Un buon brief di prodotto copre gli aspetti giusti senza trasformarsi in un documento sui requisiti del prodotto. Ecco una panoramica di ogni sezione, delle domande a cui dovrebbe rispondere e di come si presenta nella pratica:

Brief di prodotto, PRD, backlog di prodotto e roadmap a confronto

I team usano molti documenti di pianificazione sovrapposti, ed è facile confonderli. Ecco un confronto tra un brief di prodotto e gli altri documenti:

Come scrivere un brief di prodotto in 6 passaggi

La stesura di un brief di prodotto non deve richiedere necessariamente molto tempo. L'obiettivo è acquisire informazioni sufficienti perché le persone giuste possano avere una conversazione informata sull'opportunità di andare avanti e su come farlo. 

Ecco come scriverlo: 

Passaggio 1: Definisci l'idea alla base del prodotto

Inizia con una descrizione in linguaggio semplice di ciò che il team sta valutando, ad esempio un nuovo prodotto, una funzionalità, un miglioramento o un esperimento. Non è necessario che sia una presentazione dettagliata, ma deve solo essere abbastanza chiara da permettere a chiunque legga di capire la direzione generale.

Una pagina Confluence condivisa offre ai team una posizione centrale in cui acquisire l'idea, aggiungere il contesto e perfezionare il concetto man mano che arrivano feedback e nuove informazioni. 

Ecco alcuni suggerimenti per iniziare:

• Che cosa stiamo valutando di realizzare?

• Si tratta di un nuovo prodotto, una funzionalità, un miglioramento o un esperimento?

• A quale opportunità del cliente o dell'azienda si collega?

• Da dove è venuta l'idea?

Passaggio 2: Chiarisci il problema e i destinatari

I brief di prodotto efficaci partono dal problema, non dalla soluzione. Prima di definire cosa realizzare, il team dovrebbe essere in grado di descrivere chiaramente chi sta riscontrando un problema e quali sono le conseguenze in termini di tempo, denaro, soddisfazione o altri aspetti misurabili.

Ecco i tipi di input che in genere contribuiscono a questa sezione:

• Interviste ai clienti

• Ticket di assistenza

• Feedback del team di vendita

• Analisi del prodotto

• Ricerca sulla concorrenza

• Richieste degli stakeholder interni

È per questo che occorre registrare le opportunità, i feedback e le richieste in un'unica posizione: perché nulla vada perso prima che venga presa una decisione.

Passaggio 3: Definisci gli obiettivi e le metriche di successo

Gli obiettivi devono collegare l'idea di prodotto ai risultati che sono davvero importanti per l'azienda. Se gli obiettivi sono vaghi, è difficile valutarli e usarli per agire. 

Obiettivi specifici e misurabili danno al team un risultato da raggiungere e un modo per sapere se ha funzionato. Ecco alcuni esempi di obiettivi incentrati sui risultati:

• Aumentare il tasso di attivazione

• Ridurre i ticket di assistenza

• Aumentare l'adozione delle funzionalità

• Aumentare la fidelizzazione

• Ridurre il tempo necessario per completare un task

Passaggio 4: Definisci l'ambito, le ipotesi e le domande aperte

Uno degli aspetti più utili di un brief di prodotto è che mette in risalto ciò che non è certo. Spesso i team procedono con molte ipotesi non dichiarate. Scriverle offre agli stakeholder la possibilità di metterle in discussione prima che il lavoro venga iniziato. 

Grazie a una pagina di documento condivisa, questo contesto rimane in un'unica posizione in modo che i team possano rivederlo e aggiornarlo man mano che vengono prese le decisioni. Ecco una semplice struttura della sezione:

• Nell'ambito: ciò che il team si impegna a esplorare o a realizzare

• Fuori ambito: ciò che è esplicitamente escluso da questa attività

• Ipotesi: ciò che il team ritiene vero, ma non ha ancora confermato

• Domande aperte: a cosa bisogna ancora rispondere prima di andare avanti

Passaggio 5: dai priorità all'idea rispetto al resto del lavoro

Un brief di prodotto dovrebbe aiutare il team a decidere se un'idea merita più attenzione rispetto a tutte le altre attività che richiedono tempo e risorse. Questa decisione dovrebbe basarsi su criteri chiari, non su chi si fa sentire di più

I criteri comuni includono l'impatto sul cliente, il valore aziendale, l'impegno, il rischio, il livello di sicurezza e l'allineamento strategico. Per questo hai bisogno di framework per la definizione delle priorità dei prodotti flessibili, campi personalizzati e punteggi che consentano ai team di confrontare le idee usando criteri coerenti.

Con questi strumenti, puoi creare una roadmap del prodotto che rifletta le priorità effettive. I team che praticano la gestione dei progetti Agile possono anche usare questi criteri per allineare le priorità dello sprint agli obiettivi di prodotto più ampi. 

Passaggio 6: condividi, rivedi e collega il brief al lavoro di consegna

Un brief di prodotto deve essere esaminato dagli stakeholder dei team di prodotto, progettazione e go-to-market prima che il lavoro proceda. Questa revisione rende visibili le lacune, fa emergere tempestivamente i disaccordi e crea un senso di responsabilità condivisa per la direzione da seguire.

Una volta definiti l'allineamento e l'impegno, il brief può orientare le conversazioni sulla strategia di prodotto, gli aggiornamenti della roadmap, gli elementi del backlog di prodotto, i PRD e i ticket di consegna. Il brief non smette di servire quando inizia il lavoro. 

Diventa il resoconto di ciò che il team ha concordato e del perché.

Esempio di brief di prodotto

Ecco un breve esempio di come appare nella pratica un brief di prodotto:

• Idea del prodotto: una checklist di onboarding self-service per i nuovi utenti

• Problema: i nuovi utenti smettono di usare il prodotto prima di completare la configurazione. I ticket di assistenza mostrano che la maggior parte delle domande nelle fasi iniziali è prevedibile e ripetitiva, il che suggerisce che gli utenti non riescono a trovare da soli le indicazioni di cui hanno bisogno.

• Destinatari: gli amministratori di piccole aziende che stanno configurando il prodotto per la prima volta senza un supporto IT dedicato

• Obiettivo: aumentare il tasso di attivazione del 15% entro 90 giorni dal lancio

• Soluzione proposta: una checklist guidata interna al prodotto che accompagni i nuovi amministratori nei passaggi di configurazione consigliati con link alla documentazione pertinente

• Metriche di successo: tasso di attivazione, tasso di completamento della checklist, volume dei ticket di assistenza nei primi 30 giorni

• Nell'ambito: MVP della checklist con passaggi di configurazione consigliati e link alla documentazione

• Fuori ambito: riprogettazione completa dell'onboarding, sequenze di e-mail automatizzate o assistenza tramite chat in-app

• Domande aperte: gli utenti interagiranno con i suggerimenti interni al prodotto o li troveranno inopportuni? Esiste una versione di questo contenuto che funzioni per diversi amministratori?

5 modelli utili per creare un brief di prodotto

Iniziare con un brief di prodotto è più facile se si usa il modello giusto. Ecco cinque modelli Confluence che supportano le diverse fasi del processo di brief di prodotto:

Realizza prodotti migliori con un percorso più chiaro dall'idea all'azione

Un brief di prodotto aiuta i team ad allinearsi prima di impegnarsi eccessivamente su una soluzione. È un modo per assicurarti che tutte le persone comprendano il problema, concordino gli obiettivi e sappiano a quali domande bisogna ancora rispondere prima che inizi il lavoro. 

I migliori brief collegano i problemi dei clienti, gli obiettivi aziendali, le metriche di successo e i passaggi successivi in un documento che chiunque nel team può leggere e usare per agire.

Jira Product Discovery aiuta i team a registrare e prioritizzare le idee, in modo che quelle migliori possano procedere. Jira trasforma le idee confermate in lavoro di consegna tracciabile. Inoltre, Confluence offre ai team uno spazio in cui documentare le decisioni, i requisiti del prodotto e il contesto di supporto, così nulla va perso tra la fase di esplorazione e quella di consegna.

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Domande frequenti sul brief di prodotto

Quanto dovrebbe essere lungo un brief di prodotto?

Un brief di prodotto deve essere abbastanza lungo da creare allineamento ma allo stesso tempo abbastanza breve da essere letto davvero. Nella maggior parte dei casi, significa che deve essere di 1-2 pagine. Se un brief supera questa lunghezza, probabilmente rientra nell'ambito del PRD. 

Requisiti dettagliati, user story o specifiche dell'UX vanno inseriti in un documento separato, creato dopo che il brief è stato esaminato e il team ha deciso di procedere.

Chi scrive un brief di prodotto?

I brief di prodotto vengono generalmente scritti da un product manager, ma i contributi dovrebbero arrivare da tutto il team. Spesso i team di progettazione, vendita, assistenza e successo dei clienti sono in possesso del contesto che definisce la formulazione del problema, il pubblico o la valutazione dei rischi. 

Quando occorre creare un brief di prodotto?

Un brief di prodotto è particolarmente utile all'inizio dell'esplorazione o nelle prime fasi della pianificazione del prodotto, prima che il team abbia assunto un impegno significativo per realizzare qualsiasi cosa. 

Se stai ancora valutando se vale la pena portare avanti un'idea, un brief è lo strumento giusto. Una volta che il team ha deciso di procedere, il brief informa la roadmap, il backlog e, alla fine, il PRD.