Sei un project manager e il tuo team sta per iniziare il prossimo sprint. Ma i task sono pronti per il team?
Per stabilirlo, ti servirà una Definition of Ready (DoR), fondamentale nella gestione Agile dei progetti. Tramite la DoR, potrai assicurarti che il tuo team possa affrontare efficacemente i task e avere supporto anche con il perfezionamento del backlog.
In questa pagina, analizzeremo la Definition of Ready negli approcci Scrum e Agile e spiegheremo come valutare se un task soddisfa i relativi criteri.
Cos'è la Definition of Ready?
La Definition of Ready (DoR) consente di valutare il lavoro prima che il team lo inizi. Definisce un task, una storia utente o uno story point per il team. Se usi un approccio Scrum, la DoR significa che puoi iniziare immediatamente il lavoro. Prima di far partire un progetto, il tuo team deve conoscere:
- I clienti target: quali sono le loro motivazioni, i loro punti deboli e le loro esigenze?
- Gli obiettivi del progetto: qual è lo scopo del progetto?
- I task richiesti: sono utili, sia per l'azienda che per l'utente? Sono chiari e fattibili?
- I requisiti tecnici: il team ha le risorse necessarie? Comprende l'approccio o la soluzione tecnica? È possibile condurre dei test?
- Le stime dei tempi: qual è la sequenza temporale da seguire per portare a termine il lavoro? Gli stakeholder e il team hanno concordato una data di fine?
- La Definition of Done (DoD): in base a cosa si definisce un lavoro completato o DoD? Quali metriche Scrum intendi utilizzare per valutare il successo?
Solo dopo che il team avrà compreso l'ambito del progetto, il lavoro potrà passare dal backlog di prodotto allo stato attivo. Tutti devono concordare collettivamente se considerare pronto il lavoro. In questo modo, sarà possibile ridurre eventuali scambi di messaggi sul carico di lavoro del team.
Componenti chiave della DoR
La DoR consta di sei componenti critici da prendere in considerazione. Questi componenti supportano la pianificazione Agile e sono soprannominati "metodo INVEST", che sta per:
Independent (Indipendente)
Qualsiasi elemento del backlog su cui stai lavorando non deve dipendere da nessun altro task. Deve essere autonomo. In questo modo, il tuo team eviterà qualsiasi lavoro inutile.
Negotiable (Negoziabile)
Un task non deve essere rigido. Devi dimostrare di essere sufficientemente flessibile da prendere in considerazione altre opzioni che il team potrebbe presentare.
Valuable (Utile)
Il tuo lavoro deve avere uno scopo. Ancora più importante, deve aggiungere valore al prodotto, al cliente e all'azienda.
Estimable (Stimabile)
Il task deve essere fattibile, realizzabile e misurabile. I membri del team devono sapere quanto tempo e impegno verrà loro richiesto. Se lo sprint richiede più task, questo concetto si applica per ciascuno di questi ultimi.
Piccola
Il lavoro deve essere gestibile. Se un task è complesso, devi essere in grado di suddividerlo in task più piccoli. In questo modo si eviteranno attività di gestione dell'emergenza che richiedono al team di lavorare molto più del dovuto per rispettare scadenze irragionevoli. E si eviterà anche il burnout del team.
Testable (Verificabile)
Specifica i criteri di successo e completamento in base alle esigenze aziendali e degli utenti. Questi consentono al tuo team di valutare se il task è completo.
Perché la Definition of Ready è importante?
Una DoR chiara infonderà fiducia e stabilirà le aspettative tue, del tuo team e degli stakeholder.
Ecco perché una DoR è essenziale per l'azienda:
- Migliora la comunicazione: la DoR aiuta il tuo team a comunicare meglio se un task è pronto per il lavoro, riducendo al minimo la confusione e i ritardi.
- Migliora l'efficienza: la DoR consente al team di eseguire i task in modo efficiente perché i membri del team possono procedere rapidamente e con la consapevolezza di avere una piena comprensione dei requisiti tecnici.
- Riduce gli errori: avendo un'idea precisa del task, il team può mitigare gli errori durante lo sprint.
- Promuove la collaborazione: la DoR può essere considerata un accordo di lavoro e favorisce una collaborazione sana tra tutti i membri del team.
Potenzia il tuo team: la definizione di «pronto» offre al tuo team la proprietà e il controllo del proprio lavoro. «Ricorda che la definizione di «pronto» è stata creata per il team, dal team», afferma Mark Cruth, Modern Work Coach di Atlassian. «Si tratta solo di ciò di cui il team ha bisogno per sentirsi a proprio agio e iniziare a lavorare».
Come creare una DoR efficace
Ora che abbiamo chiarito la definizione di «pronto», è il momento di crearne una. Esaminiamo passo dopo passo il processo di creazione di una definizione di «pronto» efficace per l'azienda:
- Definisci le responsabilità del tuo team. Assicurati che ogni membro del team sappia di cosa è responsabile.
- Coinvolgi gli stakeholder critici. Il loro contributo e la loro approvazione dei criteri della DoR ti saranno utili per mitigare eventuali slittamenti dell'ambito.
- Specifica la struttura e il formato della DoR. A cosa serve la checklist? In base a cosa si definisce un task come pronto per il lavoro? In che modo il team determina quali task sono pronti? Queste sono domande importanti da porsi quando si crea una DoR.
- Cura il backlog. Niente è meglio di un backlog ben tenuto. Il tuo team deve verificare se un elemento rientra nella roadmap del prodotto ed è ancora pertinente.
- Identifica e definisci le storie utente. Determina i criteri di una storia utente e la sua fattibilità.
- Assicurati che soddisfi il metodo INVEST. Una checklist DoR determina se un task è indipendente, negoziabile, utile, stimabile, piccolo e verificabile.
- Controlla regolarmente la tua definizione di «pronto». Le priorità cambiano e la tua definizione di «pronto» deve riflettere questi cambiamenti. Altrimenti, il tuo team potrebbe non lavorare in modo altrettanto efficiente. «Se noti che il team non completa regolarmente tutto il lavoro in uno sprint o se c'è molta confusione nella comprensione del lavoro all'interno dello sprint, probabilmente significa che la tua definizione di «pronto» deve essere rivista e aggiornata», spiega Mark Cruth.
Ora che conosci tutti i passaggi, puoi creare un elenco di controllo della Definition of Ready all'interno di Jira per assicurarti che il team sia allineato sulle modalità di completamento dei task e che sia consapevole delle aspettative.
Perfeziona la DoR del tuo team con Jira
Sei pronto a creare una DoR? Jira favorisce l'agilità dei team software e garantisce che il lavoro sia significativo per i clienti e per l'azienda nel suo complesso.
Definisci la tua DoR e inserisci i requisiti in Jira. Crea campi personalizzati o scarica un'estensione per creare elenchi di controllo dei ticket in Jira su ogni ticket Jira. Se hai vari tipi di lavoro, crea una DoR diversa personalizzando le tipologie ticket di Jira.
Jira semplifica anche il processo di perfezionamento del backlog degli sprint. Con Jira, il tuo team software può:
- Determinare quali task e storie utente sono pronti e utilizzabili.
- Suddividere i task di grandi dimensioni in sprint più piccoli e gestibili.
- Eseguire gli sprint in modo efficiente e mantenere la concentrazione sul task.
- Migliorare la velocity con il minimo attrito.
Definition of Ready: domande frequenti
È possibile avere un esempio di DoR?
Tramite una DoR, il tuo team sa se un elemento del backlog è pronto per uno sprint. Ecco un esempio di Definition of Ready relativo a una correzione di bug:
Una correzione di bug potrebbe essere rimasta nel backlog, ma ora puoi spostarla verso l'alto. Questo perché il tuo team:
- Ne ha determinato la fattibilità. Il team ritiene che la correzione di bug sia fattibile e indipendente da altri task.
- Ha stabilito una conoscenza condivisa. Il team nel suo insieme comprende cosa implica la correzione di bug. Tutti i membri del team sanno di cosa hanno bisogno per portarla a termine.
- Conosce il suo valore. Il team comprende l'impatto della correzione di bug sui clienti e sull'azienda.
- Ha stabilito dei criteri e una sequenza temporale per il completamento. Il team stima il tempo necessario per completare la correzione sulla base di benchmark chiave.
- Ritiene che la correzione di bug sia testabile e verificabile. Il team può testare la correzione per vedere se funziona e illustrarla agli stakeholder.
Come si integra la DoR nella gestione Agile dei progetti?
Grazie alla DoR il team può essere Agile. Si tratta di un approccio perfetto alla gestione Agile dei progetti perché il tuo team:
- Scoprirà su quali task può lavorare entro una sequenza temporale ragionevole.
- Lavorerà in modo efficace perché conosce tutte le dipendenze e i requisiti.
- Avrà tutte le informazioni necessarie per assicurarsi di essere in grado di completare l'ambito del lavoro in tempo.
Qual è la differenza tra DoR e DoD?
DoR e DoD sono entrambi punti di riferimento cruciali che si collocano alle due estremità di uno sprint, ma con alcune differenze chiave:
- DoR: è il criterio applicato per determinare se un task o una storia utente sono pronti per essere affrontati dal team.
- DoD: è il benchmark in base a cui valutare quando un task o una storia utente sono completi.