Miglioramento dei processi Lean: che cos'è e come applicarlo ai progetti

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Il miglioramento continuo è alla base della metodologia Lean. Il miglioramento dei processi Lean è focalizzato sulla semplificazione dei processi aziendali attraverso l'eliminazione delle attività dispendiose in termini di tempo e risorse. Implica l'analisi e la valutazione dei progetti mentre questi sono in corso e dopo il completamento per identificare le opportunità di miglioramento.

Questo metodo mira a creare un approccio sistematico per consentire ai team di offrire un valore maggiore ai clienti attraverso un ciclo di miglioramento continuo dove identifichi le opportunità, elabori un piano su come migliorare il processo, implementi il cambiamento e osservi i risultati prodotti da tali miglioramenti. E poi ripeti tutto da capo.

In questo articolo esamineremo in dettaglio la metodologia di miglioramento dei processi Lean e la confronteremo con altre metodologie di sviluppo software, come i principi Agile e DevOps.

Che cos'è il miglioramento dei processi Lean?

Il miglioramento dei processi Lean elimina gli sprechi dai processi, affinché il team si concentri solo sulle attività che creano valore per il cliente. È un ciclo di miglioramento continuo che assicura che un team rimanga Lean.

Non si tratta di un approccio da applicare una tantum. È una pratica a lungo termine che funziona meglio se è adottata dall'intera azienda. La sua corretta applicazione contribuirà a mantenere lo slancio e a far avanzare i progetti. L'obiettivo principale è creare un mezzo sistematico per fornire valore ai clienti più velocemente.

Vantaggi del miglioramento dei processi Lean

L'uso delle metodologie Lean per migliorare i processi aiuta a garantire che tutti i membri dell'azienda forniscano valore continuo ai clienti. Ti aiuterà a concentrarti solo su ciò di cui il cliente ha bisogno, in modo da non perdere tempo in attività inutili e consentire alla tua azienda di risparmiare tempo e denaro.

Il miglioramento dei processi Lean offre i seguenti vantaggi:

  • Maggiore efficienza: l'analisi e il miglioramento del processo ti consentono di stimare meglio le scadenze e i risultati degli sprint futuri.
  • Collaborazione migliore: il miglioramento continuo favorisce la collaborazione trasversale a livello aziendale. Incoraggia i team a comunicare i problemi o le opportunità di miglioramento dei processi.
  • Miglioramento del morale: i processi semplificati e stabili aumentano i risultati del team, migliorandone il morale.
  • Riduzione degli sprechi: i team si occupano solo delle attività essenziali, riducendo gli sprechi di tempo.
  • Mentalità orientata alla crescita: la gestione Lean incoraggia tutti a perseguire continuamente il miglioramento.
  • Clienti soddisfatti: se un'azienda offre valore in modo costante, i clienti diventano sostenitori dei suoi prodotti.
  • Capacità di rimanere pertinenti: la capacità di spostare le priorità e di adattarsi previene la stagnazione.

Come applicare il miglioramento dei processi Lean all'interno dei progetti

Utilizzare i principi Lean per migliorare i processi è un processo a sé stante. Ecco come integrarlo all'interno di un'azienda in quattro semplici passaggi:

1. Stabilisci le potenziali aree di miglioramento

Riunisci il tuo team ed esamina in modo sincero i processi attuali. Identifica le aree in cui i processi non soddisfano le esigenze del tuo team e che potrebbero trarre vantaggio dal cambiamento.

Ad esempio, nel passaggio dalla progettazione allo sviluppo potrebbe essere presente un bloccante oppure i risultati potrebbero essere incostanti. Scopri qual è la causa del bloccante. Una comunicazione errata?Lacune delle competenze? Il team di progettazione ha bisogno di maggiore assistenza?

Prendi in considerazione l'idea di visualizzare il tuo flusso di lavoro con una board Kanban come la board Kanban Jira. Per scoprire perché qualcosa non funziona, puoi utilizzare la tecnica dei 5 perché. Con questo modello, chiedi "perché" cinque volte per arrivare alla causa principale di un problema. Anche un modello di analisi della causa principale può guidarti in questo processo.

2. Identifica le potenziali soluzioni

Una volta individuate le aree di miglioramento, coinvolgi il team nella ricerca di potenziali soluzioni chiedendo loro di proporre delle idee. Grazie alla loro esperienza spesso sono in grado di ideare soluzioni efficaci. Metti in discussione i modi di operare tradizionali e cerca di rompere gli schemi mentali che si sintetizzano nella frase: "Abbiamo sempre fatto così".

Di queste potenziali soluzioni, stabilisci quali sono quelle fattibili. Quindi, scegli un'area di interesse e sviluppa un piano d'azione per implementare le idee.

3. Implementa i miglioramenti

Implementare il cambiamento spesso è difficile. Ci sarà una resistenza iniziale, soprattutto da parte della vecchia guardia. Tuttavia, una pianificazione e una collaborazione progettuale adeguate semplificano questo processo e aiutano i team a lavorare insieme.

L'utilizzo di un modello di piano di progetto garantisce la collaborazione interfunzionale perché delinea il piano di attacco e aiuta a stabilire il modo migliore per implementare le soluzioni. Puoi mappare in anticipo la logistica del progetto in modo che tutto sia perfettamente chiaro. Avere un piano garantisce anche il coinvolgimento e la collaborazione degli stakeholder, perché questi potranno tenere traccia dell'avanzamento e monitorarlo.

4. Monitora i risultati

L'implementazione di soluzioni non è la fine del processo. È fondamentale monitorare le prestazioni e raccogliere dati per stabilire se le soluzioni hanno portato a miglioramenti. È inoltre essenziale identificare le ragioni alla base del successo o del fallimento delle soluzioni.

L'analisi di questi dati può rivelare aree che richiedono un'ulteriore messa a punto. Ciò è normale, poiché il processo è ciclico; l'obiettivo è continuare a migliorare e perfezionare le soluzioni.

Ora che abbiamo visto come implementare questa metodologia, confrontiamola con altri metodi.

Miglioramento dei processi Lean rispetto alla gestione del flusso di valore

La gestione del flusso di valore (VSM) è un'altra metodologia Lean incentrata sul miglioramento. Punta a migliorare il modo in cui i team offrono ai clienti esperienze di alta qualità concentrandosi sulla velocità con cui i clienti ricevono gli aggiornamenti e sul loro gradimento delle modifiche.

La VSM esamina il sistema complessivo di sviluppo e distribuzione dei prodotti di un'azienda. Mira a migliorare il processo end-to-end di fornitura del prodotto, del servizio o dell'esperienza. La gestione Lean dei processi, invece, è orientata alle attività ed è incentrata su processi specifici.

Per la VSM, Jira Software consente ai project manager di rendere scalabile la collaborazione in team. Jira Align aiuta le aziende a visualizzare i flussi di valore tra i team, configurare l'automazione dei flussi di processo e allineare il lavoro alle esigenze aziendali.

Miglioramento dei processi Lean e Agile a confronto

La gestione Agile dei progetti, una metodologia Lean, è un processo iterativo per lo sviluppo di software con rilasci continui basati sui feedback dei clienti.

Agile include quattro valori chiave e 12 principi guida, incentrati più sulle persone che sui processi e sugli strumenti. Il loro scopo è migliorare la comunicazione all'interno dei team e tra i clienti.

Come VSM, la gestione Agile dei progetti mira al miglioramento complessivo dei processi. Questo obiettivo viene raggiunto grazie a una comunicazione continua tra gli utenti finali e il team di sviluppo. Al contrario, nella gestione Lean dei processi i miglioramenti vengono generati dal team interno.

Sia Scrum che Kanban sono framework Agile. Scrum fa affidamento all'esperienza del team in modo simile a una squadra sportiva. Le esperienze favoriscono l'apprendimento. Kanban, invece, è un metodo per strutturare e organizzare il lavoro. Jira Software incoraggia i team a utilizzare entrambi questi framework, fornendo un'unica origine di riferimento per pianificare ed eseguire i progetti.

Miglioramento dei processi Lean e DevOps a confronto

DevOps si riferisce a un team operativo e di sviluppatori interfunzionale che comunicano, condividono feedback e collaborano durante tutto il processo di sviluppo. I principi DevOps si concentrano sull'aumento della velocità di sviluppo del software attraverso la collaborazione interfunzionale. Abbatte il muro tra i team di sviluppo e quelli delle operazioni. DevOps utilizza un metodo incentrato sul cliente per migliorare i processi utilizzando cicli di feedback con gli utenti finali. La gestione Lean dei processi si affida al team interno piuttosto che al cliente.

Open DevOps, basato su Jira Software, può aiutare i team a implementare questa metodologia e mantenerli concentrati per fornire valore ai clienti. Si integra facilmente con Atlassian e con gli strumenti dei partner in modo che i team possano dedicarsi alla creazione e al funzionamento del software.

È possibile applicare tutti questi principi contemporaneamente?

Sì, queste quattro metodologie Lean si basano l'una sull'altra e consentono a un'azienda di migliorare i propri processi e la propria produttività. Il miglioramento Lean può perfezionare i processi interni ed eliminare le attività non necessarie. VSM può perfezionare il flusso di valore dei clienti, offrendo prodotti di qualità più elevata. Agile mantiene i team agili e reattivi ai cambiamenti. DevOps aumenta l'empatia del team nei confronti dei clienti.

I risultati di queste metodologie si traducono in una migliore esperienza e soddisfazione del cliente.

Jira Software per il miglioramento Lean dei processi

Jira Software ti consente di applicare tutte queste metodologie in un unico strumento aziendale, ampliare la collaborazione del tuo team e ottenere approfondimenti contestuali sui progetti per prendere decisioni migliori. Puoi far lavorare il tuo team sulle attività più importanti e automatizzare quelle ordinarie.

Lavora con Jira Align per visualizzare i flussi di valore tra i team. Puoi automatizzare ulteriormente i flussi di processo e garantire che il lavoro sia in linea con gli obiettivi aziendali strategici. Potrai così monitorare efficacemente gli investimenti, semplificare le operazioni e individuare gli ostacoli. In questo modo, il tuo team fornirà valore continuo ai clienti.

Miglioramento Lean del processo: domande frequenti

Quali sono i 5 principi Lean?

I cinque principi Lean sono le fondamenta del processo Lean. Originari dell'industria automobilistica giapponese, vengono applicati in vari settori. Analizziamoli:

  1. Definizione del valore: determina quali attività generano valore per i clienti.
  2. Mappatura del flusso di valore: visualizza le attività con valore per i clienti e consente il corretto svolgimento dei progetti.
  3. Creazione del flusso: rimuove eventuali ostacoli prima che interrompano il flusso del team.
  4. Introduzione di un sistema pull: consente di produrre in base alla domanda effettiva anziché a quella prevista.
  5. Ricerca del miglioramento continuo: individua le opportunità per migliorare i processi e l'efficienza.

Quali sono le tecniche più comuni del miglioramento Lean dei processi?

Eccone alcune per migliorare i processi applicando i principi Lean:

  • Kanban: questa tecnica utilizza schede per organizzare e visualizzare le attività del team. Consente a tutto il team di monitorare il trasferimento delle operazioni dall'elenco "da completare" a quello "completate".
  • I 5 perché: domandarsi cinque volte "Perché?" aiuta a identificare la causa principale di un problema. In questo modo potrai approfondire costantemente un ticket e individuare la causa iniziale.
  • Limiti WIP: con questa tecnica, il project manager stabilisce il limite in un determinato flusso di lavoro. Adottare i limiti WIP evita al team stress inutili ed eccessivi carichi di lavoro.

Quali sono gli aspetti più importanti da considerare quando si adotta un approccio di miglioramento Lean dei processi?

Per ottenere un miglioramento continuo, un team deve impegnarsi costantemente a eliminare o ridurre gli sprechi. Non è un approccio una tantum ma un processo ciclico di miglioramento. In base alle best practice, è consigliabile concentrarsi su un ticket del processo alla volta piuttosto che affrontarli tutti insieme. È più semplice risolvere un ticket alla volta che distribuire gli impegni e tentare di risolvere tutti i problemi contemporaneamente.