OKR: la guida completa agli obiettivi e risultati chiave

PUNTI CHIAVE

• Gli OKR (obiettivi e risultati chiave) sono un framework per la definizione degli obiettivi che allinea i team in base a obiettivi e risultati misurabili.

• Gli OKR favoriscono il coinvolgimento, la trasparenza e i controlli periodici dello stato di avanzamento, a sostegno dell'allineamento strategico.

• Gli OKR efficaci sono concisi, ambiziosi e abbinati a esiti chiave trasparenti e tempestivi per monitorare la riuscita del progetto.

• Implementa gli OKR e riesaminali con cadenza trimestrale per promuovere concentrazione, responsabilità e miglioramento continuo nei vari team e progetti.

Quando vuoi ottenere qualcosa, qualunque essa sia, i tuoi desideri si basano sul risultato auspicato. È un concetto umano molto semplice e basilare che si sviluppa già in tenera età. Si può anche esprimere con questa frase:

Raggiungerò X come misurato da Y.

È così che John Doerr ha spiegato obiettivi e risultati chiave (OKR) nel suo libro Rivoluzione OKR. Scopri il metodo degli obiettivi e risultati chiave, per misurare quello che conta davvero. Sebbene sia un concetto semplice, il mondo degli affari è complesso e molto dinamico. Tuttavia, attenendosi ad alcuni semplici principi, è possibile raggiungere grandi risultati.

Cos'è un OKR?

L'OKR è una strategia di gestione diffusa che definisce gli obiettivi e tiene traccia dei risultati. Crea allineamento e coinvolgimento riguardo a obiettivi misurabili.

Introdotta e resa famosa negli anni '70, si è poi diffusa in tutte le aziende tecnologiche per aiutare i dipendenti a comprendere lo statuto di un'impresa e parteciparvi attivamente.

Da alcuni studi emerge che i membri del team sono più coinvolti nel loro lavoro e più produttivi quando hanno un'idea chiara di ciò che stanno tentando di ottenere e, soprattutto, dell'importanza del task.

– The Significance of Task Significance: Job Performance Effects, Relational Mechanisms, and Boundary Conditions, The Journal of Applied Psychology

Gli OKR rappresentano un'evoluzione della pratica di gestione per obiettivi (MBO) ampiamente utilizzata, con la differenza che i primi offrono un processo più collaborativo rispetto a un processo burocratico dall'alto verso il basso.

Secondo Peter Drucker, che per primo ha fatto conoscere MBO, i responsabili devono rivedere gli obiettivi dell'organizzazione e impostare di conseguenza gli obiettivi del dipendente. Gli OKR, invece, fanno affidamento sui team all'interno dell'organizzazione per perfezionare obiettivi generali per ogni area specifica.

Inoltre, se i team devono collaborare con altri partner dell'organizzazione per raggiungere obiettivi generali, potrebbero collaborare e scrivere OKR insieme per garantire un allineamento adeguato.

Si tratta di un cambiamento di mentalità in cui la domanda da porsi non è più se ci si è impegnati a svolgere i task, ma se sono state apportate le modifiche necessarie per la crescita dell'organizzazione.

Pensa in termini di "processo OKR" invece di considerare solo i singoli "obiettivi" e "risultati chiave". Gli obiettivi statici che non vengono regolarmente rivisti man mano che l'ambiente operativo cambia diventano rapidamente obsoleti e privi di significato.

La combinazione di obiettivi chiari con una piccola serie di risultati specifici e misurabili e un regolare processo di revisione dei progressi verso tali misure è ciò che rende gli OKR veramente utili.

Quali sono i tre tipi di OKR?

I tre tipi di OKR sono OKR stabiliti, ambiti e di apprendimento.

1. OKR vincolanti: obiettivi non negoziabili che devono essere raggiunti.

2. OKR aspirazionali: obiettivi ambiziosi che spingono i team oltre la loro zona di comfort.

3. OKR di apprendimento: obiettivi sperimentali incentrati sull'acquisizione di nuove conoscenze.

Ad esempio, un OKR stabilito potrebbe consistere nel lancio di una nuova funzionalità del prodotto entro una data specifica, mentre un OKR ambito potrebbe essere il raddoppio dei punteggi di soddisfazione dei clienti. Gli OKR di apprendimento sono utili quando si entra in nuovi mercati o si testano idee innovative, perché danno priorità all'esplorazione rispetto ai risultati immediati.

Qual è la differenza tra KPI e OKR?

Gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) sono metriche usate per misurare le prestazioni correnti rispetto a obiettivi aziendali specifici, mentre gli OKR sono un framework di definizione degli obiettivi che combina traguardi ambiziosi con risultati misurabili.

I KPI monitorano le prestazioni allo stato stazionario, mentre gli OKR promuovono il cambiamento e si concentrano sul raggiungimento di miglioramenti significativi entro un determinato periodo di tempo.

Ad esempio, un KPI potrebbe misurare il numero di utenti attivi mensili, mentre un OKR potrebbe definire l'obiettivo di aumentare il coinvolgimento degli utenti del 20% nel trimestre successivo. La comprensione della differenza aiuta i team a utilizzare i KPI per monitorare lo stato e gli OKR per spingere verso la crescita o la trasformazione, garantendo stabilità e avanzamento nella strategia.

Definizione degli OKR

Gli OKR sono costituiti da due componenti importanti: l'obiettivo che si desidera raggiungere e i risultati chiave, che rappresentano il modo in cui si misura il raggiungimento dell'obiettivo. Felipe Castro, coach di OKR e autore, riassume i due componenti di un OKR come di seguito.

1. Obiettivi: sono descrizioni memorabili e qualitative di ciò che si vuole raggiungere. Gli obiettivi dovrebbero essere brevi, stimolanti e coinvolgenti. Un obiettivo dovrebbe motivare e sfidare il team.

2. Risultati chiave: rappresentano un insieme di metriche che misurano i progressi compiuti rispetto all'obiettivo. Per ogni obiettivo si dovrebbero avere dai due ai cinque risultati chiave. Se sono più di cinque, nessuno li ricorderà.

Questa definizione include alcuni punti chiave su cui è opportuno soffermarsi. Innanzitutto, l'obiettivo dovrebbe essere conciso e coinvolgente, affinché il team possa ricordarlo facilmente.

Quindi, dovrebbe essere presente un numero limitato di metriche per tenere traccia dei risultati chiave. Queste metriche dovrebbero essere misurabili tempestivamente.

Se i risultati sono visibili solo dopo due anni, non è possibile rivedere trimestralmente i progressi compiuti.

Esempi di obiettivi

Come ha scritto Steven Covey in Le sette regole per avere successo, "inizia pensando alla fine". È una frase che si presta perfettamente all'identificazione degli obiettivi che si desidera raggiungere.

Alcuni obiettivi generali sono i seguenti:

• Migliorare la soddisfazione del cliente

• Aumentare le entrate ricorrenti.

• Rendere scalabili le prestazioni del sistema.

• Aumentare il numero di clienti.

• Ridurre il numero di errori di dati nel sistema.

La cosa importante per ogni impresa è identificare gli obiettivi pertinenti per un contesto specifico (forze di mercato, requisiti dei clienti, panorama competitivo, ambiente normativo e così via). Inoltre, gli obiettivi dovrebbero contribuire a guidare le attività di ogni team all'interno dell'organizzazione.

Avere un obiettivo di redditività va bene per la maggior parte delle aziende, ma si tratta di un obiettivo talmente generale che non aiuta i team a stabilire in che modo raggiungerlo.

Inquadrare gli obiettivi in termini di ciò che è possibile ottenere nel trimestre successivo per raggiungere gli obiettivi a lungo termine aiuta i team a concentrare gli sforzi su passaggi più piccoli che promuovono una riflessione a cadenza regolare e un riallineamento delle attività.

Esempi di risultati chiave

I "risultati chiave" costituiscono il risultato che si desidera raggiungere dopo aver intrapreso una serie di azioni. Riguardo agli OKR spesso si commette l'errore di confondere i risultati desiderati con le azioni intraprese per raggiungere gli obiettivi. Ad esempio, nel caso riportato di seguito, l'obiettivo è ridurre il numero di errori di dati nel sistema, ma il risultato chiave specificato è l'installazione di un nuovo rilascio di pacchetto del fornitore. Tuttavia, non si parla di errori di dati tracciati o dell'obiettivo futuro. Non c'è modo di sapere se l'installazione del rilascio più recente abbia migliorato la situazione, l'abbia peggiorata o non abbia prodotto alcun effetto.

🚫 Cosa NON fare:

Confondere le azioni intraprese per raggiungere un obiettivo e l'esito chiave. Ad esempio:

• Obiettivo: ridurre il numero di errori di dati nel sistema.

• Risultati principali: installazione del rilascio 10.0 del pacchetto del fornitore.

✅ Cosa fare:

• Obiettivo: ridurre il numero di errori di dati nel sistema.

• Esiti chiave: misurati dal numero di errori di qualità dei dati segnalati al supporto tecnico, dal numero di ordini che non possono essere evasi automaticamente e dagli errori degli ordini segnalati dai clienti

Identifica risultati misurabili, mantieni lo stesso obiettivo e specifica risultati chiave che consentano di verificare se si ottengono dei miglioramenti. Potrebbero esserci molte attività diverse svolte di concerto per raggiungere l'obiettivo desiderato.

Corrispondenza tra obiettivi e risultati chiave

È importante trovare risultati chiave che siano indicatori anticipatori dell'obiettivo, rispetto agli indicatori di ritardo. I risultati devono essere misurabili in modo regolare e frequente e condurre all'obiettivo generale.

Monitoraggio del successo con i punteggi degli OKR

Usa un cursore che si sposta tra 0 e 1 e che indica se hai mancato, se hai quasi raggiunto o se hai centrato l'obiettivo dichiarato per il KR. Ad esempio: 

• 0,3 se hai mancato di parecchio l'obiettivo

• 0,7 se non hai raggiunto l'obiettivo mai hai fatto grandi progressi

• 1 se hai raggiunto il tuo obiettivo ambizioso 😎

Ricorda che ottenere un punteggio di 0,7 su un esito chiave è considerato un successo. Fissa obiettivi ambiziosi e non prenderlo come un fallimento se concludi il trimestre senza un punteggio perfetto.

Se ottieni regolarmente un punteggio pari a 1 sui risultati, ti conviene definire obiettivi un po' più ambiziosi per gli esiti chiave. In Atlassian, assegniamo un punteggio ai nostri OKR e comunichiamo i progressi compiuti all'organizzazione a livello più ampio con questo utile modello OKR di Confluence.

OKR e sviluppo Agile

Lo sviluppo Agile e gli OKR sono ottimi amici. Si dice che lo sviluppo Agile riduce i costi di cambiare idea.

Perché?

La pianificazione Agile richiede una cadenza regolare e pianificata per verificare i progressi dello sviluppo, valutando il contesto dell'impresa. Questo include aspetti come concorrenza, requisiti dei clienti, requisiti normativi e condizioni di mercato.

Devi apportare modifiche in base a queste informazioni. La comunicazione chiara degli obiettivi e dei risultati chiave garantisce trasparenza.

Nell'ambito di una revisione trimestrale si potrebbe passare da domande come "Abbiamo fornito i risultati stabiliti?" a domande come "Abbiamo raggiunto gli obiettivi che ci siamo prefissati?" La combinazione di queste due domande aiuta l'organizzazione a decidere se proseguire lungo il percorso intrapreso o modificarlo.

Allineamento degli OKR alla strategia aziendale

Quando si stabiliscono degli OKR, è importante non perdere di vista i principi che guidano l'organizzazione. Per questo motivo, è necessario allineare gli OKR di alto livello alla mission, alla vision e ai valori della "stella polare" dell'organizzazione.

Mentre gli OKR consentono di definire il "cosa" e il "come," la tua visione dovrebbe far emergere il "perché". Questo diagramma a cascata è utile per illustrare in che modo la visione di un'azienda dovrebbe essere collegata agli OKR annuali e trimestrali.

Mostra anche il punto in cui gli OKR si inseriscono nell'esercizio di pianificazione strategica generale. Gli obiettivi che stabilisci dovrebbero supportare la tua missione e i valori aziendali, ma anche essere strettamente allineati agli obiettivi a lungo e a breve termine (o annuali).

Iniziare a utilizzare gli OKR

Per introdurre gli OKR, un'organizzazione potrebbe identificare tre o quattro obiettivi che desidera raggiungere per l'intero anno e che sono generalmente stabiliti dal CEO.

Quindi, chiedere a ciascuna parte dell'organizzazione di identificare gli obiettivi correlati che possono raggiungere in ognuno dei quattro trimestri dell'anno. La combinazione di un grande obiettivo annuale con obiettivi trimestrali più piccoli può aiutare l'organizzazione a capire in che modo gli obiettivi in una particolare area contribuiscono a migliorare i risultati dell'intera organizzazione.

È importante identificare risultati chiave misurabili in modo da poter verificare i progressi compiuti verso il raggiungimento dell'obiettivo. Se definisci un risultato chiave che può essere misurato solo una volta all'anno, avrai una sola possibilità all'anno di sapere se il tuo lavoro ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi.

Poiché le organizzazioni devono affrontare cambiamenti a un ritmo incalzante, controllare i progressi una volta all'anno non è sufficiente.

Se desideri maggiori indicazioni sul processo di definizione e assegnazione del punteggio degli OKR, dai un'occhiata a questo playbook sugli OKR.

Vantaggi offerti da Jira Align

La soluzione Jira Align di Atlassian ti aiuta a collegare la strategia aziendale all'esecuzione tecnica. Mentre gli OKR tengono traccia dei risultati dell'esecuzione, Jira Align fornisce informazioni chiare degli obiettivi, degli esiti chiave monitorati e del lavoro da compiere per raggiungerli.

Le funzioni OKR incluse in modo nativo in Jira Align aiutano il tuo team ad allinearsi, a rimanere allineato e a collegare istantaneamente il lavoro all'offerta di valore.

Vuoi saperne di più su come gli OKR possono aiutarti a focalizzare la tua strategia organizzativa e promuovere l'allineamento continuo? Guarda il nostro webinar on demand.

Un ringraziamento speciale va a Caz Gottlieb, Associate Product Manager di Jira Align per il suo contributo a questo articolo.