OKR: la guida completa agli obiettivi e risultati chiave

L'OKR è una strategia di gestione diffusa che definisce gli obiettivi e tiene traccia dei risultati. È utile per creare allineamento e coinvolgimento riguardo a obiettivi misurabili.

Introdotta e resa famosa negli anni '70 da Intel, si è poi diffusa in tutte le aziende tecnologiche per aiutare i dipendenti a comprendere lo statuto di un'impresa e parteciparvi attivamente. Da alcuni studi emerge che i membri del team sono più coinvolti nel loro lavoro e più produttivi quando hanno un'idea chiara di ciò che stanno tentando di ottenere e, soprattutto, dell'importanza del task.

Gli OKR rappresentano un'evoluzione di una pratica di gestione per obiettivi (MBO) ampiamente utilizzata, con la differenza che i primi offrono un processo più collaborativo rispetto a un processo burocratico dall'alto verso il basso.

Secondo Peter Drucker, che per primo ha fatto conoscere MBO, i responsabili devono rivedere gli obiettivi dell'organizzazione e impostare di conseguenza gli obiettivi del dipendente. Gli OKR, invece, fanno affidamento sui team all'interno dell'organizzazione per perfezionare obiettivi generali per ogni area specifica.

Inoltre, se i team devono collaborare con altri partner dell'organizzazione per raggiungere obiettivi generali, potrebbero collaborare e scrivere OKR insieme per garantire un allineamento adeguato. Si tratta di un cambiamento di mentalità in cui la domanda da porsi non è più se ci si è impegnati a svolgere i task, ma se sono state apportate le modifiche necessarie per la crescita dell'organizzazione.

È più utile pensare in termini di "processo OKR" invece di considerare solo i singoli "obiettivi" e "risultati chiave". Gli obiettivi statici che non vengono regolarmente rivisti man mano che l'ambiente operativo cambia diventano rapidamente obsoleti e privi di significato.

La combinazione di obiettivi chiari con una piccola serie di risultati specifici e misurabili e un regolare processo di revisione dei progressi verso tali misure è ciò che rende gli OKR veramente utili.

Gli OKR sono costituiti da due componenti importanti: l'obiettivo che si desidera raggiungere e i risultati chiave, che rappresentano il modo in cui si misura il raggiungimento dell'obiettivo.

Felipe Castro, coach, autore, relatore ed evangelist degli OKR, riassume così le due componenti di un OKR:

Questa definizione include alcuni punti chiave su cui è opportuno soffermarsi. Innanzitutto, l'obiettivo dovrebbe essere conciso e coinvolgente, affinché il team possa ricordarlo facilmente. Quindi, dovrebbe essere presente un numero limitato di metriche per tenere traccia dei risultati chiave. Queste metriche dovrebbero essere misurabili tempestivamente. Se i risultati sono visibili solo dopo due anni, non è possibile rivedere trimestralmente i progressi compiuti.

Esempi di obiettivi

Come ha scritto Steven Covey in Le sette regole per avere successo, "inizia pensando alla fine". È una frase che si presta perfettamente all'identificazione degli obiettivi che si desidera raggiungere.

Alcuni obiettivi generali sono i seguenti:

• Migliorare la soddisfazione del cliente

• Aumentare le entrate ricorrenti.

• Rendere scalabili le prestazioni del sistema.

• Aumentare il numero di clienti.

• Ridurre il numero di errori di dati nel sistema.

La cosa importante per ogni impresa è identificare gli obiettivi pertinenti per un contesto specifico (forze di mercato, requisiti dei clienti, panorama competitivo, ambiente normativo e così via). Inoltre, gli obiettivi dovrebbero contribuire a guidare le attività di ogni team all'interno dell'organizzazione. Avere un obiettivo di redditività va bene per la maggior parte delle aziende, ma si tratta di un obiettivo talmente generale che non aiuta i team a stabilire in che modo raggiungerlo. Inquadrare gli obiettivi in termini di ciò che è possibile ottenere nel prossimo trimestre per raggiungere gli obiettivi a lungo termine aiuta i team a concentrare i loro sforzi su passaggi più piccoli che consentono una riflessione a cadenza regolare e un riallineamento delle attività.

Esempi di risultati chiave

I "risultati chiave" costituiscono il risultato che si desidera raggiungere dopo aver intrapreso una serie di azioni. Riguardo agli OKR spesso si commette l'errore di confondere i risultati desiderati con le azioni intraprese per raggiungere gli obiettivi. Ad esempio, nel caso riportato di seguito, l'obiettivo è ridurre il numero di errori di dati nel sistema, ma il risultato chiave specificato è l'installazione di un nuovo rilascio di pacchetto del fornitore. Tuttavia, non si parla di errori di dati tracciati o dell'obiettivo futuro. Non c'è modo di sapere se l'installazione del rilascio più recente abbia migliorato la situazione, l'abbia peggiorata o non abbia prodotto alcun effetto.

Cosa NON fare: confondere le azioni intraprese per raggiungere un obiettivo con il risultato chiave. Ad esempio:

Nell'esempio seguente, mostriamo come mantenere lo stesso obiettivo e specificare i risultati chiave che consentono di verificare se si ottengono dei miglioramenti. Potrebbero esserci molte attività diverse svolte di concerto per raggiungere l'obiettivo desiderato.

Cosa fare: identificare risultati misurabili:

Corrispondenza tra obiettivi e risultati chiave

È importante trovare risultati chiave che siano indicatori anticipatori dell'obiettivo, rispetto agli indicatori di ritardo. I risultati devono essere misurabili in modo regolare e frequente e condurre all'obiettivo generale.

Punteggi: un cursore che si sposta tra 0 e 1 e che indica se hai sbagliato, se ti sei avvicinato o se hai centrato l'obiettivo dichiarato per il KR. Ad esempio: 

0,3 = Hai mancato di molto il bersaglio

0,7 = Non hai centrato l'obiettivo ma hai compiuto grandi progressi

1 = Hai raggiunto il tuo obiettivo ambizioso.

Esatto: ottenere un punteggio di 0,7 su un risultato chiave è considerato un successo! Fissa obiettivi ambiziosi e non avvertire un fallimento se concludi il trimestre senza un punteggio perfetto.

Se ottieni regolarmente un punteggio pari a 1,0 sui tuoi risultati, ti conviene definire obiettivi un po' più ambiziosi per i risultati.

In Atlassian utilizziamo un semplice modello Confluence per assegnare un punteggio ai nostri OKR e comunicare i progressi compiuti all'organizzazione più ampia.

Lo sviluppo Agile e gli OKR sono ottimi amici. Si dice che lo sviluppo Agile riduce i costi di cambiare idea. Questo perché la pianificazione Agile richiede una cadenza regolare e pianificata di controllo dei progressi dello sviluppo, di valutazione del contesto dell'impresa (concorrenza, requisiti dei clienti, requisiti normativi, condizioni di mercato) e di introduzione di modifiche sulla base di queste informazioni. La comunicazione chiara degli obiettivi e dei risultati chiave garantisce trasparenza.

Nell'ambito di una revisione trimestrale si potrebbe passare da domande come "Abbiamo fornito i risultati stabiliti?" a domande come "Abbiamo raggiunto gli obiettivi che ci siamo prefissati?" La combinazione di queste due domande aiuta l'organizzazione a decidere se proseguire lungo il percorso intrapreso o modificarlo.

Quando si stabiliscono degli OKR, è importante non perdere di vista i principi che guidano la tua organizzazione. Pertanto, è necessario allineare gli OKR di alto livello alla missione, alla visione e ai valori della "stella polare" della tua organizzazione. Mentre gli OKR consentono di definire il "cosa" e il "come," la tua visione dovrebbe far emergere il "perché". Questo diagramma a cascata è utile per illustrare in che modo la visione di un'azienda dovrebbe essere collegata agli OKR annuali e trimestrali. Mostra anche il punto in cui gli OKR si inseriscono nell'esercizio di pianificazione strategica generale.

Gli obiettivi che stabilisci dovrebbero supportare la tua missione e i valori aziendali, ma anche essere strettamente allineati agli obiettivi a lungo e a breve termine (o annuali).

Per introdurre gli OKR, un'organizzazione potrebbe identificare tre o quattro obiettivi che desidera raggiungere per l'intero anno e che sono generalmente stabiliti dal CEO. Quindi, chiedere a ciascuna parte dell'organizzazione di identificare gli obiettivi correlati che possono raggiungere in ognuno dei quattro trimestri dell'anno. La combinazione di un grande obiettivo annuale con obiettivi trimestrali più piccoli può aiutare l'organizzazione a capire in che modo gli obiettivi in una particolare area contribuiscono a migliorare i risultati dell'intera organizzazione.

È importante identificare risultati chiave misurabili in modo da poter verificare i progressi compiuti verso il raggiungimento dell'obiettivo. Se definisci un risultato chiave che può essere misurato solo una volta all'anno, avrai una sola possibilità all'anno di sapere se il tuo lavoro ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi. Poiché le organizzazioni devono affrontare cambiamenti a un ritmo incalzante, controllare i progressi una volta all'anno non è sufficiente.

La soluzione Jira Align di Atlassian ti aiuta a collegare la tua strategia aziendale all'esecuzione tecnica. Mentre gli OKR tengono traccia dei risultati dell'esecuzione, Jira Align fornisce informazioni chiare degli obiettivi, dei risultati chiave monitorati e del lavoro da compiere per raggiungerli. Le funzioni OKR incluse in modo nativo in Jira Align aiutano il tuo team ad allinearsi, a rimanere allineato e a collegare istantaneamente il lavoro all'offerta di valore.

Vuoi saperne di più su come gli OKR possono aiutarti a focalizzare la tua strategia organizzativa e promuovere l'allineamento continuo? Guarda il nostro webinar on demand.

Un ringraziamento speciale va a Caz Gottlieb, Associate Product Manager di Jira Align per il suo contributo a questo articolo.