Scrum distribuito: come gestire i team remoti Scrum

Riepilogo: i team Scrum distribuiti sono team parzialmente o completamente remoti, che adattano le pratiche Scrum al lavoro a distanza. Sebbene Scrum fornisca un framework che già di per sé può essere utile per i lavoratori in remoto, è importante modificare alcune pratiche e utilizzare gli strumenti giusti per garantire il successo di un team distribuito.

Il mondo degli affari cambia rapidamente, a volte dall'oggi al domani. Stiamo ripensando e rimodellando il luogo e il modo in cui lavoriamo, con una forza lavoro globale che ora è più distribuita e remota che mai.

Man mano che le aziende si riorganizzano e si adattano a nuovi modi di lavorare, soprattutto da remoto, le pratiche Agile assumono un'importanza sempre maggiore. I principi Agile di flessibilità, collaborazione aperta, apprendimento continuo e auto-organizzazione possono aiutare i team distribuiti a collaborare in modo più efficace. In particolare, l'insieme ben definito di rituali e ruoli della metodologia Scrum può essere utilizzato come framework per strutturare e gestire qualsiasi tipo di team da remoto, soprattutto quello software.

Un team Scrum distribuito è un team completamente o parzialmente remoto. Affinché un team Scrum distribuito abbia successo, è necessario implementare nuovi approcci all'adozione di Scrum. A causa dei vincoli alla collaborazione e alla comunicazione informale, i team remoti devono essere più disciplinati sui propri rituali Scrum e devono creare nuove opportunità di connessione e collaborazione.

Fortunatamente, gran parte dell'insieme definito di rituali, strumenti e ruoli di Scrum, inclusi sprint, cerimonie, Scrum quotidiani (ovvero riunioni stand-up) e retrospettive, può essere adattato a un ambiente di lavoro remoto.

Per i team Agile standard, consigliamo di seguire la "regola delle due pizze": i team dovrebbero poter essere nutriti con due pizze, pertanto dovrebbero essere composti da 7-10 persone. Tuttavia, quando si lavora da remoto, spesso è preferibile costituire team più piccoli, soprattutto perché una videoconferenza con 5-6 persone è molto più semplice da gestire rispetto a una con 10. I ruoli tradizionali di Scrum sono altrettanto importanti per un team distribuito, ma è necessario apportare qualche modifica per le sfide specifiche del lavoro da remoto.

• Un pool più ampio di talenti disponibili in grado di aumentare il bagaglio di competenze dei team
• Team in diverse aree geografiche che garantiscono una giornata lavorativa di 24 ore

Oggi alcuni dei team migliori sono team Agile auto-organizzati e interfunzionali che provengono da un ampio pool di membri del team globale. Le aziende che accettano i lavoratori da remoto possono accedere a un pool di talenti più ampio.

Dal momento che sempre più aziende possiedono team con almeno alcuni lavoratori da remoto, Scrum offre un framework per collaborare insieme in modo efficace. Inoltre la flessibilità integrata in Scrum, che aiuta i team ad adeguarsi al mutamento delle condizioni e dei requisiti degli utenti, consente ai team remoti di essere Agile e di apprendere e migliorare costantemente.

Lo sviluppo Agile è stato originariamente concepito per i team fisicamente situati nello stesso ufficio. Il Manifesto Agile, scritto nel 2001, affermava che "il metodo più efficiente ed efficace di veicolare le informazioni verso e all'interno di un team di sviluppo è la conversazione faccia a faccia". Tuttavia, molte cose sono cambiate dal 2001. Software come Zoom, Slack, Jira, Confluence e Trello hanno migliorato la collaborazione dei team remoti. Zoom ha svolto un ottimo lavoro nel promuovere le teleconferenze per singole persone e team e ha contribuito a estendere le procedure Agile ai lavoratori remoti.

Anche il mondo ha esigenze diverse oggi. Con talenti sparsi in tutto il mondo, è quasi un'utopia pensare che possano trovarsi sempre tutti nello stesso ufficio. Inoltre, spesso si ha la percezione errata che i team remoti non siano così produttivi. Eppure numerosi studi hanno dimostrato che i team remoti spesso sono più produttivi e incontrano meno distrazioni rispetto a un posto di lavoro fisico.

Una delle sfide più grandi per i team Scrum distribuiti è la comunicazione. Senza chiacchierate informali nel corridoio e riunioni di persona improvvisate, i team remoti devono comunicare di più e, a volte, anche più del dovuto. Le chiamate in videoconferenza devono essere adattate a fusi orari specifici.

I lavoratori remoti possono provare un senso di isolamento, percepire poco l'unità del team e sentire la mancanza dell'interazione sociale con i colleghi. Nei team che lavorano da casa, potrebbe inoltre essere più difficile sviluppare un senso di cameratismo. Qui in Atlassian organizziamo riunioni dei team remoti non solo per motivi di lavoro, ma anche per condividere storie personali e connettersi. Abbiamo organizzato anche dei giochi durante le riunioni virtuali per divertirci e conoscerci meglio.

Può capitare anche che la conoscenza del progetto si disperda perché per i team remoti è più difficile condividere informazioni, soprattutto quando i membri si trovano in fusi orari diversi. Se il backlog di prodotto cambia frequentemente o non è ben definito, coordinare un progetto può essere impegnativo o richiedere molto tempo.

Un team Scrum remoto dovrebbe attenersi ai fondamenti Scrum di comunicazione chiara, trasparenza e impegno per il miglioramento continuo. Il successo di un team remoto dipende dalla fiducia reciproca, dalla comunicazione e dalla collaborazione.

Un team Scrum distribuito può beneficiare di un solido piano di comunicazione che include:

• Contratti di lavoro da remoto
• Un modo per contattare gli altri membri del team per domande informali
• Accordi su come strutturare le riunioni
• Modalità in cui i membri del team comunicano la loro disponibilità
• Gli strumenti di collaborazione che dovrebbero essere utilizzati

Qualsiasi forma di lavoro da remoto necessita di strumenti di collaborazione efficaci. I team Agile utilizzano strumenti di pianificazione Agile per raccogliere story/requisiti, segnalare e gestire i ticket e monitorare l'avanzamento e la qualità.

I team distribuiti dovrebbero disporre di una sorta di lavagna virtuale che fornisce visibilità sulle fasi e sul flusso del progetto. Qui in Atlassian utilizziamo i nostri strumenti, come Jira e Confluence. Lo strumento che scegli, qualunque esso sia, dovrebbe:

• Essere accessibile a tutti i membri del team
• Consentire la collaborazione, la condivisione e le notifiche ai membri del team
• Raccogliere informazioni pertinenti e stimolanti

Per le comunicazioni estemporanee, sfruttiamo anche le videoconferenze Zoom e Slack. Jira viene utilizzato per il monitoraggio dei ticket, Confluence per la collaborazione in team e Trello per creare liste e monitorare l'avanzamento.

Dal momento che il lavoro da remoto non consente di fare rapide chiacchierate nei corridoi, è importante garantire la presenza di questi canali di comunicazione informali. Se utilizzi Slack, puoi creare canali specifici con finalità diverse. Lo Scrum Master deve mantenere i canali di comunicazione aperti a ciascun membro del team Scrum, nonché semplificare la comunicazione con l'intero team.

È importante inoltre che i team remoti costruiscano una cultura dello sviluppo solidale:

• Comunicando nel modo più chiaro possibile le decisioni a tutte le aree geografiche
• Riducendo al minimo gli attriti nella configurazione dell'ambiente di sviluppo
• Stabilendo una chiara definizione del concetto di "completato"
• Creando linee guida per la creazione di segnalazioni di bug efficaci

Gli Scrum quotidiani costituiscono una parte essenziale del framework Scrum e sono ancora più importanti per un team Scrum distribuito. Queste brevi riunioni quotidiane del team offrono a un team distribuito uno spazio che favorisce la concentrazione, la collaborazione, la comunicazione e la risoluzione dei problemi.

Se un team è distribuito in fusi orari o aree geografiche diversi, è importante programmare videoconferenze periodiche. Puoi organizzare anche riunioni stand-up asincrone in cui i membri del team utilizzano Slack per controllare o commentare la loro board di lavoro per condividere aggiornamenti. In questo modo, un team distribuito possiede uno spazio che favorisce la concentrazione, la collaborazione, la comunicazione e la risoluzione dei problemi.

Qui in Atlassian, utilizziamo tre semplici domande per definire la struttura delle nostre riunioni stand-up:

• Su cosa ho lavorato ieri?
• Su cosa lavorerò oggi?
• Quali problemi stanno bloccando il mio lavoro?

È importante che le caratteristiche del backlog dello sprint siano documentate in modo chiaro e che la definizione del concetto di "pronto" venga concordata. Se gli elementi del backlog di prodotto sono ambigui e poco chiari, il team potrebbe perdere slancio e il tempo necessario per la risoluzione potrebbe aumentare.

Sebbene l'approccio Agile promuova l'indipendenza e l'auto-organizzazione, è fondamentale che i membri del team remoto si assumano la responsabilità del lavoro e lo estendano all'intero team. I membri del team possono assumersi la responsabilità del raggiungimento degli obiettivi di business e del modo in cui contribuiscono a raggiungerli. Puoi fornire visibilità documentando le aspettative su una pagina Confluence e concordare il modo in cui responsabilizzare ciascun membro.

In un'organizzazione globale con più uffici in luoghi diversi, la maggior parte dei team è distribuita. Se anche solo un membro è in remoto, il team dovrebbe adottare i principi del lavoro da remoto per condividere il lavoro da un luogo all'altro, comunicare in modo efficace e mantenere una cultura di successo nell'intera organizzazione.

Con l'aumentare dei team distribuiti e dei luoghi di lavoro, è importante disporre di metodi, processi, strumenti e modalità di lavoro a distanza chiari e concisi su larga scala. Per esempio, puoi adottare metodi Agile come Scrum, SAFe, LeSS o qualsiasi altra soluzione adatta per la tua azienda.

Atlassian fornisce strumenti che aiutano i team remoti a pianificare, connettersi, collaborare e lavorare meglio insieme. La piattaforma di pianificazione aziendale Agile di Atlassian, Jira Align, contribuisce a migliorare la visibilità, l'allineamento strategico e la flessibilità. Atlas aiuta i team a comunicare esternamente il contesto e lo stato di avanzamento del proprio lavoro attraverso aggiornamenti regolari e asincroni. Per i team remoti, Jira Software può contribuire a facilitare la pianificazione, la gestione e il monitoraggio dei ticket dei progetti fornendo visibilità a tutti i membri del team. Trello aiuta i team a creare sprint, fornire visibilità sullo stato dei progetti, assegnare i membri del team e portare avanti i progetti. I team Scrum possono anche sfruttare Confluence per i requisiti di costruzione.