L'automazione del flusso di lavoro è nata per soddisfare l'esigenza di semplificare le operazioni e migliorare il processo decisionale. L'automazione migliora l'efficienza, riduce gli errori e libera le risorse umane consentendo loro di dedicarsi ai task più strategici. Le strategie di automazione su misura possono affrontare sfide operative specifiche, migliorando la produttività e la soddisfazione dei clienti.
In questa guida completa si esaminano l'automazione del flusso di lavoro, il suo funzionamento, i vantaggi del suo utilizzo e i motivi per sfruttare le solide funzionalità di automazione di Jira. Viene esplorato come l'automazione dei task ripetitivi semplifichi le operazioni e migliori significativamente i processi decisionali in tutte le organizzazioni. Conoscendo le funzionalità da cercare nelle soluzioni di automazione del flusso di lavoro e incorporando le diverse funzionalità di Jira, le aziende possono raggiungere un'efficienza e una produttività senza precedenti.
Cos'è l'automazione del flusso di lavoro?
L'automazione del flusso di lavoro è un approccio che consente di automatizzare vari processi, task e flussi di lavoro aziendali richiedendo un intervento umano minimo. L'automazione del flusso di lavoro sfrutta il software per creare una serie di azioni automatizzate per i passaggi dei processi aziendali, il che aiuta i team a eseguire i task in modo efficiente e coerente.
Come funziona l'automazione del flusso di lavoro
L'automazione del flusso di lavoro utilizza un software di gestione dei task per indirizzare questi ultimi e le informazioni alle persone e ai sistemi in base a regole e trigger predefiniti. Ad esempio, quando un sistema contrassegna un task come completato, l'automazione può inviarlo automaticamente all'assegnatario successivo e aggiornare le dashboard. Ciò consente di risparmiare tempo rispetto alle consegne manuali e riduce al minimo gli errori.
Segui questi passaggi per iniziare:
- Analizza il flusso di lavoro attuale raccogliendo informazioni sul flusso dei task tra i team. Comprendi come si avviano i progetti, i criteri utilizzati per completare un task, l'ambito del lavoro e come nascono i colli di bottiglia. Determina cosa causa l'avvio e la modifica di ogni task.
- Delinea visivamente il flusso di lavoro per identificare le inefficienze. Crea un flusso di lavoro in bozza per mettere in evidenza i vari punti problematici. Consenti ai team interfunzionali di collaborare per migliorare la bozza e individuare le pratiche che generano sprechi.
- Identifica i task che richiedono l'integrazione dei dati da altri sistemi e assicurati che il software per il flusso di lavoro li supporti. Valuta la possibilità di modificare il flusso di lavoro per soddisfare i requisiti di integrazione, ad esempio suddividendo i task in task secondari più piccoli.
- Risolvi le inefficienze del flusso di lavoro, comprese le interruzioni delle comunicazioni e i task scaduti. Gli esempi includono l'aggiunta di misure di responsabilità sui task o il chiarimento delle informazioni di sistema che devono far parte del flusso.
- Crea il flusso di lavoro nel software di automazione del flusso di lavoro descrivendo ogni task e assegnando i ruoli utente. In base alle esigenze del team, fornisci visibilità tramite diagrammi di Gantt, mappe dei processi, calendari ecc.
- Crea trigger e azioni automatici per semplificare i task ricorrenti. Personalizza le ricette di automazione in base alle esigenze specifiche o affidati a opzioni predefinite.
- Verifica e ottimizza continuamente il flusso di lavoro automatizzato per risolvere i ticket. Stabilisci metriche prestazionali e indicatori di prestazioni chiave per monitorare l'efficienza. Usa le dashboard per mantenere una visibilità di alto livello sui progressi e sui bloccanti.
- Forma il team sull'utilizzo del nuovo flusso di lavoro automatizzato attraverso dimostrazioni pratiche. Prepara i team alle modifiche ai processi e alle ottimizzazioni del flusso di lavoro con i piani di gestione delle modifiche.
Esempi di automazione del flusso di lavoro
La versatilità dell'automazione del flusso di lavoro è evidente in vari settori, tra cui:
Assistenza sanitaria: dalla semplificazione della registrazione dei pazienti tramite moduli elettronici all'automazione della pianificazione degli appuntamenti e della gestione dei farmaci, l'automazione del flusso di lavoro migliora l'efficienza e l'assistenza ai pazienti.
Servizi bancari: il software di gestione dei task automatizza l'elaborazione dei prestiti, migliora il rilevamento delle frodi, garantisce la conformità e migliora il servizio clienti attraverso la gestione automatizzata dei conti bancari.
Logistica: semplifica gli ordini, l'inventario, il trasporto, il controllo qualità e la gestione dei documenti.
Vendita al dettaglio: ottimizza la gestione dell'inventario, l'elaborazione degli ordini, il servizio clienti e le operazioni in negozio.
Assicurazione: semplifica l'elaborazione dei reclami, la stipula dei contratti, la conformità, il servizio clienti e il rilevamento delle frodi.
Settore immobiliare: migliora la gestione della proprietà, la gestione delle transazioni, la gestione dei lead e i processi di ispezione.
Produzione: utilizza i flussi di lavoro per garantire il controllo della qualità, gestire i processi di produzione e gestire la produzione degli strumenti in modo efficiente.
Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro
L'automazione del flusso di lavoro offre una moltitudine di vantaggi in tutte le operazioni aziendali. Migliora significativamente l'efficienza e la produttività per garantire il miglioramento continuo. Ecco alcuni vantaggi chiave dell'automazione del flusso di lavoro:
Maggiore efficienza
L'automazione dei task ripetitivi consente ai dipendenti di concentrarsi su un lavoro più strategico, aumentando la produttività complessiva. I processi automatizzati completano i task più velocemente e possono restare attivi 24 ore su 24, aumentando significativamente l'efficienza.
Riduzione degli errori
I flussi di lavoro automatizzati riducono al minimo l'errore umano garantendo un'esecuzione coerente dei task secondo regole predefinite. Ciò porta a una maggiore precisione in task come l'immissione dei dati, i calcoli e l'elaborazione. Riduce inoltre il tempo e le risorse spesi per correggere gli errori.
Strumenti di collaborazione
Lo scopo di uno strumento di monitoraggio dei task è agevolare la comunicazione e la collaborazione tra i membri dei team, offrendo una piattaforma per il dialogo, la condivisione di documenti, il feedback e il coordinamento. Tutto questo ottimizza il lavoro di squadra e il successo finale del progetto.
Risparmio sui costi
L'automazione dei task di routine riduce la necessità di lavoro manuale. Riducendo al minimo gli errori, le aziende risparmiano sui costi associati alla loro correzione. L'automazione del flusso di lavoro ottimizza anche l'allocazione delle risorse.
Miglioramento della collaborazione
L'automazione del flusso di lavoro presenta spesso funzionalità che promuovono una cultura del lavoro collaborativo tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Gli aggiornamenti in tempo reale, gli spazi di lavoro condivisi e le notifiche automatiche aiutano a mantenere tutti aggiornati. Ciò migliora il lavoro di squadra e consente di organizzare riunioni collaborative.
Scalabilità
L'automazione del flusso di lavoro consente alle aziende di gestire un carico di lavoro crescente senza aumentare proporzionalmente la propria forza lavoro. Tutto ciò supporta la crescita aziendale senza compromettere la qualità o l'efficienza.
Caratteristiche da cercare nelle soluzioni di automazione del flusso di lavoro
La scelta del giusto strumento di automazione del flusso di lavoro è fondamentale per ottenere i vantaggi desiderati. Ecco alcune caratteristiche essenziali da considerare nelle soluzioni di automazione del flusso di lavoro:
Semplicità d’uso
Un'interfaccia e un design intuitivi sono fondamentali per garantire che i dipendenti possano navigare facilmente nello strumento e favoriscono un'adozione e un ritorno sull'investimento più rapidi.
Funzionalità di integrazione
La perfetta integrazione con i sistemi e le applicazioni esistenti è fondamentale per garantire il flusso fluido di dati tra diversi strumenti e piattaforme. Inoltre, inibisce i silos di dati e massimizza i flussi di lavoro automatizzati.
Personalizzazione e flessibilità
La capacità di personalizzare i flussi di lavoro in base alle esigenze aziendali specifiche è fondamentale. Uno strumento flessibile di automazione del flusso di lavoro si adatta ai requisiti operativi specifici, garantendo l'allineamento con gli obiettivi strategici.
Scalabilità
Le soluzioni di automazione del flusso di lavoro devono gestire volumi di lavoro crescenti man mano che l'azienda cresce. Ciò include il supporto di più flussi di lavoro, utenti e dati senza compromettere le prestazioni o l'affidabilità.
Report e analisi
Funzionalità di creazione di report e analisi approfondite sono indispensabili per valutare l'efficienza del flusso di lavoro. Queste funzionalità evidenziano le aree di miglioramento e consentono di adottare un processo decisionale basato sui dati grazie all'accesso alle informazioni in tempo reale.
Sicurezza
Gli strumenti di automazione devono disporre di solide misure di sicurezza come crittografia, controlli degli accessi e audit log per proteggersi da accessi non autorizzati e violazioni dei dati.
Accessibilità mobile
L'accessibilità mobile è sempre più importante, poiché consente al personale di mantenere la produttività e ai flussi di lavoro di avanzare senza intoppi, indipendentemente dalla posizione geografica.
Usa Jira per l'automazione del flusso di lavoro
Il potente motore di automazione di Jira consente ai team di automatizzare facilmente task e processi in modo da risparmiare tempo, ridurre il carico cognitivo e rendere scalabili le operazioni. Il software aiuta a far avanzare i progetti verso il traguardo. Supporta la pianificazione, la definizione del lavoro e il monitoraggio dell'avanzamento in tempo reale per mantenere i progetti in linea con le tempistiche. Con Jira, i team possono automatizzare i flussi di lavoro e concentrarsi sulla creazione di valore gestendo al contempo in modo efficiente task e sequenze temporali.
Jira offre anche varie funzionalità per la gestione dei progetti, tra cui quelle dedicate a board, ticket, sequenze temporali, dashboard, report e modelli.
- Le board rappresentano visivamente l'avanzamento del progetto, consentendo una gestione flessibile dei task all'interno di framework di gestione dei progetti Agile come Scrum e Kanban.
- I ticket consentono il monitoraggio e la gestione dettagliati di tutti gli elementi di lavoro all'interno di un progetto, offrendo flussi di lavoro personalizzabili per rispecchiare accuratamente i processi reali.
- Le sequenze temporali aiutano nella pianificazione del progetto e nella visualizzazione delle scadenze. Le sequenze temporali dei progetti garantiscono anche l'allineamento con gli obiettivi più ampi a livello di progetto o portfolio.
- Le dashboard offrono una panoramica personalizzabile delle metriche e degli stati chiave del progetto, rendendo disponibili informazioni istantanee sull'avanzamento e sulle sfide.
- I report generano dati preziosi sulle prestazioni del team e sull'avanzamento dei progetti, supportando i flussi di lavoro, le metodologie e il miglioramento continuo Agile.
- Esistono modelli per diversi tipi di progetti, tra cui sviluppo software, gestione dei progetti, monitoraggio dei task e altro ancora. I modelli Jira includono flussi di lavoro, tipologie di ticket e campi preconfigurati per aiutare i team a iniziare e adottare rapidamente le best practice.
Per descrizioni dettagliate di queste funzionalità, visita la pagina delle funzionalità di Jira.
Il software di gestione dei task di Jira rende possibile la gestione dei progetti per ogni tipo di team. I team di sviluppo software possono utilizzare Jira per avere una chiara comprensione di ciò su cui stanno lavorando. Possono anche vedere come si collega al quadro generale e cosa succederà dopo. Man mano che le cose cambiano, Jira ha la flessibilità di cui il tuo team ha bisogno per orientarsi e rimanere allineato per raggiungere i tuoi obiettivi.
Automazione dei flussi di lavoro: domande frequenti
Quali task puoi automatizzare con un software di automazione del flusso di lavoro?
Il software di automazione del flusso di lavoro può gestire vari task, tra cui immissione di dati, campagne di marketing tramite email, post sui social media, processi per coltivare lead, creazione di ticket dell'assistenza clienti e onboarding dei dipendenti. Questi task in genere comportano azioni ripetitive che il software può standardizzare e automatizzare per risparmiare tempo e ridurre gli errori.
Quali sono alcune sfide dell'automazione del flusso di lavoro?
Le sfide comuni dell'automazione del flusso di lavoro includono l'integrazione dei sistemi esistenti, la gestione dei cambiamenti all'interno di un'azienda, la garanzia dell'accuratezza dei dati e la configurazione iniziale e la personalizzazione del software di automazione.
I team possono superare queste sfide pianificando attentamente l'implementazione, scegliendo software con solide capacità di integrazione, fornendo una formazione completa dei dipendenti e iniziando con piccoli progetti di automazione.
Puoi personalizzare l'automazione del flusso di lavoro per diverse aziende?
Le soluzioni di automazione del flusso di lavoro sono altamente flessibili. I team possono personalizzarle per soddisfare le esigenze specifiche delle varie aziende. Questa flessibilità consente alle aziende di personalizzare le regole di automazione, i flussi di lavoro e le interfacce in base ai loro processi, standard di settore e obiettivi operativi unici e garantire che la soluzione offra il massimo vantaggio.