Le capacità di gestione dei progetti sono le abilità necessarie per condurre, pianificare e consegnare progetti ad alte prestazioni. Sono incluse competenze come la pianificazione del progetto, il processo decisionale e l'organizzazione.

Una gestione dei progetti di successo include una combinazione di competenze relazionali e tecniche. Le competenze tecniche sono abilità più pratiche e specifiche del lavoro, come la reportistica e la gestione del rischio, mentre le competenze relazionali sono più personali, come l'adattabilità e il processo decisionale.

Perché è importante avere capacità di gestione dei progetti

Le capacità di gestione dei progetti sono fondamentali, perché aiutano a orchestrare e ad allineare i team quando potrebbe non esserci un responsabile o uno stakeholder definito in modo chiaro. Un project manager che lavora in modo efficace si affida molto alla collaborazione sui progetti per affrontare le priorità variabili e consegnare progetti che soddisfino le aspettative degli stakeholder.

Rifletti sull'effetto a catena di una cattiva gestione del progetto: una campagna di marketing lanciata con tre settimane di ritardo che non rispetta un periodo critico per le vendite, un'implementazione del software senza un'adeguata comunicazione con gli stakeholder che crea problemi di adozione da parte degli utenti oppure un progetto che supera di molto il budget a causa di un'inadeguata pianificazione del rischio. 

Questi scenari mettono in evidenza perché è fondamentale avere efficaci capacità di gestione dei progetti: perché fanno la differenza tra i progetti che hanno successo e quelli che falliscono. La capacità di pianificare, comunicare, adattare ed eseguire sistematicamente permette di raggiungere i risultati nel coordinamento del lancio di un prodotto in ambito tecnologico, nella supervisione di una campagna di marketing così come nella gestione di un evento di settore.

L'acquisizione delle competenze di project manager può semplificare i progetti e ridurre i costi. In questa sezione, analizzeremo 10 importanti competenze di gestione dei progetti.

5 competenze relazionali di gestione dei progetti

Le competenze relazionali sono capacità più incentrate sulle persone, fondamentali per la leadership del team, la collaborazione e l'adattabilità. Si tratta di abilità che in genere influenzano il morale del team e la cultura del progetto, pertanto sono inestimabili negli ambienti basati sul lavoro di squadra.

1. Comunicazione trasparente con gli stakeholder

Per ottenere una comunicazione efficace con gli stakeholder è necessario comprendere il pubblico di riferimento e fornire le informazioni corrette con il giusto livello di dettaglio. 

Immagina di gestire un lavoro di riprogettazione del sito web in cui ciascuno degli stakeholder richiede informazioni in linea con le proprie priorità specifiche:

• Il CEO, che vuole conoscere l'impatto sulle entrate

• Il team di marketing focalizzato sull'esperienza utente

• Il reparto IT preoccupato per l'implementazione tecnica

I project manager esperti personalizzano la comunicazione per ogni gruppo di stakeholder. Forniscono ai dirigenti riepiloghi di alto livello sui progressi e forniscono ai team tecnici specifiche dettagliate.

When setting goals and tracking progress, modern project managers rely on goal-tracking tools, such as Jira Goals. Jira Goals creates transparency by connecting daily work to strategic objectives, helping stakeholders understand how their decisions impact the overall project. 

2. Adaptability in changing project environments

Imagine you’re overseeing a mobile app development project when a key stakeholder requests significant functionality changes based on new market research. This impacts timeline, budget, and team workload. 

Skilled project managers immediately assess the impact, replan priorities, and communicate the new direction. So, when major changes occur, conflict resolution skills shine and maintain team cohesion.

Project managers must mediate between team members invested in the original approach and stakeholders pushing for new requirements. This allows everyone feels heard while guiding toward practical solutions. 

To pivot effectively when necessary, teams need a project management tool that adapts to their needs, such as Jira Burndown Charts. When scope changes occur, you may need to examine individual task details to reassess workloads and timelines.

A questo punto puoi passare a grafici generali per capire come queste modifiche influiscono sulla traiettoria complessiva del progetto. La disponibilità di strumenti con visualizzazioni adattabili che consentono di approfondire i task ti garantisce di poter analizzare i problemi e prendere decisioni al giusto livello di dettaglio.

3. Collaborazione tra team interfunzionali

I project manager svolgono un ruolo chiave nell'incoraggiare la comunicazione tra i team. L'uso degli strumenti di collaborazione è un modo semplice per tenere aggiornati tutti e promuovere un ambiente collaborativo. 

Jira ti consente di configurare le board dei task dei team così che la collaborazione sia visiva e accessibile, con diverse visualizzazioni board come Scrum e Kanban a seconda del modo in cui i vari team preferiscono lavorare e monitorare i progressi.

Scrum boards support iterative, incremental delivery by helping teams manage work from sprint to sprint, making it ideal for teams following the Scrum framework. In contrast, Kanban boards promote continuous delivery by helping teams define workflows, visualize tasks, and manage bottlenecks. 

4. Data-driven decision-making

Strong decision-making skills are a must for any effective project manager. You need to quickly gather data and evaluate your options, and then make a concise decision to keep your project moving forward. 

As a project manager, you frequently make tough decisions. Finding solutions to difficult problems requires strong critical thinking skills, as well as the ability to use data and different perspectives to analyze issues and find the best solution.

Critical thinking means objectively analyzing information, questioning assumptions, and considering multiple viewpoints before reaching conclusions. For project managers, this involves:

• Examining data for patterns

• Identifying potential biases in stakeholder feedback

• Weighing trade-offs between competing priorities 

Effective critical thinking also involves coaching team members. You have to get them to analyze problems systematically and uncover solutions on their own, rather than simply providing answers. This combination of critical thinking and coaching creates stronger decision-making across the entire team. 

5. Structured task organization

As project manager, it’s up to you to keep project documents organized and accessible. Effective time and task management helps you stay organized — you need to track dependencies, monitor deadlines, and identify bottlenecks before they derail your project. 

Task management tools help centralize this information so nothing falls through the cracks. You can also use tools like Rovo to automate routine task updates and notifications with AI-driven automation, helping you stay informed and act quickly when needed.

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5 competenze tecniche di gestione dei progetti

Le competenze tecniche sono diverse dalle competenze relazionali perché sono più collegate all'esecuzione dei progetti. Molte competenze relazionali sono anche misurabili e basate su strumenti.

1. Pianificazione ed esecuzione dei progetti

Ogni progetto inizia con un buon piano. I project manager si occupano di suddividere gli obiettivi in task e sequenze temporali dettagliate e di utilizzare il software per visualizzare milestone e dipendenze.

Con l'efficace software di gestione dei progetti, puoi costruire roadmap scalabili nei diversi team e reparti in modo semplice e rapido. Ottieni i risultati che desideri in modo ancora più rapido utilizzando un modello predefinito.

La creazione di una roadmap visiva generale del progetto che colleghi gli obiettivi alle milestone fondamentali permette ai team di essere allineati con gli obiettivi a lungo termine. Aggiorna la roadmap per riflettere i cambiamenti di priorità che avvengono man mano.

Prova il nostro modello di roadmap Agile gratuito

2. Identificazione e mitigazione proattive dei rischi

La mitigazione dei rischi è fondamentale per progetti di tutte le dimensioni. È responsabilità del project manager identificare tempestivamente i potenziali problemi e sviluppare eventuali piani di correzione. 

I potenziali rischi e i piani di mitigazione devono essere rivisti e aggiornati regolarmente. Ad esempio, se un importante fornitore non rispetta una scadenza, un ottimo project manager ha fornitori di riserva già pronti o modifica in anticipo la programmazione del progetto per ridurre al minimo le interruzioni.

3. Programmazione dettagliata dei progetti 

La programmazione dei progetti è una versione più dettagliata rispetto alla pianificazione e include scadenze e sequenze di task. È fondamentale assegnare scadenze realistiche e includere margini di tempo che possono servire in caso di revisioni o potenziali ritardi. Il nostro modello di programmazione del progetto semplifica la creazione di programmazioni dettagliate dei progetti.

4. Advanced reporting and analytics 

Monitoring the success of your project involves keeping track of real-time data, so project managers need strong reporting and analytics skills. Teams should use key performance metrics to generate regular status reports and turn those insights into informed, strategic decision-making.

Puoi combinare le dashboard di Jira con i report di Confluence per creare riepiloghi esecutivi che includono dati in tempo reale e descrizioni contestuali. Puoi anche usare l'IA generativa per perfezionare ulteriormente il report da mostrare ai dirigenti.

5. Gestione chiara dell'ambito

Una parte essenziale della gestione dei progetti consiste nel definire chiaramente ciò che è incluso nel progetto e ciò che non lo è. Qualsiasi modifica all'ambito del progetto dovrebbe essere gestita attraverso un processo di approvazione formale. 

Scopri come creare il tuo modello di ambito del lavoro gratuito di Confluence per registrare responsabilità e scadenze per qualsiasi progetto, tenendo traccia di chi fa cosa e quando deve essere fatto.

Se ritieni che le tue capacità di gestione dei progetti non siano efficaci come dovrebbero essere, puoi imparare e migliorare in diversi modi:

• Metti in pratica le capacità nel mondo reale conducendo piccole iniziative o retrospettive sul lavoro

• Impara da project manager con esperienza facendo ricerche su LinkedIn e in altre community social

• Svolgi corsi di certificazione per ampliare il tuo curriculum di gestione dei progetti

• Rifletti su ciò che funziona bene nell'organizzazione e analizza come avvengono i cambiamenti nei diversi aspetti per comprendere appieno i flussi di lavoro di successo

È normale non vedere miglioramenti immediati. L'apprendimento delle capacità di gestione dei progetti richiede tempo, quindi è qualcosa in cui devi impegnarti costantemente per vedere i risultati.

Una volta che hai acquisito le capacità di gestione dei progetti, puoi utilizzare un software di gestione dei progetti per metterle in pratica. Jira ti consente di pianificare, assegnare e monitorare tutti i task in un'unica posizione centralizzata. 

Funzionalità come sequenze temporali, visualizzazioni elenco, tracciamento degli obiettivi, board di programma e calendari semplificano l'applicazione delle capacità di gestione del progetto con Jira.

Funzionalità di IA di Jira che consentono di automatizzare la creazione di task, suggerire miglioramenti e fare emergere i bloccanti aiutano i project manager a rimanere un passo avanti agli altri. Sfruttando queste informazioni basate sull'IA, i project manager possono assegnare le priorità ai task in modo più efficace, semplificare i flussi di lavoro e mantenere i progetti sulla giusta strada. 

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