10 competenze indispensabili per una gestione dei progetti di successo

Le capacità di gestione dei progetti sono le abilità necessarie per condurre, pianificare e consegnare progetti ad alte prestazioni. Sono incluse competenze come la pianificazione del progetto, il processo decisionale e l'organizzazione.

Una gestione dei progetti di successo include una combinazione di competenze relazionali e tecniche. Le competenze tecniche sono abilità più pratiche e specifiche del lavoro, come la reportistica e la gestione del rischio, mentre le competenze relazionali sono più personali, come l'adattabilità e il processo decisionale.

Perché è importante avere capacità di gestione dei progetti

Le capacità di gestione dei progetti sono fondamentali, perché aiutano a orchestrare e ad allineare i team quando potrebbe non esserci un responsabile o uno stakeholder definito in modo chiaro. Un project manager che lavora in modo efficace si affida molto alla collaborazione sui progetti per affrontare le priorità variabili e consegnare progetti che soddisfino le aspettative degli stakeholder.

Rifletti sull'effetto a catena di una cattiva gestione del progetto: una campagna di marketing lanciata con tre settimane di ritardo che non rispetta un periodo critico per le vendite, un'implementazione del software senza un'adeguata comunicazione con gli stakeholder che crea problemi di adozione da parte degli utenti oppure un progetto che supera di molto il budget a causa di un'inadeguata pianificazione del rischio. 

Questi scenari mettono in evidenza perché è fondamentale avere efficaci capacità di gestione dei progetti: perché fanno la differenza tra i progetti che hanno successo e quelli che falliscono. La capacità di pianificare, comunicare, adattare ed eseguire sistematicamente permette di raggiungere i risultati nel coordinamento del lancio di un prodotto in ambito tecnologico, nella supervisione di una campagna di marketing così come nella gestione di un evento di settore.

L'acquisizione delle competenze di project manager può semplificare i progetti e ridurre i costi. In questa sezione, analizzeremo 10 importanti competenze di gestione dei progetti.

5 competenze relazionali di gestione dei progetti

Le competenze relazionali sono capacità più incentrate sulle persone, fondamentali per la leadership del team, la collaborazione e l'adattabilità. Si tratta di abilità che in genere influenzano il morale del team e la cultura del progetto, pertanto sono inestimabili negli ambienti basati sul lavoro di squadra.

1. Comunicazione trasparente con gli stakeholder

Per ottenere una comunicazione efficace con gli stakeholder è necessario comprendere il pubblico di riferimento e fornire le informazioni corrette con il giusto livello di dettaglio. 

Immagina di gestire un lavoro di riprogettazione del sito web in cui ciascuno degli stakeholder richiede informazioni in linea con le proprie priorità specifiche:

• Il CEO, che vuole conoscere l'impatto sulle entrate

• Il team di marketing focalizzato sull'esperienza utente

• Il reparto IT preoccupato per l'implementazione tecnica

I project manager esperti personalizzano la comunicazione per ogni gruppo di stakeholder. Forniscono ai dirigenti riepiloghi di alto livello sui progressi e forniscono ai team tecnici specifiche dettagliate.

Nella fase di definizione degli obiettivi e di monitoraggio dell'avanzamento, i project manager moderni si affidano a strumenti di tracciamento degli obiettivi, come Obiettivi in Jira. Gli Obiettivi in Jira creano trasparenza collegando il lavoro quotidiano agli obiettivi strategici, aiutando gli stakeholder a capire in che modo le loro decisioni influiscono sull'intero progetto. 

2. Capacità di adattarsi ad ambienti di progetto in continua evoluzione

Immagina di supervisionare un progetto di sviluppo di app per dispositivi mobili quando uno stakeholder chiave richiede modifiche significative alle funzionalità sulla base di nuove ricerche di mercato. Questo influisce sulla timeline, sul budget e sul carico di lavoro del team. 

I project manager più esperti valutano immediatamente l'impatto, ripianificano le priorità e comunicano la nuova direzione. Quindi, quando si verificano cambiamenti importanti, le capacità di risoluzione dei conflitti emergono e consentono di mantenere la coesione del team.

I project manager devono fungere da mediatori tra i membri del team coinvolti nell'approccio originale e gli stakeholder che spingono per nuovi requisiti. Questo permette a tutti di sentirsi ascoltati mentre si procede verso soluzioni pratiche. 

Per orientarsi efficacemente quando necessario, i team hanno bisogno di uno strumento di gestione dei progetti che si adatti alle loro esigenze, come i grafici burn-down di Jira. Quando si verificano modifiche all'ambito, potrebbe essere necessario esaminare i dettagli dei singoli task per rivalutare i carichi di lavoro e le timeline.

A questo punto puoi passare a grafici generali per capire come queste modifiche influiscono sulla traiettoria complessiva del progetto. La disponibilità di strumenti con visualizzazioni adattabili che consentono di approfondire i task ti garantisce di poter analizzare i problemi e prendere decisioni al giusto livello di dettaglio.

3. Collaborazione tra team interfunzionali

I project manager svolgono un ruolo chiave nell'incoraggiare la comunicazione tra i team. L'uso degli strumenti di collaborazione è un modo semplice per tenere aggiornati tutti e promuovere un ambiente collaborativo. 

Jira ti consente di configurare le board dei task dei team così che la collaborazione sia visiva e accessibile, con diverse visualizzazioni board come Scrum e Kanban a seconda del modo in cui i vari team preferiscono lavorare e monitorare i progressi.

Le bacheche Scrum supportano la distribuzione iterativa e incrementale aiutando i team a gestire il lavoro da uno sprint all'altro e questo è l'ideale per i team che seguono il framework Scrum. Le board Kanban, invece, promuovono la continuous delivery aiutando i team a definire i flussi di lavoro, visualizzare i task e gestire i colli di bottiglia. 

4. Processo decisionale basato sui dati

Un project manager efficace deve avere solide capacità decisionali. Devi raccogliere rapidamente i dati e valutare le opzioni a disposizione, quindi devi prendere una decisione concisa per far avanzare il progetto. 

Come project manager, spesso prendi decisioni difficili. Trovare soluzioni a problemi difficili richiede solide capacità di pensiero critico, così come la capacità di utilizzare i dati e diversi punti di vista per analizzare i problemi e trovare la soluzione migliore.

Il pensiero critico consente di analizzare in maniera oggettiva le informazioni, mettere in discussione le ipotesi e considerare più punti di vista prima di giungere a conclusioni. Per i project manager, questo comporta:

• Esaminare i dati alla ricerca di schemi

• Identificare potenziali pregiudizi nel feedback degli stakeholder

• Soppesare i compromessi tra priorità concorrenti 

Un pensiero critico efficace implica anche il coaching dei membri del team. Devi convincerli ad analizzare i problemi in modo sistematico e a scoprire soluzioni da soli, invece di fornire semplicemente le risposte. Questa combinazione di pensiero critico e coaching crea un processo decisionale più solido in tutto il team. 

5. Organizzazione strutturata dei task

Come project manager, hai il compito di mantenere i documenti del progetto organizzati e accessibili. Una gestione efficace del tempo e dei task aiuta a mantenere tutto organizzato; devi tenere traccia delle dipendenze, monitorare le scadenze e identificare i colli di bottiglia prima che facciano deragliare il progetto. 

Gli strumenti di gestione dei task aiutano a centralizzare queste informazioni in modo che nulla sfugga. Puoi anche usare strumenti come Rovo per automatizzare gli aggiornamenti e le notifiche dei task di routine con l'automazione basata sull'IA, in modo da avere a disposizione informazioni aggiornate che consentono di agire rapidamente quando necessario.

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5 competenze tecniche di gestione dei progetti

Le competenze tecniche sono diverse dalle competenze relazionali perché sono più collegate all'esecuzione dei progetti. Molte competenze relazionali sono anche misurabili e basate su strumenti.

1. Pianificazione ed esecuzione dei progetti

Ogni progetto inizia con un buon piano. I project manager si occupano di suddividere gli obiettivi in task e sequenze temporali dettagliate e di utilizzare il software per visualizzare milestone e dipendenze.

Con l'efficace software di gestione dei progetti, puoi costruire roadmap scalabili nei diversi team e reparti in modo semplice e rapido. Ottieni i risultati che desideri in modo ancora più rapido utilizzando un modello predefinito.

La creazione di una roadmap visiva generale del progetto che colleghi gli obiettivi alle milestone fondamentali permette ai team di essere allineati con gli obiettivi a lungo termine. Aggiorna la roadmap per riflettere i cambiamenti di priorità che avvengono man mano.

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2. Identificazione e mitigazione proattive dei rischi

La mitigazione dei rischi è fondamentale per progetti di tutte le dimensioni. È responsabilità del project manager identificare tempestivamente i potenziali problemi e sviluppare eventuali piani di correzione. 

I potenziali rischi e i piani di mitigazione devono essere rivisti e aggiornati regolarmente. Ad esempio, se un importante fornitore non rispetta una scadenza, un ottimo project manager ha fornitori di riserva già pronti o modifica in anticipo la programmazione del progetto per ridurre al minimo le interruzioni.

3. Programmazione dettagliata dei progetti 

La programmazione dei progetti è una versione più dettagliata rispetto alla pianificazione e include scadenze e sequenze di task. È fondamentale assegnare scadenze realistiche e includere margini di tempo che possono servire in caso di revisioni o potenziali ritardi. Il nostro modello di programmazione del progetto semplifica la creazione di programmazioni dettagliate dei progetti.

4. Analisi e creazione di report avanzati 

Il monitoraggio del successo del progetto implica il tracciamento dei dati in tempo reale, quindi i project manager hanno bisogno di solide competenze di reporting e analisi. I team dovrebbero utilizzare le metriche chiave delle prestazioni per generare rapporti sullo stato regolari e trasformare tali informazioni in un processo decisionale informato e strategico.

Puoi combinare le dashboard di Jira con i report di Confluence per creare riepiloghi esecutivi che includono dati in tempo reale e descrizioni contestuali. Puoi anche usare l'IA generativa per perfezionare ulteriormente il report da mostrare ai dirigenti.

5. Gestione chiara dell'ambito

Una parte essenziale della gestione dei progetti consiste nel definire chiaramente ciò che è incluso nel progetto e ciò che non lo è. Qualsiasi modifica all'ambito del progetto dovrebbe essere gestita attraverso un processo di approvazione formale. 

Scopri come creare il tuo modello di ambito del lavoro gratuito di Confluence per registrare responsabilità e scadenze per qualsiasi progetto, tenendo traccia di chi fa cosa e quando deve essere fatto.

Se ritieni che le tue capacità di gestione dei progetti non siano efficaci come dovrebbero essere, puoi imparare e migliorare in diversi modi:

• Metti in pratica le capacità nel mondo reale conducendo piccole iniziative o retrospettive sul lavoro

• Impara da project manager con esperienza facendo ricerche su LinkedIn e in altre community social

• Svolgi corsi di certificazione per ampliare il tuo curriculum di gestione dei progetti

• Rifletti su ciò che funziona bene nell'organizzazione e analizza come avvengono i cambiamenti nei diversi aspetti per comprendere appieno i flussi di lavoro di successo

È normale non vedere miglioramenti immediati. L'apprendimento delle capacità di gestione dei progetti richiede tempo, quindi è qualcosa in cui devi impegnarti costantemente per vedere i risultati.

Una volta che hai acquisito le capacità di gestione dei progetti, puoi utilizzare un software di gestione dei progetti per metterle in pratica. Jira ti consente di pianificare, assegnare e monitorare tutti i task in un'unica posizione centralizzata. 

Funzionalità come sequenze temporali, visualizzazioni elenco, tracciamento degli obiettivi, board di programma e calendari semplificano l'applicazione delle capacità di gestione del progetto con Jira.

Funzionalità di IA di Jira che consentono di automatizzare la creazione di task, suggerire miglioramenti e fare emergere i bloccanti aiutano i project manager a rimanere un passo avanti agli altri. Sfruttando queste informazioni basate sull'IA, i project manager possono assegnare le priorità ai task in modo più efficace, semplificare i flussi di lavoro e mantenere i progetti sulla giusta strada. 

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