Cos'è la gestione del carico di lavoro? Strategie per migliorare la produttività

La gestione del carico di lavoro è il processo di pianificazione, distribuzione e monitoraggio del lavoro all'interno dei team per garantire che i task siano equamente distribuiti tra i membri del team, che le scadenze possano essere rispettate e che le risorse siano utilizzate in modo efficiente.

L'ideale è che a nessuno sia assegnato troppo o troppo poco lavoro o che qualcuno debba aspettare che le dipendenze consegnino la propria parte. Se svolta correttamente, la gestione del carico di lavoro aiuta i team ad assegnare le priorità in modo efficace, anticipare i colli di bottiglia e mantenere in carreggiata l'ambito del progetto.

Ad esempio, quando un team di sviluppo software prepara il rilascio di un prodotto, il project manager può utilizzare strumenti di gestione del carico di lavoro per consultare le pianificazioni e valutare il carico di attività di ciascun membro del team. Potrebbe notare che uno sviluppatore è sovraccarico di lavoro mentre un altro ha capacità disponibile. 

Il manager può quindi ridistribuire i task e allo stesso tempo rispettare la timeline del progetto.

La gestione del carico di lavoro e la gestione delle risorse sono aspetti complementari delle operazioni in esecuzione. La pianificazione delle risorse, che prevede la raccolta delle persone e degli strumenti giusti, deve essere messa in atto prima che si inizi ad affrontare il carico di lavoro.

• La gestione del carico di lavoro riguarda il "come" vengono assegnati i task e garantisce che a questi task venga data la giusta priorità e che siano allineati agli obiettivi del progetto.

• La gestione delle risorse si concentra su "cosa" è necessario per svolgere il lavoro (personale, budget e risorse) e garantisce che questi elementi siano assegnati in modo appropriato per soddisfare le esigenze organizzative.

In effetti, la gestione del carico di lavoro è il livello tattico a cui fanno riferimento gli strumenti di gestione delle risorse per una corretta esecuzione. Insieme, questi due concetti formano un ciclo continuo di pianificazione, esecuzione e ottimizzazione.

I team che gestiscono i carichi di lavoro in modo efficace ottengono una maggiore produttività, lavoratori più entusiasti e risultati migliori. Una meta-analisi degli studi di Gallup del 2024 ha confermato dei precedenti report in cui si osservava che i team con un alto livello di entusiasmo generano una redditività maggiore del 23%. 

Inoltre, altre risorse Gallup affermano che dei carichi di lavoro eccessivi sono uno dei principali fattori che ostacolano l'entusiasmo. Ecco perché è importante una corretta gestione del carico di lavoro:

• Previene il burnout: mantenendo bilanciati i carichi di lavoro, i manager aiutano a prevenire stress e affaticamento cronici.

• Aumenta la produttività: quando le attività hanno una chiara priorità, i membri del team possono concentrarsi su quella e consegnare il lavoro più velocemente.

• Migliora la trasparenza: la visibilità condivisa del carico di lavoro favorisce la collaborazione e promuove il senso di responsabilità.

• Aumenta la fidelizzazione: i dipendenti che si sentono supportati e trattati in modo equo hanno maggiori probabilità di rimanere.

Ma quindi, in che modo si sbilanciano i carichi di lavoro?

Di solito avviene gradualmente: alcune richieste urgenti qui, un cambio di direzione lì, fino a quando l'equilibrio tra capacità e domanda non si è alterato. I team iniziano a sovraccaricarsi e le scadenze cominciano a sovrapporsi. 

Ecco alcuni dei più frequenti squilibri del carico di lavoro che possono insorgere in questo modo e come risolverli

1. Sovraccarico e burnout

• Sfida: i membri del team accettano troppo lavoro a causa di limiti di capacità poco chiari.

• Soluzione: utilizza gli strumenti di pianificazione della capacità per visualizzare i carichi di lavoro e impostare delle soglie massime per persona. Ad esempio, uno strumento di gestione del flusso di lavoro potrebbe offrire opzioni come grafici a torta del carico di lavoro e report sull'assegnazione delle risorse, che forniscono una panoramica completamente trasparente della distribuzione del carico.

2. Priorità mutevoli

• Sfida: i progetti sono in continua evoluzione e le priorità possono cambiare da un giorno all'altro.

• Soluzione: adotta un approccio flessibile nelle programmazioni. Utilizza le sessioni di pianificazione dello sprint e di affinamento del backlog per riassegnare le risorse man mano che le priorità cambiano.

3. Aggiornamenti non sincronizzati

• Sfida: senza una valutazione chiara e in tempo reale dell'avanzamento del lavoro, i colli di bottiglia passano inosservati finché non è troppo tardi.

• Soluzione: implementa le dashboard in Jira per monitorare i carichi di lavoro, l'avanzamento dei progetti e le scadenze. Gli strumenti di reporting visivi consentono ai team di gestirsi autonomamente in modo più efficace.

La gestione del carico di lavoro è una combinazione di mentalità e metodo. Inizia con la giusta intenzione (ossia coltivare la consapevolezza e puntare a prestazioni sostenibili), unita a una pianificazione strutturata, revisioni regolari e un uso efficiente dell'automazione.

Di seguito sono elencate dieci strategie attuabili, supportate dagli strumenti integrati di Jira, che aiuteranno il tuo team a rimanere produttivo ed equilibrato.

1. Valuta la disponibilità, le competenze e il carico di lavoro del team

Inizia mappando la capacità e le competenze dei membri del team. Questi sono gli elementi di base di una pianificazione realistica: sapere chi è disponibile e chi è meglio attrezzato per determinati compiti.

Strumenti come la vista Pianificazione della capacità di Jira o una semplice tabella Confluence aiutano a visualizzare i carichi di lavoro. Combina questi elementi con la mappatura delle competenze in modo che i task siano in linea con i punti di forza di ciascuno e non solo con le programmazioni.

Suggerimento: integra i dati sulla capacità di Confluence nelle dashboard di Jira per tenere traccia dell'assegnazione del tempo e delle competenze in un unico posto.

2. Sfrutta i dati per assegnare le priorità ai task 

Le scadenze da sole non riflettono lo scopo o il valore alla base di ogni task. Framework come RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) o MoSCoW (Must, Sould, Could, Won't) ti aiutano a valutare il lavoro in base all'impatto misurabile previsto.

Gli strumenti di assegnazione delle priorità basati sull'IA di Jira possono valutare o riordinare automaticamente le attività in base alle aspettative aziendali o alla rilevanza rispetto ad altre dipendenze. Questo elimina le preferenze soggettive dalla pianificazione dei task e si concentra maggiormente sui risultati.

3. Gestisci regolarmente il backlog del team per evitare il sovraccarico di task

Usa gli strumenti di gestione dei backlog per mantenere i carichi di lavoro gestibili. Un backlog grooming (o affinamento del backlog) regolare ti consente di rivedere e rimuovere i task obsoleti o duplicati in modo che il team non sia schiacciato dal disordine.

La vista Backlog di Jira organizza automaticamente i task per priorità e sprint, ma consente anche di ordinarli trascinandoli manualmente in base alle esigenze. Puoi filtrare per sprint, capacità del team o assegnatario, quindi organizzare strategicamente il carico di lavoro in base al contesto in tempo reale e alle conoscenze sul campo.

4. Distribuisci il lavoro in modo equo in base alle competenze

Usa gli approfondimenti del Passaggio 1 per assegnare correttamente il lavoro. I report sulla distribuzione del carico di lavoro o sull'assegnazione delle risorse di Jira ti aiuteranno a identificare tempestivamente gli squilibri e a riassegnare i task in base alla disponibilità o alle competenze.

Ciò promuove un approccio equo basato su dati ottenuti in tempo reale tramite una comunicazione trasparente, garantendo che tutti operino a un ritmo o una capacità sostenibili.

5. Usa dashboard visive per monitorare i carichi di lavoro e l'avanzamento del progetto

Le dashboard visive offrono ai team una visione immediata dello stato del progetto. Questi strumenti aumentano il senso di responsabilità, riducono le ambiguità e semplificano la creazione di report.

Le dashboard di Jira possono mostrare qualsiasi aspetto, dal conteggio dei ticket ai grafici burn-down, fino alle mappe di calore del carico di lavoro. Sono particolarmente efficaci per le retrospettive del team e, inoltre, aiutano a capire dove vengono investite le energie e come ottimizzarle in futuro.

6. Automatizza i task ripetitivi o a basso valore

L'automazione è uno dei modi più semplici per riappropriarsi del tempo perso. Identifica le operazioni amministrative ricorrenti, come l'aggiornamento dello stato dei ticket o l'invio di promemoria, e configurale in modo che vengano eseguite automaticamente.

Le funzionalità Ripartizione del lavoro con l'IA e Creazione del lavoro con l'IA di Jira generano sottotask o creano una bozza di descrizione del ticket quando attivate e possono anche suggerire i passaggi successivi. L'automazione consente di risparmiare il tempo da dedicare ai ticket strategici, ma aiuta anche a mantenere una approccio coerente all'interno di team e progetti poiché i passaggi ripetitivi vengono eseguiti ogni volta nello stesso modo.

7. Programma revisioni del carico di lavoro e cicli di feedback regolari

Fissa riunioni di controllo ricorrenti per discutere dei carichi di lavoro, delle priorità e dei fattori bloccanti. Puoi organizzare stand-up settimanali leggere o retrospettive mensili, a seconda del ritmo del tuo team.

Promuovi un dialogo aperto: chiedi cosa funziona e cosa no, dove è necessario un supporto e in che forma. Nel tempo, queste conversazioni creano fiducia e consentono di gestire in modo più facile collaborativo gli adeguamenti del carico di lavoro.

8. Pianifica con flessibilità in vista dei cambi di priorità

Negli ambienti Agile, il cambiamento è inevitabile: le priorità, le esigenze dei clienti e le condizioni di mercato si evolvono più rapidamente di quanto qualsiasi piano statico possa prevedere. Preparati ad affrontare questo problema inserendo del tempo di riserva nei cicli di sprint e utilizzando l'analisi predittiva per anticipare i picchi del carico di lavoro.

Ad esempio, Advanced Roadmaps di Jira può modellare degli scenari ipotetici, consentendo ai manager di adeguare i carichi di lavoro prima che sorgano problemi o si generino degli squilibri. È altrettanto semplice creare un ticket con un contesto utile nel backlog, in modo che i team possano capire cosa prevede il lavoro e qual è la sua priorità.

9. Tieni traccia delle metriche per misurare i risultati e distribuire il lavoro

Per migliorare la gestione del carico di lavoro, devi poter avere visibilità sui dati giusti. Le metriche chiave sono le seguenti.

• Durata ciclo: il tempo dall'inizio alla fine dei task.

• Produzione: task completati in ogni periodo.

• Tasso di utilizzo: percentuale di tempo dedicato a lavoro produttivo e dal valore aggiunto.

Le dashboard analitiche di Jira o i report personalizzati di Confluence possono mappare questi risultati e identificare le tendenze, confermando se le prestazioni del team rimangono sane e sostenibili.

10. Promuovi una cultura che valorizzi le prestazioni sostenibili

In ultimo, per instillare una mentalità di gestione del carico di lavoro, i leader devono promuovere valori di trasparenza, comunicazione e rispetto per la capacità di ciascuno.

Attraverso le retrospettive, i dipendenti riflettono sul valore della gestione degli equilibri del carico di lavoro perché possono vedere come un'attenta pianificazione e una corretta distribuzione del lavoro apportano vantaggi per tutti. 

Allo stesso tempo, in caso di burnout, è possibile vedere se ciò è dovuto a colli di bottiglia o a un sovraccarico. E dedicando tempo a queste analisi, i manager dimostrano di avere a cuore l'interesse dei dipendenti.

I modelli di gestione del carico di lavoro ti guidano attraverso le best practice menzionate sopra in modo standardizzato e ripetibile, garantendo sempre il miglior risultato. 

Ecco tre modelli appositamente creati all'interno dell'ecosistema Jira che semplificano la pianificazione, il monitoraggio e l'ottimizzazione per team di tutte le dimensioni.

1. Modello di backlog dello sprint di Jira

Perfetto per i team Agile, il modello di backlog dello sprint aiuta a organizzare il lavoro in sprint, assegnare la priorità ai ticket e visualizzare l'avanzamento del lavoro. È possibile filtrare i backlog del progetto e i task standard per assegnatario o priorità, fornendo un quadro chiaro di chi sta lavorando su cosa e mostrando se i carichi di lavoro sono bilanciati.

Ideale per: team Scrum che hanno bisogno di visibilità sui task e sui carichi di lavoro a livello di sprint.

2. Modello di pianificazione di primo livello Jira

Per gestire la distribuzione del carico di lavoro su più progetti, il modello di primo livello offre una panoramica completa. I manager possono monitorare l'avanzamento complessivo, bilanciare le risorse e identificare i rischi in anticipo, senza che si creino sovrapposizioni o confusione tra i progetti.

Ideale per: gestori di programmi o portfolio che coordinano più progetti contemporaneamente.

3. Modello di monitoraggio dei task di Jira

Ideale per i team ibridi o interfunzionali, il modello di monitoraggio dei task offre una visibilità granulare dei singoli carichi di lavoro quando la proprietà, l'avanzamento e le dipendenze devono essere definiti in modo chiaro. Questo strumento assicura che tutti sappiano quali lavori ci sono in corso e chi è responsabile di ognuno, favorendo una pianificazione accurata e un coordinamento più fluido nei team con strutture complesse.

Ideale per: team che cercano una visione trasparente e informazioni in tempo reale sull'avanzamento dei task, sulle responsabilità e sui fattori bloccanti.

La gestione del carico di lavoro può essere associato alla microgestione, un termine che ha spesso connotazioni negative. Tuttavia, in sostanza, è un modo per mostrare ai membri del team come possono trarre vantaggio dalla chiarezza, dall'equilibrio e dal miglioramento continuo.

Quando possono vedere cosa devono fare, dove va a finire il loro tempo e in che modo il loro lavoro si collega a obiettivi più grandi, la risposta naturale è impegnarsi per ottenere risultati migliori.

Con Jira, i team ottengono visibilità sulla capacità e sull'avanzamento, possono automatizzare il lavoro ripetitivo ed eseguono analisi che aiutano a prendere decisioni più efficaci. I team che combinano Jira con Confluence imparano a centralizzare la documentazione, condividere report e collaborare senza problemi, dando vita a un ecosistema connesso per ottenere risultati solidi attraverso una pianificazione e un'esecuzione migliorate.

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