Cos'è una board Kanban?

Scopri come creare una board Kanban e vedi esempi di Atlassian e di altre organizzazioni

Max Rehkopf Max Rehkopf
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Una board Kanban è uno strumento di gestione dei progetti Agile pensato per visualizzare le attività, limitare il lavoro in corso e massimizzare l'efficienza (o il flusso). Può aiutare sia i team Agile che i team DevOps a stabilire l'ordine del lavoro quotidiano. Le board Kanban utilizzano schede, colonne e il miglioramento continuo per aiutare i team di tecnologia e assistenza a prendere la giusta quantità di lavoro e a portarla a termine.

Kanban ha fatto molta strada dalle sue origini nella produzione Lean grazie a un piccolo ma potente gruppo di appassionati. Il lavoro condotto da David Anderson sulla definizione del metodo Kanban ha contribuito a portare questo framework nello spazio del software e dei servizi e Personal Kanban, di Jim Benson e Tonianne DeMaria, ha contribuito a espandere le applicazioni di Kanban in ambiti impensabili.

Esempio di una board Kanban

Uso le board Kanban ogni giorno e non potrei immaginare la vita senza di esse. Le idee e le best practice illustrate in questo documento sono il risultato di varie esperienze personali, ricerche e conversazioni che ho avuto con Zach Nies, Keith Nottinson e Jim Benson.

Ciò che mi fa continuare a utilizzare Kanban sono i suoi valori e, fatto sorprendente, l'assenza di regole. I valori Kanban sono il rispetto per le persone e il miglioramento continuo.

Elementi di una board Kanban

David Anderson ha stabilito che le board Kanban possono essere suddivise in cinque componenti: segnali visivi, colonne, limiti di lavoro in corso, un punto di presa in carico e un punto di consegna.

Elementi di una board Kanban
  1. Segnali visivi: uno dei primi elementi che noterai in una board Kanban è costituito dalle schede visive (note adesive, ticket o altro). I team Kanban scrivono tutti i loro progetti e gli elementi di lavoro su schede, di solito uno per scheda. Per i team Agile, ogni scheda potrebbe racchiudere una storia utente. Una volta inclusi nella board, questi segnali visivi aiutano i membri del team e gli stakeholder a capire velocemente su cosa sta lavorando il team.
  2. Colonne: un'altra caratteristica distintiva della board Kanban è costituita dalle colonne. Ogni colonna rappresenta un'attività specifica di una serie di attività che, nell'insieme, compongono un "flusso di lavoro". Le schede si spostano nel flusso di lavoro fino al completamento. I flussi di lavoro possono essere semplici (il lavoro può essere infatti suddiviso in "Da completare", "In corso" o "Completato") o più complessi.
  3. Limiti del lavoro in corso (WIP): i limiti WIP costituiscono il numero massimo di schede che possono trovarsi in una colonna in un dato momento. Una colonna con un limite WIP di tre non può contenere più di tre schede. Quando la colonna raggiunge il numero massimo, il team deve occuparsi di quelle schede e portarle avanti affinché sia possibile spostare nuove schede in quella fase del flusso di lavoro. I limiti WIP (Work in Progress) sono fondamentali per rendere visibili i colli di bottiglia nel flusso di lavoro e massimizzare il flusso. Ti segnalano tempestivamente che hai preso un'eccessiva mole di lavoro.
  4. Punto di presa in carico: i team Kanban hanno spesso un backlog per la loro board, dove i clienti e i membri del team raccolgono idee per progetti che il team può utilizzare quando necessario. Il punto di presa in carico rappresenta il momento in cui il team sceglie un'idea e inizia a lavorare al progetto.
  5. Punto di consegna: il punto di consegna rappresenta la fine del flusso di lavoro di un team Kanban. Per la maggior parte dei team, corrisponde al momento in cui il prodotto o il servizio viene consegnato al cliente. L'obiettivo del team è quello di portare le schede dal punto di presa in carico al punto di consegna il più velocemente possibile. Il tempo che intercorre tra i due momenti è definito lead time. I team Kanban cercano di migliorare continuamente per ridurre il più possibile il proprio lead time.

Una board Kanban con questi cinque elementi sicuramente porrà le basi per il successo del tuo team. Ma ora illustrerò un punto di vista opposto.

Jim Benson afferma che Kanban ha solo due regole: limitare il lavoro in corso e visualizzare il lavoro. Se inizi con queste regole e le applichi al tuo lavoro, la tua board Kanban avrà un aspetto molto diverso da quello descritto sopra. Ma questo non è un problema! Jim raccomanda di iniziare solo con queste due regole perché, dice, "Più sono le regole che si aggiungono, meno sono i contesti in cui è possibile utilizzarle".

Tipi ed esempi di board Kanban

Kanban può essere adattato a molti ambienti, dalla produzione alle risorse umane, allo sviluppo software Agile e DevOps. Il tipo di ambiente in cui Kanban è utilizzato spesso determina la scelta tra board fisica o digitale. Nella mia ricerca, ho scoperto un lavoro di edilizia da 58 milioni di dollari gestito con una board fisica in un carrello e ho parlato con numerosi team software che utilizzavano schede Kanban digitali.

Board fisiche

Le board Kanban più semplici sono board fisiche divise in colonne verticali. I team contrassegnano una lavagna e vi collocano delle note adesive, che si spostano nel flusso di lavoro e dimostrano l'avanzamento.

Esempio di una board Kanban fisica

Uno dei vantaggi offerti da una board fisica è il fatto di essere "sempre attiva". Non è possibile aprire una nuova scheda su un'enorme lavagna mobile posizionata accanto alla scrivania. È semplice da configurare, semplice da mostrare agli altri ed è spesso il modo migliore per comunicare con determinati team. Tuttavia, le board fisiche non sono ideali per i team remoti o le persone che hanno una pessima calligrafia, come me.

Optimizely crea software per aiutare le aziende a capire quali sono le varianti di una pagina web o di un prodotto preferite dagli utenti. Usa Jira per tenere traccia degli elementi di lavoro di grandi e piccole dimensioni, ma Keith Nottonson, Senior Director of Development, ha notato una lacuna.

I singoli team lavoravano in Jira, ma non si parlavano. Affinché fossero tutti allineati, Keith ha eretto un'enorme board Kanban fisica chiamata "il muro del lavoro".

Esempio di una board Kanban fisica

La board contiene tutti i progetti a cui il team tecnico sta lavorando, con metriche, membri del team e stato visibili a tutti. Sebbene questa iniziativa sia stata utile per comprendere il lavoro nel suo insieme, è emerso un valore ancora più interessante.

"All'inizio, il muro era riservate ai task "Da completare", "In corso" e "Completate", ma con il tempo le persone hanno iniziato a parlare del modo in cui lavoriamo", ha detto Keith. Keith ha proseguito dicendo che, grazie a quelle conversazioni, il muro è cresciuto, si è evoluto e nel giro di poche settimane Optimizely ha avuto un quadro più chiaro che mai di come viene svolto il lavoro.

La board di Optimizely è particolarmente efficace perché contiene una presa in carico e un punto di consegna. Una volta che un progetto è stato definito e soddisfa determinati criteri, un team di progettazione prenderà in carico il progetto per portarlo a termine. A questo punto, il progetto passa in Jira in modo che il team possa acquisire tutti i dati e le interazioni interessanti che avvengono nella consegna finale.

Keith consiglia ai team di iniziare con una board Kanban fisica poiché tali conversazioni iniziali determineranno rapide iterazioni del flusso di lavoro e della board.

Board digitali

Con la progressiva affermazione del sistema Kanban presso i team software e tecnico, le board Kanban hanno subito una trasformazione digitale. Le board digitali consentono ai team che non condividono uno spazio d'ufficio fisico di utilizzare le board Kanban in remoto e in modo asincrono.

Esempio di una board Kanban in Trello

Trello è un modo semplice e veloce per creare una board Kanban digitale. La configurazione richiede solo pochi clic per creare liste digitali, che rappresentano le fasi del processo Kanban, su una vista bacheca a cui tutto il gruppo può accedere e gestire.

Ad esempio, si potrebbero creare elenchi per "Backlog", "Successivo", "In corso" e "Completato". Ogni task è organizzata come una scheda, che puoi spostare tra gli elenchi man mano che questi vengono messi in coda, elaborati e completati.

I vantaggi di una board Kanban digitale come questa sono la velocità di configurazione, la facilità di condivisione con gli altri e la capacità di tenere traccia in modo asincrono un numero infinito di conversazioni e commenti man mano che il progetto avanza. Indipendentemente da dove o da quando i membri del gruppo accedono alla board Kanban, vedranno lo stato più aggiornato del progetto. Inoltre, puoi persino utilizzare un flusso di lavoro Kanban in Trello per le tue cose da fare personali, come mostrato in questa bacheca di esempio.

Alcune board Kanban digitali sono semplici e altre più articolate e personalizzabili. I team che richiedono funzionalità aggiuntive come i limiti WIP e i grafici di controllo dovrebbero optare per uno strumento più potente come Jira Software. Jira è pronto all'uso con un modello di progetto Kanban che semplifica notevolmente la creazione e il lavoro di un team Kanban. Il team può entrare nel progetto e personalizzare il flusso di lavoro e la board, impostare limiti WIP, creare swimlane e persino attivare un backlog se ha la necessità di un modo migliore per definire le priorità.

Esempio di modello Kanban Jira

Board Kanban e Scrum a confronto

La differenza tra Kanban e Scrum è in realtà piuttosto sottile. Secondo la maggior parte delle interpretazioni, i team Scrum utilizzano una board Kanban solo con processi, artefatti e ruoli Scrum. Ci sono, tuttavia, alcune differenze fondamentali.

  • Gli sprint Scrum hanno date di inizio e fine mentre Kanban è un processo continuo.
  • I ruoli del team sono definiti in modo chiaro in Scrum (owner di prodotto, team di sviluppo e Scrum Master), mentre Kanban non ha ruoli formali. Entrambi i team sono autorganizzati.
  • Una board Kanban viene utilizzata per tutto il ciclo di vita di un progetto, mentre una board Scrum viene cancellata e riciclata dopo ogni sprint.
  • Una board Scrum ha un numero prestabilito di task e una scadenza rigorosa per completarli.
  • Le board Kanban sono più flessibili per quanto riguarda i task e la tempistica. I task possono essere ridefiniti, riassegnati o aggiornati in base alle esigenze.

Sia Kanban che Scrum sono framework Agile molto diffusi tra gli sviluppatori software. Per ulteriori informazioni, leggi la nostra analisi dettagliata di Kanban rispetto a Scrum.

Come iniziare a utilizzare le board Kanban

Kanban è un metodo che permette di iniziare con ciò che si ha a disposizione. Ciò significa che per iniziare a utilizzarlo non è necessario eliminare ciò che si sta facendo. Il metodo Kanban si basa su tre presupposti:

  1. Comprendere i processi attuali, così come sono effettivamente praticati, e rispettare i ruoli, le responsabilità e le qualifiche attuali.
  2. Accettare di perseguire il miglioramento continuo attraverso il cambiamento evolutivo.
  3. Incoraggiare atti di leadership a tutti i livelli, dai singoli collaboratori ai senior manager.

Si tratta di processo di team, quindi la prima cosa che il tuo team dovrebbe fare è riunirsi. Ti consigliamo di provare a suddividere il lavoro nelle diverse attività che compongono il flusso di lavoro (colonne). In questo modo, puoi capire come e quando vengono aggiunti nuovi lavori (schede) alla board. Avrai un service desk dove i clienti inviano idee o il team organizzerà una riunione per scrivere e pubblicare le loro schede?

Dovrai anche stabilire le dimensioni e l'ambito di una scheda. Cerca di individuare una stima del tempo o della complessità che sia uniforme in tutte le schede. Se un task è troppo corposo o impegnativo, prova a suddividerlo in più schede.

Una volta deciso un punto di presa in carico e un punto di consegna, sei pronto per iniziare a lavorare. Con il passare del tempo, affidati al tuo team per le critiche e il miglioramento del processo. Ricorda che Kanban richiede atti di leadership a tutti i livelli su base continuativa, un concetto chiamato Kaisen. Tenendo a mente i valori di rispetto per le persone e miglioramento continuo di Kanban, sarai aggiornato in pochissimo tempo.

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