Una panoramica delle 6 metodologie essenziali di gestione dei progetti
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Qualunque sia il tuo obiettivo, Jira ti aiuta a raggiungerlo.
PUNTI CHIAVE
Scegli una metodologia in base ai vincoli, alla complessità, al team e ai cambiamenti previsti del tuo progetto, non in base alla popolarità.
Agile, Scrum, Kanban e Scrumban si adattano all'evoluzione dei requisiti e alla rapidità del feedback.
La metodologia a cascata è ideale per i progetti sequenziali con ambito fisso.
La metodologia Lean massimizza il valore riducendo gli sprechi.
Diciamoci la verità: di solito uno stesso framework di gestione dei progetti non funziona per tutti i tipi di progetto. Non ne esistono due uguali, il che significa che un piano d'azione potrebbe funzionare per un progetto ma non per un altro.
Ecco perché esistono diverse metodologie di gestione dei progetti che puoi seguire a seconda delle tue esigenze specifiche. Forse ne conosci già alcune, ma sai quali progetti funzionano meglio per ogni processo?
Leggi questa guida in cui analizziamo le sei metodologie di gestione dei progetti più richieste, che dovresti conoscere per raggiungere i tuoi obiettivi di progetto.
Cos'è una metodologia di gestione dei progetti?
Una metodologia di gestione dei progetti è un sistema o una tecnica che si usa per svolgere un task o raggiungere un obiettivo. Esistono diverse metodologie comuni, ognuna con il proprio framework strutturato, le proprie regole e i propri principi per guidare i team attraverso la pianificazione e l'esecuzione.
Ogni metodologia di gestione dei progetti presenta punti di forza e punti critici specifici. I project manager con esperienza selezionano il framework più adatto considerando attentamente i requisiti del progetto, gli stakeholder, le tempistiche e le dinamiche del team.
Come scegliere la metodologia di gestione dei progetti più adatta
La scelta della giusta metodologia di gestione dei progetti è più importante per il successo del tuo team di quanto tu possa pensare. Al prossimo avvio di un progetto, devi considerare i tuoi obiettivi, la struttura del team e le esigenze organizzative per capire quale framework offrirà i risultati migliori.
Per abbinare il progetto giusto al sistema più efficace, considera prima questi fattori:
Budget del progetto: quanto denaro verrà speso per il progetto.
Tempistiche: quando è in consegna il progetto o quali sono le scadenze da rispettare.
Obiettivi: le deliverable e i risultati finali del progetto.
Valori: gli obiettivi dell'organizzazione e i valori che si applicano a questo progetto.
Complessità e scalabilità: il livello di competenza o la quantità di risorse che servono per portare a termine il progetto.
Flessibilità: la versatilità o la rigidità degli obiettivi finali, delle tempistiche, delle deliverable e delle aspettative del team o degli stakeholder.
Tipo di progetto e settore: le variabili del progetto e come si allineano al settore specifico.
Team: le dimensioni del team, i livelli di esperienza, la diversità delle competenze e i metodi di collaborazione e comunicazione.
Le 6 metodologie di gestione dei progetti più richieste
Comprendere i punti di forza delle diverse metodologie di gestione dei progetti ti consente di scegliere l'approccio giusto per il tuo team.
La scelta della metodologia di gestione dei progetti più appropriata ridurrà i rischi, migliorerà l'efficienza e garantirà risultati di qualità. Tutto dipende dal tuo team, dalle risorse e dal tipo di progetto.
Per facilitare la decisione, ecco un'analisi dei sei framework di gestione dei progetti più richiesti:
Metodologia | Approccio del framework | Progetti consigliati | Team per i quali è indicato | Artefatti |
Agile | Adattivo | Progetti di sprint collaborativi flessibili, veloci e di breve durata | Team di sviluppo software, prodotto o marketing e qualsiasi gruppo interfunzionale | Backlog di prodotto, backlog dello sprint, board dei task, user story |
Scrum | Adattivo | Progetti di sviluppo rapidi e continui | Sviluppatori web, team di prodotto e squadre di software interfunzionali | Backlog di prodotto, backlog dello sprint, incremento (attività completata), board dello sprint, grafico burn-down |
Kanban | Adattivo | Visualizzazione dei progressi dei task e gestione delle attività continuative | Assistenza, operazioni e team con flusso continuo di task | Board Kanban, schede Kanban, limiti WIP (lavoro in corso), policy dei flussi di lavoro |
Scrumban | Ambiente ibrido | Progetti flessibili e dinamici con piani strutturati | Team che passano da Scrum a Kanban o che necessitano sia di struttura che di flusso | Board Scrumban, schede Scrumban, limiti WIP, backlog, policy |
Lean | Adattivo | Progetti che fanno di più con meno e riducono gli sprechi | Team incentrati sull'efficienza, startup o gruppi di miglioramento dei processi | Mappa del flusso del valore, board Kanban, log di sperimentazione, documentazione delle attività standard |
Metodo a cascata | Predittivo | Progetti su larga scala, orientati all'obiettivo finale e fissi con ambito ben definito | Team operanti in settori regolamentati, nelle infrastrutture o in cui i requisiti sono stabili e chiari | Specifica dei requisiti, piano del progetto, diagramma di Gantt, documenti di progettazione, piani di test, documenti di autorizzazione |
1. Agile
Agile è più di una metodologia: è un insieme di principi progettati per la consegna di progetti veloce, flessibile e collaborativa.
Questa metodologia è ideale per i team di piccole dimensioni. Il framework di gestione dei progetti Agile offre cicli brevi e iterativi (sprint), burocrazia ridotta al minimo e rapido adattamento ai cambiamenti.
Riducendo gli ostacoli come l'eccesso di documentazione e di riunioni, Agile mantiene i team concentrati e reattivi.
I framework come Scrum e Kanban forniscono la struttura, mentre il feedback continuo dei clienti e il miglioramento iterativo assicurano che i progetti soddisfino la continua evoluzione delle esigenze. L'adattabilità di Agile lo rende una scelta solida per i progetti dinamici e collaborativi.
2. Scrum
Se Agile è un insieme di principi per un lavoro di squadra veloce e adattivo, Scrum è uno dei framework più utilizzati per mettere in pratica questi principi.
Scrum è un sottoinsieme di Agile che suddivide i progetti in iterazioni temporizzate chiamate sprint o sprint Scrum. Questi sprint vengono generalmente eseguiti in cicli con una durata che va da due a quattro settimane.
Questa metodologia è ideale per i rinnovamenti di siti web effettuati con un team di sviluppo, dato che supporta il miglioramento continuo e l'evoluzione degli elenchi di task. Va tenuto presente che il miglioramento del percorso del cliente di un sito web richiede un'iterazione continua per stare al passo con l'evoluzione delle aspettative dei clienti e con il panorama digitale.
L'obiettivo di Scrum è sviluppare, creare, consegnare e mantenere prodotti complessi, utilizzando team collaborativi di piccole dimensioni ed elevata responsabilità ed elenchi di task iterativi.
Esistono ruoli, eventi e artefatti Scrum. I ruoli includono owner di prodotto, team di sviluppo e Scrum master, gli eventi includono sprint, scrum giornalieri o riunioni stand-up, gli artefatti includono il prodotto e i backlog dello sprint.
I team di progetto e gli stakeholder svolgono un ruolo cruciale in Scrum. Il loro coinvolgimento e la comunicazione sono elementi chiave per il successo del progetto.
Anche la collaborazione interfunzionale è essenziale in Scrum, perché consente ai team di diverse discipline di collaborare in modo efficiente per consegnare un progetto di successo.
3. Kanban
In modo simile a Scrum, Kanban è un'altra metodologia di gestione dei progetti che segue i principi Agile. Kanban è una metodologia visiva di gestione dei progetti che si concentra sull'ottimizzazione dei flussi di lavoro e sulla riduzione dei colli di bottiglia del progetto.
Kanban è ideale anche per progetti realizzati da team piccoli, flessibili e collaborativi, ma richiede un aspetto altamente visivo.
I task vengono visualizzati in presenza su note adesive o board Kanban, che utilizzano delle colonne man mano che avanzano. Le board Kanban vengono utilizzate per visualizzare i task e i flussi di lavoro. I task si spostano lungo le colonne della board partendo da un backlog.
In questo modo vengono rappresentate le varie fasi del processo a partire dal backlog, dall'inizio alla fine. Grazie a rappresentazioni visive delle attività in backlog, del lavoro in corso e dei task completati, questo framework è ottimo per la maggior parte dei progetti che richiedono modifiche in più stati.
Questo approccio si rivela utile anche per un secondo progetto, in particolare per tenere traccia dello stato dei task nel loro spostamento lungo il processo creativo.
Ad esempio, progettare una pagina web per una nuova linea di prodotti comporterà vari passaggi e il coinvolgimento di diversi membri del team creativo. Le board Kanban aiutano i team a visualizzare e monitorare i progressi del progetto nell'intero ciclo di vita del progetto.
La possibilità di vedere i progressi del progetto aiuterà te e il team a capire quale sia l'andamento e dove si trovino gli ostacoli.
4. Scrumban
Cosa succede quando unisci la velocità di Scrum alla flessibilità di Kanban? Ottieni Scrumban, una metodologia ibrida di gestione dei progetti progettata per offrire il meglio di entrambi gli approcci.
Scrumban combina la pianificazione basata sugli sprint e le revisioni regolari di Scrum con il flusso di lavoro continuo e la gestione dei task basata su pull di Kanban.
Invece di pianificare tutti i task all'inizio di uno sprint, questo metodo consente al tuo team di eseguire un pull di nuove attività dal backlog in base alla capacità disponibile. Questo consente di mantenere dinamici i progetti senza sovraccaricare nessuno.
I limiti del lavoro in corso (WIP) di Kanban aiutano a prevenire i colli di bottiglia, mentre le cerimonie Scrum, come stand-up e retrospettive, garantiscono continuità nella collaborazione e nel miglioramento.
Scrumban di solito è più adatto a chi ha bisogno della struttura di Scrum ma desidera la flessibilità e la chiarezza visiva di Kanban. Se il carico di lavoro del tuo team è imprevedibile e si svolge in un ambiente dinamico, questo metodo ti consente di adattarti rapidamente al cambiamento delle priorità.
5. Lean
Le organizzazioni che desiderano trasformare il modo in cui operano, dovrebbero prendere in considerazione lametodologia Lean.
La gestione Lean dei progetti è una metodologia incentrata sull'efficienza e sul valore per il cliente, che viene portato al massimo mentre vengono ridotti al minimo gli sprechi.
Il miglioramento dei processi è un principio fondamentale della gestione Lean dei progetti. È un'eccellente modo per realizzare attività di qualità e allo stesso tempo aumentare le efficienze che riducono al minimo le spese, le risorse, gli output dei team o il tempo che non servono.
Lean è stato creato nell'industria manifatturiera giapponese per migliorare il controllo qualità e rimuovere le ridondanze che potrebbero aumentare il prezzo o ridurre il valore per i clienti lungo la filiera. Lean nasce dal Toyota Production System.
Ha rivoluzionato l'efficienza produttiva attraverso principi come la produzione just-in-time e il controllo basato sulla domanda. Ora i principi Lean vengono utilizzati in molti settori per aumentare l'efficienza ed eliminare le attività non necessarie.
La metodologia Lean, conosciuta anche come le tre M, definisce tre tipi di spreco all'interno del progetto: muda, mura e muri.
Muda affronta l'eliminazione degli sprechi o di tutto ciò che non aggiunge valore.
Mura affronta la semplificazione dei processi ovvero, ad esempio, se un aspetto del progetto richiede troppo tempo, un altro task previsto successivamente dovrà essere completato più velocemente.
Muri affronta la rimozione degli ostacoli, ad esempio il numero eccessivo di riunioni con gli stakeholder.
6. Metodo a cascata
La metodologia a cascata, conosciuta anche come gestione a cascata dei progetti, è un framework collaudato e consolidato che esiste fin dagli anni '70. È un approccio tradizionale caratterizzato da un processo lineare e sequenziale in cui ogni fase scorre verso il basso fino alla successiva.
Il metodo a cascata è particolarmente adatto ai progetti con un ambito ben definito e che necessitano di modifiche minime. Questo metodo richiede una solida comprensione dell'obiettivo finale e dei passaggi necessari per raggiungerlo.
Questo framework gestisce l'intero progetto attraverso fasi definite, ognuna delle quali dipende dal completamento della precedente. L'approccio più strutturato è comunemente utilizzato per i progetti software.
Questi progetti adottano in genere un processo sequenziale: requisiti, progettazione, implementazione, verifica e manutenzione, con poco margine di errore o flessibilità. Questo approccio è ideale per i progetti con cui si ha familiarità e che richiedono un adattamento minimo.
Dovresti considerare questa metodologia per i progetti di marketing su larga scala che hai già gestito in modo simile in passato. Scegli questa opzione se il processo è a prova di errore e ben documentato, ovvero un processo in cui non dovresti aspettarti sorprese.
Raccogli e analizza tutti i requisiti e le scadenze del progetto. Questa parte richiede molto lavoro e pianificazione nelle fasi iniziali.
È importante identificare i task fondamentali e le relative dipendenze. Una metodologia simile (non elencata qui) è il metodo del percorso critico (CPM), che viene utilizzato per determinare la sequenza di task essenziali da completare per rispettare le scadenze.
Progetta quindi il tuo approccio in modo che ogni fase venga completata in sequenza e rispetti la propria scadenza, prima di rivedere il programma e metterlo in atto.
Il successo del tuo team inizia con la scelta della metodologia di progetto più adeguata
Esistono molte altre metodologie meritevoli di essere citate e discusse e definire quella più appropriata per il tuo progetto può essere complicato: si tratta di scegliere un sistema che funzioni per te, il tuo progetto e il tuo team.
Le metodologie di gestione dei progetti sono state create per aiutarti a ottenere i migliori risultati possibili in base alle condizioni del tuo progetto. Prenditi il tempo necessario per trovare quella che si adatta meglio, provane diverse e fai un debriefing con il tuo team su cosa ha funzionato e cosa no.
I software di gestione dei progetti come Jira consentono a migliaia di team di portare a termine i loro progetti rispettando le scadenze. Qualunque sia il metodo che scegli, Jira ti fornisce gli strumenti, le visualizzazioni e i flussi di lavoro di cui hai bisogno.