Gestione totale della qualità: cos'è e come funziona
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La qualità è la differenza tra un'azienda prospera e una che sopravvive a malapena. Sebbene la maggior parte delle aziende ne comprenda l'importanza, molte faticano a fornire l'eccellenza richiesta dai clienti. I team lavorano in isolamento, i processi sono frammentati e i problemi di qualità diventano sempre più grandi.
Queste sfide non sono esclusive di nessun settore. Fortunatamente, un approccio collaudato può aiutare le aziende ad affrontarle in modo sistematico: la gestione totale della qualità (TQM). La TQM trasforma il modo in cui le aziende pensano e gestiscono la qualità, trasformandola da una fonte di grattacapi in un vero vantaggio competitivo.
In questa guida, discuteremo della definizione di gestione totale della qualità e di come implementarla nella tua azienda. Saranno fornite strategie pratiche per migliorare la qualità in ogni reparto, coinvolgere l'intero team nella missione della qualità e creare cambiamenti positivi duraturi.
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Cos'è la gestione totale della qualità?
La gestione totale della qualità è un approccio a livello aziendale per migliorare e mantenere la qualità in ogni aspetto delle operazioni aziendali. A differenza del tradizionale controllo di qualità, che controlla i prodotti finali, la TQM rende tutti responsabili della qualità, dal CEO ai lavoratori in prima linea.
Le radici della TQM risalgono a quasi 100 anni fa, quando i ricercatori degli stabilimenti di Hawthorne di Western Electric scoprirono che coinvolgere i lavoratori nel processo decisionale migliorava radicalmente la produttività. Il movimento prese slancio negli anni '50, quando gli esperti di qualità Edwards Deming e Joseph Juran introdussero metodi di controllo statistico e tecniche di gestione della qualità in Giappone.
Quella che era nata come una metodologia finalizzata alla produzione si è poi evoluta in un approccio gestionale completo esteso a tutti i settori. Dall'assistenza sanitaria allo sviluppo di software, le aziende di tutto il mondo utilizzano i principi della TQM per migliorare la qualità, ridurre gli sprechi e aumentare l'efficienza.
Principi della TQM
Comprendere i principi di gestione della qualità totale può aiutare a far progredire la tua azienda in tutti i reparti, creando una cultura del miglioramento continuo della qualità. I seguenti elementi fondamentali cooperano per creare un sistema completo di gestione della qualità. Esaminiamoli uno per uno:
Attenzione al cliente
Tutto inizia e finisce con il cliente. La TQM spinge le aziende a capire cosa vogliono e di cosa hanno effettivamente bisogno i loro clienti, e a non immaginare quello che vogliono. Comprendere le esigenze dei clienti significa prendere in considerazione il loro feedback, il loro comportamento e l'evoluzione delle loro aspettative.
Le aziende che eccellono nella gestione totale della qualità monitorano costantemente la soddisfazione dei clienti, anticipano le loro esigenze future e adattano i propri processi per offrire un valore superiore. Tale attenzione al cliente conduce naturalmente a una maggiore fidelizzazione e al successo aziendale a lungo termine.
Impegno della dirigenza
Le iniziative di qualità vivono o muoiono grazie al sostegno della dirigenza. I dirigenti devono stimolare il miglioramento della qualità sostenendo attivamente i principi della TQM in tutta l'azienda.
Non basta parlare di qualità: è necessario un impegno concreto sotto forma di allocazione delle risorse, partecipazione diretta a iniziative di qualità e rafforzamento costante degli standard di qualità. Quando i dirigenti danno prova del loro impegno per la qualità con parole e azioni, si crea un effetto a catena in tutta l'azienda.
Coinvolgimento dei dipendenti
La qualità non è solo un compito dei manager, è una responsabilità di tutti. La TQM ha successo quando i dipendenti di tutti i livelli si sentono autorizzati ad assumersi la responsabilità della qualità nel loro lavoro quotidiano. Le aziende dovrebbero creare canali chiari per consentire ai dipendenti di contribuire con idee, partecipare a iniziative di miglioramento e prendere decisioni sulla qualità nelle loro aree di competenza.
Un simile approccio collaborativo migliora la qualità dei risultati e aumenta il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti.
Approccio orientato ai processi
Risultati di qualità sono la conseguenza di processi di qualità. Un approccio orientato ai processi significa guardare oltre i singoli task per capire i flussi di lavoro all'interno dell'azienda. La TQM si concentra sull'ottimizzazione di tali processi per migliorare sia la qualità sia l'efficienza.
Comprendendo in che modo i diversi processi si interconnettono e si influenzano a vicenda, le aziende possono identificare opportunità di miglioramento che potrebbero sfuggire se si esaminassero i task in modo isolato.
Miglioramento continuo
La ricerca della qualità non ha mai fine. La TQM crea una cultura in cui il miglioramento è un viaggio piuttosto che una meta. Ciò significa cercare costantemente feedback, sperimentare approcci innovativi e perfezionare i processi in base ai risultati. Le aziende dovrebbero incoraggiare nuove idee, imparare dai successi e dai fallimenti e innalzare continuamente i loro standard di qualità.
Processo decisionale basato sui dati
Una gestione efficace della qualità richiede di non affidarsi alle sensazioni e di adottare un processo decisionale basato sui dati. La TQM fa molto affidamento sul controllo statistico dei processi, sull'analisi delle cause principali e su altri strumenti analitici per comprendere le prestazioni e guidare i miglioramenti.
Raccogliendo e analizzando le metriche di qualità, le aziende possono identificare tendenze, prevedere potenziali problemi e decidere dove concentrare gli sforzi di miglioramento.
Sistema integrato
La qualità non può esistere a compartimenti stagni. La TQM richiede un approccio unificato in cui tutte le funzioni e i processi organizzativi siano ispirati dai principi di qualità. Ciò significa creare standard di qualità condivisi, coordinare gli sforzi di miglioramento tra i reparti e garantire canali di comunicazione chiari in tutta l'azienda. Quando tutti lavorano insieme verso obiettivi di qualità comuni, l'impatto è molto maggiore rispetto a quello di sforzi di miglioramento isolati.
Collaborazione con i fornitori
Relazioni solide e collaborative con i fornitori sono essenziali per mantenere una qualità costante lungo tutta la catena di fornitura. Le aziende dovrebbero lavorare a stretto contatto con i fornitori definendo chiare aspettative di qualità e fornendo feedback per affrontare con loro le sfide relative alla qualità. Tale collaborazione aiuta a garantire il mantenimento degli standard di qualità dalle materie prime ai prodotti o servizi finali.
Vantaggi dell'implementazione della TQM
Una gestione totale della qualità implementata correttamente offre vantaggi significativi:
- soddisfazione e fidelizzazione dei clienti di livello superiore
- riduzione degli sprechi e dei costi operativi
- maggiore efficienza nella gestione dei progetti
- maggiore collaborazione sui progetti tra i team
- miglioramento della definizione dell'ambito del progetto e del controllo
- aumento del coinvolgimento e della soddisfazione dei dipendenti
- una posizione più forte nei confronti della concorrenza
- pianificazione del progetto ed esecuzione superiori
- maggiore qualità del prodotto/servizio
Insieme, questi miglioramenti danno vita a un potente vantaggio sulla concorrenza. Spesso le organizzazioni che implementano con successo la TQM superano la concorrenza che si trova ancora alle prese con incongruenze a livello di qualità e processi inefficaci. La combinazione di costi inferiori, qualità superiore e maggiore soddisfazione dei clienti consente alle aziende di conquistare quote di mercato maggiori mantenendo margini di profitto più elevati rispetto alla concorrenza.
Come implementare la TQM
Suddividere la TQM in fasi gestibili può semplificare il processo, mentre strumenti di gestione dei progetti come Jira possono eliminare le difficoltà legate all'implementazione. Ecco cosa devi sapere per implementare la TQM nella tua organizzazione:
Valuta le attuali pratiche di qualità
Esamina attentamente gli standard e i processi di qualità esistenti. Documenta i flussi di lavoro attuali e identifica dove in genere sorgono problemi di qualità. Verifica se ci sono lacune tra le tue pratiche attuali e i principi di gestione totale della qualità.
Usa una board Kanban in Jira per visualizzare e monitorare i risultati della valutazione.
Stabilisci gli obiettivi e crea una roadmap
Stabilisci obiettivi di qualità specifici e misurabili che siano in linea con gli obiettivi del progetto dell'organizzazione. Crea una sequenza temporale dettagliata per l'implementazione, con milestone e responsabilità chiare.
Usa un modello gratuito di sequenza temporale del progetto per mappare il percorso verso la qualità.
Forma i dipendenti
Sviluppa un programma di formazione completo che copra i principi e le tecniche di gestione totale della qualità. Concentrati sullo sviluppo di competenze pratiche che i dipendenti possano applicare nel loro lavoro quotidiano. Crea opportunità di apprendimento pratico e risoluzione collaborativa dei problemi.
Monitora l'avanzamento e perfeziona le strategie
Tieni traccia dell'avanzamento utilizzando strumenti basati sui dati come approfondimenti di Jira. Rivedi regolarmente le metriche sulle prestazioni e raccogli feedback da tutti gli stakeholder. Modifica la strategia della TQM in base a ciò che funziona e ciò che invece deve essere migliorato.
Ti serve un modo strutturato per documentare e gestire l'implementazione della TQM?
Pro e contro della TQM
Prima di implementare le pratiche di TQM, devi comprenderne i vantaggi e i potenziali svantaggi. Sebbene per la maggior parte delle organizzazioni i vantaggi spesso superino le sfide, la consapevolezza di entrambi gli aspetti ti permette di prepararti a un'implementazione semplice.
I vantaggi della TQM sono:
- Prodotti e servizi di migliore qualità: le organizzazioni riscontrano meno difetti ed errori di output. La qualità diventa costante e prevedibile piuttosto che incostante.
- Maggiore soddisfazione dei clienti: quando la qualità migliora, i clienti se ne accorgono. Hanno meno problemi con i prodotti e i servizi, con un conseguente aumento della fidelizzazione.
- Costi ridotti grazie all'efficienza: la presenza di meno errori significa meno rilavorazioni e sprechi. In genere, una volta che la TQM prende piede, le organizzazioni ottengono risparmi significativi in termini di tempo e materiali.
- Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: il personale coinvolto nel processo di qualità si sente più responsabilizzato e coinvolto nel lavoro.
- Migliore reputazione sul mercato: quando offri qualità costante, la notizia si diffonde. Spesso le organizzazioni si ritrovano a diventare la scelta di riferimento sul mercato.
Sebbene i vantaggi siano convincenti, bisogna riconoscere che l'implementazione della TQM non è sempre agevole. Spesso le organizzazioni si trovano ad affrontare diversi ostacoli lungo il percorso, ad esempio:
- Investimento significativo in termini di tempo e risorse: la TQM richiede un notevole investimento iniziale in termini di formazione, strumenti e processi. Le organizzazioni devono sapere a quali impegni finanziari e di tempo vanno incontro.
- Difficoltà legate al cambiamento culturale: il passaggio dal controllo qualità tradizionale alla TQM richiede un cambiamento fondamentale nel modo in cui le persone pensano e lavorano. Alcuni dipendenti potrebbero resistere a questi cambiamenti, e questo può rendere difficile la transizione.
- Risultati lenti: la TQM è una strategia a lungo termine, non una soluzione rapida. In genere le organizzazioni iniziano a vedere miglioramenti significativi dopo 6 mesi-1 anno dall'inizio dell'implementazione.
- Necessità di impegno costante: il successo richiede il forte sostegno della leadership e uno sforzo costante da parte di tutte le persone coinvolte. Molte organizzazioni si trovano in difficoltà quando l'entusiasmo diminuisce dopo lo slancio iniziale.
Esempio di TQM
Per aiutarti a capire com'è nella pratica la gestione totale della qualità, osserviamo come potrebbe essere utilizzata da una società di sviluppo software:
Prima di implementare la TQM, la società aveva problemi di sviluppo software standard: rilasci lenti, qualità del codice incoerente e crescenti reclami dei clienti per la presenza di bug. Pertanto, è stato deciso di implementare la TQM durante l'intero processo di sviluppo, dalla progettazione iniziale all'assistenza clienti.
Ecco come la società potrebbe mettere in atto i principi della TQM:
- Creare circoli di qualità interfunzionali: la società potrebbe formare team che includano sviluppatori, tester, rappresentanti dell'assistenza clienti e responsabili di prodotto. Questi team si riunirebbero ogni settimana per identificare i problemi di qualità e proporre soluzioni.
- Implementare revisioni regolari del codice: la società potrebbe istituire un sistema di peer review in cui almeno altri due sviluppatori esaminano tutte le modifiche al codice prima della distribuzione. Questo consente di individuare precocemente potenziali problemi e diffondere le best practice in tutto il team.
- Usare strumenti per gestire le scadenze dei progetti: la società potrebbe utilizzare strumenti di gestione del tempo e software di monitoraggio dei progetti per monitorare scadenze e risorse, aiutando i team a fornire un lavoro di qualità nei tempi previsti.
- Monitorare il feedback dei clienti: la società di sviluppo potrebbe implementare un sistema di feedback completo per raccogliere e classificare tutti i report dei clienti, le richieste di funzionalità e i reclami. Questi dati permettono di definire direttamente le priorità di sviluppo e di capire dove migliorare la qualità.
- Usare l'analisi dei dati per identificare i modelli di bug: la società può sviluppare un sistema per analizzare le segnalazioni di bug e identificare modelli comuni, che permette di affrontare le cause principali piuttosto che i semplici sintomi. Questo approccio può evitare il ripetersi di problemi simili.
Dopo aver implementato queste pratiche TQM, la società di sviluppo software potrebbe misurare i risultati e riscontrare una riduzione nei bug segnalati dai clienti, cicli di sviluppo più rapidi, migliori punteggi di soddisfazione dei clienti e costi di sviluppo ridotti.
L'aspetto principale è che questi miglioramenti non sono solo traguardi temporanei. La società può mantenere e sfruttare i vantaggi perfezionando le sue pratiche di gestione totale della qualità.
Usa Jira per semplificare la gestione totale della qualità
Le fasi iniziali della TQM non devono essere complicate. Jira fornisce tutti gli strumenti necessari in un'unica posizione, semplificando il monitoraggio dei progetti di qualità e facendo in modo che i team lavorino in modo allineato. Puoi configurare flussi di lavoro che corrispondano al lavoro del tuo team e tutti potranno vedere facilmente cosa occorre fare dopo.
La parte migliore? Le funzionalità di Jira si adattano naturalmente alla gestione della qualità. Puoi utilizzare le board Kanban per individuare i problemi del flusso di lavoro prima che ti rallentino, controllare l'avanzamento con approfondimenti di Jira e pianificare il tuo lavoro su una sequenza temporale di Jira.