Come definire e creare l'ambito di un progetto in 5 semplici passaggi

Definire l'ambito del progetto è un requisito fondamentale per una gestione dei progetti efficace. Questa pratica stabilisce dei confini chiari in merito a task, timeline e risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi. Inoltre, mantiene i team allineati e fa in modo che i progetti rispettino i tempi e il budget previsti.

Andare al supermercato per comprare le uova e uscire con il carrello pieno è come lasciare che l'ambito del progetto cresca senza controllo: costi e task si accumulano rapidamente. C'è un motivo se le uova non si trovano mai nei primi scaffali dei negozi e se l'ampliamento dell'ambito è una trappola comune nei progetti di tutte le dimensioni.

Tuttavia, delineando chiaramente l'ambito del progetto fin dal principio, eviterai queste costose deviazioni e ti assicurerai che il tuo team rimanga concentrato su ciò che conta di più.

Questo articolo definisce chiaramente l'ambito del progetto, come scriverne uno e i passaggi da seguire per mantenere i deliverable del progetto in linea con gli obiettivi.

Cosa si intende per ambito del progetto?

L'ambito del progetto definisce i confini di un progetto specificando cosa è incluso, cosa è escluso e come il team fornirà il risultato finale. Funge da roadmap, delineando i deliverable, le milestone principali e i vincoli per garantire che tutti siano allineati dall'inizio alla fine.

La dichiarazione dell'ambito del progetto riassume tutto questo in un documento chiaro e condivisibile. È il modo in cui si trasforma l'idea più ampia di "ambito" in una risorsa che il team può effettivamente consultare, seguire e utilizzare per prendere decisioni durante l'intero progetto.

Perché l'ambito del progetto è importante?

È probabile che tu abbia fatto una spesa inaspettatamente abbondante o che un progetto sia andato oltre i requisiti iniziali. Secondo il PMI (Project Management Institute), un'incredibile 52% dei progetti subisce il temuto ampliamento dell'ambito.

Non hai a disposizione una quantità infinita di membri del team, tempo e denaro. E, se i requisiti del progetto continuano a espandersi, le risorse saranno ancora più limitate.

Una gestione efficace dell'ambito del progetto ti aiuta ad attenerti al piano originale e migliora la gestione delle risorse, offrendoti questi vantaggi:

Tempistiche realistiche

Uno studio condotto da PwC ha rilevato che solo il 2,5% delle aziende porta a termine i progetti con successo al 100%, mentre il resto non rispetta il budget originale, la scadenza o entrambi.

La gestione dell'ambito del progetto eviterà che tu e il tuo team sforiate la data di consegna originale. Quando sai esattamente cosa è necessario per completare un progetto, ti sarà molto più facile fissare una scadenza realistica.

Budget accurati

È difficile capire quanto costerà un progetto se i requisiti e i deliverable sono in continua evoluzione.

Definire l'ambito ti aiuta a stabilire un budget ragionevole in primo luogo, mentre monitorare l'ambito man mano che il lavoro del tuo team avanza ti aiuta a rispettare quella cifra.

Progetti più efficienti

Ci siamo passati tutti. Hai a che fare con un progetto che non può concludersi perché i team o i clienti continuano a richiedere nuove funzionalità, modifiche o aggiunte, trascinando il progetto sempre più a lungo.

È bello dire "sì" alle proposte, ma i team di progetto hanno la tendenza ad accettare continuamente le richieste senza rendersi conto di quanto si siano allontanati dal piano iniziale.

Definire e gestire l'ambito del progetto consente al tuo team di completare i progetti in modo efficiente rispettando i requisiti originali. In parole semplici, l'ambito (e la dichiarazione dell'ambito del progetto che crei) funge da punto di riferimento del progetto e impedisce che le cose sfuggano di mano.

5 passaggi per definire l'ambito del progetto

Non potendo prevedere il futuro, definire l'ambito di un progetto è un'impresa tutt'altro che semplice. Come fai a sapere tutto ciò che comporterà il tuo progetto dal primo giorno?

Vediamo alcuni passaggi che puoi seguire per creare una dichiarazione di base dell'ambito del progetto.

1. Determina gli obiettivi finali del progetto

Ogni progetto ha un obiettivo, ossia un motivo per cui lo stai svolgendo.

Un altro studio condotto da PMI ha rilevato che il 37% dei progetti non riusciti è dovuto a obiettivi e milestone definiti in modo inadeguato. Non dare per scontato che il tuo obiettivo sia noto a tutti i membri del team.

Definire gli obiettivi (ossia che cosa otterrai con questo progetto) fornisce un contesto importante.

Nel caso del nostro progetto di esempio, l'obiettivo sarebbe: creare un questionario per i nuovi clienti che semplifichi il loro inserimento e ci garantisca di avere tutte le informazioni necessarie su di loro fin dall'inizio.

Indicare l'obiettivo all'inizio rende più semplici le fasi future, in quanto puoi tenere d'occhio l'obiettivo principale del progetto e prendere le decisioni in base a esso.

2. Definisci i deliverable del progetto

Quali cose tangibili stai creando? In questo caso, si tratta del questionario online che verrà inviato automaticamente ai tuoi clienti appena acquisiti insieme a una pagina di destinazione con maggiori informazioni.

Identificare i deliverable ti aiuterà a capire quando l'ambito del progetto comincia a slittare.

Quindi, se il tuo team suggerisce di aggiungere un portale online per l'invio di file da parte dei clienti, ricorda che non fa parte dei deliverable di questo progetto. È meglio lavorarci separatamente una volta che questo progetto sarà stato completato e saranno disponibili le risorse.

3. Identifica tutti i task e le attività del progetto

In questa fase, suddividi i deliverable in task e attività distinte. Quali sono i passi da compiere per produrre quel deliverable? Questa è la cosiddetta struttura di ripartizione del lavoro.

er creare il questionario per i nuovi clienti, dovrai:

• Stabilire le domande e redigere il questionario

• Inserire il questionario in un modulo online

• Creare una landing page a cui i clienti possano accedere per visualizzare il questionario

• Configurare un'email automatica che recapiti il questionario

Più suddividi il tuo progetto in passaggi specifici e attuabili, più è facile identificare richieste ad hoc o task esclusi dal piano originale. Questo approccio rende i progetti enormi e complicati molto più gestibili.

4. Stabilisci in modo chiaro cosa sarà escluso dal progetto

Capire cosa non farai è tanto importante quanto capire cosa farai. Per quanto possa sembrare controintuitivo, descrivi i task e i risultati finali di cui non ti occuperai in questo progetto.

Con il tuo progetto di questionario, spiegherai chiaramente che non stai affrontando quanto segue:

• Portale online in cui i clienti possono inviare risorse e file

• Sequenza e-mail di onboarding in più passaggi

• Questionari personalizzati per ogni tipo di cliente

Probabilmente avrai sentito dire che il migliore attacco è una buona difesa, ed è proprio questo il fulcro di questa fase. È come se stessi mettendo un segnale di attenzione sopra agli elementi che esulano dall'ambito e che pensi possano emergere e farti allontanare dal tuo obiettivo.

5. Definisci e descrivi in dettaglio i vincoli del progetto

Non stai completando questo progetto nel mondo della fantasia. Ci sono vincoli di progetto reali (budget, tempistiche e risorse) che dovrai rispettare. Li definirai in questa fase.

Ecco alcuni vincoli del tuo questionario per i clienti:

• Deve essere attivo entro il 25 novembre 2026

• Il budget totale del progetto non può superare 5.300 $

• Il team di sviluppo web non sarà disponibile per creare la landing page fino alla fine di ottobre

Devono essere il più realistici possibile, quindi assicurati di coinvolgere i membri del tuo team in questo processo. Contribuiranno ad altre limitazioni con cui devi lavorare.

Esempio di dichiarazione dell'ambito del progetto

Hai scritto i tuoi appunti ed è il momento di inserire il tutto in una dichiarazione dell'ambito del progetto a cui tu e il tuo team potrete fare riferimento. Assicurati di tenerla in un posto sicuro e accessibile a tutti (uno spazio di lavoro collaborativo per la condivisione delle informazioni come Jira è ottimo per questo scopo).

La maggior parte del duro lavoro è alle spalle e ora devi solo organizzare le informazioni. In cima alla dichiarazione sull'ambito del tuo progetto, includerai alcuni elementi essenziali come i seguenti:

• Nome

• Descrizione

• Scadenza

• Manager

Ecco come potrebbe apparire la dichiarazione dell'ambito del nostro progetto di esempio:

3 modelli di ambito del progetto per iniziare

Vuoi rendere l'operazione ancora più semplice? Sono disponibili molti modelli gratuiti che ti aiutano a mantenere i tuoi progetti entro l'ambito previsto, ma questi sono i nostri tre preferiti:

1. Modello di report del progetto Jira

Crea report di progetto chiari e coerenti. Il modello di report del progetto Jira ti aiuta a monitorare l'avanzamento, stabilire delle timeline e mantenere allineati gli stakeholder. Inserisci le informazioni specifiche del tuo progetto e personalizza il modello secondo necessità.

2. Modello di timeline del progetto Jira

Includi tutti i dettagli importanti, come dipendenze, risorse e rischi, in un flusso visivo semplificato per garantire una migliore gestione del progetto. Il modello di timeline del progetto Jira organizza e ordina i task all'interno di un framework cronologico chiaro, dal concept iniziale alla consegna finale.

3. Modello di pianificazione di primo livello Jira

Gestisci iniziative ampie e interfunzionali, come un programma o un'iniziativa. Il modello di pianificazione di primo livello Jira ti fornisce un piano che mostra tutto in un unico posto, in modo che i team possano facilmente monitorare e creare report sul lavoro per più progetti e comprendere come il proprio lavoro si inserisce nel quadro generale.

Usa la dichiarazione sull'ambito del progetto per tenere d'occhio il traguardo

Per definire e gestire l'ambito del progetto in modo efficace, riporta tutto con precisione. Specifica chiaramente cosa è incluso e cosa non lo è per evitare confusione.

Assicurati di coinvolgere i membri del tuo team e collaborare con loro per garantire che l'ambito sia realistico e completo.

Prioritizza gli obiettivi e sfrutta i progetti passati per stabilire in anticipo i deliverable, quindi definisci timeline e budget, rivedendo i risultati precedenti per identificare le best practice. Mantieni la dichiarazione dell'ambito in Jira, in modo che il tuo team possa andare facilmente a controllare cosa è incluso e cosa è escluso dall'ambito.