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In che modo la gestione dell'ambito del progetto può farti risparmiare molto tempo

Tempo, risorse, denaro e altro

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L'ambito del progetto è tutto ciò che è necessario per completare un progetto, comprese attività, tempo e risorse. Quindi, gestione dell'ambito del progetto, il processo di supervisione e regolamentazione di tutte queste cose in modo da poter completare il progetto in tempo e nel rispetto del budget.

Flusso di lavoro complesso


Devi fare una breve sosta al supermercato per comprare le uova.

Mentre vai al banco dei latticini, ti ricordi che hai finito i cereali. Quindi ne prendi una scatola. Ok, due scatole. Poi ti fai distrarre da uno scaffale pieno di candele profumate. Potresti prendere anche una di quelle. E poi ti rendi conto che ti servono dei tovaglioli di carta.

A questo punto, incastri tutti i prodotti sotto il mento, ma il tentativo di bilanciarli precariamente tra le braccia non funziona. Le cose cadono ovunque, per quanto tu cerchi di tenerle insieme.

Fai la camminata della vergogna fino all'ingresso del negozio per prendere un carrello. Poi butti qualche altro acquisto nel carrello mentre torni al banco dei latticini per prendere le uova (te ne eri dimenticato per un attimo, vero?)

Prima ancora di renderti conto di quello che è successo, la tua sosta di cinque minuti al supermercato si è trasformata in una spesa di un'ora. Quello che doveva costarti 5 dollari è finito per costarti quasi 100 dollari. E vogliamo dirlo? L'ultima cosa di cui avevi bisogno era un'altra candela.

Se lo metti nel contesto dei tuoi progetti di lavoro, questo fenomeno è noto come "scope creep" ed è la prova del fatto che, per definire e gestire l'ambito del progetto, vale la pena fare una lista in anticipo.

Sì, ci sono persone che non si lasciano distrarre dai tovaglioli di carta o dalle candele profumate perché non facevano parte della loro lista della spesa iniziale. Con la gestione dell'ambito del progetto, puoi diventare così anche tu.

Perché la gestione dell'ambito del progetto è importante?

È probabile che tu abbia fatto una spesa inaspettatamente abbondante o che un progetto sia andato oltre i requisiti iniziali. Secondo il Project Management Institute (PMI), ben il 52% dei progetti subisce il temuto scope creep.

Non hai a disposizione una quantità infinita di membri del team, tempo e denaro. E, se i requisiti del tuo progetto continuano ad espandersi, le tue risorse saranno limitate.

Una gestione efficace dell'ambito del progetto ti aiuta ad attenerti il più possibile al piano originale e a gestire le risorse in modo più efficace, ottenendo i seguenti vantaggi.

1. Tempistiche realistiche

Uno studio di PwC su oltre 10.600 progetti ha rilevato che solo il 2,5% delle aziende porta a termine i progetti con successo al 100%. Il resto non raggiunge il budget o la scadenza originaria (o entrambi!).

La gestione dell'ambito del progetto impedirà a te e al tuo team di superare la data di scadenza originaria. Quando sai esattamente cosa è necessario per completare un progetto, ti sarà molto più facile fissare una scadenza realistica che potrai rispettare.

Pensa di nuovo alla nostra spesa. Se avessi saputo di avere una lunga lista di cose da comprare (e non solo uova), avresti dedicato più tempo e avresti preso subito il carrello della spesa, invece di pensare di entrare e uscire in cinque minuti. Ora dovrai modificare il resto della giornata per recuperare quell'ora persa.

2. Budget accurati

È difficile capire quanto costerà un progetto se i requisiti e i risultati sono in continua evoluzione.

Definire l'ambito ti aiuta a stabilire un budget ragionevole in primo luogo, e monitorare l'ambito man mano che il tuo team fa progressi ti aiuterà a rispettare quel numero.

3. Progetti efficienti

Ci siamo passati tutti. Hai a che fare con un progetto che non si conclude perché i team o i clienti continuano a richiedere nuove funzionalità, modifiche o aggiunte. L'ambito si espande continuamente e il progetto si trascina sempre più a lungo.

È bello dire "sì" alle proposte, ma i team di progetto hanno la tendenza ad accettare continuamente le richieste senza rendersi conto di quanto si siano allontanati dal piano iniziale.

Definire e gestire l'ambito del progetto consente al team di consegnare i progetti in modo efficiente, nel rispetto dei requisiti originali, invece di lasciare che continuino ad accumularsi.

In parole povere, l'ambito (e la dichiarazione dell'ambito del progetto che hai creato) serve come pietra di paragone del progetto. È un elemento a cui il project manager e il team possono fare riferimento per orientare le decisioni relative al progetto.

Passaggi per la definizione dell'ambito del progetto

Non si può prevedere il futuro, per cui la definizione dell'ambito di un progetto è un'impresa ardua. Come puoi sapere fin dal primo giorno tutto ciò che comporterà il tuo progetto?

Vediamo alcuni passaggi che puoi seguire per creare una dichiarazione di base dell'ambito del progetto.

Immaginiamo che tu lavori in un'agenzia di marketing e che tu e il tuo team vogliate creare un questionario standard per l'acquisizione di tutti i nuovi clienti. Ecco come definire l'ambito:

1. Definisci gli obiettivi del progetto

Ogni progetto ha un obiettivo: è per questo che lo stai facendo.

Non dare per scontato che il tuo obiettivo sia noto a tutti i membri del team. Definire il tuo obiettivo ( ossia, che cosa realizzerà questo progetto) fornisce un contesto importante.

Nel caso del nostro progetto di esempio, l'obiettivo sarebbe: creare un questionario per i nuovi clienti che semplifichi l'inserimento dei nuovi clienti e ci garantisca di avere tutte le informazioni necessarie fin dall'inizio.

Indicare l'obiettivo all'inizio rende più semplici le fasi future, in quanto puoi tenere d'occhio l'obiettivo principale del progetto e prendere le decisioni in base ad esso.

2. Definisci i deliverable del progetto

Ora è il momento di determinare il risultato del tuo progetto. Quale o quali cose tangibili stai creando? In questo caso, si tratta del questionario online che verrà consegnato automaticamente ai tuoi nuovi clienti dopo la firma del contratto e di una pagina di destinazione per ulteriori informazioni.

L'identificazione dei deliverable ti aiuterà a capire quando la portata del progetto comincia ad insinuarsi.

Se tu e il tuo team iniziate a parlare di quanto sarebbe bello avere anche un portale online in cui i clienti possano inviare i loro materiali, puoi ricordarti che un portale online non è un deliverable incluso in questo progetto. È meglio che lo affronti separatamente quando il progetto sarà concluso e avrai più risorse e spazio mentale da dedicare alla sua realizzazione.

3. Definisci i task e le attività del progetto

Sai cosa stai creando e perché. Ora parliamo di come realizzarlo.

In questa fase, suddividi i deliverable in task e attività distinte. Quali sono i passi da compiere per produrre quel deliverable? Questa è la cosiddetta struttura di ripartizione del lavoro.

er creare il questionario per i nuovi clienti, dovrai:

  • Decidere e redigere il questionario
  • Inserire il questionario in un modulo online
  • Creare una landing page a cui i clienti possano accedere per visualizzare il questionario
  • Configurare un'email automatica che recapiti il questionario

Più riuscirai a suddividere il tuo progetto in passaggi specifici e attuabili, più sarà semplice identificare richieste e attività ad hoc che non facevano parte del piano originale.

Inoltre, questo approccio rende i progetti enormi e complicati molto più gestibili.

4. Definisci le esclusioni del progetto

Quando si tratta di gestire l'ambito di applicazione, capire cosa non farai è importante tanto quanto capire cosa farai. Pensa: se avessi scritto "non comprare candele profumate!" sulla tua lista della spesa, avresti avuto molte meno probabilità di farti risucchiare da quel vortice di fragranze. Perché lo sai che quando vedi una candela non riesci a trattenerti.

Per quanto possa sembrare controintuitivo, descrivi le attività e i risultati che non completerai come parte di questo progetto. Con il tuo progetto di questionario, spiegherai chiaramente che non stai affrontando quanto segue:

  • Portale online in cui i clienti possono inviare risorse e file
  • Sequenza e-mail di onboarding in più passaggi
  • Questionari personalizzati per ogni tipo di cliente

Probabilmente avrai sentito dire che l'attacco migliore è una buona difesa, ed è a questo che serve questa fase. È come se stessi mettendo un segnale di attenzione per gli elementi che esulano dall'ambito e che pensi possano emergere e farti allontanare dal tuo obiettivo.

5. Definisci i vincoli del progetto

Non stai completando questo progetto nel mondo della fantasia. Ci sono vincoli di progetto reali (budget, tempistiche e risorse) che dovrai rispettare. Li definirai in questa fase.

Ecco alcuni vincoli del tuo questionario per i clienti:

  • Deve essere attivo entro il 25 novembre 2020
  • Il budget totale del progetto non può superare 5.300 $
  • Il team di sviluppo web non sarà disponibile per creare la landing page fino alla fine di ottobre

Devi essere il più realistico possibile, quindi assicurati di coinvolgere i membri del tuo team in questo processo. Contribuiranno ad altre limitazioni con cui devi lavorare.

Dichiarazione ed esempio di ambito del progetto

Hai scritto i tuoi appunti e sei pronto a inserire tutto questo in una dichiarazione sull'ambito del progetto a cui tu e il tuo team potrete fare riferimento. Assicurati di tenerla in un posto sicuro e accessibile a tutti (uno spazio di lavoro collaborativo per la condivisione delle informazioni come Confluence è ottimo per questo).

La maggior parte del duro lavoro è alle spalle e ora devi solo organizzare le informazioni. In cima alla dichiarazione sull'ambito del tuo progetto, includerai alcuni elementi essenziali come i seguenti:

  • Nome
  • Descrizione
  • Scadenza
  • Manager

Ecco come potrebbe finire la dichiarazione sull'ambito del nostro progetto di esempio:

Dichiarazione sull'ambito del progetto

Project Name:

New Client Questionnaire

Description:

Automated questionnaire that’s delivered to all new clients after we’ve secured a signed contract

Deadline:

November 25, 2020

Manager:

Isabel

Goal:

Create a new client questionnaire that will streamline the intake of new clients and ensure we have all necessary client information from the get-go

Deliverable(s):

Online questionnaire that’s automatically delivered to new clients

Tasks: (In-Scope Items)

  • Decidere e redigere il questionario
  • Inserire il questionario in un modulo online
  • Creare una landing page a cui i clienti possano accedere per visualizzare il questionario
  • Configurare un'email automatica che recapiti il questionario

Out-of-scope Items:

  • Portale online in cui i clienti possono inviare risorse e file
  • Sequenza e-mail di onboarding in più passaggi
  • Questionari personalizzati per ogni tipo di cliente

Constraints:

  • Deve essere attivo entro il 25 novembre 2020
  • Il budget totale del progetto non può superare 5.300 $
  • Il team di sviluppo web non sarà disponibile per creare la landing page fino alla fine di ottobre

Vuoi renderla ancora più semplice? Il nostro modello di piano di progetto ha un'intera sezione dedicata all'ambito del progetto, oltre ad altre sezioni utili (come milestone e materiali di riferimento) per permettere ai tuoi progetti di progredire senza intoppi.

Usa la dichiarazione sull'ambito del progetto per tenere d'occhio il traguardo

Che si tratti di un viaggio al supermercato o di un task al lavoro, sai come i progetti possano andare oltre le tue aspettative iniziali. La definizione dell'ambito del tuo progetto manterrà te e il tuo team sulla giusta rotta.

Concludiamo con alcuni altri suggerimenti rapidi per definire e gestire l'ambito:

  • Sii il più specifico possibile: essere vaghi rende molto più difficile capire cosa rientra e cosa esula dall'ambito.
  • Parla con il tuo team: non devi farlo da solo. Il coinvolgimento del tuo team consoliderà l'ambito del progetto nella realtà e fornirà punti di vista alternativi per individuare eventuali lacune od ostacoli imprevisti. Usa il nostro modello di pianificazione delle capacità per controllare la loro disponibilità ed evitare di estenderla eccessivamente.
  • Lavora a ritroso: troppo spesso, le persone hanno in mente una scadenza o un budget e poi definiscono un ambito adeguato. I progetti di maggior successo definiscono prima il loro obiettivo e i risultati, quindi basano la tempistica e il budget su di essi.
  • Impara dai progetti precedenti: la storia è la migliore insegnante e puoi imparare molto dai problemi e dai successi dei progetti passati. Assicurati di fare una retrospettiva su tutti i tuoi progetti per raccogliere il maggior numero di dati dettagliati.

Usa questi suggerimenti e i passaggi precedenti come guida e rimarrai concentrato esattamente su ciò che deve essere fatto per realizzare progetti vincenti in modo più efficiente. Non preoccuparti, la prossima volta potrai sempre prendere cereali e tovaglioli di carta.

Per evitare problemi di ambito, l'intero team deve essere in grado di aggiornarsi su ciò che è incluso (e cosa non lo è). Mantieni la dichiarazione sull'ambito del tuo progetto all'interno di Confluence, in modo che tutti possano consultarla facilmente.

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