Stay on track: Project documentation with Confluence
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It doesn’t take much for a project to go off the rails. Maybe someone hits “reply all” and you start losing yourself in a tangle of project emails. Perhaps someone forgets to include a project brief which leaves half a dozen remote workers waiting for instructions. And without any real-time project progress visibility, there’s no way to get your bearings.
Questo potrebbe essere il motivo per cui il 70% degli errori aziendali derivano da una cattiva comunicazione, secondo una ricerca di Gartner. Se la documentazione del tuo progetto non è intuitiva e facile da comprendere, il risultato è che nessuno si sente aggiornato a dovere. Diventa facile superare la scadenza della prima milestone senza aver fatto reali progressi.
Ecco perché dovrai creare un hub centrale della documentazione del progetto per il tuo team. Per fortuna, puoi utilizzare Confluence come piattaforma di documentazione per il progetto per risolvere questi problemi.
Come la documentazione del progetto in Confluence semplifica le procedure e ti aiuta a rispettare le scadenze
In assenza di una documentazione efficace, la complessità di un progetto aumenta rapidamente, e con essa la possibilità di risultati negativi. Secondo l'Harvard Business Review, lo svolgimento di un progetto è un processo delicato, e le probabilità di successo calano notevolmente man mano che aumentano le dimensioni, la lunghezza e la complessità del lavoro.
La documentazione serve sostanzialmente a evitare che il progetto diventi troppo complesso e ti fornisce gli strumenti e la piattaforma per affrontare i problemi prima che si estendano a ogni aspetto della tua iniziativa.
La soluzione? Usa Confluence per la documentazione del progetto fin dalle fasi iniziali e le sue funzionalità gestiranno le complessità per te.
Modelli per iniziare
La fase iniziale è quella più difficile. Puoi quindi utilizzare i modelli per le pagine e per gli spazi Confluence per cominciare a creare la tua documentazione e semplificare le procedure.
Hai un problema particolare con la pianificazione strategica? Non preoccuparti. Confluence offre centinaia di modelli per cominciare a rispondere alle esigenze del tuo progetto.
Probabilmente inizierai con i modelli di spazio, che sono fondamentali per rimanere organizzati. Puoi selezionare lo spazio in base al tipo di progetto che stai documentando, oppure puoi creare il tuo spazio, personalizzando i parametri per team specifici della tua azienda.
In seguito puoi creare singole pagine all'interno di questi spazi per dividere i tuoi progetti. Vediamo alcune pagine che puoi iniziare subito a utilizzare:
- Roadmap del progetto: dalla mission del team al caricamento dei file contenenti informazioni essenziali sul progetto, questo modello sarà la tua mappa. Puoi anche impostare la roadmap sul lungo termine, utilizzando milestone individuali, come il primo e il secondo trimestre, per informare ogni membro del progetto sui traguardi da raggiungere e sulle rispettive scadenze.
- Documentazione di progetto master: spiega lo scopo alla base del tuo progetto. Quali sono i punti deboli che il progetto sta provando a risolvere? Quali sono gli obiettivi che il progetto deve raggiungere? Dopo questo passaggio, descrivi le esatte story che vuoi offrire ai tuoi utenti finali una volta che avrai raggiunto queste milestone.
- Ruoli e responsabilità: "Non era una mia responsabilità". Basta questa frase per mandare a monte un progetto. Il modello per i ruoli e le responsabilità, però, ti consente di assegnare a ciascun membro del team un ruolo specifico. In questo modo, saprete tutti quali sono gli obiettivi da raggiungere e quali persone hanno il compito di far decollare il tuo progetto.
Piani strategici: prepara un riepilogo per presentare una panoramica del tuo progetto ai dirigenti. Assicurati di saper spiegare con chiarezza qual è la strategia vincente e come intendi metterla in pratica.
Inserisci anche le pagine per rendere la documentazione più precisa, strutturata, e facile da leggere sia per i membri del team che per gli stakeholder
All'interno di una pagina specifica di Confluence, puoi inserire elementi unici (come elementi di azione all'interno di un elenco di controllo o frammenti di codice per gli sviluppatori) per organizzare meglio ogni idea. In questo modo la tua documentazione non è solo un pratico riferimento, ma diventa una risorsa precisa, strutturata, e facile da leggere sia per i membri del team che per gli stakeholder.
Con quali elementi della pagina puoi lavorare? Sono disponibili molte opzioni diverse:
- Gli elementi di azione utilizzano le menzioni con il simbolo "@" per taggare un utente specifico per un follow-up. Questa menzione viene quindi visualizzata come voce dell'elenco di controllo nel profilo dell'utente, il che rende le attività quotidiane facili da monitorare e altamente collaborative.
- I frammenti di codice ti consentono di formattare il codice sorgente con righe numerate ed evidenziazione della sintassi, il tutto in base alla lingua che scegli di utilizzare.
- Le date possono essere distinte dal contesto circostante con evidenziazioni particolari, che aiutano a far risaltare le milestone principali del progetto.
- I divisori inseriscono linee orizzontali per distinguere le sezioni e semplificare la scansione della documentazione.
- Gli espansori ti consentono di comprimere/espandere diverse sezioni, e quindi di conservare le informazioni essenziali e mantenere equilibrata la distribuzione del testo all'interno della pagina.
- I titoli non solo separano le sezioni, ma consentono di creare una panoramica dinamica del sommario per l'intera pagina.
- I pannelli sono elementi predefiniti che facilitano l'accesso a sezioni specifiche come avvisi, evidenziazioni e note, che consentono di richiamare i punti chiave.
Le citazioni consentono di distinguere tra contenuti normali e i riferimento al lavoro di qualcun altro.
Non solo questi elementi sono utili, ma sono anche facili da incorporare: ti basta digitare "/quote" per formattare subito una nuova citazione. Otterrai una pagina di documentazione del progetto ben strutturata e facile da leggere, comprendere e scansionare, che ti consente di tenere aggiornati tutti i membri del team.
Funzionalità collaborative per modifiche, commenti e feedback
Spesso il coinvolgimento di più risorse può complicare la gestione delle attività, ma in alcuni casi un progetto richiede la collaborazione di individui con caratteristiche diverse.
I problemi nascono non dal numero di persone, ma dalla complessità della comunicazione. Se ogni distrazione via e-mail o notifica di Slack fa perdere 23 minuti, possono verificarsi ritardi rispetto alle tempistiche previste per il progetto.
La soluzione è svolgere tutte le attività all'interno di Confluence. Modifiche, commenti, feedback e domande devono essere tutti raccolti nella stessa posizione. Se un utente ha un dubbio su un progetto all'interno di Confluence, aprire la casella di posta elettronica per inviare una risposta è un lavoro inutile e impegnativo. Inoltre, è facile perdere traccia delle informazioni sul progetto comunicate nei thread di posta elettronica, perché non compaiono nella piattaforma di gestione utilizzata.
Confluence risolve questo problema perché consente ai team di riunirsi su un unico editor di documenti, che ogni utente può visualizzare in tempo reale. I membri del team possono lavorare contemporaneamente in tempo reale oppure accedere da fusi orari diversi. Ad esempio, puoi commentare pagine o post del blog interno con pagine e commenti in linea. Manterrai il team aggiornato con un'unica origine di riferimento per la connessione al progetto: non sono necessarie applicazioni aggiuntive o lunghi thread di posta elettronica.
Monitoraggio dei progressi con Jira
L'integrazione di Confluence e Jira fa crescere la tua efficienza, perché ti consente di sfruttare tutti i vantaggi offerti da questi due strumenti.
Le funzionalità di Jira per aiutare il team a tenere traccia del lavoro di progetto sono assolutamente preziose e includono Epic per la creazione di sequenze temporali, Scrum board Agile ed efficaci per separare le attività da iniziare da quelle in corso e la generazione di report e approfondimenti per rilevare eventuali ritardi. Tuttavia, se integri queste funzionalità con Confluence otterrai una documentazione di progetto ancora più efficiente.
Ad esempio, puoi creare una pagina Confluence incorporata in Jira senza uscire dal progetto, così che tutto il team sia allineato sui progressi effettuati. Inoltre, se ci sono problemi che devi risolvere all'interno di Jira, puoi anche aggiungere pagine di Confluence.
In alternativa, puoi usare le sequenze temporali di Confluence con Jira. Inserisci una macro della sequenza temporale di Jira e importerai senza problemi la cronologia di un progetto esistente nella tua pagina Confluence Cloud. Queste tempistiche sono facili da consultare, definiscono chiaramente i tuoi traguardi e ti offrono una visione completa dello stato del tuo progetto.
Puoi anche creare report Jira dal cloud Confluence, in modo che la documentazione di progetto su Confluence rifletta in tempo reale le attività su Jira. Il report ti avvisa se c'è un ritardo di qualche giorno rispetto a una milestone specifica.
Usa la cronologia delle pagine per qualsiasi problema
"Rimandiamo."
È una delle parole peggiori che si possano utilizzare durante un progetto. Tutto procede senza intoppi, il progetto sembra ormai avviato, ma poi qualcuno nota un bug o richiede una revisione rapida.
All'improvviso, rispettare la programmazione stabilita inizia a sembrare difficile.
Naturalmente, le modifiche e le revisioni sono la norma per qualsiasi progetto pianificato meticolosamente. L'importante è che non ci siano conseguenze negative per le singole milestone. In caso contrario, le modifiche e le revisioni diventano problemi che possono estendersi al resto del progetto e creare ogni sorta di distrazioni inutili.
La cronologia delle pagine e le visualizzazioni di confronto delle pagine di Confluence sono ideali per monitorare tutte le modifiche al progetto. Basta scorrere fino alla pagina specifica, cliccare su "More Options" e poi visualizzare "Page history". Avrai accesso a una miriade di funzionalità di gestione dei progetti:
- Cronologia delle versioni: come in Google Docs o Dropbox, puoi controllare la cronologia delle versioni se c'è una pagina che desideri rivedere. Se scopri che il tuo team sta modificando troppe volte un ticket, puoi semplicemente cliccare su una versione e vedere se è quella giusta.
- Date di pubblicazione: queste date ti aiutano a fare riferimento a momenti specifici della cronologia del tuo progetto. Se hai una versione preferita, controlla le date di pubblicazione per assicurarti di selezionare quella giusta.
- Modificato da: visualizza l'autore che ha modificato la versione più recente. Potrebbe essere necessario interpretare alcuni passaggi e vedere quali modifiche hanno apportato e perché.
- Commento: gli utenti che modificano la documentazione del progetto possono anche lasciare un commento per contestualizzare il loro processo di pensiero. È stato un "cambiamento finale"? Una "correzione di bozze"? Lo stanno direzionando a qualche utente in particolare? Lasciare un commento aiuta a chiarire la cronologia del documento per chiunque esamini le modifiche.
Azioni: puoi ripristinare la vecchia versione o eliminare ciò che non ti serve più. Questa è essenzialmente la tua macchina del tempo: puoi cambiare la documentazione del progetto in una pagina di quando pensavi che tutto fosse più chiaro e organizzato. Oppure puoi usare lo strumento "elimina" per tagliare le versioni che non ti servono più.
Abitudini chiave per tenere in ordine la documentazione del tuo progetto
Conosci quel vecchio detto: la pulizia è quasi perfezione. La stessa logica si applica alla documentazione del progetto. Più chiaro è meglio. Più è facile identificare le milestone, trovare i file di progetto pertinenti e monitorare i tuoi avanzamenti rispetto ai tuoi obiettivi, più agevole è il processo.
Ma la documentazione del progetto Confluence è solamente uno strumento. Per tenere in ordine la documentazione del tuo progetto, ti consigliamo di far rispettare le buone abitudini con tutti i documenti del tuo progetto:
- Standardizza le tue convenzioni di denominazione. La documentazione del progetto Confluence servirà a molto. Ma se chiami un file "Progetto video n. 1" e un altro file "seminario online V02.b", perderai alcuni dei vantaggi del monitoraggio di tutto all'interno di Confluence. Usa convenzioni di denominazione descrittive e coerenti per tutti i file pertinenti per facilitarne la ricerca.
- Sfrutta appieno le etichette e le descrizioni. La cronologia delle pagine di Confluence è ottima per esaminare le vecchie fasi della documentazione del progetto e monitorare i tuoi avanzamenti. Ma se non li etichetti con precisione, avrai altro lavoro di setacciamento quando esaminerai i vecchi documenti.
Mantieni organizzati gli spazi del tuo progetto e del team con alberi di pagine strutturati. Quando un team lavora insieme, può diventare facile perdere il conto di tutte le modifiche. Confluence mantiene organizzati gli spazi del progetto e del team con alberi di pagine strutturati, rendendo tutte le modifiche e i feedback facili da navigare.
Mantieni il tuo progetto sulla buona strada e continualo con la documentazione del progetto Confluence
È vero: una mappa non è mai così precisa come un'immagine reale. Ma se hai intenzione di portare avanti i tuoi progetti, una buona mappa di ogni fase conserverà il tuo slancio per andare avanti. Usa al meglio le funzionalità della documentazione del progetto Confluence e avrai tutto ciò di cui hai bisogno per unificare un team sotto un'unica visione: portare a termine il lavoro.
