保持正常运作：使用 Confluence 编写项目文档
这实际上产生了好主意
项目很容易偏离正轨。也许有人点击了“回复全部”，您就会开始在一堆项目电子邮件中迷失方向。也许有人忘记附上项目简报，导致六名远程工作人员在等待指示。而且，如果无法直观地实时掌握任何项目进展情况，也就无法确定方向。
根据 Gartner 的研究，这可能就是 70％ 的公司错误源于沟通不畅的原因。如果您的项目文档不够直观易懂，就会让每个人都感到不知所云。在不知不觉中，您已经超过了第一个里程碑的截止时间，却看不到任何进展。
因此，您需要为团队创建一个中央项目文档中心。幸运的是，您可以使用 Confluence 作为您的项目文档平台来应对这些挑战。
Confluence 中的项目文档如何避免复杂性并保持项目的正常运转
没有有效项目文档的项目很快就会变得一团糟。您的项目越复杂，就越容易出问题。《哈佛商业评论》指出：“项目是出了名的挑剔，随着项目变得更大、时间拖得更长、更复杂，成功率就会急剧下降。”
可以将项目文档视为复杂性的预防措施。项目文档将为您提供工具和平台，以便在复杂性影响到计划的方方面面之前予以解决。
有什么解决方案？从一开始就将 Confluence 用于您的项目文档，让它的功能为您管理复杂性。
遇到独特的战略规划问题？别担心。Confluence 有数百种模板，可让您按照项目的需求开始。
您可能会从空间模板开始，因为这些模板对于保持条理至关重要。您可以根据要创建文档的项目类型选择空间，也可以创建自己的空间，为公司的特定团队自定义参数。
从那里，您可以在这些空间中构建单独的页面来划分项目。让我们来探讨一下您可以立即使用的几个功能：
- 项目路线图：从团队任务到上传基本项目信息文件，此模板均可以为您提供指导。您甚至可以立足长远，使用像第一季度和第二季度这样的个人里程碑来告知每个项目成员您需要在哪个日期之前实现哪些里程碑。
- 主项目文档：说明项目背后的“原因”。该项目要解决哪些痛点？您的项目应该实现哪些目标？然后，概述您希望最终用户在您实现这些里程碑后体验的确切故事。
- 角色和责任：“那不是我的责任。”七个字就会毁掉一个项目。但是，通过使用角色和责任模板，您可以为团队成员分配其特定角色。这样，您就能让所有人达成共识：您需要实现什么，哪些人负责让您的项目顺利启动。
战略计划：发布执行摘要，向高管领导层概述您的项目。确保您对他们提出的问题会有明确的答案：比如“我们如何取得成功”和“我们如何执行”。
插入页面元素，将文档制作成精致、强大、便于团队成员和利益相关者阅读的文档
在特定的 Confluence 页面中，您可以插入独特的元素（例如清单中的操作项或开发人员的代码片段），以便更好地组织每个想法。这样做的结果是，您的文档不仅仅是一份方便的参考文档。它更精致、更强大，更便于每个利益相关者使用。
您可以使用哪些页面元素？您会有很多选择：
- 操作项使用“@”提及来标记特定用户进行跟进。然后，此提及内容会作为清单项显示在该用户个人资料的下方，这样就可以轻松监控每天的任务，而且还具有高度的协作性。
- 代码片段让您可以使用带编号的行和语法亮显功能来设置源代码的格式，所有这些都基于您选择使用的语言。
- 日期可以通过独特的亮显功能从周围环境中凸显出来，这有助于强调关键的项目里程碑。
- 分隔线功能可以插入水平线以区分各个部分，从而使您的文档更易于浏览。
- 展开器让您可以收起/展开不同的部分，这对于保留重要信息而不让过多的文字占据页面非常有用。
- 标题不仅可以区分各个部分，还允许您为整个页面构建动态的目录概览表。
- 面板是针对警告、重点和注释等特定部分预构建的易于访问的元素，可让您指出要点。
引号可区别这是普通内容，还是您引用了其他人的工作。
这些元素不仅有用，而且很容易包含进来：例如，只需键入“/quote”，即可立即设置一个新引号格式。这样，我们便可以获得一个精心打磨的项目文档页面，该页面易于阅读、理解和浏览，同时让所有团队成员都能了解情况。
用于编辑、评论和反馈的协作功能
“厨子太多反而会把菜做坏。”但是，一个项目可能需要各种各样的厨师。
问题不在于您有多少厨师，而在于复杂的沟通。如果每封电子邮件都分散一下注意力，或者每个 Slack 通知都要拿出 23 分钟的工作时间来处理，那么这些难以控制的问题就会导致项目延期。
解决办法是在 Confluence 中完成所有事情。编辑、评论、反馈和问题都应该放在同一个地方。如果用户对 Confluence 中的项目有疑问，翻阅他们的电子邮件收件箱寻找答案会带来不必要的工作，让他们忙乱不堪。这也意味着，您不能再掌握在这些电子邮件线索中可能交流的关键项目详细信息。当您在项目管理平台中搜索它们时，这些详细信息根本找不到。
Confluence 通过将团队聚集到一个每个用户都可以实时查看的文档编辑器中来解决这个问题。您可以实时协作，也可以在不同的时区进行处理。例如，使用页面和内联评论来评论页面或内部博客文章。您将使用单一事实来源将项目中的内容串联起来，从而使团队保持一致，而不再需要额外的应用或冗长的电子邮件线索。
使用 Jira 追踪进度
将 Confluence 与 Jira 相集成，您便会获得一个就像超级英雄混搭联动电影一样的工具来为您所用。您可以使用这两款工具来叠加您的超能力，而不会失去任何一款工具的优势。
Jira 的功能对团队而言非常有价值，可以帮助您的团队跟踪项目工作，这些功能包括用于创建时间线的长篇故事，强大、敏捷的 Scrum 板，可以区分待办任务和进行中的任务，以及生成报告和洞察信息，方便您了解自己的不足之处。不过，将它们与 Confluence 结合使用时，您可以获得能完成更多工作的项目文档。
例如，您可以在不离开项目的情况下，在 Jira 中创建嵌入式 Confluence 页面。这再次使整个团队位于同一页面上—在这里就是指字面意思。而且，如果有需要在 Jira 中解决的问题，可以出于同样的原因添加 Confluence 页面。
或者，您可以将 Confluence 时间线与 Jira 结合使用。插入 Jira 时间线宏，即可将现有项目的时间线无缝导入您的 Confluence Cloud 页面。这些时间线易于阅读，可以清晰定义您的里程碑，并让您可以纵览项目状态。
您还可以在 Confluence Cloud 中创建 Jira 报告，使您的 Confluence 项目文档与 Jira 中发生的一切保持同步。如果某个特定的里程碑滞后了几天，您的报告会让您知道。
使用页面历史记录跟踪任何“不尽人意”的时刻
“等等。”
这是项目管理中最可怕的两个字。虽然一切进展顺利，但您项目的势头开始走下坡路，有人注意到一个缺陷或者要求快速修订。
突然之间，这个时间表看起来不太容易实现了。
当然，对于任何精心策划的项目，变更和修订都是在预料之中的。关键是要把它们控制在每个特定的里程碑内。否则，变更和修订就不仅仅是小修小补了，它们会变得复杂，可能会渗透到项目的其他部分，造成各种不必要的干扰。
Confluence 的页面历史记录和页面比较视图非常适合查看项目中的所有变更。只需滑动到特定页面，单击“更多选项”，然后查看“页面历史记录”即可。您将获得一系列项目管理功能：
- 版本历史记录：与 Google Docs 或 Dropbox 等工具一样，如果您想重新访问某个页面，可以查看“版本历史记录”。如果您发现您的团队对某个问题进行了过度编辑，以至于做得过好，而不是恰到好处，只需点击版本看看它是否是您想要的版本即可。
- 发布日期：这些日期可帮助您参考项目历史记录中的特定时间。如果您有最喜欢的版本，请仔细查看您的发布日期，确保您选择的是正确的版本。
- 变更者：查看变更了最新版本的作者。您可能需要向他们讨教，了解他们修改了什么以及为什么修改。
- 评论：修改项目文档的用户也可以发表评论以将他们的思考过程置于上下文之中。这是“最后的变更”吗？这是“校对”吗？他们是否将其移交给任何特定的用户？发表评论有助于查看变更的任何人都能够清楚地了解文档历史记录。
操作：您可以还原旧版本或删除不再需要的内容。这实际上就是您的时间机器：您可以将项目文档变更到您认为所有内容都更整洁、更有条理的页面。或者，您可以使用“删除”工具来修剪不再需要的版本。
使项目文档保持整洁的关键习惯
有句老话说得好：洁净近乎圣洁。同样的逻辑也适用于项目文档。越整洁越好。确认里程碑、查找相关项目文件以及针对目标跟踪进度越容易，过程就越顺利。
但是，Confluence 项目文档仍然只是一个工具。为了使您的项目文档保持一致，您在处理所有项目文档时需要养成良好的习惯：
- 使用标准化的命名惯例。Confluence 项目文档会带来很多好处。但是，如果您将一个文件命名为“Project video #1”，而将另一个文件命名为“web seminar v02.B”，那么在 Confluence 中监控所有内容的好处就会丧失一部分。请对所有相关文件使用描述性的、一致的命名惯例，使其更易于搜索。
- 充分利用标签和描述。Confluence 的页面历史记录非常适合用于翻阅过去的项目文档阶段和监控您的进度。但是，如果您没有给这些内容准确地加上标签，那么当您查看旧文档时，只会额外增加筛选工作。
使用组织有序的页面树确保项目和团队空间保持整洁。当一个团队一起工作时，很容易忘记跟踪所有变更。Confluence 通过使用组织有序的页面树来确保项目和团队空间保持整洁，使所有变更和反馈都易于浏览。
使用 Confluence 项目文档，让您的项目不偏离方向，并保持下去
的确，地图永远不会像真实图片那样准确。但是，如果您计划推进项目，那么每个阶段的出色地图都会让您有继续前进的动力。充分利用 Confluence 项目文档功能，您将以“把工作完成”这一愿景为指导获得统一团队工作所需的一切内容。
